โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เอกสารการวิเคราะห์และออกแบบระบบ บริหารครุภัณฑ์ (Fixed Asset) Version 1.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง / PM 23-Nov-12 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 20-Nov-2012 Phichamon S. 1.0 Create Solution Design Document

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ บริหารครุภัณฑ์ (Fixed Asset) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารการวิเคราะห์และออกแบบ บริหารครุภัณฑ์ (Fixed Asset) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน โครงสร้างหลัก ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ข้อเสนอแนะ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-001 สามารถนำเข้าข้อมูลสินทรัพย์โดยใช้โปรแกรม Applications Desktop Integrator(ADI) ได้ บน Version R12 จะมีโปรแกรม Web ADI เป็น Tool ที่ใช้สำหรับโหลดข้อมูลจำนวนมากๆเข้าระบบในเวลาที่รวดเร็ว โดยข้อมูลที่สามารถโหลดเข้าระบบมีดังนี้ ทะเบียนสินทรัพย์ บันทึกรายการ Journal ประเภท Manual CMU การตั้งค่าระบบ FA-I-002 แก้ไขปัญหาระบบกลับรายการค่าเสื่อมราคาเมื่อถึงสิ้นปีงบประมาณ สำหรับสินทรัพย์ที่มีประวัติรายการ “เพิ่ม/ยกเลิก” ทำการแก้ไขปัญหาต่างๆ เป็นกรณีไป ตามที่ได้รับแจ้งจากผู้ใช้งานระบบ ปัญหาระบบ/Bug FA-I-003 สร้างรายงานเพื่อใช้ตรวจนับครุภัณฑ์สำหรับแต่ละสมุดบัญชี โดยระบุวันที่ตรวจนับที่ต้องการได้ซึ่งรายงานต้องประกอบไปด้วยรายละเอียดของสินทรัพย์แต่ละรายการอย่างน้อยดังนี้ ออกแบบและพัฒนารายงานตามรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการพัฒนา เพิ่มรายงานใหม่

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ • เลขที่สินทรัพย์ (ID) • คำอธิบายรายการสินทรัพย์ • คีย์สินทรัพย์ • ผังบัญชีซึ่งประกอบไปด้วย กองทุน หน่วยงาน แผนงาน ผังบัญชีค่าเสื่อมราคา หลักสูตร รายวิชา และ แหล่งเงิน • ชุดชนิด • รหัสที่ตั้ง (อาคาร/ชั้น/ห้อง) • วันที่เริ่มใช้สินทรัพย์ • ราคาทุนเดิม • ราคาทุนปัจจุบัน • ค่าเสื่อมราคาสะสม • ค่าเสื่อมราคารวมต้นปีถึงปัจจุบัน • จำนวนปีที่ใช้งานสินทรัพย์ • สถานะ การคิดค่าเสื่อม (Yes/No) • สถานะ ยกเลิก (Yes/No) • ราคาซาก

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-004 สามารถแก้ไขชุดชนิดได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลในฟอร์ม “ชนิดสินทรัพย์” หายไป ปัญหาได้รับการแก้ไขโดยการ Upgrade Version เป็น R12 CMU การตั้งค่าระบบ FA-I-005 แก้ไขปัญหางวดสินทรัพย์ไม่เปลี่ยนเป็นงวดใหม่ในขั้นตอนการคิดค่าเสื่อมราคา ปัญหาระบบ/Bug FA-I-006 การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ต้องการให้สามารถลงบัญชี Retire แตกต่างกันได้ตามประเภทการตัดจำหน่าย พัฒนาโปรแกรมสำหรับ Allocate บัญชีตัดจำหน่ายสินทรัพย์ตามประเภทให้โดยอัตโนมัติ ที่ระบบ GL คุณหวาน

