โครงการพัฒนา (Cross Function) กลุ่ม Tsunami2

โครงการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงิน ของสำนักงานจัดการทรัพย์สิน ประกอบด้วย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ส่วนการพัสดุ ส่วนสัญญาและคดีพิเศษ ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ สำนักงานจัดการทรัพย์สิน มีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการพื้นที่เขตพาณิชย์ อันประกอบไปด้วยพื้นที่สยามสแควร์ พื้นที่สวนหลวงสามย่าน พื้นที่ตลาดสามย่าน พื้นที่จัตุรัสจามจุรี พื้นที่สยามกิตติ์ ซึ่งเป็นพื้นที่ต้องให้บริการแก่ผู้เช่าและลูกค้าผู้มาใช้บริการให้เกิดความพึงพอใจในการใช้บริการ ดังนั้นการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อแข่งขันกับเอกชนในธุรกิจเดียวกันถือเป็นยุทธศาสตร์ที่สำคัญของสำนักงานจัดการทรัพย์สินการดำเนินงานของการจัดซื้อเพื่อแก้ไขปัญหาจึงอาจทำให้ขาดขั้นตอนและวิธีการที่ครบถ้วนสมบูรณ์ การจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงินของสำนักงานจัดการทรัพย์สิน (วงเงินเกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท) มีหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และเกิดปัญหาในขั้นตอนการจัดซื้อระหว่างหน่วยงาน จากการดำเนินงานที่ผ่านมาส่วนใหญ่เกิดความล่าช้าในการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่ายเงิน ทำให้เกิดข้อร้องเรียนและความไม่พึงพอใจของผู้รับบริการ จากการเก็บข้อมูลในช่วงระยะเวลา ตั้งแต่ 1 ตุลาคม 53 ถึง 1 สิงหาคม 54 จำนวนการซื้อทั้งหมด 13 เรื่อง พบปัญหาในกรณีต่าง ๆ จำนวน 4 เรื่อง ดังนี้ 1. จัดซื้อไม่ทันตามเวลาที่ต้องการ 2. จัดซื้อไม่เป็นไปตามแผนการใช้งบประมาณ 3. ผู้ขายได้รับเงินล่าช้า 4. ดำเนินการจัดซื้อไปก่อนการจัดทำเอกสาร

VSM (ก่อนทำ Lean)

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM)

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. เพื่อจัดซื้อให้ทันตามเวลาที่ต้องการ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 2. เพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปตามแผนงบประมาณ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 3. เพื่อลดระยะเวลาการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่าย ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 20 4. เพื่อสร้างความพึงพอใจของผู้รับบริการ (ได้แก่ ผู้ขาย/ผู้บริหาร/พนักงาน) ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 85

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ลดขั้นตอนกระบวนการจัดซื้อ จาก 126 ขั้นตอน เหลือ 90 ขั้นตอน ลดลงร้อยละ 29 2. จัดอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อ 3. ปรับปรุงคู่มือการจัดซื้อในระบบ Oracle ให้เข้าใจ วิธีปฏิบัติง่ายขึ้นและทำขึ้นระบบ intranet ใน Website ของสำนักงาน

VSM จัดซื้อ (หลังทำ Lean)

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ (ข้อมูลเปรียบเทียบรายเดือน หรือ ก่อนและหลังการปรับปรุง)  1. การจัดซื้อให้ทันตามเวลาที่ต้องการ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 100 (เก็บข้อมูล ตั้งแต่ 1 ส.ค. 54 ถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54 หลังจากเริ่มดำเนินการตามระบบมาตรฐาน) 2. การจัดซื้อเป็นไปตามแผนงบประมาณ ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 90 - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 90 (งบประมาณปี 2554) - ผลลัพธ์ที่ได้ ร้อยละ 20 (งบประมาณปี 2555 ตั้งแต่ 1 ต.ค. 54 ถึงวันที่ 31 ธ.ค. 54) 3. การลดระยะเวลาการจัดซื้อจนถึงการเบิกจ่าย ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 20 - ผลลัพธ์คือ ลดระยะเวลาได้ร้อยละ 65.96 4. การสร้างความพึงพอใจของผู้รับบริการ (ได้แก่ ผู้ขาย/ผู้บริหาร/พนักงาน) ไม่น้อยกว่า ร้อยละ 85

สรุปการปรับเปลี่ยนขั้นตอน ขั้นตอนเดิม 126 ขั้นตอน ขั้นตอนใหม่ 83 ขั้นตอน นับตั้งแต่ได้รับเรื่อง 90 ขั้นตอน นับตั้งแต่ต้นเรื่อง

สรุปการลดระยะเวลา นับตั้งแต่ได้รับเรื่อง รวมระยะเวลา (ขั้นตอนเดิม) P/T = 1 เดือน 11 วัน 3 ชั่วโมง 57 นาที D/T = 8 เดือน 12 วัน 4 ชั่วโมง 46 นาที รวมระยะเวลา (ขั้นตอนใหม่) P/T = 1 เดือน 16 วัน 3 ชั่วโมง 53 นาที D/T = 6 เดือน 14 วัน 4 ชั่วโมง VSM ขั้นตอนที่ 8 ถึง ขั้นตอนที่ 90

สรุปการลดระยะเวลา นับตั้งแต่ต้นเรื่อง รวมระยะเวลา (ขั้นตอนเดิม) P/T = 1 เดือน 11 วัน 3 ชั่วโมง 57 นาที D/T = 8 เดือน 12 วัน 4 ชั่วโมง 46 นาที รวมระยะเวลา (ขั้นตอนใหม่) P/T = 1 เดือน 17 วัน 24 ชั่วโมง 24 นาที D/T = 6 เดือน 8 วัน 6 ชั่วโมง VSM ขั้นตอนที่ 1 ถึง ขั้นตอนที่ 90