บันทึกการประชุม บันทึกการประชุมมีปัญหาในเรื่องของการจะบันทึกการประชุม เป็นการจดแจ้งจากข้อเท็จจริงที่ปรากฎในการประชุม เพราะฉะนั้นการประชุมจะแต่งเติม เพิ่มแสดงความคิดเห็นเพิ่มอะไรลงไปไม่ได้ ผู้ที่จะบันทึกการประชุมคือเลขานุการทำได้อย่างเดียวคือเปลี่ยนภาษาพูดเป็นภาษาเขียน

บันทึกการประชุม การจดบันทึกไม่ใช่การเขียนสคริปหนัง จดเฉพาะประเด็นที่สำคัญที่มีการนำเสนอและมติเท่านั้น ข้อสำคัญบันทึกการประชุมนั้นจะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้ 1. CONCISE กระชับ 2. CONGREET หนักแน่นมีน้ำหนัก 3. CLEAN สะอาด โปร่งใส 4. COMPLETE สมบูรณ์มีประเด็นมีมติ

ข้อควรคำนึงในการบันทึกการประชุม * ในการประชุมจำเป็นหรือเปล่าที่ต้องมีรองประธานในที่ประชุม ? *ในที่ประชุมแต่งตั้งเลขานุการแล้วควรจะมีผู้ช่วยเลขานุการหรือไม่ ? รองประธานกรรมการไม่จำเป็นก็ได้ ถ้าเป็นการประชุมสั้นๆและไม่ต่อเนื่องในระยะยาว แต่ถ้าเป็นการประชุมที่มีองค์ประชุมติดต่อ ต่อเนื่องกัน

ข้อควรคำนึงในการบันทึกการประชุม เป็นปี หลายครั้ง ก็จำเป็นต้องมีรองประธาน เพื่อว่าในเวลาใดเวลาหนึ่งประธานไม่อยู่ก็จะทำหน้าที่แทน * ควรจะมีผู้ช่วยเลขานุการหรือไม่ ? หลายสหกรณ์ ตั้งเอากรรมการที่มาจากการเลือกตั้งเป็นผู้ช่วยเลขานุการ ไม่ถูกต้องเลขานุการเป็นหัวหน้าผู้ช่วยเลขานุการ

ข้อควรคำนึงในการบันทึกการประชุม เพระฉะนั้นกรรมการที่ได้รับเลือกตั้งมาจากที่ ประชุมใหญ่มีศักดิ์และสิทธิเท่ากัน ไม่ควรเอากรรมการ เป็นผู้ช่วยเลขานุการ ถ้าจำเป็นต้องตั้งผู้ช่วยเลขานุการ ท่านต้องตั้งจากเจ้าหน้าที่ หรือสมาชิกคนใดคนหนึ่งที่นอกเหนือจากคณะกรรมการดำเนินการ

สิ่งสำคัญในการประชุม จำเป็นอย่างยิ่งที่การประชุมไม่สามารถหลีกเลี่ยงคือ 1. เชิญผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ใช่คนที่มีตำแหน่ง ในการประชุมให้เชิญเฉพาะเจาะจงผู้ที่สันทัดกรณี เวลาในการประชุมควรเลือกเฉพาะเรื่องที่สำคัญ 2. เรื่องที่ไม่ควรประชุม คือเรื่องที่ๆประชุมนั้น ไม่มีอำนาจ ไม่จำเป็นต้องไปประชุม 3. เรื่องที่มีความแน่ชัดว่าจะทำหรือไม่ทำ หาข้อยุติไม่ได้

สิ่งสำคัญในการประชุม 4. เรื่องที่อยู่ห่างไกลจากข้อเท็จจริง ห่างไกลจากเวลาที่จะเกิดเยอะ มีเวลาอีกนาน 5. เรื่องที่ต้องการเวลาในการรอ ขาดข้อมูล หลักฐาน บุคลากร ต้องรอให้พร้อม 6. ความไม่พร้อมในสิ่งแวดล้อมต่างๆ 7. เรื่องที่ขาดข้อแท้จริงสนับสนุน 8. เรื่องที่ไม่ต้องการความเห็นมติ ข้อพิจารณา

สิ่งสำคัญในการประชุม 9. เรื่องที่อยู่ในอำนาจหน้าที่โดยชัดเจนเฉพาะของหน่วยงานใดอยู่ก่อนแล้ว 10. เรื่องเกี่ยวกับความเหมาะสมในการประชุม เช่นสภาวะการณ์ สถานการณ์ เร่งรัด เวลาน้อย 11. ประธานกรรมการหรือรองประธานกรรมการหรือเลขานุการไม่อยู่ ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน ควรรอ ไม่จำเป็นต้องประชุมก็ได้

สิ่งสำคัญในการประชุม 12. เรื่องที่อยู่ในกระแสสังคม เรื่องที่อยู่ภายใต้การกดดัน ถ้าประชุมความเห็นอยู่ภายใต้การกดดัน ทำให้มติไม่บริสุทธิ์ 13. เรื่องที่ยังมีข้อโต้แย้งในทางกฎหมาย ทางระเบียบต่างๆ หาข้อยุติไม่ได้ ยังฟ้องร้องกันอยู่ศาล ยังไม่ตัดสิน 14. เรื่องที่มตินั้นไม่อาจผลักดันไปสู่การปฏิบัติ