Electronic Office (e-Model) and Knowledge Management รศ.ยืน ภู่วรวรรณ รองอธิการบดีฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ yuen@ku.ac.th 28 Sep 2004

หัวข้อที่จะบรรยาย แรงกดดันจากเศรษฐกิจดิจิตอลที่ทำให้สำนักงานต้องเปลี่ยนไป ความรู้ สารสนเทศ และการใช้งานบนเครือข่ายขององค์กร ระบบสำนักงานอัตโนมัติ มีความจำเป็นต่อองค์กรอย่างไร ความรู้และการจัดการความรู้มีความสำคัญกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ กระบวนการที่ใช้ไอซีทีกับการประยุกต์องค์กร ตัวอย่างการสร้างองค์กรเป็นองค์กรสมัยใหม่ที่ใช้อิเล็กทรอนิกส์เพิ่มประสิทธิภาพ ภายใต้ e-Model แนวทางในอนาคตสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

เศรษฐกิจดิจิตอล และภูมิปัญญา ความสำคัญต่อการพัฒนา แรงกดดันจาก เศรษฐกิจดิจิตอล และภูมิปัญญา ความสำคัญต่อการพัฒนา เพื่อการแข่งขัน

ประเทศที่มีความทรัพยากรมากมาย ไนจีเรีย มีน้ำมัน อินโดนีเซีย มีป่าไม้ แอฟริกาใต้ มีเพชร และ ทองคำ บราซิล มี ป่า และ แร่ธาตุ อาร์เจนตินา มี ดินอุดมสมบูรณ์ คองโก มี แร่ธาตุ อัญมณี เม็กซิโก มี น้ำมัน เงิน โคลัมเบีย มี มรกต ซาอุ มี น้ำมัน

“ทุกวันนี้ประเทศเหล่านี้จนลงมากกว่าเมื่อยี่สิบปีที่แล้ว” WHY??? ทำไม ? “ทุกวันนี้ประเทศเหล่านี้จนลงมากกว่าเมื่อยี่สิบปีที่แล้ว” WHY??? อักษรครองโลก ไม่ใช่ 26 ตัว แต่เป็นสองตัวคือ 0 กับ 1

แนวโน้มเศรษฐกิจโลก (new economy, digital economy, internet economy) การเจริญเติบโตที่รวดเร็วของเทคโนโลยี ICT แรงขับดันจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สังคมดิจิตอล และ digital devide ทำให้เกิดความกังวลในเรื่องความแตกต่างทางด้านการใช้ข่าวสาร การทำงานร่วมกัน เพื่อผลประโยชน์ร่วมกัน (รูปแบบการทำงานในทุกองค์กร (Collaboration Model และ e-Model)) การเติบโตของ Web Technology, EDI และการใช้ประโยชน์จาก Web Service ให้การทำงานแบบ Virtual

สังคมกำลังก้าวสู่สังคมใหม่ที่ใช้ภูมิปัญญา “ทำอย่างไรจึงใช้ทรัพยากร ที่ได้มาให้เกิดผลคุ้มค่า มีประโยชน์ และยั่งยืน”

การก้าวสู่องค์กรที่ใช้ไอซีที ช่วยการดำเนินการ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ ข้อมูล สารสนเทศ และ ความรู้

นิยามพื้นฐานทั่วไปที่มีบทบาทและความสำคัญในองค์กร ข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) ความรู้ (Knowledge)

พื้นฐานชนิดของความรู้ Tacit knowledge ความรู้ที่มีรูปแบบที่ไม่แน่นอน ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน Explicit knowledge ความรู้ที่มีรูปแบบชัดเจน กฎเกณฑ์แน่นอนและชัดเจน

ง่ายต่อการจัดเก็บในรูปเอกสาร ธรรมชาติของความรู้ Explicit ง่ายต่อการจัดเก็บในรูปเอกสาร และแบ่งกันใช้งาน แจกจ่ายใช้งานง่าย มีประสิทธิภาพ ง่ายต่อการสำเนา 20% ทำให้มีอำนาจเพื่อการแข่งขันได้ดี 80% Tacit ยากต่อการประติดประต่อ ยากต่อการถูกขโมย มีประโยชน์ใน การแข่งขันสูง ยากต่อการถ่ายทอด

ปัญหาการจัดการความรู้ในองค์กร การถ่ายทอดความรู้ระหว่างบุคคลและจากภายนอกองค์กร การจัดเก็บความรู้ขององค์กร การนำความรู้มาสร้างความสามารถ ในการแข่งขันหรือก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง การสร้างความรู้ใหม่

การก้าวเข้าสู่สังคมภูมิปัญญา และความรอบรู้ การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Enterprise) การสร้างคุณค่าจากภูมิปัญญาและความรอบรู้ การเปลี่ยนสินทรัพย์ทางปัญญาให้เป็นทุน การจัดการความรอบรู้และภูมิปัญญา การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Knowledge Worker

การใช้ไอซีทีเพื่อการทำงานร่วมกัน ภายในองค์กร

ความร่วมมือและการทำงานร่วมกัน ด้วยไอซีที (Collaboration) ความร่วมกันทำงานไม่ใช่ความคิดใหม่ !!! การประสานภารกิจ และให้บริการ รวมกันเราอยู่ แยกหมู่เราตาย การทำงานร่วมกัน สร้างพันธมิตร สร้างความเข้มแข็ง เป็นรากฐานของการทำงานมาแต่โบราณ

การทำงานร่วมกันภายในองค์กรและ ระหว่างองค์กร การทำงานร่วมกันภายในองค์กรและ ระหว่างองค์กร การทำงานร่วมระหว่างบุคคล หน่วยงาน, องค์กร งานบริการร่วม etc… เพื่อสร้างเครือข่ายกิจกรรม และสร้างธุรกรรมแบบ b-b b-c c-c b-g g-g g-c

การทำงานร่วมกันด้วยกระดาษอิเล็กทรอนิกส์

การเคลื่อนย้าย (work flow)และ การไหลของงานบนเครือข่าย

การประชุมร่วมกันแบบไร้กระดาษ

การใช้ประโยชน์จาก e-Meeting บน intranet

การลดการใช้กระดาษและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญในการใช้ ไอซีทีเพื่อการทำงานแบบอัตโนมัติ ระบบเศรษฐกิจใหม่ ระบบเศรษฐกิจเก่า Knowledge in Specific Function Productivity Across Many Functions คน ระบบเศรษฐกิจใหม่ (เน้นลูกค้า) ผลิตภัณฑ์ ระบบเศรษฐกิจเก่า (ประสิทธิภาพ ความเร็ว ) กระบวนการ ระบบเศรษฐกิจใหม่ (ความคล่องตัว ตื่นตัว ว่องไว) ระบบเศรษฐกิจเก่า (เน้นสินค้าหรือบริการ)

ทำให้เกิดระบบเศรษฐกิจใหม่ และ e-Office อินเทอร์เน็ต ทำให้เกิดระบบเศรษฐกิจใหม่ และ e-Office คน ขีดความสามารถเชิง ความรอบรู้ การเข้าถึงเนื้อหา สาระความรู้ เน้นเข้าหาลูกค้า ผลิตภัณฑ์ กระบวนการ ความว่องไว รวดเร็ว ไดนามิกส์ และสร้างกิจกรรม ร่วมกันระหว่างองค์กร

การทำงานที่ต้องใช้ข้อมูลข่าวสาร และความรู้มากขึ้น ลูกค้า คน เครือข่าย พันธมิตร กระบวนการ ซัพพลายเออร์ ข้อมูลข่าวสาร การประยุกต์เฉพาะ เว็บ และ อินเทอร์เน็ต สินค้า บริการ ผลิตภัณฑ์ การจัดการ ความรอบรู้ ระบบ คน

การทำงานร่วมกันแบบสหกิจ ดูข้อมูลร่วมกัน สื่อสารสองทิศทาง “Chat” EDI E-Mail ,XML 1. แบ่งกันใช้, ใช้ร่วมกัน กำหนดเป็น เป้าหมายร่วมกัน 2. บุคลากรทำงาน ร่วมกัน

องค์กรต้องมีการจัดการความรู้ และใช้ไอซีทีเพื่อจัดการความรู้ เพื่อการดำเนินการแบบ มีประสิทธิภาพ

ทำไมต้องมีการจัดการความรู้ สารสนเทศล้น มีสารสนเทศมากที่จะสร้างเป็นความรู้ ต้องจัดการในรูปอิเล็กทรอนิกส์ องค์ความรู้มีมากมาย เกิดใหม่ และสะสม เพื่อประสิทธิภาพขององค์กร ต้องใช้ e-Model มีการแข่งขันที่รุนแรงและความอยู่รอด ความรู้คือทรัพย์ (Knowledge is asset) มีวิชาเหมือนมีทรัพย์อยู่นับแสน ความรู้เป็นแหล่งกำเนิดของนวัตกรรม นโยบายเปลี่ยนสินทรัพย์ให้เป็นทุนของรัฐบาล

การจัดการความรู้คืออะไร การจัดการความรู้ หมายถึง กระบวนการสร้างความรู้ จัดเก็บ รวบรวม ขนส่ง ถ่ายทอด และใช้ความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร การจัดการความรู้ เกี่ยวโยงกับกิจกรรมที่สำคัญสองอย่างคือ การพยายามที่จะทำให้ความรู้อยู่ในรูปเอกสาร ข้อความ สิ่งพิมพ์ หรือถ่ายทอดความรู้ออกมาในรูปที่เก็บรักษาได้และอยู่คู่กับองค์กร กิจกรรมที่ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคลากรหรือใช้ความรู้ร่วมกัน แลกเปลี่ยนประสบการณ์เรียนรู้ระหว่างกัน

ความจริงที่น่าสนใจสำหรับองค์กร เราต้องวางแผนการฝึกบุคลากรให้ดี ต้องทำเอกสารที่ตนเองรู้เอาไว้ เมื่อต้องการใช้จะได้มีเอกสารใช้ เราจะต้องมีนโยบายเพื่อทำให้องค์กรเราเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ไม่มีปัญหาในการใช้องค์ความรู้ เสมือนมีที่ปรึกษาที่ดี เราอาจต้องใช้จ่ายสำหรับเทคโนโลยีเพื่อการสื่อสารที่ดีกว่า

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) ความมั่งคั่งสมบูรณ์ขององค์กร คือความรู้ ไม่ใช่เงิน ความรู้เป็นสินทรัพย์ที่สำคัญยิ่งขององค์กร กุญแจแห่งความสำเร็จคือ การสร้าง innovation economy ทำนวัตกรรมให้เป็นเงิน

อำนาจการแข่งขันที่ยั่งยืน ตัวแปรทุกตัวสามารถเอาออกจากสมการของการแข่งขันได้ ยกเว้นความรู้และภูมิปัญญาเป็นตัวแปรที่สำคัญเพื่อการแข่งขันที่ยั่งยืน องค์กรทุกองค์กรต้องตระหนักว่าสินทรัพย์หลักความรู้ ที่จะแปรเปลี่ยนมาเป็นสินค้าและบริการที่มีอำนาจเพื่อการแข่งขัน

ทุนปัญญา (intellectual capital)

การดำเนินการจะไม่สำเร็จถ้าวงรอบไม่สมบูรณ์ กระบวนการการจัดการความรู้ Use Create Collect Adapt Review Identify Share การดำเนินการจะไม่สำเร็จถ้าวงรอบไม่สมบูรณ์

กระบวนการจัดการความรู้ Knowledge Identification Knowledge Acquisition Knowledge Utilization /Reuse Knowledge Development Knowledge Integration Knowledge Transfer Knowledge Storage

การส่งเสริมให้เกิด KM ในองค์กร กำหนดท่าทีและการตั้งคำถาม (less tool-based) ทำในหลายระดับ (strategic, tactical, operational) การบรรยายและสนทนาบ่อยๆ (less technical) การพัฒนาและประยุกต์ใช้อย่างจริงจัง จุดประกายและสร้างความคิดใหม่ให้เกิดขึ้น ใช้ ICT เข้าช่วย

การพัฒนา KM ในองค์กร ส่งเสริมให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ต้องเน้นว่าจะต้องได้ผลิตภัณฑ์ ทำให้ยาวนาน ลุ่มลึก และกว้างขวาง ติดดิน ทำในทุกระดับ

การสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ สร้างกระบวนการด้วยไอที E-learning และ KM มีเส้นทางเข้าหากัน สิ่งต่อไปที่ยิ่งใหญ่: ใช้ KM เป็นพลังขับเคลื่อน ให้เกิดนวัตกรรมใหม่

เทคโนโลยีไอซีทีที่ใช้ในการ จัดการความรู้ และ การดำเนินการ แบบ e-Model

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ (1) Communication technologies ทำให้เราเข้าถึงความรู้ได้ง่าย เร็ว และสื่อสารระหว่างบุคคลหรือผู้เชี่ยวชาญได้ง่าย Collaboration technologies ช่วยเป็นตัวกลางในการทำให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีม Storage technologies ใช้ในการจัดเก็บ รวบรวม และจัดการความรู้