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน การบันทึกบัญชีตัดจำหน่ายตามระบบ ด้วยประเภทต่างๆ Dr.ค่าเสื่อมราคาสะสมตามชนิด 7,000 กำไร/ขาดทุนจากการจำหน่ายสินทรัพย์ 3,000 Cr.ต้นทุนสินทรัพย์ 10,000 1 การขาย 2 แปรสภาพ/ทำลาย 3 แลกเปลี่ยน 4 โอน 5 พิเศษ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-007 การ Run เลขที่สินทรัพย์ที่เลขไกล้จะตันแล้วต้องการหาวิธีขยายให้สามารถรองรับเลขทะเบียนสินทรัพย์ในอนาคตได้ มี 2 แนวทางในการปรับปรุงการตั้งค่ามี 2 วิธี คือ เพิ่ม Digit ให้เพียงพอต่อการใช้งานอนาคต ขึ้น Series 2000001 ของเลขที่สินทรัพย์ใหม่ (โดยสอนวิธีการให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้ดำเนินการ) *อ้างอิงตามโครงสร้างหลัก CMU คุณหวาน การตั้งค่าระบบ FA-I-008 ต้องการให้ระบบกำหนดค่าซาก เท่ากับ 1 บาททุกรายการ สามารถพัฒนาโปรแกรมสำหรับ default ค่าซาก 1 บาทให้กับรายการสินทรัพย์รอขึ้นทะเบียน ที่อยู่ในหน้าจอ เตรียมเพิ่มเป็นกลุ่ม เท่านั้น คณะวิทยาศาสตร์ Key User เพิ่มรายงานใหม่

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-009 กรณีเพิ่มรายการครุภัณฑ์ที่ช่อง คีย์สินทรัพย์ และระบุเลขที่สินทรัพย์ คลิกที่ปุ่มดำเนินการต่อ ระบบจะโหลดนานมาก ทำให้ต้องออกจากระบบ แล้วดำเนินการใหม่ซึ่งทำให้เสียเวลา ปัญหาได้รับการแก้ไขโดยการ Upgrade Version เป็น R12 คณะวิทยาศาสตร์ Key User System/ OS FA-I-010 ต้องการรายงานสำหรับตรวจสอบชุดชนิด ว่ามีอยู่ในระบบแล้วหรือยังก่อนที่จะทำการขอ Add ผ่านระบบสามมิติ ปรับปรุงรายงานตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการปรับปรุง ปรับปรุงรายงาน FA-I-011 ต้องการรายงานรายการของงานระหว่างทำ แต่ปัจจุบันไม่ได้บันทึกงานระหว่างทำผ่านระบบ FA แต่จะเข้าที่ GL โดยตรง ดังนั้นปัจจุบันจะไม่สามารถแสดงรายละเอียดของรายการงานระหว่างทำได้ ต้องบันทึก สินทรัพย์ที่เป็นงานระหว่างทำ ด้วยประเภท สินทรัพย์ CIP ใน ระบบ FA เสมือนเป็นสินทรัพย์ตัวหนึ่ง แต่ยังไม่เริ่มคิดค่าเสื่อมราคา จึงจะสามารถเรียกรายงานสินทรัพย์รายตัวได้ ตรวจ สอบ คุณโอ๋ การตั้งค่าระบบ

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ บันทึกรับรู้สินทรัพย์ระหว่างทำผ่าน GL โดยไม่ได้บันทึกในระบบ FA สามารถแสดงรายงานสินทรัพย์ระหว่างทำที่ตรวจรับจากการจัดซื้อได้ในระดับหนึ่ง แต่ไม่สามารถ ระบุได้ว่าถูกตั้งเป็นสินทรัพย์แล้วหรือยัง บันทึกรายการสินทรัพย์ระหว่างทำ ผ่านระบบ PO  AP  FA  GL เสมือนสินทรัพย์ประเภทหนึ่ง แต่ยังไม่คำนวณค่าเสื่อมราคา ข้อดี ผู้ใช้งานปฏิบัติงานเหมือนเดิม และสามารถแสดงรายงานสินทรัพย์ระหว่างทำที่ตรวจรับจากการจัดซื้อได้ในระดับหนึ่ง สามารถแสดงรายงานรายการสินทรัพย์ระหว่างทำได้ สามารถสะสมต้นทุนของสินทรัพย์ระหว่างทำได้เรื่อยๆ จนกว่าจะตรวจรับครบทุกงวดงาน ข้อจำกัด ไม่สามารถแสดงสถานะได้ว่าสินทรัพย์ระหว่างทำได้ถูกตั้งเป็นสินทรัพย์แล้วหรือยัง ผู้ใช้งานต้องเพิ่ม ขั้นตอนการบันทึกรับสินทรัพย์งานระหว่างทำเข้าระบบ FA ต้องให้สอดคล้องกับ นโยบายและข้อจำกัดต่างๆที่มีอยู่ในปัจจุบัน

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-012 การโหลดครุภัณฑ์เกิน 30 ขึ้นไป ค่อนข้างใช้เวลานานกว่าจะได้ บน Version R12 จะมีโปรแกรม Web ADI เป็น Tool ที่ใช้สำหรับโหลดข้อมูลจำนวนมากๆเข้าระบบในเวลาที่รวดเร็ว โดยข้อมูลที่สามารถโหลดเข้าระบบมีดังนี้ ทะเบียนสินทรัพย์ บันทึกรายการ Journal ประเภท Manual คณะวิทยาศาสตร์ Key User การตั้งค่าระบบ FA-I-013 การยกเลิกครุภัณฑ์ในระบบ FA พบว่ายังมีค่าเสื่อมสะสมอยู่ในระบบ ทำการแก้ไขปัญหาต่างๆ เป็นกรณีไป ตามที่ได้รับแจ้งจากผู้ใช้งานระบบ ปัญหาระบบ/Bug

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-014 ชื่อรายการครุภัณฑ์ในระบบ FA กับต้นแบบ FA ไม่สอดคล้องกัน สืบเนื่องจากตอนยกยอดรายการครุภัณฑ์ เข้าระบบนั้นมีการนำเข้าเฉพาะรายการครุภัณ์ที่มูลค่า 50000 บาทขึ้นไปตาม Comment ของทาง สตง. จึงทำให้จำนวนข้อมูลในระบบกับ จำนวนข้อมูลใน File ต้นแบบไม่เท่ากัน ดังนั้นผู้ใช้งานสามารถบันทึกรายการสินทรัพย์เพิ่มเติมในส่วนที่เหลือเข้าระบบได้ หากมีความจำเป็น คณะวิทยาศาสตร์ Key User อื่นๆ FA-I-015 ขอรายงานแสดงรายละเอียดค่าเสื่อมราคา ปรับปรุงรายงานตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการปรับปรุง ปรับปรุงรายงาน

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-016 ต้องการให้ระบบกำหนดค่าเริ่มต้น Date Place In Service เป็นวันเดียวกันกับวันที่ใบแจ้งหนี้ในระบบ AP ตั้งค่า Profile FA: กำหนดค่าดีฟอลต์ DPIS เป็นวันที่ในใบแจ้งหนี้ (FA: Default DPIS to Invoice Date) ของระบบมีค่าเท่ากับ ใช่ คณะวิศวะกรรมศาสตร์ Key User การตั้งค่าระบบ FA-I-017 ขอรายงานแสดงรายการสินทรัพย์ตัดจำหน่ายประจำเดือน ปรับปรุงรายงานตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการปรับปรุง ตรวจสอบ คุณโอ๋ ปรับปรุงรายงาน FA-I-018 ขอรายงานค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ตามผังบัญชี ณ วันที่ส่งมอบงาน ออกแบบและพัฒนารายงานตามรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยจัดทำเอกสาร Report Functional Specification ให้ผู้ใช้งานทำการยืนยันก่อนดำเนินการพัฒนา คณะศึกษาศาสตร์ เพิ่มรายงานใหม่

แนวทางการแก้ไขปัญหาตามความต้องการระบบงาน ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ แนวทางการแก้ไขปัญหา หน่วย งาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ FA-I-019 ค่าเสื่อมราคาอาคารอุปกรณ์และสิ่งก่อสร้าง มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ กำหนดหลักเกณฑ์การคำนวณค่าเสื่อมราคาอาคารอุปกรณ์และสิ่งก่อสร้าง โดยเริ่มนับเวลาในการคำนวณตั้งแต่วันที่ตั้งหนี้ กำหนดว่า “การนับระยะเวลาใช้งานเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาให้นับเป็นเดือน กล่าวคือ ทรัพย์สินที่หน่วยงานได้รับมาในระหว่างวันที่ 1-15 ของเดือนให้คำนวณเต็มเดือน หากได้รับมาตั้งแต่วันที่ 16 เป็นต้นไป ให้คำนวณในเดือนถัดไป ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการนับระยะเวลาคำนวณค่าเสื่อมราคา หากหน่วยงานได้จัดทำโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อการนี้ การนับระยะเวลาให้เริ่มนับตั้งแต่วันที่ได้มาตามหลักสากลทั่วไป” ตั้งค่าหลักการคิดค่าเสื่อมแบบรายเดือน (Prorate Convention) สำหรับรองรับ การคิดค่าเสื่อมของสินทรัพย์บางกลุ่ม กองคลัง คุณเอ๋ (ตาม สตง.) การตั้งค่าระบบ

