เทคนิคการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

คนที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะเป็นอย่างไร ความฉับไว หมายถึงการใช้เวลาได้อย่างดีที่สุด รวดเร็ว ไม่ทำงานล่าช้า แบบเช้าชามเย็นชาม 2. ความถูกต้องแม่นยำ หมายถึงการผิดพลาดในงานน้อย ตลอดจนมีความแม่นยำในกฎระเบียบ ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิติต่างๆ ตลอดจนไม่เลินเล่อ 3. ความรู้ หมายถึงการมีองค์ความรู้ในงานดี รู้จักศึกษาหาความรู้ในเรื่องงานที่กำลังทำอยู่ ตลอดเวลา มิใช่การมีวุฒิการศึกษาสูงเท่านั้น” รู้จริง และรู้แจ้ง ” และนำความรู้นั้นมาปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น

4. ประสบการณ์ หมายถึงการรอบรู้ หรือรู้รอบด้าน จากการการได้เห็น ได้สัมผัส ได้ลงมือปฏิบัติ 5. ความคิดสร้างสรรค์ ( Creative ) หมายถึงการคิดริเริ่ม สิ่งใหม่ๆ มุมมองแปลกใหม่ ที่เรียกว่า” นวัตกรรม” ( Innovation) มาใช้ในองค์การ คนที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นคนที่ชอบคิด หรือ เก่งคิด หรือมองไปข้างหน้าตลอดเวลาที่เราเรียกว่ามี ” วิสัยทัศน์ ” (Vision ) ไม่ใช่พวกที่ชอบทำงานตามคำสั่ง และจะต้องไม่ทำงานประจำวันเหมือนกับหุ่นยนต์

1.การบริหารเวลา 2.การบริหารงาน 3.การบริหารคน การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จะต้องมีการวางแผนให้เป็นระบบ และทำงานอย่างชาญฉลาดเรียกว่า work smart ที่เป็นการทำงานโดยมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า เพื่อทำงานให้มีคุณค่ามากที่สุด โดยมีหลักของการบริหารดังนี้ 1.การบริหารเวลา 2.การบริหารงาน 3.การบริหารคน หากประสิทธิภาพครบทั้ง 3 ข้อนี้แล้ว งานจะประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง

การบริหารเวลา คือ การกำหนดเวลาทำงานแต่ละอย่างแต่ละชิ้นไว้ล่วงหน้าในแต่ละวัน เริ่มตั้งแต่ตื่นนอนกี่โมง ตื่นแล้วทำอะไรบ้าง แล้วออกไปทำงาน มีนัดกับใครบ้างในแต่ละวัน ใช้โทรศัพท์ นานเท่าไหร่ เลิกงานทำอะไรบ้าง จัดสรรวันพักผ่อนอย่างไร ออกกำลังกายกี่โมง จนไปถึงดินเนอร์และก่อนเข้านอน ซึ่งแต่ละช่วงของแต่ละวัน ฉะนั้นต้องมีแพลนนิ่งที่ดี ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จจะต้องมี planning ซึ่งเป็นเหมือนปฏิทินลงบันทึกประจำวัน เพื่อเตือนความจำไว้ล่วงหน้า อันจะนำพาให้งานบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้

การบริหารงาน คือ การจัดสรรความสำคัญ ลำดับเวลาของการทำงาน อันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลัง งานไหนควรทำเอง และอันไหนควรให้ผู้อื่นทำ และควรมอบงานให้กับใครทำ ซึ่งมี อยู่ถึง 4 ประเภทได้แก่ 1.งานสำคัญและเร่งด่วน เป็นงานที่ควรทำด้วยตัวเอง และต้องทำทันที เพราะหากให้คนอื่นไปทำ อาจจะไม่ดีเท่า เช่นงานประชุมสัมมนา การเจรจาต่อรอง เป็นต้น 2.งานสำคัญ แต่ไม่ด่วน เราควรทำงานนี้ ซึ่งอาจจะเป็นงานที่เกี่ยวกับการวางแผนเป้าหมาย ช่วยทีมงานวางแผนการทำงาน 3.งานด่วน แต่ไม่สำคัญ งานนี้ควรมอบหน้าที่ให้คนอื่นทำ เพราะเรามีงานอีกมากมายที่ต้องกระทำเช่นการนัดหมาย งานพิมพ์ งานจัดเอกสาร การจัดเตรียมข้อมูลเป็นต้น 4.งานทั่วไป เป็นงานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ให้คนอื่นทำไปเถอะ เช่นงานทำความสะอาด เช็ดโต๊ะ ถูโต๊ะ เป็นต้น ผู้บริหารที่ดีจะทำงานประเภทที่ 1 และประเภทที่ 2 เท่านั้น

การบริหารคน คือการสร้างสื่อสายสัมพันธ์ การพัฒนาทรัพยากรบุคคล โดยธุรกิจเครือข่าย มีหลักการบริหารคนที่จะทำให้ประสบความสำเร็จดังนี้ 1.recruit แนะนำหรือชักชวนคนมาร่วมงานตลอดเวลา เมื่อมีโอกาส โดยทำอย่างมีระบบ และมีการตระเตรียมมาอย่างดี 2.trainning การฝึกอบรมคอร์สต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นพื้นฐานจนไปถึงขั้นสูง ถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญ เป็นหัวใจในการบริหารคน ทำให้การทำงานของแต่ละคนมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมให้ทีมงานแข็งแกร่ง 3.motivate การกระตุ้นให้กำลังใจ สร้างพลังในการทำงานเช่นการแข่งขันชิงรางวัลอันทรงเกียรติ การจัดโปรโมชั่นการแข่งขันไปท่องเที่ยวต่างประเทศเป็นต้น 4.supervise การควบคุมดูแล การเอาใจใส่ทีมงานอย่างใกล้ชิด ด้วยจิตไมตรีและจริงใจต่อกัน

10 ขั้นตอนเบื้องต้น สำหรับช่วยให้การทำงานในแต่ละวัน มีประสิทธิภาพ 1. จัดการเอกสาร และอุปกรณ์ต่างๆ บนโต๊ะทำงานให้มีความเรียบร้อย เพื่อไม่ให้ต้องเสียเวลาในการค้นหา และลดความวุ่นวายเมื่อถึงเวลาที่จะหยิบออกมาใช้ 2. ตรวจสอบอีเมล์ในช่วงเริ่มต้นการทำงานของแต่ละวัน (ช่วงเช้า) ก่อนที่จะทำงานอย่างอื่นต่อไป 3. จัดเรียงลำดับความสำคัญของงาน ที่จะต้องทำให้เสร็จสิ้นภายในวันนั้น 4. ในกรณีที่ต้องทำงานร่วมกัน แบ่งแยกรายละเอียดของงาน ที่จำเป็นจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน เพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น 5. ทำงานให้เสร็จที่ละชิ้น ก่อนที่จะขยับไปทำงานชิ้นถัดไป

6. ลดการใช้กระดาษ ด้วยการจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่ และเก็บลงในคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะสามารถดึงข้อมูลออกมาใช้ได้ง่ายกว่า 7. สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพ เห็นภาพชัดเจน รวมทั้งวางแผนการทำงานอย่างระมัดระวัง เพื่อให้งานเสร็จตรงตามเวลา 8. เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ด้วยการจัดตารางเวลา ว่าจะว่างช่วงเวลาไหน และบอกให้เพื่อร่วมงานรู้ เพื่อจะได้ไม่เกิดการรบกวนกัน 9. พักสักนิด ด้วยการลุกขึ้นเดิน หรือ อาจจะเดินออกไปรับประทานอาหารกลางวัน ในร้านที่ไกลจาก ออฟฟิศไปอีกสักหน่อย เพื่อให้ร่างกายรู้สึกกระปรี้กระเปร่า 10. ก่อนที่จะออกจากที่ทำงาน จัดโต๊ะทำงานให้เรียบร้อยอีกครั้ง และเขียนโน้ตเอาไว้ว่า พรุ่งนี้มีงานจำเป็นอะไร ที่จะต้องทำบ้าง และกลับบ้านอย่างมีความสุข ที่มา : www.thaihrcenter.com

การทำงานให้มีประสิทธิภาพ ต้องมี การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (KAIZEN) การนำ PDCA cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงาน

การนำ PDCA cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงาน การนำ PDCA cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงานจะทำอย่างไรเพื่อให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ ทำอย่างไรให้บุคลากรในองค์กรมีความเข้าใจและ ตระหนักในการนำ PDCA cycle มาใช้ขับเคลื่อนสำหรับการปฏิบัติงานของตน                           

ดังนั้นจึงขออธิบายนิยามของ PDCA cycle P ( Plan) P = Priority & Purpose & Plan D ( Do) D = DO = Directing & Organizing C (Check) C = Check & Control & Continue A ( Act ) A = Adjust plan & Action to improvement

P D C A คือ อะไร วงจร PDCA มาจากคำภาษาอังกฤษ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ซึ่งต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ได้แก่ P - Plan วางแผน โดยการกำหนดวัตถุประสงค์ และตั้งเป้าหมาย กำหนดขั้นตอนวิธีการ และระยะเวลา จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นทั้งในด้านบุคคล เครื่องมืองบประมาณ D - Do ปฏิบัติ โดยการทำความเข้าใจ และลงมือปฏิบัติตามแผน C - Check ตรวจสอบ เพื่อติดตามความคืบหน้า และดูผลสำเร็จของงานเมื่อเทียบกับแผน A - Act ปรับปรุงการดำเนินการให้เหมาะสม หากการปฏิบัติเป็นที่น่าพอใจ ก็จัดให้เป็นมาตรฐานเพื่อเป็นแนวทางให้ปฏิบัติต่อไป หากการปฏิบัติมีข้อควรปรับปรุง ให้กำหนดวิธีการปรับปรุงต่อไป

ใน PDCA มี pdca หากเราทำกิจกรรมเพียงเรื่องเล็กๆ เช่น จัดกระเป๋านักเรียน ทำการบ้าน เดินทางไปโรงเรียน กิจกรรมแต่ละอย่าง เราก็ใช้เพียงแค่ PDCA ธรรมดา แต่บางครั้ง ขั้นตอนต่างๆ ก็ไม่สามารถแยก PDCA ออกจากกันได้เด็ดขาด หรือกรณีการรับผิดชอบงานในขอบเขตกว้าง ใช้ระยะเวลาการทำงานที่ยาวนาน เราจะพบว่า ใน PDCA ก็ยังต้องมี pdca อีก หรือเรียกง่าย ๆว่า ใน PDCA ใหญ่ๆ ก็ต้องมี pdca ย่อยๆอีก เพื่อให้งานสำเร็จ

ตัวอย่าง นักศึกษาจะซื้อของใช้ภายในบ้าน PDCA ของกิจกรรมการซื้อ ได้แก่ Plan วางแผน คิดว่ามีอะไรต้องใช้ สำหรับกี่คน ตรวจสอบว่าของในบ้านมีอะไรเหลืออยู่เป็นจำนวนเท่าไหร่ ขาดเหลืออะไร ( check ) จดรายการและจำนวนสิ่งของที่ต้องซื้อ กำหนดสถานที่ เตรียมเงินให้เพียงพอ Do ปฏิบัติ ไปที่ร้านค้า ลำดับในการซื้อ ถ้าต้องไปหลายร้าน เลือกเส้นทางที่ไม่ต้องอ้อมไปอ้อมมา ถ้าต้องยกของเอง เลือกซื้อของที่มีน้ำหนักเบาก่อน เพื่อจะได้ไม่ต้องยกของหนัก เป็นเวลานาน (plan) แล้ว เดินเลือกซื้อของตามที่จดมา (do) หากพบสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน เช่น ไม่มีของ หรือมีราคาสูงเกินกว่าที่ตั้งใจไว้ (check) ให้พิจารณาปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม (act) ก่อนออกจากร้าน ตรวจสอบ ว่าของที่ซื้อ ได้รับครบตามจำนวนและถูกต้องตามที่ต้องการหรือไม่ สินค้าอยู่ในสภาพสมบูรณ์หรือมีตำหนิ คนขายคิดราคาและทอนเงินถูกต้องหรือไม่ (check) ถ้าสินค้ามีตำหนิให้เปลี่ยนของหรือถ้าทอนผิดก็ทักท้วงให้เกิดความถูกต้อง (act)

ตัวอย่าง (ต่อ) Check ตรวจสอบ กลับมาที่บ้าน ตรวจสอบจำนวนเงินที่ใช้ไป ตรวจสอบว่าอะไรบ้างที่ซื้อไม่ได้ตามแผน เช่น ของราคาสูงกว่าที่คิดไว้ ของเปลี่ยนรุ่น เป็นต้น ของอะไรที่ซื้อมาแล้วใช้ไม่ได้ เช่น ซื้อแบตเตอรรี่ผิดขนาด Act ปรับปรุงการดำเนินการให้เหมาะสม ความผิดพลาดจากการซื้อของครั้งนี้คืออะไร เช่น ไม่เช็คขนาดของแบตเตอรี่ก่อนออกจากบ้าน ต่อไปต้องตรวจสอบรายละเอียดให้รอบคอบขึ้น แทนที่จะดูแต่รายการกับจำนวน เช่น เบอร์ของสินค้า ว่าเป็นแบตเตอรี่ ขนาด AA หรือ AAA รวมทั้งขยายผลไปยังของอื่นที่ต้องตรวจสอบสเป็คด้วย เช่น เบอร์ รหัส รุ่น หน่วยวัด เป็นต้น จดราคาสินค้าที่ซื้อมาเก็บไว้เป็นมาตรฐานสำหรับเปรียบเทียบในการซื้อครั้งต่อไป เพื่อจะได้เตรียมงบประมาณให้เหมาะสม