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ (2) Groupware กับการทำงานแบบทีม Intranet กับการแลกเปลี่ยนความรู้ในองค์กร Internet กับการสร้างและเสาะแสวงหาความรู้จากภายนอก News group และ Discussion group กับการแบ่งปันความรู้ Knowledge Map กับการแสวงหาความรู้และผู้เชี่ยวชาญ

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินการ (3) Search Engine Full text search OLAP and Data mining Multimedia Technology and Content Analysis, Distribution Knowledge Expert System

การทำให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ความต้องการในเรื่องฝึกอบรมพื้นฐาน การดำเนินการให้เข้าถึงแก่นของการเรียนรู้เพื่อสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ ดำเนินการก้าวสู่ KM Training Organizational Learning Knowledge Management

ก้าวสู่การออนไลน์และการเข้าถึงขุมความรู้ การจัดการความรู้ในองค์กร และผลจากอินเทอร์เน็ต ก้าวสู่การออนไลน์และการเข้าถึงขุมความรู้ 1969 ArpaNet 1990 Internet-Hypertex 1992 Browser 1995 Portals 1999 Storefronts การเชื่อมโยง การนำเสนอ สื่อสารสองทาง การออนไลน์ ผลกระทบ เวลา

ผลลัพธ์จากการเติบโตของอินเทอร์เน็ต (ต่อ) การสร้างวิธีทำงานใหม่ ผลกระทบ การเพิ่มคุณค่าสายใย การเชื่อมโยง อีเซอร์วิส การเข้าถึงและ การบริการร่วมกัน ระบบอินเทอร์เน็ตแบบอยู่กับที่ กับการเคลื่อนที่กำลังรวมตัวเข้าหากัน 2000-2003 เวลา

ขุมความรู้ แนวคิดการเก็บรวบรวม ผู้ใช้บริการ จากระยะไกล เปิดบริการ 24x7x365 เข้าใช้บริการอย่างทั่วถึง เชื่อมโยงและจัดการ อย่างเป็นเอกภาพ ภายใต้ระบบ Digital ขุมความรู้ แหล่งรวมความรู้ทุกรูปแบบ เอกสาร หนังสือ สิ่งพิมพ์ มัลติมีเดีย ภาพ เสียง วิดีโอ …... (ระยะทาง เวลา สถานที่ จะไม่เป็นอุปสรรค ต่อการให้บริการอีกต่อไป)

เครือข่ายอินเทอร์เน็ต และ www กำลังมีบทบาทสูงมากในการเรียนรู้

องค์กรได้ประโยชน์จากข้อมูลบน WWW ปี 2003 ไทยมีข้อมูลรวมกันบนเว็บ 1.5 ล้าน URL pages ทั่วโลกมีประมาณ > 2000 ล้าน URL pages การบัฟเฟอร์ข้อมูลทั้งหมดของประเทศ ใช้เพียง 10-20 จิกะไบต์ การบัฟเฟอร์ของทั่วโลกจะมีค่าประมาณ 20-30 เทอราไบต์ เทคโนโลยีปัจจุบัน มีความเป็นไปได้ ที่จะสร้างบัฟเฟอร์ขนาด 20-30 เทอราไบต์

ตัวอย่างการสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และใช้ไอซีทีเป็นฐาน

สร้างสังคมให้เกิดการเรียนรู้ร่วมกัน Tacit to Tacit knowledge transfer

ตัวอย่างใช้ e-Model จัดเก็บความรู้ เพื่อองค์กรแห่งการเรียนรู้ Explicit to Tacit Knowledge transfer Explicit to Explicit Knowledge transfer

ระบบไร้สายเป็นวิธีการ แบบเพิ่มพื้นที่ เพื่อเข้าถึงขุมความรู้และการเรียนรู้ร่วมกัน

