M&E Systems Strengthening Tool กลุ่มที่ 2 : หน่วยบริหารจัดการ : Management Unit Checklist to Assess Data Management Capacities of the Management Unit

วัตถุประสงค์(Objective) เพื่อประเมินศักยภาพของหน่วยบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับ ดำเนินโครงการในด้าน To assess data management capacities of the management unit การเก็บรวบรวมข้อมูล (On Data Collection) วิเคราะห์ข้อมูล (On Data Analysis) รายงานข้อมูล (On Data reporting)

* Management Unit : => PR-DDC * Sub-reporting Entities : SR Meaning

เนื้อหาในการประเมิน Contents of the assessment กระบวนการบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากรของหน่วยบริหารจัดการ Data management Process& Resources (Checklist 1-16) 2. การกำกับดูแลหน่วยงานผู้รับทุนรอง Oversight of Sub-reporting Entities (Checklist 17-37) สาระสำคัญของการประเมินโดยการใช้ Checklist เป็นเครื่องมือแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ 1) กระบวนการบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากรของหน่วยบริหารจัดการ 2) การกำกับดูแลหน่วยงานผู้รับทุนรอง

ประสบการณ์และทักษะในการบริหารจัดการข้อมูลและรายงาน (1-3) 1. กระบวนการบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากร Data management Process & Resources ประสบการณ์และทักษะในการบริหารจัดการข้อมูลและรายงาน (1-3) Experience & Skill in Data Management & Reporting => Yes C: 3 โครงสร้าง ทรัพยากรและระบบบริหารจัดการของMU(4-11,14=9) Data management Structure, resources and procedures => Yes C: 4, Mostly: 1, Partly: 4 => 1) Staff-Time 2) MU use M&E data for Decision Making, 3)Training Data Management 4) Link Data Report System การ Feedback ไปยังหน่วยงานย่อย ด้านคุณภาพของรายงานและ ผลการดำเนินงานของโครงการ (12-13,15-16) Feedback to sub-reporting entities on Quality of Reporting and Program performance => Yes C: 4 ตาม Checklist นี้ครอบคลุมตั้งแต่ประสบการณ์ของ MU ในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากหน่วยงานย่อย ได้แก่ 3 SR ซึ่งมีประเด็นในการประเมินตนเอง ตั้งแต่ประสบการณ์ในการรวบรวมและวิเคราะห์รายงาน รวมถึงการนำข้อมูลที่ได้มาจัดทำรายงาน (1-3) และประเด็นในการจัดโครงสร้างและระบบบริหารจัดการเพื่อการจัดการข้อมูล และการจัดทำรายงานที่ชัดเจน (4-9) และการ ไปยังหน่วยงานย่อย ด้านคุณภาพของรายงานและผลการดำเนินงานของโครงการ (10-16)

2. การกำกับดูแลหน่วยงานผู้รับทุนรอง (1) Oversight of Sub reporting Entities การจัดระบบในการทำรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยังMU(17-22) Reporting Management from Sub-reporting Entities to MU => Yes C: 5, Partly: 1 => MU identify source document & data form all level การตรวจสอบรายงานที่ส่งจากหน่วยงานย่อยไปยังMU (ความทันเวลา ความสมบูรณ์ ความสอดคล้อง และความถูกต้อง) (23-27) Systematically Verified report (On time, Completeness, Consistency, Mistake free) from Sub-reporting Entities to MU => Yes C: 1, Mostly: 4 ตาม Checklist นี้ครอบคลุมถึงการจัดระบบในการจัดทำรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (17-22) การตรวจสอบรายงาน (ความทันเวลา ความสมบูรณ์ ความสอดคล้อง และความถูกต้อง) จากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (23-27) การพัฒนาสมรรถนะของหน่วยงานย่อยด้านการติดตามประเมินผลและการบริหารจัดการข้อมูล (28-31) การติดตามกำกับเรื่องคุณภาพของข้อมูลในหน่วยงานย่อย(32-33) และการนิเทศติดตามที่หน่วยบริการ (34-37)

2. การกำกับดูแลหน่วยงานผู้รับทุนรอง (2) Oversight of Sub reporting Entities การพัฒนาสมรรถนะของหน่วยงานย่อยด้านการติดตามประเมินผลและการบริหารจัดการข้อมูล (28-31) Capacities building Sub-reporting Entities in M&E, data Management & Tools =>Mostly: 2, Partly: 2 (Training M&E and MIS) การติดตามกำกับด้านคุณภาพข้อมูลของหน่วยงานย่อย (32-33) Follow up with Sub-reporting Entities on Data Quality => Yes C.: 1, Mostly: 1(Double counting) กระบวนการนิเทศติดตามที่หน่วยบริการ Malaria post (34-37) Mechanism/Procedure to periodically verify at service points (MP) =>Mostly: 4 ตาม Checklist นี้ครอบคลุมถึงการจัดระบบในการจัดทำรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (17-22) การตรวจสอบรายงาน (ความทันเวลา ความสมบูรณ์ ความสอดคล้อง และความถูกต้อง) จากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (23-27) การพัฒนาสมรรถนะของหน่วยงานย่อยด้านการติดตามประเมินผลและการบริหารจัดการข้อมูล (28-31) การติดตามกำกับเรื่องคุณภาพของข้อมูลในหน่วยงานย่อย(32-33) และการนิเทศติดตามที่หน่วยบริการ (34-37)

