สำนักบริหารงานวิรัชกิจ บัตรประจำตัวชั่วคราวระบบใหม่ และการพัฒนาฐานข้อมูลด้านนิสิตและบุคลากรต่างชาติ ชื่อโครงการ บัตรประจำตัวชั่วคราวระบบใหม่ และการพัฒนาฐานข้อมูลด้านนิสิตและบุคลากรต่างชาติ ชื่อกลุ่ม สำนักบริหารงานวิรัชกิจ ชื่อประธานกลุ่ม น.ส. ศุกลิน วนาเกษมสันต์ โครงการพัฒนาคุณภาพงาน งานมหกรรมคุณภาพ ก้าวเล็กๆ ที่ยิ่งใหญ่...ก้าวใหม่ เพื่อจุฬาฯ ประจำปี พ.ศ. 2554

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ 1. บัตรประจำตัวชั่วคราวของนิสิตและบุคลากรต่างชาติเดิมเป็น บัตรแบบอ่อน ไม่มีความคงทน ฉีกขาดง่าย การสั่งพิมพ์ตามช่องว่างผิดพลาดบ่อย สิ้นเปลืองทรัพยากร และเกิดความล่าช้า ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ 1. บัตรประจำตัวชั่วคราวของนิสิตและบุคลากรต่างชาติที่ใช้อยู่เดิมเป็นบัตรแบบอ่อน ไม่มีความคงทน ฉีกขาดง่าย การสั่งพิมพ์ข้อมูลให้ตรงตามช่องว่างในบัตรแต่ละใบมีความผิดพลาดบ่อย ทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากร และเกิดความล่าช้า

ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ (ต่อ) 2. การรวบรวมข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติแบบเดิม มีหลายขั้นตอน (ส่งบันทึกข้อความ  ดาวน์โหลดไฟล์  กรอกข้อมูล  ส่งอีเมล์  แปลงข้อมูลเข้าระบบ) ใช้เวลาในการดำเนินการ เกิดความผิดพลาด (ขั้นตอนการให้ข้อมูล และการแปลงข้อมูลเข้าระบบ) 2. ขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติแบบเดิมมีหลายขั้นตอน กล่าวคือ ส่งบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์จากคณะ/สถาบัน คณะ/สถาบันดาวน์โหลดไฟล์เพื่อกรอกข้อมูล จัดพิมพ์ และส่งข้อมูลที่ได้มายังอีเมล์ของสำนักงาน จนท.วิรัชกิจปรับ/แปลงข้อมูลจากไฟล์ที่ได้รับ ในกรณีคณะ/สถาบันไม่ได้ส่งข้อมูลตามตัวอย่าง/ระบบที่กำหนด สนง.วิรัชกิจเก็บเข้าฐานข้อมูลกิจการต่างประเทศของมหาวิทยาลัย กระบวนการดังกล่าวต้องใช้เวลาในการดำเนินการ และเกิดความผิดพลาดทั้งจากขั้นตอนการให้ข้อมูล (ข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่เป็นระบบ ไม่เป็นปัจจุบัน) และการแปลงข้อมูลเข้าระบบ

เป้าหมายและตัวชี้วัด ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ ระยะเวลาที่น้อยลงของการจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราว และการจัดทำฐานข้อมูล เป้าหมายและตัวชี้วัด 1. ระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ 2. ระยะเวลาที่น้อยลงของการจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราว และการจัดทำฐานข้อมูล

สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา การจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราวนิสิตและบุคลากรต่างชาติล่าช้า มีความผิดพลาด สิ้นเปลืองทรัพยากร ฐานข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน และไม่เป็นปัจจุบัน สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา) 1. การจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราวนิสิตและบุคลากรต่างชาติล่าช้า มีความผิดพลาด สิ้นเปลืองทรัพยากร 2. ฐานข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน และไม่เป็นปัจจุบัน

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ การจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราวนิสิตและบุคลากรต่างชาติ จัดหาเครื่องพิมพ์บัตร จัดพิมพ์บัตรประจำตัวชั่วคราวโดยนำเข้าข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ การจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราวนิสิตและบุคลากรต่างชาติ 1. จัดหาเครื่องพิมพ์บัตร 2. จัดพิมพ์บัตรประจำตัวชั่วคราวนิสิตและบุคลากรต่างชาติโดยนำเข้าข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล

สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ ฐานข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติ เพิ่มการประชาสัมพันธ์ไปยังเจ้าหน้าที่คณะ/สถาบันที่รับผิดชอบโดยตรงทางอีเมล์ ทำบันทึกชี้แจงแก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง จัดซื้อ/จัดจ้างระบบฐานข้อมูล สำนักบริหารงานวิรัชกิจจัดหาเจ้าหน้าที่ดูแลและรับผิดชอบ จัดอบรมการจัดเก็บข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่คณะ/สถาบันที่รับผิดชอบอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ฐานข้อมูลนิสิตและบุคลากรต่างชาติ 1. เพิ่มการประชาสัมพันธ์ไปยังเจ้าหน้าที่คณะ/สถาบันที่รับผิดชอบโดยตรงทางอีเมล์ 2. ทำบันทึกชี้แจงแก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง 3. จัดซื้อ/จัดจ้างระบบฐานข้อมูล 4. สำนักบริหารงานวิรัชกิจจัดหาเจ้าหน้าที่ดูแลและรับผิดชอบ 5. จัดอบรมการจัดเก็บข้อมูลแก่เจ้าหน้าที่คณะ/สถาบันที่รับผิดชอบอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