ต้องทำให้มีกำลังคนที่เพียบพร้อมรองรับ e-Student e-Teacher e-Personal

บทเรียนจากการดำเนินการ e-Model เปลี่ยนคำว่า “Centre” เป็นการให้บริการระยะไกล ให้บริการอย่างทั่วถึง เพิ่มการเข้าถึงของลูกค้า ให้ความสำคัญปลายทาง (User and Customer Centric) ผู้ใช้ไร้ขีดจำกัด any time, any where, any one. บริการให้ตรงใจผู้ใช้ ขยายรูปแบบการให้บริการ และ การให้ความสะดวก ข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์อยู่บนเครือข่าย ใช้เว็บบริการบนอินเทอร์เน็ต เชื่อมโยงกันระหว่างบุคคล (hearts & minds) เชื่อมโยงกับ ITอย่างใกล้ชิด, collaboration เน้นเรื่องคุณค่าสูง, คุ้มค่า ทำให้เป็นมาตรฐาน และขยายการเชื่อมโยงได้ ต้องเปลี่ยนแปลงให้ทัน และก้าวนำ Repository Information Provider Gateway Collaborator

ตัวอย่างการสร้าง e-Model ขององค์กร เพื่อการเป็นองค์กรแบบอิเล็กทรอนิกส์

e-Academic e-Research e-Mis e-Service e-Goverment

ผัง e-University Model e-Board โรงเรียนต้นแบบ ICT e-Faculty e-Government OC Operation Center e-Meeting e-Publication e-University e-Service e-MIS บัญชีสามมิติ e-Agre e-Office e-Technology (Infrastructure) Information Online e-Student e-Portal e-Academic KUWIN e-Library Cluster Computing e-Moral e-Edutainment e-Learning การเรียนการสอน ทางไกล e-Teacher e-Courseware e-Training e-Advisor e-Assessment e-Research Knowledge base Learning Environment Standardization

ที่มีผลต่อการดำเนินงานในองค์กร แนวโน้มของเทคโนโลยี ที่มีผลต่อการดำเนินงานในองค์กร แบบ e-Office

แนวโน้มใหญ่ที่สำคัญของเทคโนโลยี IT-(1) PDA (Personal Digital Assistant) – กำลังรวมตัวกับ mobile phones, Wireless Information Devices Wireless (IEE802.11b/a, Bluetooth, WAP, Ultra-wideband (UWB) transmission, HiperLAN2) – mobile students/staff Ubiquitous/Pervasive computing - Wearable computers High-speed home networking (ADSL, Cable, VDSL) – stay-home web service. Transmission Technologies – DWDM (Dense Wave Division Multiplexing) Identification, authentication, authorisation (fingerprints, hand-geometry, facial-geometry, iris patterns or voice; Directories; encryption, digital signatures, PKI; etc) Smart cards, proximity cards e-Commerce

แนวโน้มใหญ่ที่สำคัญของเทคโนโลยี IT-(2) Infobots, FIPA (Foundation for Intelligent Physical Agents) Groupware Peer to Peer (P2P) XML (Extensible Markup Language) CNRP (Common Names Resolution Protocol) CPRM (Content Protection for Recordable Media) WSDL (Web Services Description Language) ASPs Digital archives Digitisation projects VoD (Video on Demand) Contents and Service Portals Viruses – Management issues Hacking – Security issues

เป้าหมายมาอยู่ที่ Mobile Communication เมื่อมองไปในอีกห้าถึงสิบปีข้างหน้า การทำ e-Model ส่วนใหญ่จะอยู่บนอุปกรณ์ไร้สาย” มีคำสองคำคือ Wireless และ Internet ที่จะทำให้ผู้คนมั่งคั่ง และ smart ขึ้น “มีการสร้างสิ่งประดิษฐ์ที่มหัศจรรย์ แต่ว่าใครจะเป็นผู้ใช้สิ่งนั้น ใครจะเป็นผู้ได้ประโยชน์ ?”

แนวโน้มที่สำคัญของ Mobile Computing โมบายคอมพิวติ้งเป็นคลื่นลูกใหม่ของเทคโนโลยี พัฒนาการมาจาก mobile phone, PDAs บริษัทใหญ่ให้ความสำคัญ (Microsoft, Intel, IBM, Sun, etc.) โมบายคอมพิวติ้งจะเหมือนกับอินเทอร์เน็ตที่บูมขึ้นในกลางทศวรรษ 1990 Immature technologies ขาดมาตรฐานและเครื่องมือ Lower access and adoption, very little actual commerce การประยุกต์ใช้งานยังกระจัดกระจาย ตัวประกอบที่สำคัญในการพิจารณา ความฝัน (video) vs. ความจริง (remote information access) ภาวะทางเศรษฐกิจ และ IT/telecom spending environments

สวัสดี