หลักการบันทึกข้อความ 1. ปัญหา 2. ข้อเท็จจริง 3. ข้อพิจารณา ไม่ว่าหนังสือใดๆ ก็ตาม ต้องมี สี่ข้อนี้ สี่ข้อนี้ คือโครงสร้างความคิด องค์ประกอบความคิด หรือหลักความคิด 4. ข้อเสนอ

แนวทางในการเขียน ย่อหน้าแรก (ใช้ 5w 1H) ด้วย หน่วยจะทำอะไร ให้แก่ใคร เมื่อไร ที่ไหน โดยมีวัตถุประสงค์อย่างไร รายละเอียดตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ย่อหน้าสอง บรรยายคุณสมบัติ หรือข้อเท็จจริง ของผู้รับเชิญว่ามีความรู้ความสามารถอย่างไร / แสดงข้อคิดเห็นที่เชิญ เพื่ออะไร/ และขอเชิญไปเป็นวิทยากรบรรยายในหัวข้อใด เมื่อไร ย่อหน้าแรก ของหนังสือทุกฉบับ เป็นเหตุที่ทำหนังสือฉบับนี้ เป็นการสรุปย่อเรื่อง ถ้าผู้บริหารทราบมาก่อน ขึ้นต้นด้วยตาม ลงท้ายด้วย ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น แต่ถ้าไม่เคยทราบมาก่อน ขึ้นต้นว่า ด้วย.....ไม่มีลงท้าย ย่อหน้าสอง เป็นการบอกข้อเท็จจริง ระเบียบ สาเหตุ เรื่องราว ใช้คำว่า ฝ่าย ตรวจสอบแล้วปรากฏว่า ระเบียบเป็นอย่างไร สาเหตุ เรื่องราว ไม่ให้ใช้คำว่า ฝ่าย พิจารณาแล้วเห็นว่า เพราะยังไม่ถึงระดับของการพิจารณา ย่อหน้าที่ สาม ข้อพิจารณา เช่น ดังนั้นเพื่อให้เกิดความถูกต้อง และเป็นไปตามระเบียบดังกล่าว ข้อเสนอ เช่น จึงเห็นควร ให้...... ดำเนินการ จึงขอเสนอให้.... ดำเนินการ ปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา หากเห็นชอบโปรดลงนามในหนังสือที่แนบ แต่ถ้ามีเรื่องอนุมัติ ให้เขียน โปรดพิจารณา หากเห็นชอบโปรดอนุมัติ และลงนามในหนังสือที่แนบ ย่อหน้าสาม ข้อความปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา / แสดงความหวัง/และขอขอบคุณ

แนวทางการเขียนหนังสือตอบข้อหารือ แบบตัว T หัวกลับ ย่อหน้าแรก ตามหนังสือที่อ้างถึง หน่วยท่าน ขอหารือ หน่วยเรา เกี่ยวกับ_______________ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น ย่อหน้าสอง หน่วยเราขอเรียนว่า ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร ____________________________________________ระเบียบที่เกี่ยวข้องว่าอย่างไร________ __________________ ย่อหน้าสาม เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบ___________ ขอให้หน่วยท่านดำเนินการ (สรุประเบียบตรงประเด็นที่จะให้หน่วยปฏิบัติ )_________________________________ ___________ หนังสือตอบข้อหารือ ใช้เป็นหนังสือภายนอก เวลาตอบต้องอ้างถึงหนังสือที่เขาหารือมา อ้างถึงหนังสือหน่วยงาน ที่ ลงวันที่ ชื่อเรื่องไม่ต้องอ้าง เพราะถ้าอ้างชื่อเรื่อง แล้วมาสรุปเรื่องอีกจะซ้ำกัน ตามหนังสือที่อ้างถึง บริษัท ...... ได้หาหน่วยงานเรา เกี่ยวกับ ลงท้ายความละเอียดแจ้งแล้วนั้น สรุปสั้นๆ เพราะ บริษัทรู้เรื่องแล้ว ไม่ต้องลอกข้อมูลเดิม ย่อหน้าสอง สำนักงาน ขอเรียนว่า เรื่องราว สาเหตุ เป็นอย่างไร ห้ามใช้พิจารณาเพราะยังไม่ถึงลำดับการพิจารณา ย่อหน้าที่ สาม ดังนั้นเพื่อเกิดความถูกต้องหรือเป็นไปตามระเบียบดังกล่าว ตรงนี้คือข้อพิจารณา ข้อเสนอ ใช้คำว่า จึงขอให้ บริษัท... ดำเนินการ ห้ามใช้คำว่า จึงเห็นควร เพราะไม่ใช่การตอบแต่เป็นการเสนอ ยกเว้นหารือมาเพื่อถามความเห็น ถามข้อเสนอ ใช้เป็นคำว่า เห็นควรได้ ปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ย่อหน้าสี่ ข้อความปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

