หมวด 6 การจัดการกระบวนการ Process Management

องค์ประกอบของกระบวนการ 1 กระบวนการ ต้องมี ชื่อ 2 กระบวนการ ต้องมี ผู้รับผิดชอบหรือเจ้าของ 3 กระบวนการ ต้องมี ขอบเขต 4 กระบวนการ ต้องมี วัตถุประสงค์ 5 กระบวนการ ต้องมี กิจกรรมที่เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ 6 กระบวนการ ต้องมี สินค้า หรือบริการ 7 กระบวนการ ต้องมี ผู้รับบริการ / ภายนอก 2 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

รหัส แนวทางการดำเนินการ หมวด 6 การจัดการกระบวนการ (Process Management) รหัส แนวทางการดำเนินการ การออกแบบกระบวนการ PM 1 จังหวัดต้องกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่าจากยุทธศาสตร์ พันธกิจ และความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ของจังหวัด PM 2 จังหวัดต้องจัดทำข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการที่สร้างคุณค่าจากความต้องการของผู้รับบริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อกำหนดด้านกฎหมาย และข้อกำหนดที่สำคัญที่ช่วยวัดผลการดำเนินงาน และ/หรือปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและความคุ้มค่า PM 3 จังหวัดต้องออกแบบกระบวนการจากข้อกำหนดที่สำคัญใน PM 2 และนำปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ที่สำคัญ มาประกอบการออกแบบกระบวนการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง PM 4 จังหวัดต้องมีระบบรองรับภาวะฉุกเฉินต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นและมีผลกระทบต่อการจัดการกระบวนการ เพื่อให้จังหวัดจะสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง การจัดการและปรับปรุงกระบวนการ PM 5 จังหวัดต้องกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานของกระบวนการที่สร้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมีวิธีการในการนำมาตรฐานการปฏิบัติงานดังกล่าวให้บุคลากรนำไปปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ PM 6  จังหวัดต้องมีการปรับปรุงกระบวนการที่สร้างคุณค่าและกระบวนการสนับสนุน เพื่อให้ผลการดำเนินการดีขึ้นและป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด การทำงานซ้ำ และความสูญเสียจากผลการดำเนินการ 3

กระบวนการสร้างคุณค่า PM 1 ส่วนราชการต้องกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่าจากยุทธศาสตร์ พันธกิจ และความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ของส่วนราชการ ยุทธศาสตร์ พันธกิจ ความต้องการผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กระบวนการสร้างคุณค่า กระบวนการสำคัญสูงสุดใน การปฏิบัติตามภารกิจ สร้างคุณค่าให้กับผู้รับบริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เกี่ยวข้องกับบุคลากร ส่วนใหญ่ มีได้หลายกระบวนการ มีลักษณะแตกต่างตาม ภารกิจขององค์การ กระบวนการสร้างคุณค่า การออกแบบกระบวนการ 4 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

PM1การกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่า กระบวนการหลัก เกณฑ์การวิเคราะห์กระบวนการสร้างคุณค่า ประเด็นยุทธ์ศาสตร์ พันธกิจ(กฎกระทรวง พรบ. มติครม.) ความต้องการของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ค่าคะแนนรวม 1 2 3 A / B C 5 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ความต้องการผู้รับบริการ ความต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย PM 2 ส่วนราชการต้องจัดทำข้อกำหนดที่สำคัญของกระบวนการที่สร้างคุณค่าจากความต้องการของผู้รับบริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อกำหนดด้านกฎหมาย และข้อกำหนดที่สำคัญที่ช่วยวัดผลการดำเนินงาน และ/หรือปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและความคุ้มค่า ปัจจัยที่สำคัญ ข้อจำกัดและปัญหาในอดีต การเติบโตและโอกาสในอนาคต ปัจจัยที่อาจมีผลกระทบต่อกระบวนการ ผลกระทบต่อสังคม/สิ่งแวดล้อม ขีดความสามารถหน่วยงาน ความพร้อมของทรัพยากร มาตรฐานการควบคุม ความคล่องตัวในการปรับเปลี่ยน ข้อกำหนดที่สำคัญ ความต้องการผู้รับบริการ ความต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อกำหนดด้านกฎหมาย ประสิทธิภาพของกระบวนการ ความคุ้มค่า และการลดต้นทุน ข้อกำหนดที่สำคัญ 6 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