การนำ PDCA ไปใช้ (1)  PDCA เพื่อป้องกัน 1.1 การนำวงจร PDCA ไปใช้ ทำให้ผู้ปฏิบัติมีการวางแผน การวางแผนที่ดีช่วยป้องกันปัญหาที่ไม่ควรเกิด ช่วยลดความสับสนในการทำงาน ลดการใช้ทรัพยากรมากหรือน้อยเกินความพอดี ลดความสูญเสียในรูปแบบต่างๆ 1.2 การทำงานที่มีการตรวจสอบเป็นระยะ ทำให้การปฏิบัติงานมีความรัดกุมขึ้น และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วก่อนจะลุกลาม 1.3 การตรวจสอบที่นำไปสู่การแก้ไขปรับปรุง ทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วไม่เกิดซ้ำ หรือลดความรุนแรงของปัญหา ถือเป็นการนำความผิดพลาดมาใช้ให้เกิดประโยชน์

การนำ PDCA ไปใช้ (2) PDCA เพื่อแก้ไขปัญหา •  ถ้าเราประสบสิ่งที่ ไม่เหมาะสม ไม่สะอาด ไม่สะดวก ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ประหยัด เราควร แก้ปัญหา •  การใช้ PDCA เพื่อการแก้ปัญหา ได้แก่ การทำ C-PDCA คือ ตรวจสอบก่อน ว่ามีอะไรบ้างที่เป็นปัญหา เมื่อหาปัญหาได้ ก็นำมาวางแผนเพื่อดำเนินการตามวงจร PDCA ต่อไป

ข้อคิดสำคัญ ต้องเริ่ม PDCA ตัวเองก่อนมุ่งไปที่คนอื่น PDCA เพื่อปรับปรุง •  ทำวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้ •  PDCA เพื่อการปรับปรุง คือไม่ต้องรอให้เกิดปัญหา แต่เราต้องเสาะแสวงหาสิ่งต่างๆหรือวิธีการที่ดีกว่าเดิมอยู่เสมอ เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตและสังคม เมื่อเราคิดว่าจะปรับปรุงอะไร ก็ให้ใช้วงจร PDCA เป็นขั้นตอนในการปรับปรุง ข้อคิดสำคัญ ต้องเริ่ม PDCA ตัวเองก่อนมุ่งไปที่คนอื่น

เทคนิคของ PDCA แต่ละขั้นตอน เทคนิคการวางแผน Plan การวางแผนที่ดี ควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้ มีอะไรบ้างที่ต้องทำ •  ใครทำ •  ต้องใช้อะไรบ้าง •  ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด •  ลำดับการทำงานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง •  เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

เป้าหมายที่ดี ควรยึดหลัก SMARTER S – specific ชัดเจน เจาะจง M- measurable วัดได้ ประเมินผลได้ A- acceptable ผู้ปฏิบัติยอมรับและเต็มใจทำ R- realistic อยู่บนพื้นฐานความจริง ไม่เพ้อฝัน T- time frame มีกรอบระยะเวลา E – extending เป็นเป้าหมายที่ท้าทายความสามารถ ไม่ใช่ว่าเคยทำได้ 10 ก็ตั้งเป้าหมาย ไว้แค่ 8 หรือแค่ 10 แต่ควรตั้งไว้อย่างน้อยที่สุดก็ไม่ควรต่ำกว่า 11 R – Rewarding คุ้มกับการปฏิบัติ หมายถึงเป้าหมายที่ทำไปแล้วเกิดประโยชน์ คุ้มค่ากับการลงแรงลงเวลาและทรัพยากร

เทคนิคขั้นตอนการปฏิบัติ Do •  ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องแก้ไข หรือรับผลเสียจากการกระทำที่ผิดพลาด •  ตรวจสอบทุกขั้นตอน หากพบข้อบกพร่อง ให้รีบแก้ไขก่อนที่ความเสียหาย จะขยายเป็นวงกว้าง

เทคนิคขั้นตอนตรวจสอบ Check ตรวจสอบวิธีการและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติจริง ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่ ตรวจสอบผล ที่ได้ว่าได้ตามเป้าหมายหรือไม่

เทคนิคขั้นตอนการปรับปรุงการดำเนินการให้เหมาะสม Act หลังจากตรวจสอบแล้ว ถ้าเราทำได้ตามเป้าหมาย ให้รักษาความดีนี้ไว้ หากตรวจสอบแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาดไม่ว่าในขั้นตอนใดๆ ก็ตาม ให้หาสาเหตุและแก้ไขสาเหตุ หาทางปรับปรุง เพื่อให้การปฏิบัติครั้งต่อไปดีขึ้นกว่าเดิม

ฝึกปฏิบัติ P D C A ให้ยกตัวอย่าง P D C A คนละ 1 เรื่อง

สำรวจ ปรับปรุง หาทางแก้ไข พัฒนา ปัญหา ประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน