บทที่ 2 การวางแผนและการบริหารโครงการ (Project Planning and Management)

การวางแผนและการบริหารโครงการ

การวางแผนและการบริหารโครงการ

2.1 ขั้นตอนการวางแผนเบื้องต้นก่อนการสร้างระบบใหม่ ในการวางแผนโครงงานเบื้องต้นประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ที่ควรทำดังต่อไปนี้ - ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์ปัญหาหรือความเป็นไปได้ของงาน - ขั้นตอนที่ 2 ระบุขอบเขตและข้อจำกัด - ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการ ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์ความเป็นไปได้และการสร้างระบบ ขั้นตอนที่ 5 ประเมินต้นทุนและเวลา ขั้นตอนที่ 6 นำเสนอในที่ประชุม

2.2 สิ่งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ

2.2 สิ่งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ 1) กำหนดขอบเขตของโครงงาน (Project scope) กำหนดขอบเขตงานของระบบ กำหนดแนวทางในการสร้างระบบ รวบรวมข้อมูล สร้างแนวทางที่เป็นไปได้ ควบคุมส่วนประกอบที่ควรมีและที่ไม่ควรมีในโครงการ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดอย่างหนึ่งของขอบเขตงานคือ ขอบเขตงานช่วยให้ทีมงานและ บุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจตรงกันว่า ระบบควรจะมีลักษณะอย่างไรรวมไปถึง ขั้นตอนในการดำเนินการ 2) กำหนดเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ของโครงงาน (Project goal) กำหนดวัตถุประสงค์หลักของระบบ กำหนดจุดมุ่งหมาย เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ใน การจัดทำระบบหรือแก้ปัญหาและมีเป้าหมายในการดำเนินการที่ชัดเจน กำหนด รายละเอียดแต่ละงานที่ต้องการทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ตามความต้องการ

2.2 สิ่งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ 3) ระบุปัญหา (Problem identification) กำหนดว่าปัญหาของระบบเดิมคืออะไรปัญหาที่เกี่ยวข้องก่อนการสร้างระบบและปัญหาที่ เกี่ยวข้องระหว่างการสร้างระบบน่าจะมีอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อวิเคราะห์หาทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การพัฒนาระบบมีความราบรื่นและสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ 4) การประมาณต้นทุน (Cost estimation) การประมาณต้นทุนของระบบหมายถึงการประเมินราคาหรือค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรพิจารณาว่ามีทางไหนที่มีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดและมีประสิทธิภาพ มากที่สุด ได้ผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ มีอัตราการใช้งานที่นานเพื่อการประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจ เกิดขึ้นในอนาคต รวมไปถึงค่าบำรุงต่างๆในอนาคตด้วยเช่นกัน

2.2 สิ่งที่ควรศึกษาก่อนสร้างระบบ 5) การระบุทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ (Identify required resources) ระบุถึงทรัพยากรด้านต่างๆ ที่มีความเกี่ยวข้อง เช่น จำนวนบุคคลกรที่จะใช้ด้านต่างๆ สถานที่ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ

2.3 การบริหารโครงการ การบริหารโครงการคืองานที่นักวิเคราะห์ระบบต้องคอยจัดการโครงงานให้เสร็จ ภายในระยะเวลาที่กำหนดและควบคุมการทำงานของทีมงานให้ไปในทิศทางที่กำหนด ไว้ การบริหารโครงการประกอบด้วยงานหลักๆ ดังต่อไปนี้ 1) การวางแผนโครงการ (Project planning) การวางแผนโครงการที่ดีทำให้เกิดความสำเร็จของโครงการ ซึ่งจะต้องเข้าใจตัวแปร สำคัญของการดำเนินโครงการ 2) การกำหนดตารางเวลาของงาน (Project scheduling) การกำหนดตารางเวลาของโครงการการกำหนดวันเริ่มต้นและวันเสร็จสิ้นของแต่ละ งาน

2.3 การบริหารโครงการ 3) การตรวจสอบและควบคุม (Monitoring and Controlling) การตรวจสอบและควบคุมได้แก่การตรวจสอบและดูแลการทำงานของทีมงานให้ เป็นไป ตามทิศทางที่กำหนดไว้ 4) การรายงาน (Reporting) การรายงานความก้าวหน้าของโครงการแสดงตารางเปรียบเทียบผลการดำเนินงานตาม แผนการดำเนินงานวิจัยที่ได้เสนอไว้กับงานวิจัยที่ได้ ดำเนินการจริง

2.3.1 การวางแผนโครงการ 1) การระบุงานที่ต้องทำ (Task identification) เป็นการระบุงานต่างๆ ที่ต้องทำ อย่างไรก็ตามการพิจารณาว่าโครงการหนึ่งๆ ประกอบด้วย งานอะไรบ้างนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายนัก นักวิเคราะห์ต้องพยายามพิจารณาให้รอบคอบ หากมีงาน ใดหายไปจะทำให้การคำนวณเวลาในการส่งมอบงานผิดพลาดได้ วิธีหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบ นิยมใช้กันคือ การวาดแผนงานในลักษณะของโครงสร้างลำดับชั้น (Hierarchy) โดยเริ่มจาก งานหลักๆ ก่อน หลังจากนั้นให้แตกออกเป็นงานย่อยๆ วิธีการนี้เรียกว่า “Work breakdown structure” หรือ “Task decomposition”หมายถึง การวางแผนว่าระบบประกอบด้วยงานย่อยๆ อะไรบ้างมองระบบในภาพองค์รวมและแตกย่อยลงไปเรื่อยๆ ด้วยโครงสร้างลำดับชั้น

2.3.1 การวางแผนโครงการ 2) การประมาณเวลาของแต่ละงาน (Estimating task completion time) เป็นการประมาณเวลาที่จะใช้ทำงานของแต่ละงาน จะประมาณเวลาทำงานของแต่ละ งานจาก 3 ตัวแปร คือ - เวลาที่คิดว่าจะทำเสร็จเร็วที่สุด(Best-case estimate: B) - เวลาที่คิดว่าจะทำเสร็จช้าที่สุด (Worst-case estimate: W) และ เวลาจริงที่คิดว่าจะทำเสร็จ (Probable-case estimate: P) จากตัวแปรทั้งสามตัวแปร ให้ใช้สูตรการคำนวณที่ 2-1 เพื่อหาเวลาที่เหมาะสมในการ ทำงานดังกล่าวให้เสร็จ

2.3.2 การกำหนดตารางเวลาของงาน การกำหนดเวลาหรือวางแผนเวลางานคือการกำหนดตารางเวลาสำหรับงานหลักทั้งหมด ของโครงการ ดังนั้นก่อนที่จะสร้างตารางเวลาสำหรับงานต่างๆ จะต้องทำการประมาณเวลา ของแต่ละงานให้ถูกต้องเสียก่อน โดยใช้สูตรการคำนวณในหัวข้อที่ผ่านมา หลังจากนั้น ให้นำงานเหล่านั้นมาจัดลำดับการทำงานก่อนหลัง นักวิเคราะห์ระบบนิยมใช้แสดงแผนการ ทำงานของงานต่างๆ ในรูปแบบของแผนภาพหรือไดอะแกรม แผนภาพที่นิยมใช้กันได้แก่ - Gantt Charts - Pert/CPM Chart

2.3.2 การกำหนดตารางเวลาของงาน แกรนท์ชาร์ต (Gantt Charts) แกรนท์ชาร์ตเป็นแผนภูมิแท่งที่ใช้ในการวางแผนและกำหนดเวลาในการ ทำงานของโครงการ เราสามารถดูเวลาที่ใช้ทำงานทั้งหมดของโครงการได้จากแผนภูมิ ชนิดนี้และสามารถดูได้ว่างานใดสามารถทำพร้อมกัน งานใดต้องรอให้งานอื่นเสร็จ ก่อนจึงจะเริ่มทำได้ แต่จะไม่ได้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานให้เห็นได้อย่างชัดเจน อย่างไรก็ตามข้อจำกัดของแกรนท์ชาร์ตคือไม่สามารถบอกได้ว่างานใดเป็นงานที่ไม่ สามารถล่าช้า (Delay) ได้ เนื่องจากจะมีงานบางงานหากเกิดความล่าช้าจะส่งผลให้ โครงการทั้งระบบล่าช้าตามไปด้วยนักวิเคราะห์ระบบจึงมักนำเทคนิคของ PERT และ CPM มาประยุกต์การใช้งานร่วมด้วย

2.3.2 การกำหนดตารางเวลาของงาน Pert/CPM PERT (Program Evaluation Review Technique) เป็นเทคนิคที่ใช้แสดงความสัมพันธ์ ของงานที่ต้องทำทั้งหมดในระบบที่เชื่อมต่อกันในลักษณะของกราฟ เพื่อให้เห็นว่างาน ใดบ้างที่ทำต่อกัน โดยงานจะถูกแทนด้วยโหนด (node) ซึ่งแต่ละโหนดจะประกอบส่วน ต่างๆ ดังนี้

2.3.2 การกำหนดตารางเวลาของงาน

Pert/CPM ลักษณะความสัมพันธ์ของงานต่างๆ ลักษณะความสัมพันธ์ของงานต่างๆ ในไดอะแกรม PERT โดยทั่วไปแบ่งได้ 3 แบบ ดังนี้ 1. งานหนึ่งไปขึ้นอยู่กับอีกงานหนึ่ง (Dependent task) จากรูปที่ 2-5 หมายความว่า งานที่ 2 จะเริ่มทำได้ต้องทำงานที่ 1 ให้เสร็จก่อน

Pert/CPM 2. งานหลายงานขึ้นกับงานก่อนหน้าเพียงงานเดียว (Multiple successor tasks) และงาน เหล่านี้สามารถที่เริ่มทำได้ในเวลาเดียวกัน หรือเรียกว่า concur-rent tasks แสดงดังรูปที่ 2-6 โหนด 2 และ 3 จะเริ่มทำได้ต้องทำงานในโหนด1ก่อนและโหนด 4 และโหนด 5 จะต้องทำงานในโหนด 2 ก่อน โหนด 6 ต้องทำงานในโหนด 3 ก่อน

Pert/CPM 3. งานที่ขึ้นอยู่กับงานก่อนหน้าหลายงาน (Multiple predecessor tasks) เช่น งานที่ 9 จะ เริ่มทำได้ ต้องทำงานที่ 7 และ 8 ให้เสร็จก่อน ดังรูปที่ 2-7

2.4 การสร้างไดอะแกรม PERT ไดอะแกรม PERT เป็นแผนภาพที่แสดงถึงการจัดการด้านเวลาของแต่ละกิจกรรมที่ใช้ ในการสร้างระบบ ดังนั้นในการสร้างไดอะแกรม PERT นักวิเคราะห์ระบบจะพิจารณา งานแต่ละงานที่ใช้เวลาในการทำกิจกรรม มีขั้นตอนดังนี้ 1. พิจารณาว่างานใดบ้างที่ต้องทำในระบบและเขียนแทนโดยสัญลักษณ์วงกลมแทน โดยวงกลมต้องใส่หมายเลขงาน ชื่องาน และเวลา 2. พิจารณาว่างานใดเป็นกิจกรรมที่ต้องทำก่อนหรือทำหลัง (Predecessor tasks) เขียน แทนโดยสัญลักษณ์เครื่องหมายลูกศรใช้ไปยังงานที่ต้องทำต่อไป

2.5 การจัดการงานบนเส้นทางวิกฤต ในการทำงานจริงงานบางงานที่ได้ออกแบบไว้เป็นงานที่สำคัญและไม่สามารถปล่อย ให้เกิดความล่าช้าได้เนื่องจากจะมีผลกระทบต่องานอื่นๆ ในโครงการและส่งผลให้ โครงการเสร็จไม่ทันตามกำหนด ในขณะที่บางงานสามารถที่จะล่าช้าได้และไม่ส่งผล กระทบต่อเวลารวมทั้งหมดของโครงการ ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจึงต้องคอยเฝ้าระวัง กิจกรรมที่สำคัญเหล่านั้นการแสดงงานต่างๆ ในรูปแบบของไดอะแกรม PERT จะช่วย ให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถค้นพบงานที่ไม่สามารถปล่อยให้เกิดความล่าช้าได้ซึ่ง เป็นส่วนสำคัญทำให้ PERT ต่างจากๆ Gantt Chart

2.5 การจัดการงานบนเส้นทางวิกฤต เส้นทางวิกฤตคือ “เส้นทางที่ใช้เวลาในการทำงานรวมมากที่สุดและงานใดๆที่อยู่บน เส้นทางวิกฤตนี้จะไม่สามารถล่าช้าได้” เส้นทางที่ใช้เวลามากที่สุดและจะเรียกเส้นทางนี้ว่า “เส้นทางวิกฤต (Critical path)” งาน ใดๆ ที่อยู่บนเส้นทางวิกฤตนี้จะไม่สามารถล่าช้ากว่าแผนที่กำหนดไว้ได้ เพราะจะทำ ให้โครงการล่าช้าตามไปด้วย แต่ในความเป็นจริงโครงการอาจจะเกิดความล่าช้าได้ เนื่องจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดมาก่อน ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้โครงการล่าช้า กว่ากำหนด นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามจัดการเพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลาที่ วางแผนไว้

2.6 การใช้เงินเพื่อเร่งให้โครงการเสร็จทันกำหนดเวลา ในการทำงานจริงนั้น ถึงแม้ว่านักวิเคราะห์ระบบจะพยายามควบคุมไม่ให้เกิดความ ล่าช้าขึ้นในกิจกรรมใดๆ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น เช่น พนักงานป่วยหรือเสียชีวิต ทำให้เกิดความเสี่ยงที่งานจะล่าช้ากว่ากำหนดได้ ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องใช้เทคนิคบางอย่างเพื่อให้โครงการเสร็จภายในเวลาที่ กำหนด เช่น จ้างพนักงานเพิ่มหรือให้พนักงานทำงานล่วงเวลา การจัดการโครงการใน ลักษณะนี้ทำให้โครงการมีต้นทุนที่สูงขึ้น ดังนั้นนักวิเคราะห์จึงมีความจำเป็นและ สามารถคำนวณได้ว่าต้นทุนที่เพิ่มขึ้นนั้น เพิ่มขึ้นเท่าไหร่ และอยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้ หรือไม่

2.6 การใช้เงินเพื่อเร่งให้โครงการเสร็จทันกำหนดเวลา ตัวอย่างที่ 2-7 จากรูปที่ 2-9 นี้จงคำนวณหาต้นทุนต่อวันของการใช้ เงินเข้าไปเร่งกิจกรรมให้เสร็จเร็วขึ้น

เอกสารอ้างอิง ไกรศักดิ์ เกษร. (2556) เอกสารอ้างอิง ไกรศักดิ์ เกษร. (2556). การวิเคราะห์และออกแบบสารสนเทศในยุคปัจจุบัน. พิมพ์ครั้งที่ 1. พิษณุโลก : บริษัท โฟกัส พริ้นติ้ง จำกัด