การวิเคราะห์ข้อกำหนดที่สำคัญ ตัวอย่าง การวิเคราะห์ข้อกำหนดที่สำคัญ รายชื่อกระบวนการ ข้อกำหนดที่สำคัญจำแนกตามปัจจัยการวิเคราะห์ สรุปข้อกำหนดที่สำคัญ ความต้องการของผู้รับบริการ ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อกำหนดด้านกฎหมาย ประสิทธิ ภาพ ความคุ้มค่า และการลดต้นทุน กระบวนการถ่ายทอดความรู้ต้านการผลิตพืช ชัดเจน ถูกต้อง ใช้ได้จริง สินค้าเกษตรมีคุณภาพ มาตรฐาน GAP ประหยัดทรัพยากร คุ้มค่า ชัดเจน ถูกต้อง ใช้ได้จริง กระบวนการส่งเสริมการพัฒนาผลิตภัณฑ์ OTOP ตรงกับความต้องการของตลาด ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพ ลิขสิทธิ์สินค้า ทันต่อความต้องการของการตลาด ต้นทุนต่ำ ตรงกับความ ต้องการของ ตลาด 7 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ตัวชี้วัดผลกระบวนการ ตัวอย่าง PM2 ข้อกำหนดที่สำคัญและตัวชี้วัดกระบวนการที่สร้างคุณค่า กระบวนการ ข้อกำหนดที่สำคัญ ตัวชี้วัดผลกระบวนการ กระบวนการถ่ายทอดความรู้ต้านการผลิตพืช ชัดเจน ถูกต้อง ใช้ได้จริง ร้อยละขององค์ความรู้ที่นำไปถ่ายทอดมาจาก แหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ/ ผู้เชี่ยวชาญ ระดับความรู้ความเข้าใจของเกษตรกร จำนวนองค์ความรู้ที่ถ่ายทอดแล้วเกษตรได้ นำไปปฏิบัติจริง กระบวนการส่งเสริมการพัฒนาผลิตภัณฑ์ OTOP ตรงกับความต้องการของ ตลาด ร้อยละของผลิตภัณฑ์ที่ส่งเสริมที่มีการวิจัย ตลาด ร้อยละของสินค้า OTOP ที่สามารถจำหน่ายได้ ในแต่ละเดือน การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ปัจจัยเกี่ยวข้องที่สำคัญ องค์ความรู้และ เทคโนโลยีที่ปลี่ยนแปลง PM 3 ส่วนราชการต้องออกแบบกระบวนการจากข้อกำหนดที่สำคัญใน PM 2 และนำปัจจัยที่เกี่ยวข้องที่สำคัญ มาประกอบการออกแบบกระบวนการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง ปัจจัยเกี่ยวข้องที่สำคัญ องค์ความรู้และ เทคโนโลยีที่ปลี่ยนแปลง ขั้นตอนระยะเวลาการ ปฏิบัติงาน การควบคุมค่าใช่จ่าย ปัจจัยเรื่องประสิทธิภาพ ปัจจัยเรื่องประสิทธิผล 9 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

PM3:การออกแบบกระบวนการสร้างคุณค่าและสนับสนุน กิจกรรม ข้อ กำหนด ตัวชี้วัด กระบวนการเก่า (Work Flow ) กระบวนการที่ออกแบบใหม่ (Work Flow ) A……. 1......... 2.......... 10 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ระบบงานมีการเตรียมความพร้อม สถานที่ทำงานมีการเตรียม ความพร้อม PM 4 ส่วนราชการต้องมีระบบรองรับภาวะฉุกเฉินต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นและมีผลกระทบต่อการจัดการกระบวนการ เพื่อให้ส่วนราชการจะสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง แผนสำรองฉุกเฉิน การสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง การทบทวน/ปรับปรุงแผนสำรองฉุกเฉิน ความเชื่อมโยงแผนสำรองฉุกเฉินกับพันธกิจ ระบบงานมีการเตรียมความพร้อม สถานที่ทำงานมีการเตรียม ความพร้อม สภาพอากาศ สาธารณูปโภค ความปลอดภัย การจลาจล ภาวะฉุกเฉินระดับท้องถิ่น/ ระดับชาติ ภัยพิบัติ ภาวะฉุกเฉิน 11 11 11

PM4:ตารางการวิเคราะห์ภัยพิบัติที่อาจจะเกิดขึ้นกับหน่วยงาน ปัจจัยในการวิเคราะห์ ภัยพิบัติที่อาจจะเกิดขึ้นกับหน่วยงาน สถานที่/ระบบงานที่สำคัญที่รองรับภัยพิบัติ น้ำท่วม ไฟไหม้ แผ่นดินไหว ม็อบ 1. สถานที่ 2 ระบบงานที่สำคัญ 12 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

PM4:แผน/มาตรการรองรับภัยพิบัติที่อาจจะเกิดขึ้นกับหน่วยงาน กรณีไฟไหม้ กิจกรรม/ขั้นตอน ระยะเวลา ผู้รับผิดชอบ ผู้เกี่ยวข้อง งบประมาณ ด้านสถานที่ 1.................. 2................. ด้านระบบงานที่สำคัญ 1..................... 2.................. 13 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน กระบวนการบรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ PM 5 ส่วนราชการต้องกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน ของกระบวนการที่สร้างคุณค่า และกระบวนการสนับสนุน โดยมีวิธีการในการนำมาตรฐานการปฏิบัติงานดังกล่าวให้บุคลากรนำไปปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ การกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน กระบวนการบรรลุผลตามข้อกำหนดที่สำคัญ แสดงจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุดของงาน ผู้ปฏิบัติงานใช้อ้างอิงไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ในการทำงาน มี Work Flow มีมาตรฐานการปฏิบัติงาน มาตรฐานการปฏิบัติงาน ข้อกำหนดในการ ปฏิบัติงานทั้งในเชิง คุณภาพ และปริมาณ ระบบงาน ระยะเวลาของกระบวนการ คุณภาพผลผลิต (ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น) ความคุ้มค่าของงาน เมื่อ เทียบกับทรัพยากรที่ใช้ 14 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ปัจจัยความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการ การมีส่วนร่วมของผู้บริหาร PM 6  ส่วนราชการต้องมีการปรับปรุงกระบวนการที่สร้างคุณค่าและกระบวนการสนับสนุน เพื่อให้ผลการดำเนินการดีขึ้นและป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด การทำงานซ้ำ และความสูญเสียจากผลการดำเนินการ ปัจจัยความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการ การมีส่วนร่วมของผู้บริหาร ความชัดเจนของเป้าหมาย (การปรับปรุง/ ทิศทาง/การสื่อสาร) เป้าหมายการปรับปรุงต้องเป็นส่วนสำคัญ ที่ระบุในแผนกลยุทธ์/ตัวชี้วัดการปรับปรุง ประจำปี มีการติดตามแผนการปรับปรุงต่อเนื่อง มีกลไกการแก้ไขปัญหา แรงจูงใจ/ความพร้อมใจของบุคลากร ความรู้ของบุคลากรในการแก้ไขปัญหา การปรับปรุงกระบวนการ บูรณาการในทุกระดับชั้น ปรับปรุงในระดับกิจกรรม ปรับปรุงในระดับการปฏิบัติงาน ประจำวัน ปรับปรุงในระดับกระบวนการ ปรับปรุงในระดับกระบวนงาน 15 การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

