เครื่องมือและเครื่องทุ่นแรงในงานบัญชี บทที่ 14 เครื่องมือและเครื่องทุ่นแรงในงานบัญชี
วิวัฒนาการของเครื่องมือและเครื่องใช้ในทางบัญชี 1. ในยุคแรกได้นำเครื่องมือง่าย ๆมาใช้เช่น ลูกคิดนำมาใช้ในการบวก ลบ คูณ หารได้ 2. เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในงานบัญชี
ความหมายของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ หมายถึง เครื่องคำนวณแต่ว่าเครื่องคำนวณที่เป็น Electronic Computer ไม่ใช่เครื่องคำนวณโดยทั่วไป เช่นพวกเครื่องคิดเลข หรือเครื่องจักรที่ใช้ลงบัญชี ในปัจจุบันมีการโฆษณาชวนเชื่อสินค้ามากมาย เช่น มีการชักจูงให้ผู้ซื้อสินค้าโดยโฆษณาว่า เป็นเครื่องคิดเลขที่มีหลาย memory เก็บผลลัพธ์ได้ 15 หลักสามารถคำนวณค่าทางคณิตศาสตร์ สถิติ ได้มากมาย และรวดเร็ว และที่สำคัญเครื่องคิดเลขที่ว่าราคาถูกกว่า เครื่องคอมพิวเตอร์หลายเท่านัก
การทำงานของคอมพิวเตอร์ การรับโปรแกรมและข้อมูล (Program And Data) โปรแกรมก็คือชุดของคำสั่งที่จะสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ ส่วนข้อมูลอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ที่คอมพิวเตอร์จะนำเอาไปประมวลผลตามชุดคำสั่งนั้น การประมวลผล (Processing) หมายถึง การจัดระเบียบแบบแผนของข้อมูล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ซึ่งสามารถกระทำได้โดยการคำนวณ เปรียบเทียบ และวิเคราะห์ ข้อมูลจากสูตรต่างๆ ซึ่งการกระทำดังกล่าวต้องอาศัยชุดคำสั่งของโปรแกรมที่เขียนขึ้น การแสดงผลลัพธ์ (Output) คือ การนำผลที่ได้จากการประมวลผลออกมาแสดงในรูปแบบต่างๆ เป็นสื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจได้ ทั้ง 3 ขั้นตอน สามารถแสดงได้ดังนี้ 1. รับโปรแกรมและข้อมูล Program and Data 2. การประมวลผล Processing 3. แสดงผลลัพธ์ Output
ลักษณะที่สำคัญของเครื่องคอมพิวเตอร์ 1. ทำงานงานด้วยระบบอิเล็คทรอนิกส์ และอัตโนมัติ 2. มีความเร็วสูงในการประมวลผล 3. มีความจำภายในขนาดใหญ่ ให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ
ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์ ความเร็ว (Speed) ทำงานให้รวดเร็วกว่าการที่คนทำด้วยมือ ความถูกต้อง (Accuracy) คำนวณและประมวลผลได้แม่นยำแม้ข้อมูลจะมีจำนวนมากมายก็ตาม คามเชื่อถือ (Reliability) ผลลัพธ์จะเหมือนกันทุกครั้งหลังการประมวลผล ภายในข้อมูลชุดเดียวกัน การเก็บข้อมูล (Record Keeping) คือสามารถเก็บข้อมูลได้มาก แลค้นหาข้อมูลรวดเร็วมาก ประหยัด (Economy) คือในระยะยาวจะสามารถประหยัดเวลา ทุน และบุคลากร ใช้ได้ในงานหลายด้าน (Wide Applicability) คือนำมาใช้ได้กับงานทั้งด้านธุรกิจ การศึกษา การธนาคาร การแพทย์ ฯลฯ