Dashboard Data Management Capacities of Management Unit Data management Process & Resources Oversight of Sub-reporting Entities ตาม Checklist นี้ครอบคลุมถึงการจัดระบบในการจัดทำรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (17-22) การตรวจสอบรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (23-27) การพัฒนาสมรรถนะของหน่วยงานย่อย(28-31) การติดตามกำกับเรื่องรายงานจากหน่วยงานย่อยไปยัง MU (32-33) และการนิเทศติดตามที่หน่วยบริการ (34-37) Over all

ISSUE STRENGTH WEAKNESS ACTION PLAN 1. การกำหนดผังโครงสร้างองค์กร และกำหนดภาระหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน(Organization Structure & Job Description) PR มีการจัดทำผังโครงสร้างองค์กรและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ ปริมาณของภาระงาน ไม่สอดคล้องกันจำนวนของบุคลากร (Staff-time) โครงสร้างขององค์กรยังไม่เหมาะสมกับการรองรับโครงการมาลาเรียรอบที่ 7 =>ขาด Malaria Specialist จ้างบุคลากรที่มีความสามารถ และสอดคล้องกับปริมาณงาน (ทั้ง Full Time & Part Time) => Q1 - Malaria Specialist - Admin Staff 2. ข้อตกลงร่วมกันระหว่าง PR และ SR อย่างชัดเจน ในการจัดทำรายงาน (Written Term of Reference) กองทุนโลกมีการกำหนดข้อตกลงดังกล่าว แสดงใน Program Grant Agreement - กำหนดรายงานที่ SR ต้องจัดส่งให้ PR - กำหนดระยะเวลาในการจัดส่งรายงานต่างๆ  

ระบบบริหารจัดการข้อมูล (Data Management System) ISSUE STRENGTH WEAKNESS ACTION PLAN 3.1 สมรรถนะของบุคลากร PR ในการบริหารจัดการข้อมูล (Capacity in MIS) * บุคลากรPRมีประสบการณ์ในการอบรมด้านการบริหารจัดการข้อมูล * การอบรมบุคลากร PR ด้านการจัดการข้อมูลยังไม่ต่อเนื่องและเป็นระบบ อบรมบุคลากร PR ด้านการบริหารจัดการข้อมูล Excel & SPSS & Cognos อย่างต่อเนื่อง => Q1 3.2 เครื่องมือบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Tool) * PR มีการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในการบริหารจัดการข้อมูล เช่น โปรแกรม Cognos8 และ GIS * PR ยังไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลกับ SR และ SSR ด้านตัวชี้วัด และสถานการณ์พื้นที่ อบรมด้านการบันทึกข้อมูล / การเชื่อมโยงข้อมูลผ่านโปรแกรม Cognos ให้กับบุคลากรทุกระดับ => Q2 3.3 กระบวนการบริหารจัดการข้อมูล (Data Management Process) * PR มีการดำเนินงานในเรื่อง -การทำฟอร์มบันทึกข้อมูล -การบันทึกข้อมูล -การตรวจสอบความถูกต้อง -การประมวลผล และวิเคราะห์ -การจัดทำรายงาน การบริหารจัดการข้อมูลยังไม่เป็นระบบและไม่ดำเนินการ ทุกระดับ ประชุมทำความชัดเจนแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลในทุกระดับ => Q1 จัดทำระเบียบปฏิบัติข้อบังคับการทำรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร => Q1 อบรมการบริหารจัดการข้อมูลในทุกระดับ => Q2

ระบบบริหารจัดการข้อมูล (Data Management System) ISSUE STRENGTH WEAKNESS ACTION PLAN 3.4 การนำข้อมูลฯ ไปใช้ในงาน M&E ให้มีประสิทธิภาพ (Utilization of Data / Information) * PR-DDC มีการเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับหน่วยงานต่างๆ ผ่านทาง www.thaiprddc.org และมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านทาง web link * ขาดการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ โดยเฉพาะด้าน M&E ให้มีประสิทธิภาพ * ขาดการแลกเปลี่ยนข้อมูลในระดับจังหวัดและพื้นที่ดำเนินงาน บรรจุวาระเรื่องการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการนำเสนอผลการดำเนินงาน ในการประชุมอย่างสม่ำเสมอ => Q2 พัฒนาศักยภาพด้านการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ด้าน M&E => Q3 พัฒนา website เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลในทุกระดับ => Q3

ระบบบริหารจัดการข้อมูล (Data Management System) ISSUE STRENGTH WEAKNESS ACTION PLAN 4. การนิเทศติดตามการดำเนินงาน ในระดับ SR, SSR และหน่วยบริการ (MP) * PR มีการนิเทศติดตามงานของพื้นที่ (MP) ร่วมกับ SR สคร. และจังหวัด * PR ร่วมกิจกรรมตามแผนงานของ SR และให้คำปรึกษาในกรณีที่พบปัญหา การนิเทศติดตามงานในพื้นที่ยังอยู่ในวงจำกัด และไม่ครอบคลุมทุกพื้นที่ โดยเน้นเฉพาะพื้นที่ที่มีปัญหาเท่านั้น * วางแผนการนิเทศติดตามงานในพื้นที่อย่างเป็นระบบ เช่น site visit ภาคละ 2 จังหวัด (ใน 6 ภาค) โดยลงไปในทุกระดับจนถึง Malaria Post => Q3