PM6 การปรับปรุงกระบวนการ การจัดการกระบวนการ - รศ. รัชต์วรรณ กาญจนปัญญาคม

ข้อแนะนำการดำเนินการ หมวด 6 PM 1 ส่วนราชการควรกำหนดหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนว่ากระบวนการที่ส่งผลต่อการดำเนินการตามพันธกิจ ยุทธศาสตร์ของส่วนราชการหรือไม่ ซึ่งอย่างน้อยหลักเกณฑ์ในการกำหนดกระบวนการที่สร้างคุณค่า ต้องประกอบด้วย ยุทธศาสตร์ พันธกิจ ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย PM 2 การดำเนินการตาม PM 2 ต้องให้เจ้าของกระบวนการเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดที่สำคัญ และตัวชี้วัดกระบวนการรวมถึงการออกแบบกระบวนการ จึงจะทำให้การดำเนินการประสบความสำเร็จ PM 3 กระบวนการที่สร้างคุณค่าทุกกระบวนการ ต้องออกแบบกระบวนการ โดยนำปัจจัยที่กำหนดไว้มาใช้ในการออกแบบ (การออกแบบอาจหมายถึงการกำหนดขั้นตอนของกระบวนงานที่ชัดเจน ) และเมื่อออกแบบแล้วต้องสื่อสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำไปใช้ และสร้างระบบการควบคุมกระบวนการด้วย PM 4 ส่วนราชการส่วนใหญ่มักมีแผนสำรองฉุกเฉิน แต่ขาดเรื่องการสื่อสารให้คนในองค์กรรับทราบ นอกจากนี้ต้องมีการนำแผนสำรองฉุกเฉินมาทบทวน ให้เหมาะสมทันสมัยเสมอ PM 5 คู่มือการปฏิบัติงานต้องประกอบด้วย Workflow และมาตรฐานงาน หรือมาตรฐานคุณภาพงาน (ข้อกำหนดในเชิงคุณภาพ) PM 6 เป็นการแสดงตัวอย่างการปรับปรุงกระบวนการที่สร้างคุณค่าอย่างน้อย 1 กระบวนการ และ กระบวนการสนับสนุน อย่างน้อย 1 กระบวนการ ที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าสามารถทำให้ผลการดำเนินการดีขึ้นและป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด การทำงานซ้ำ และความสูญเสียจากผลการดำเนินการ 17

หมวด 7: ผลลัพธ์การดำเนินการ หมวดผลลัพธ์การดำเนินการ เป็นการตรวจประเมินผลการดำเนินการขององค์การ

ระบบบริหารจัดการ Approach แนวทางที่เป็นระบบทำซ้ำได้ ภายใต้ข้อมูลสารสนเทศที่น่าเชื่อถือ Deployment การถ่ายทอดสู่การปฎิบัติอย่างครอบคลุม ทั่วถึง Learning การติดตามประเมินผล สรุปบทเรียน ปรับปรุงและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ Integration ความสอดคล้องระบบจัดการ ผลลัพธ์ที่ได้เป็น input ให้กระบวนการอื่นทำงานต่อ ผลลัพธ์ที่ได้ตอบเป้าองค์กร

หมวด 7: ผลลัพธ์การดำเนินการ การประเมิน หมวด 7 LeTCLi KRA – คุณภาพการให้บริการ KPI – ความพึงพอใจ วัดด้วย KPI พึงพอใจอย่างเดียว อาจไม่แสดงถึงคุณภาพการให้บริการได้อย่างครอบคลุม

ความพร้อมของบุคลากรในการเปิดรับการเปลี่ยนแปลง ปัจจัยความสำเร็จของการดำเนินการ PMQA กำหนดทิศทางองค์กร สื่อสารสร้างความเข้าใจ สร้างบรรยากาศ เป็นตัวอย่างที่ดี ทบทวนผลการดำเนินการ จัดลำดับความสำคัญของปัญหาที่เกิดขึ้น ปรับปรุงทั่วทั้งองค์กร สร้างวัฒนธรรมการพัฒนาองค์การอย่างต่อเนื่อง การสนับสนุนจากผู้บริหาร การปรับเปลี่ยนทัศนคติของ บุคลากรให้พร้อมรับต่อการ เปลี่ยนแปลง มีองค์ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมือการปรับปรุงองค์การ มีความมุ่งมั่น และเสียสละเวลา เพื่อการพัฒนาองค์การ เปิดใจยอมรับการเปลี่ยนแปลง มีการสื่อสารอย่างเป็นทางการและ ไม่เป็นทางการ มีการสื่อสารหลายทิศทาง และมีช่องทาง การสื่อสารที่หลากหลาย การวัดและติดตามประสิทธิภาพของ ช่องทางสื่อสาร ความพร้อมของบุคลากรในการเปิดรับการเปลี่ยนแปลง ประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในองค์การ 21

PMQA ‘‘ งานได้ผล คนก็เป็นสุข ’’ Thank You