โครงการพัฒนาคุณภาพ ปี 2554 โครงการเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติการด้วยระบบสื่อสารที่เป็นเลิศ หน่วยเลขานุการผู้บริหาร

โครงการ “เพิ่มศักยภาพการปฏิบัติการด้วยการระบบสื่อสารที่เป็นเลิศ” หน่วยเลขานุการผู้บริหาร กลุ่ม smart Delivery ธันย์ชนก สุนทราวรรณ วิภา นาโค กิตติญา แก้วศรีจันทร์ จรัญญา สว่างกิจ สุภาณี ฤกษ์สมโภช วัลลีย์ อักษรโกวิท อัจฉรา ประสานศรี

หลักการและเหตุผล ภารกิจหลักงานเลขานุการบริหาร วางแผนตารางนัดหมายผู้บริหาร การติดต่อสื่อสารประสานงาน การติดต่อสื่อสารประสานงานนัดหมายกับผู้บริหารจะพบว่ามีหลายช่องทาง ได้แก่ แจ้งด้วยวาจา โทรศัพท์ ข้อความอิเล็คทรอนิคส์ จากการทำงานมักพบปัญหาการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับเลขานุการบริหาร เช่นกรณีแจ้งกำหนดการนัดหมายเร่งด่วน และไม่สามารถติดต่อผู้บริหารได้ หรือเลขานุการบริหาร ไม่รับทราบกำหนดการงานกิจกรรมของผู้บริหาร ทำให้ไม่สามารถเตรียมการหรือประสานงานได้ทันเวลา ซึ่งก่อให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

หลักการและเหตุผล ดังนั้น เพื่อลดความผิดพลาดในการประสานงานนัดหมาย จึงเพิ่มช่องทางการติดต่อสื่อสารด้วยการส่งข้อมูลกำหนดการนัดหมาย ผ่านระบบ SMS โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ช่วยให้การรับข่าวสารรวดเร็ว ถูกต้อง ทันใจ รวดเร็ว

วัตถุประสงค์ เพื่อเพิ่มช่องทางการติดต่อสื่อสาร เพื่อลดความผิดพลาดในการประสานงานนัดหมาย

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ นำระบบ SMS จากโปรแกรม Google มาใช้แจ้งข้อมูล นัดหมายเร่งด่วนให้ผู้บริหาร และเลขานุการบริหาร นำระบบปฏิทินตารางนัดหมายออนไลน์ จากโปรแกรม Google ลงนัดหมายให้กับผู้บริหาร

ผลลัพธ์การดำเนินการ การสื่อสารประสานงานนัดหมายมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยนำระบบ SMS มาใช้แจ้งกำหนดการนัดหมายที่รวดเร็ว ถูกต้อง ชัดเจน และเลขานุการบริหารทราบกำหนดการ สามารถวางแผนประสานงานได้ทันเวลา

โครงการเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติการด้วยการระบบสื่อสารที่เป็นเลิศ กลุ่ม smart Delivery หน่วยเลขานุการบริหาร เดิม แจ้งนัดหมายใช้เวลา 2 ชั่วโมง 51 นาที 1.รับแจ้งนัดหมาย/ประชุม(เร่งด่วน) ของทีมผู้บริหาร 2 นาที 2. แจ้งเลขานุการบริหารทราบ 22 นาที ( 11 คน x 2นาที )

แจ้งผู้บริหารทุกท่านด้วยวาจา / โทรศัพท์ /บันทึก / อีเมลล์ - ผู้บริหารทุกท่าน ตอบรับ / ปฏิเสธ / รับทราบ 2 ชั่วโมง 25 นาที (29 ท่าน x 5 นาที) 2 นาที 4. เลขานุการบริหารแจ้งยืนยันงานนัดหมายกับหน่วยงานที่ขอนัด 5.งานนัดหมาย/ประชุม สำเร็จด้วยดี

โครงการเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติการด้วยการระบบสื่อสารที่เป็นเลิศ กลุ่ม: smart Delivery หน่วยเลขานุการบริหาร ส่ง SMS ใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที รับนัดหมาย/ประชุม เร่งด่วน ของผู้บริหาร 2 นาที 2 นาที ลงนัดหมายบนปฏิทินออนไลน์ แจ้งข้อมูล / ประชุมเร่งด่วนผ่านระบบ SMS แก่ ผู้บริหาร เลขานุการบริหาร ธุรการ

โครงการเพิ่มศักยภาพการปฏิบัติการด้วยการระบบสื่อสารที่เป็นเลิศ กลุ่ม : smart Delivery หน่วยเลขานุการบริหาร 1 นาที ผู้บริหารตอบรับ / รับทราบงานนัดหมาย เลขานุการบริหาร / รับทราบงานนัดหมาย โดยแจ้งผ่านโทรศัพท์มือถือ งานนัดหมาย / ประชุม สำเร็จด้วยดี