การเขียนเชิงกิจธุระ

การกรอกแบบฟอร์มมีข้อควรปฏิบัติอย่างไร แบบฟอร์ม หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยเว้น ช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความ เพื่อให้สะดวกแก่ผู้รวบรวมนำข้อความนั้นไปใช้ ประโยชน์ด้านต่างๆต่อไป

แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและ ภาคเอกชนแบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้ จัดเตรียมไว้เพื่อให้ผู้มาติดต่อใช้ได้โดยสะดวก เช่น แบบฟอร์มสมัครงาน แบบฟอร์มสมัครเข้าศึกษาต่อ แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอก แบบฟอร์ม ชนิดนี้ ใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูล ทั้งที่เป็น ข้อเท็จจริงและทัศนะของประชาชนกลุ่มต่างๆ แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์การ องค์การสมัยนี้มีระบบ การรวบรวมเรื่องราวทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ภายในหน่วยงานของตนด้วยวิธีการให้กรอก แบบฟอร์ม เช่น ใบลา แบบฟอร์มขอกู้เงินสวัสดิการ

คุณสมบัติขั้นพื้นฐานของผู้กรอกแบบฟอร์มมีอะไรบ้าง ความรู้ความเข้าใจทั่วๆไปเกี่ยวกับเรื่องที่จะต้องกรอก ผู้ กรอกต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับตนเอง เช่น วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ ภูมิลำเนาเกิด ความสามารถทางภาษา สามารถอ่านและตีความข้อความใน แบบฟอร์มได้ถูกต้องโดยตลอด ความซื่อตรง ผู้กรอกควรให้ความจริงเสมอ ไม่ควรกรอก ข้อความที่เป็นเท็จ

4. ความรับผิดชอบ แบบฟอร์มหลายชนิดไม่มีผลที่จะ ก่อให้เกิดพันธะทางกฎหมาย แต่ผู้กรอก จำเป็นต้องมีความ รับผิดชอบต่อข้อความที่ตนกรอกลงไป 5. ความรอบคอบ การกรอกแบบฟอร์มบางอย่าง ต้องประณีต รอบคอบเป็นอย่างยิ่ง มิฉะนั้นจะเกิดผลเสียหายแก่ตนเองได้ เช่น การกรอกสัญญากู้ยืม สัญญาคำประกัน

การเขียนประกาศมีข้อควรปฏิบัติอย่างไร ประกาศ คือ การทำให้สาธารณะชนทราบข่าวสารเรื่อง เดียวกันอย่างแพร่หลายโดยอาศัยสื่อสาธารณะชนิด ใดชนิดหนึ่ง เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ ข่าวสารนั้นอาจ เป็นเพียงแจ้งให้ทราบ หรือแจ้งให้ทราบแล้วให้ ผู้เกี่ยวข้องปฏิบัติ

ประกาศอย่างเป็นทางการและประกาศอย่างไม่เป็นทางการ ประกาศอย่างเป็นทางการประกอบด้วยส่วนสำคัญ ต่อไปนี้คือ ชื่อหน่วยงานหรือองค์การที่ออกประกาศ เรื่องที่ประกาศ อย่างน้อย 2 ส่วนคือเหตุผลหรือ ความเป็นมา, จุดประสงค์สำคัญซึ่งมีทั้งรายละเอียด และเงื่อนไขต่างๆ รวมทั้งขั้นตอนในการปฏิบัติ วันเดือนปีที่ประกาศ ลงนามผู้ออกประกาศ

ประกาศอย่างไม่เป็นทางการ มักเป็นประกาศส่วนบุคคล มีแต่เนื้อหาที่สำคัญ หรือ บางทีก็มีแต่จุดประสงค์ที่สำคัญ ดังที่เราเห็นปรากฏ ในหน้าหนังสือพิมพ์อยู่เป็นประจำ

ประกาศเป็นการสื่อสารประเภทที่มีข้อจำกัดอยู่อย่าง หนึ่ง คือผู้ประกาศส่งสารไปยังผู้รับแล้ว ถ้าผู้รับ สารไม่เข้าใจข้อความตอนใด ก็ไม่สามารถสอบถาม ผู้ออกประกาศได้โดยสะดวกนัก ฉะนั้น การเขียน ประกาศจึงต้องแสดงจุดประสงค์ให้แน่ชัดและมี รายละเอียดเพียงพอให้ผู้รับสารเข้าใจจุดประสงค์ ของประกาศได้อย่างแจ่มแจ้ง

นางสาวนัสวิวรรณ อานามวัฒน์ ม5/2 เลขที่ 8