Workshop process management กติกา ข้อตกลง การวิเคราะห์งาน เป้าหมายอยู่ที่งาน ไม่มีการตำหนิผู้ใด เปิดใจรับ หากมีข้อเสนอแนะ

พระราชปณิธานในพระบรมราชชนก “ขอให้ถือผลประโยชน์ส่วนตัวเปนที่สอง ประโยชน์ของเพื่อนมนุษย์เปนกิจที่หนึ่ง ลาภทรัพย์และเกียรติยศจะตกมาแก่ท่านเอง ถ้าท่านทรงธรรมะแห่งอาชีพย์ไว้ให้บริสุทธิ” 04/04/60

ปัญหา : การตอบกลับเอกสารผ่านระบบ E-doc ล่าช้ากว่ากำหนด หน่วยประกันคุณภาพ คณะวิทยาศาสตร์

ส่งเอกสารตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่องตามกำหนดเวลา Input Process Output เอกสารเข้า E-doc ผู้เกี่ยวข้อง -ผู้รับ/ส่งเอกสาร -ผู้สั่งการ คอมพิวเตอร์และระบบ Internet การส่งต่อเอกสารผ่านระบบ E-doc การติดตามเรื่องหลังจากเสนอสั่งการ (เฉพาะเอกสารที่มีกำหนดส่งกลับ) ส่งเอกสารตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่องตามกำหนดเวลา

Flow การรับ-ส่งเอกสารในระบบ E-Doc

Process

Blueprint กระบวนการเดิม ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี Internal activity เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

วิเคราะห์ปัญหา สาเหตุ (ภายใน) สาเหตุ (ภายนอก) ขาดการติดตามเรื่อง เกิดความล่าช้าในการนำส่งเอกสารแต่ละลำดับ - การรับหนังสือ - การเสนอสั่งการ - สั่งการ - การส่งต่อ ผู้บริหาร/หน่วยงาน/ภาควิชา รับเรื่องล่าช้า ผู้รับเรื่องไม่ได้ดำเนินการตามที่แจ้งในหนังสือ ผู้รับเรื่องไม่ได้ติดตามเรื่อง ผู้รับเรื่อง ไม่ได้ส่งกลับให้หน่วยประกันคุณภาพ ผู้เสนอเรื่องให้ผู้บริหาร และผู้บริหารไม่เข้าใจคำสั่งบนระบบ e-doc (บางคำสั่งตอบกลับได้ แต่บางคำสั่งตอบกลับไม่ได้)

Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด?? ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

แนวทางการแก้ปัญหา ภายในหน่วยประกันคุณภาพ 1. กำหนดเวลาเปิด check e-doc อย่างน้อยวันละ 3 ครั้ง (9.00,13.30, 16.00 น.) (ถ้ากำหนดให้มี e-mail แจ้งผู้รับเอกสารของหน่วยงานเมื่อสารบรรณส่งมา จะดีมาก) 2. จัดทำ slip ติดตามเรื่อง โดยแนบกับเอกสารต้นเรื่อง และวางในตะกร้า “กำลังดำเนินการ” 3. เมื่อมีการส่งต่อที่ต้องการการตอบรับ ให้ตรวจสอบเส้นทางเอกสาร ว่าหน่วยงาน/เลขาผู้บริหารเปิดอ่านเอกสารหรือไม่ 4. กำหนดวันตามเรื่อง ก่อนถึงวันที่กำหนดส่งเรื่อง อย่างน้อย 3 วัน 5. เมื่อถึงกำหนดแล้ว ยังไม่ได้รับคำตอบให้ใช้วิธีโทรศัพท์ตามที่หน่วยงาน/ภาควิชา 6. ใช้ตัวช่วยเตือน คือ google calendar

แนวทางการแก้ปัญหา ระดับคณะ ทบทวน flow การรับ-ส่งเอกสารในคณะฯ ปรับให้ง่าย ลดขั้นตอน และตกลงในแนวปฏิบัติร่วมกัน อบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจฟังก์ชั่นการใช้งานทั้งหมด หาข้อเสนอแนะเพื่อพัฒนาระบบส่งไปยังผู้ออกแบบโปรแกรมทราบ-ดำเนินการ

ประเมินผล มีนาคม – สิงหาคม 2554 ปฏิบัติตามแนวทางใหม่อย่างเคร่งครัด มีนาคม – สิงหาคม 2554 ปฏิบัติตามแนวทางใหม่อย่างเคร่งครัด กันยายน 2554 ประเมินผลการดำเนินงาน - จำนวนเรื่องที่ดำเนินงานไม่ตามกำหนดเวลา - ใช้วิธีเดิม/หาวิธีใหม่ เขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน (WI)

? Process เดิม Process ใหม่ กระบวนการหรือขั้นตอนที่มีอยู่ ซับซ้อนหรือไม่ ใช้เวลามากหรือไม่ จะทำอย่างไรให้ง่าย และเร็วกว่านี้ ? Process เดิม Process ใหม่ ? เป้าหมาย ลดขั้นตอน ลดแรงงานคน ลดเวลาดำเนินการ ลด(ประหยัด)งบประมาณ

Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด?? ลูกค้า = กองบริการการศึกษา แต่ละ step ใช้เวลาเท่าไหร่? ระบุ สารบรรณคณะวิทย์ ระบบ E-DOC หน่วยประกันฯ กุสุมา หน่วยประกันฯ เจนวดี ผช.วันดี เลขาฯผู้บริหาร ผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง

Process

Workshop สำหรับกลุ่ม ระบุปัญหาที่เกิด วิเคราะห์กระบวนการที่เป็นสาเหตุ ทำ flowchart ระบุขั้นตอนการทำงาน ผู้ที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน (ระบุคนที่ทำหน้าที่แทน) ทำ Blueprint ของกระบวนการ และระบุ contact point ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งระบุเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน ใช้หลัก ADLI ในการจัดทำกระบวนการ