แนวทางการเขียนหนังสือตอบข้อหารือ แบบตัว T หัวตั้ง ย่อหน้าแรก ตามหนังสือที่อ้างถึง หน่วยท่าน ขอหารือ หน่วยเรา เกี่ยวกับ_______________ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น ย่อหน้าสอง หน่วยเราขอเรียนว่า ที่หน่วยท่านหารือมานั้น ได้/ไม่ได้ ,ให้/ไม่ให้ , ขัดข้อง/ไม่ขัดข้อง ให้ดำเนินการอย่างไร________________ และให้อ้างอิง กฎ ระเบียบไปด้วย การตอบข้อหารือ สามารถตอบได้อีกลักษณะดังนี้ ย่อหน้าแรก เหมือนเดิม ตามหนังสือที่อ้างถึง บริษัท ...... ได้หาหน่วยงานเรา เกี่ยวกับ ลงท้ายความละเอียดแจ้งแล้วนั้น ย่อหน้าสอง สำนักงานขอเรียนว่า ตามที่ท่านหารือมานั้น ได้ ไม่ได้ ให้ ไม่ให้ ให้ดำเนินการอย่างไร และอ้างระเบียบตาม เราเรียกตอบลักษณะนี้ว่า ตอบแบบทีหัวตั้ง ทีหัวตั้งหมายถึง ความสำคัญหรือคำตอบอยู่ด้านบน ตั้งโจทย์แล้วตอบ ได้ ไม่ได้ ให้ ไม่ให้ ให้ดำเนินการอย่างไร แล้วอ้างระเบียบตาม ถ้าตอบแบบทีหัวกลับ คือ บอกข้อมูล บอกระเบียบ บอกความคิดเห็น คำตอบอยู่ด้านล่าง การตอบสามารถตอบได้สองแบบ แต่ถ้าการเขียนบันทึกเสนอผู้บริหารนั้น ให้เขียนแบบทีหัวกลับเท่านั้น ต้องให้ข้อมูล บอกความคิด ข้อเสนอ อยู่ด้านล่าง การตอบปฏิเสธ ก็เช่นกัน ใช้แบบทีหัวกลับ เราต้องบอกเหตุ บอกผล และคำตอบอยู่ด้านล่าง ย่อหน้าสาม ข้อความปิดท้าย จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

ปัญหา การเขียนปัญหา (ตัวปัญหา กล่าวนำ เรื่องเดิม ที่มาของเรื่อง ต้นเรื่อง) ประเด็นของเรื่องที่จะพิจารณา (ตอบคำถามว่าทำไมจึงทำเรื่องนี้) การเขียนปัญหา สั้น กะทัดรัด ชัดเจน ถูกต้อง ตรงประเด็น ย่อหน้าแรกของหนังสือทุกฉบับ ให้ตอบคำถามให้ได้ว่าเหตุโดยตรงที่ทำหนังสือ หรือทำไมถึงทำหนังสือ และใช้หลัก 5w 1H ไม่จำเป็นต้องครบก็ได้ แต่ถ้าครบหนังสือก็จะสมบูรณ์ ยกตัวอย่าง ทำไมถึงทำหนังสือเชิญวิทยากร เพราะเราจะจัดอบรม ทำไมถึงขออนุมัติ โครงการ เพราะมีนโยบายหรือมีปัญหา ย่อหน้าแรก ต้องจับประเด็นให้ได้ Who What When Where Why How

ข้อเท็จจริง การเขียนข้อเท็จจริง คือข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณา สาเหตุ ความเป็นมาของเรื่อง (เรื่องเดิม) ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นซึ่งปรากฏชัด กฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ข้อกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง หลักการ หลักวิชา หลักเกณฑ์ แผนพัฒนา นโยบาย และมติที่ประชุม ตัวอย่างที่คล้ายคลึงพอจะเทียบเคียงได้ การเขียนข้อเท็จจริง ข้อเท็จจริง คือ ส่วนที่เป็นเหตุที่ต้องทำเรื่องนี้ จะอยู่ย่อหน้าแรก และอีกส่วน เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา จะอยู่ในย่อหน้าที่สอง ข้อเท็จจริง เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา ระเบียบ สาเหตุ เรื่องราว ข้อเท็จจริงต้องเก็บหลักเกณฑ์ เก็บเรื่องราว ระเบียบไว้ การเขียนข้อเท็จจริง ให้เขียนเฉพาะส่วนที่ตรงประเด็น ระเบียบให้สรุประเบียบ ไม่ต้องยกมาทั้งระเบียบ ส่ววรายเอียดเราจะให้ไว้ในเอกสารแนบ เช่น ผู้เข้าอบรม สามสิบคน รายชื่อ อยู่ในเอกสารแนบ ถูกต้อง ตรงประเด็น ข้อมูลที่เกี่ยวข้องครบถ้วน

ข้อพิจารณา คือ การวิเคราะห์เรื่องเพื่อเสนอความเห็น พิจารณาอย่างมีหลักเกณฑ์ พิจารณาอย่างมีมาตรฐาน พิจารณาอย่างมีเหตุผล พิจารณาให้เห็นประโยชน์ที่จะได้รับ หรือความเสียหายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ข้อพิจารณา ห้ามเห็นควรหรือเสนอเลย หรือห้ามบอกปัญหาอีก การเขียนข้อพิจารณามีสองแบบ 1. การคิด จินตนาการ และสมมุติ ใช้คำว่า ถ้า , หาก , การ ตัวอย่าง ถ้ามีบุคลากร เพียงพอจะเกิดประโยชน์อย่างไร การให้ทำโอทีจะดีอย่างไร เขียนให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ ใช้คำว่า เพื่อ ตย. เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบดังกล่าว เปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย จากทางเลือก

ข้อพิจารณาที่มีพลัง พิจารณาในแง่ความเสียหาย เปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย ข้อพิจารณาในแง่ลบ มักจะมีพลังมากกว่าในแง่บวก เช่น ถ้าไม่กระทำ จะเกิดความเสียหาย ถ้าให้ดี ทั้งบวกทั้งลบ เช่น ทำแล้วจะเกิดประโยชน์ ไม่ทำแล้วจะเสียหาย กรณีคิดเปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย เสนอทางเลือกหลายทาง เช่น พิจารณาแล้วเห็นว่า เรื่องนี้มีหนทางที่เป็นไปได้สามทางเลือก แล้วเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดจากสามข้อ แล้วขยายความว่าทางเลือกข้อที่เราเสนอดีอย่างไร

ข้อเสนอ คือ การเลือกหนทางที่ดีที่สุด และวิธีดำเนินการ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการ ข้อเสนอมี 2 ลักษณะ ข้อเสนอในหลักการ ข้อเสนอกำหนดวิธีดำเนินการ ข้อเสนอที่ดี มีความเป็นไปได้ บรรลุวัตถุประสงค์ ผลกระทบและความเสี่ยงน้อยที่สุด (จะบรรลุข้อเสนอที่ดีได้ ต้องประสานงาน)

การเขียนข้อเสนอ เสนอในหลักการและวิธีดำเนินการ ตอบปัญหา และสอดคล้องกับความเห็น ชัดเจน แยกประเด็น การเขียนข้อเสนอ ที่ดี ต้องมีทั้งหลักการ และวิธีดำเนินการ หลักการ คือ ทำอะไร และวิธีดำเนินการ คือ ทำอย่างไร คิดอย่างไรต้องเสนอให้สอดคล้องกับความคิด ชัดเจน แยกเป็นประเด็น เช่นมี เรื่องคน เรื่องเงิน เรื่องอุปกรณ์ แยกให้ชัดเจน เขียนแล้วดูว่า ถ้าเราเป็นผู้บริหารสั่งได้หรือไม่ ผู้บังคับบัญชาสามารถสั่งการได้ ให้ความเห็นก่อนให้ข้อเสนอ

ลักษณะทั่วไปของการเขียนบันทึกที่ดี มีความเป็นเอกภาพ สั้น กะทัดรัด ชัดเจน ความยาวไม่เกิน 1 - 2 หน้า ข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน ตรงประเด็น ข้อพิจารณามีหลักเกณฑ์ เหตุผล ไม่นำความเห็นส่วนตัวเข้ามาพัวพัน ข้อเสนอมีความเป็นไปได้ บรรลุวัตถุประสงค์ มีผลกระทบและความเสี่ยงน้อยที่สุด มีความเป็นเอกภาพ ในย่อหน้าหนึ่งต้องชัดเจน คนที่ทำบันทึกต้องมีเสรีภาพ ในการทำบันทึก บันทึกที่ดีต้องสั้น ความยาวไม่ควรเกิน หนึ่ง ถึง สองหน้า อาจจะมีรายละเอียดประกอบสรุปแนบเข้าไป ข้อมูล สาเหตุ เรื่องราว ข้อมูลไม่ต้องมาก การให้ข้อมูลต้องถูกต้อง ครบถ้วน ตรงประเด็น ข้อพิจารณาต้องมีหลักการ เหตุผล และไม่นำความเห็นส่วนตัวมาพันพัน ข้อเสนอต้องดูด้วยว่าเป็นไปได้ไหม มีความสมบูรณ์ ทันเวลา และสุดท้ายต้องช่วยผู้บริหาร โดยการสรุป หาข้อมูลให้ ช่วยคิดว่า ทำแล้วดี หรือไม่ดีอย่างไร และให้ข้อเสนอ มีความสมบูรณ์ ทันเวลา ช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา