งานการเงินและพัสดุ กลุ่ม Q EASY คณะบริหารธุรกิจ คำขวัญ “Quest Quaint Quickly Quality”

นางสาวปุณยาพร โตวิเชียร นายณัฐจักร มาปลูก เกมส์ สมาชิก นางสาวศุภัทรศิริ ยาละ ฝ้าย นางสาวสุพิชญา โภคา แก้ม นางสาวสุวนันท์ สีใจ น้ำผึ้ง นางสาวหนึ่งฤทัย ศรีโสมะสัจจะกุล ต่าย นางสาวหัทยา พรมมินทร์ แคท นางสาวอันตรา เขียนจูม มุก

คำขวัญ Q EASY อ่านว่า “คิว-อี-ซี่” เขียนโดยอักษรโรมัน ตัวพิมพ์ใหญ่ แนวคิดคือ การตั้งชื่อกลุ่มให้รับกับคำ ว่า QCC เพื่อการจดจำที่ง่ายแก่บุคคลทั่วไป Q EASY “Quest Quaint Quickly Quality” ความหมายคือ กลุ่มมีจุดประสงค์ที่ต้องการ ตั้งคำถามถึงปัญหา ที่สามารถแก้ไขได้อย่าง ชาญฉลาด เห็นผลรวดเร็ว อย่างมีคุณภาพ

1.การกำหนดหัวข้อปัญหา ลำดับปัญหา คะแนน ความเป็นไปได้ความรุนแรงความถี่รวม 1 มีงานเร่งด่วนมาพร้อมกันหลายๆเรื่อง เอกสารรับเข้ามามีจำนวนมากและคัดแยกไม่ทัน ผู้บังคับบัญชาไม่อยู่ / ไม่มาปฏิบัติงาน และไม่ได้มอบหมาย คนอื่นให้ปฏิบัติงานแทน ผู้บังคับบัญชาไม่ได้พิจารณา / ไม่ได้กรองเรื่องที่เลขานุการ นำเสนออย่างละเอียดรอบคอบ ผู้ที่เกี่ยวข้องในการตอบกลับเรื่องด่วนที่สุดไม่มาปฏิบัติงาน และไม่มีผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน เจ้าของเรื่อง / ต้นเรื่องกำหนดระยะเวลาการตอบกระชั้นชิด มากเกินไปและไม่ควรนับวันหยุดราชการรวมไปด้วย 1339 เอกสารการตั้งหนี้โครงการอนุมัติ PO และ PR ถูกตีกลับเนื่องจาก ข้อมูลไม่ถูกต้อง

2.การกำหนดสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย การดำเนินงานวันที่ดำเนินงาน - จัดทำแผนผังกระบวนการเชิงเส้นตรง ( Linear flow chart ) 15 กันยายน จัดทำผังการดำเนินงานขั้นตอนการทำงาน (Flowchart) 15 กันยายน ออกแบบแผ่นตรวจสอบ ( Check sheet ) เพื่อเก็บความถี่ของ ข้อมูลที่ต้องการ 15 กันยายน เก็บข้อมูลก่อนการปรับปรุงตามแผ่นตรวจสอบ 30 กันยายน ตั้งเป้าหมาย ยังไม่สามารถกำหนดเป้าหมายได้ เพราะยังไม่ทราบวิธีที่จะปรับปรุง

Flow Chart

ความผิดพลาด ความถี่ รวม ฉบับที่ 1ฉบับที่ 2ฉบับที่ 3 -วันที่ผิด/ /2 -จำนวนเงินผิด / 1 -รายการผิด/ /2 -เลขที่ใบส่งของผิด// 2 -ลายเซ็นต์อนุมัติไม่มี / 1 Check Sheet ตรวจสอบสาเหตุจากผู้ปฏิบัติงาน จำนวนเอกสารที่ส่งกองคลังทั้งหมด 7 ฉบับ พบเอกสารถูกตีกลับมา จำนวน 3 ฉบับ มีความผิดพลาดเกิดขึ้นดังนี้

3.การวางแผนการดำเนินกิจกรรม 7 Step QCC สิงหาคมกันยายนตุลาคมพฤศจิกายน การกำหนดหัวข้อปัญหา 2 กำหนดสภาพปัจจุบันและ ตั้งเป้าหมาย 3 การวางแผนดำเนินกิจกรรม 4 การวิเคราะห์สาเหตุและกำหนด มาตรการแก้ไข 5 การนำมาตรการแก้ไขไปปฏิบัติ 6.ติดตามผล 7 กำหนดมาตรฐาน 8 นำเสนอผลงาน

4.วิเคราะห์สาเหตุและกำหนดมาตรการแก้ไข 4.1) วิเคราะห์สาเหตุของปัญหา – ก้างปลา

4.2) กำหนดมาตรการแก้ไข ข้อมูล ความครบถ้วน ครบไม่ครบ -วันที่ -จำนวนเงิน -รายการ -เลขที่ใบส่งของ -ลายเซ็นต์อนุมัติ ใบสอบทาน

5.การนำมาตรการแก้ไขไปปฏิบัติ

6.ติดตามผล ตรวจสอบหลังจากการปฏิบัติตามมาตรการการแก้ไข

7.การทำเป็นมาตรฐาน รักษามาตรฐานไม่ให้ปัญหากลับมาเกิดซ้ำ และนำไปประยุกต์ กับการทำงาน กำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานทำตามมาตรการการแก้ไข “DMTDS” มีการตรวจสอบเอกสารซ้ำทุกครั้งก่อนส่งไปยังกองคลัง นำผลที่ได้ ไปปรับปรุงการทำงาน ที่ต้องมีการจัดทำ และ ตรวจสอบเอกสารก่อนส่งไปยังหน่วยงานอื่นๆต่อไป เพื่อลด จำนวนเอกสารถูกตีกลับ

Cost Saving 1.กระดาษที่เสียไปในแต่ละงาน 2. ต้นทุนค่าเสียโอกาสในการทำงานอื่น ต้นทุนของกระดาษที่เสียไปต่อ 1 ปี คือ 0.22*36 = บาท ทำให้องค์กรเสียค่าจ้างโดยไม่ได้รับประโยชน์(งาน) โดยคิดเป็นจำนวนเงิน 36,000 บาท/ปี

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำ QCC -สามารถวิเคราะห์ปัญหาในการดำเนินงานต่างๆได้อย่างตรงจุด -พนักงานมีความสามารถในการตรวจสอบ -ทำให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีมาตรฐาน ที่สูงขึ้น -เป็นการกระตุ้นให้พนักงานแสดงความคิดเห็นของตนเองเพื่อ พัฒนาองค์กร

อุปสรรคที่พบ ข้อเสนอแนะ - ปัญหาที่พบโดยส่วนใหญ่มาจากบุคลากรต่างสายงาน -เกิดความเกรงใจที่ปรึกษากลุ่ม เพราะที่ปรึกษากลุ่มมีงาน ประจำที่ต้องทำเป็นจำนวนมาก -ควรเพิ่มระยะเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบภายหลังให้มากขึ้น

แผนผังกระบวนการเชิงเส้นตรง ขั้นตอนกระบวนการผู้ทำ 1 ได้รับเอกสารขออนุมัติตามโครงการหรือคณะ เจ้าหน้าที่คลัง/พัสดุ 2 ตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น ที่ปรึกษากลุ่ม 3 ตรวจสอบเงื่อนไขของเอกสารที่ได้รับมาว่าตรงกับระเบียบหรือไม่ ที่ปรึกษากลุ่ม 4 ถ้าตรงกับระเบียบก็สามารถขออนุมติฝากเรื่องไปที่หัวหน้างาน แล้วส่ง ต่อให้รองคณบดีฝ่ายบริหารอนุมัติต่อไป ถ้าไม่ตรงก็รอจนถึงเวลาที่ตรง กับระเบียบ ที่ปรึกษากลุ่ม 5 ถ้าผ่านการอนุมัติก็จะทำการตั้งหนี้ ถ้าไม่ผ่านการอนุมัติก็ต้องส่งเอกสาร กลับคืนไปยังโครงการ ที่ปรึกษากลุ่ม 6 เมื่อผ่านการอนุมัติตั้งหนี้ ก็จัดทำเอกสารปะหน้า ที่ปรึกษากลุ่ม 7 สรุปเอกสารทั้งหมด ที่ปรึกษากลุ่ม

ขั้นตอนกระบวนการผู้ทำ 8 ลงเลขที่ในเล่มทะเบียนหนังสือส่ง พร้อมกับรันเลขที่โครงการ ยอดเงิน ฯลฯ ที่ปรึกษากลุ่ม 9นำข้อมูลจากเอกสารลงในระบบสามมิติ ที่ปรึกษากลุ่ม 10พิมพ์เอกสาร จำนวน 2 ชุด เจ้าหน้าที่คลัง/พัสดุ ที่ปรึกษากลุ่มพิมพ์ใบปะหน้า 11 ลงชื่อผู้จัดทำ ขออนุมัติจากหัวหน้างานและผ่านเอกสารไปยังรองคณะ บดีฝ่ายบริหาร ที่ปรึกษากลุ่ม 12 จัดทำใบโอนส่งผ่านอีเมลเพื่อให้ธนาคารโอนเงินให้ พร้อมกับยืนยันว่า ส่งใบโอนจริง ที่ปรึกษากลุ่ม 13ลงระบบของมหาวิทยาลัยใน CMU MIS ที่ปรึกษากลุ่ม 14พิมพ์เอกสาร พร้อมแนบตัวจริง ลงชื่อผู้จัดทำ พร้อมส่งไปที่ฝ่ายธุรการ ที่ปรึกษากลุ่ม 15ฝ่ายธุรการส่งเอกสารไปที่กองคลัง เจ้าหน้าที่ธุรการ 16 กองคลังตรวจสอบเอกสาร หากถูกต้องกองคลังทำการอนุมัติและโอน เงิน แต่หากไม่ถูกต้องจะส่งเอกสารกลับให้ทำการตรวจสอบและแก้ไขใหม่ กองคลัง.