ความคืบหน้า สนง.วิรัชกิจจัดอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่องการใช้ฐานข้อมูลด้านกิจการต่างประเทศและการต่อวีซ่า เมื่อวันที่ 24-25 พ.ค. 54 ให้ผู้เข้ารับการอบรม 54 คน จาก 28 หน่วยงาน สนง.วิรัชกิจปรับปรุงคู่มือการใช้งานเว็บไซต์ฐานข้อมูลเมื่อวันที่ 1 มิ.ย. 54 สนง.วิรัชกิจจัดส่ง user name และ password สำหรับการบันทึกข้อมูลลงในเว็บไซต์ ให้กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ 72 คน จาก 47 หน่วยงาน นิติการกำลังแก้ไขประกาศจุฬาฯ เรื่องการขึ้นทะเบียนนิสิตจุฬาฯในต่างประเทศ นิสิตชาวต่างประเทศและบุคลากรชาวต่างประเทศในจุฬาฯ

ผลลัพธ์การดำเนินการ 1. ความพึงพอใจของผู้รับบริการ ความพึงพอใจของผู้รับบริการของ เจ้าหน้าที่วิรัชกิจ/เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องของคณะ/สถาบัน นิสิตและบุคลากรต่างชาติ จำนวน 30 คน

ผลลัพธ์การดำเนินการ 1. ความพึงพอใจของผู้รับบริการ สรุปได้ว่า ความพึงพอใจของผู้รับบริการที่มีต่อโครงการบัตรประจำตัวชั่วคราวระบบใหม่ และการพัฒนาฐานข้อมูลด้านนิสิตและบุคลากรต่างชาติ เพิ่มขึ้นในทุกด้านหลังมีโครงการ ทั้งโดยรวม พึงพอใจมาก  พึงพอใจมากที่สุด ด้านกระบวนการ/ขั้นตอนในการให้บริการ พึงพอใจปานกลาง  พึงพอใจมาก และด้านการให้บริการของเจ้าหน้าที่วิรัชกิจ พึงพอใจมาก  พึงพอใจมากที่สุด

ผลลัพธ์การดำเนินการ 2. การจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราว ขั้นตอนก่อนมีโครงการ ระยะเวลา 5-6 วัน คณะ/สถาบันส่งบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์จาก สนง.วิรัชกิจ 2 วัน เจ้าหน้าที่วิรัชกิจพิมพ์ข้อมูลลงไฟล์ต้นแบบ ติดบัตรลงบนบล็อกที่จะจัดพิมพ์ สั่งพิมพ์ข้อมูลลงในบัตรบนบล็อกที่เตรียมไว้ ตัดและติดรูปลงในบัตร เสนอผู้อำนวยการลงนาม (20 นาที) 1 วัน เสนอรองอธิการบดีลงนาม 1 วัน จัดส่งบัตรประจำตัวให้คณะ/สถาบันเพื่อมอบให้นิสิต/บุคลากรต่างชาติ 1-2 วัน ขั้นตอนหลังมีโครงการ ระยะเวลา 4-5 วัน คณะ/สถาบันกรอกข้อมูลนิสิต/บุคลากรต่างชาติลงฐานข้อมูล 1 วัน เจ้าหน้าที่วิรัชกิจสั่งพิมพ์ registration form และบัตรประจำตัว เสนอผู้อำนวยการลงนาม (5 นาที) 1 วัน สรุปได้ว่า ระยะเวลาการจัดทำบัตรประจำตัวชั่วคราวลดลงหลังมีโครงการ

ผลลัพธ์การดำเนินการ 3. การจัดทำฐานข้อมูล ขั้นตอนก่อนมีโครงการ ระยะเวลา 4 วัน สนง.วิรัชกิจส่งบันทึกข้อความขอความอนุเคราะห์จากคณะ/สถาบัน 2 วัน คณะ/สถาบันดาวน์โหลดไฟล์เพื่อกรอกข้อมูล จัดพิมพ์ และส่งข้อมูลที่ได้มายังอีเมล์ สนง.วิรัชกิจ 1 วัน เจ้าหน้าที่วิรัชกิจปรับ/แปลงข้อมูลจากไฟล์ที่ได้รับ ในกรณีคณะ/สถาบันไม่ได้ส่งข้อมูลตามตัวอย่าง/ระบบที่กำหนด และ สนง.วิรัชกิจเก็บเข้าฐานข้อมูลกิจการต่างประเทศของมหาวิทยาลัย 1 วัน   ขั้นตอนหลังมีโครงการ ระยะเวลา 2 วัน คณะ/สถาบันกรอกข้อมูลนิสิต/บุคลากรต่างชาติลงฐานข้อมูล 1 วัน เจ้าหน้าที่วิรัชกิจตรวจสอบข้อมูลในฐานข้อมูล 1 วัน สรุปได้ว่า ระยะเวลาการจัดทำฐานข้อมูลลดลงหลังมีโครงการ

ขอบคุณค่ะ