โครงสร้างหลัก 10300000 1300000 2000000 โครงสร้างเลขที่สินทรัพย์ ต้องทำการ Update เลขที่สินทรัพย์เก่าให้เป็น 8 digits ตามโครงสร้างใหม่ 1300000 2000000 ขึ้น Series ใหม่เมื่อเลขที่สินทรัพย์ Run ถึง 1999999 ซึ่งจะไม่กระทบกับรายการสินทรัพย์เก่า เลขที่สินทรัพย์ปัจจุบัน

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ขั้นตอนการบันทึกรับสินทรัพย์ระหว่างดำเนินการ อ้างตาม FA-I-011 ระบุบัญชีค่าธรรมเนียม เป็นงานระหว่างทำประเภทต่างๆ ตามหน่วยงานและแผนงานที่ต้องการตามปกติ บันทึกใบขอซื้อครุภัณฑ์ ระหว่างทำ หน่วยงาน ขอซื้อ ใบขอซื้อ บันทึกใบสั่งซื้อครุภัณฑ์ ระหว่างทำ ตรวจรับครุภัณฑ์ตาม งวดงานที่กำหนด รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำส่งสำหรับตั้งหนี้ เบิกค่าใช้จ่าย พัสดุ ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ

ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ขั้นตอนการบันทึกรับสินทรัพย์ระหว่างดำเนินการ อ้างตาม FA-I-011 บันทึกตั้งนี้ ตามเอกสารใบสั่งซื้อ Dr. สินทรัพย์ระหว่างทำตามชนิด Cr. เจ้าหนี้การค้า บัญชี โอนรายการครุภัณฑ์ ไปขึ้นทะเบียนในระบบ FA ขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์ด้วย ประเภท “สินทรัพย์ CIP” Dr.สินทรัพย์ระหว่างทำตามชนิด Cr.สินทรัพย์ระหว่างทำตามชนิด พัสดุ *การขึ้นทะเบียนสามารถสะสมต้นทุนของแต่ละงวดงานตามเอกสารใบสั่งซื้อ

ขั้นตอนการทำงานบนระบบงานใหม่ ขั้นตอนการบันทึกรับสินทรัพย์ระหว่างดำเนินการ อ้างตาม FA-I-011 ** ณ วันที่พร้อมเริ่มใช้งาน บันทึก CIP Asset เป็นฝ่ายทุน Dr.สินทรัพย์ตามชนิด Cr.สินทรัพย์ระหว่างทำตามชนิด พัสดุ คำนวณค่าเสื่อมตาม อายุการใช้งาน Dr.ค่าเสื่อม Cr.ค่าเสื่อมสะสมตามชนิด

ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ FA-I-011 :ต้องการรายงานรายการของงานระหว่างทำ แต่ปัจจุบันไม่ได้บันทึกงานระหว่างทำผ่านระบบ FA แต่จะเข้าที่ GL โดยตรง ดังนั้นปัจจุบันจะไม่สามารถแสดงรายละเอียดของรายการงานระหว่างทำได้ บันทึกรับรู้สินทรัพย์ระหว่างทำผ่าน GL โดยไม่ได้บันทึกในระบบ FA สามารถแสดงรายงานสินทรัพย์ระหว่างทำที่ตรวจรับจากการจัดซื้อได้ในระดับหนึ่ง แต่ไม่สามารถ ระบุได้ว่าถูกตั้งเป็นสินทรัพย์แล้วหรือยัง บันทึกรายการสินทรัพย์ระหว่างทำ ผ่านระบบ PO  AP  FA  GL เสมือนสินทรัพย์ประเภทหนึ่ง แต่ยังไม่คำนวณค่าเสื่อมราคา ข้อดี ผู้ใช้งานปฏิบัติงานเหมือนเดิม และสามารถแสดงรายงานสินทรัพย์ระหว่างทำที่ตรวจรับจากการจัดซื้อได้ในระดับหนึ่ง สามารถแสดงรายงานรายการสินทรัพย์ระหว่างทำได้ สามารถสะสมต้นทุนของสินทรัพย์ระหว่างทำได้เรื่อยๆ จนกว่าจะตรวจรับครบทุกงวดงาน ข้อจำกัด ไม่สามารถแสดงสถานะได้ว่าสินทรัพย์ระหว่างทำได้ถูกตั้งเป็นสินทรัพย์แล้วหรือยัง ผู้ใช้งานต้องเพิ่ม ขั้นตอนการบันทึกรับสินทรัพย์งานระหว่างทำเข้าระบบ FA ต้องให้สอดคล้องกับ นโยบายและข้อจำกัดต่างๆที่มีอยู่ในปัจจุบัน

ข้อเสนอแนะ N/A