ขั้นตอนการใช้โปรแกรม หลังจากเข้าสู่โปรแกรม ระบบปฏิบัติการ MS_WINDOWS สามารถเข้า สู่โปรแกรม Access ได้หลายวิธี ตามขั้นตอน ต่อไปนี้ วิธีที่ 1 เลือกเมนู Start เลือก All Program เลือก Microsoft office เลือก Microsoft Access 2010 วิธีที่ 2 คลิกไอคอน Shortcut โปรแกรม Access บนเดสก์ท็อป

หมายถึง การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่บน Access สามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้ 1. เลือกเมนูแฟ้ม (File) เลือก สร้าง (Create) เลือก ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database) 2. ระบุชื่อแฟ้ม (File Name) เลือก เพื่อ เลือก Drive และ Folder ที่ต้องการบันทึก 3. คลิกแถบเครื่องมือสร้าง (Create) 4. ะปรากฏหน้าต่างการออกแบบแฟ้มข้อมูล ใหม่

การออกแบบตาราง (TABLE) หมายถึง การออกแบบโครงสร้างข้อมูล เพื่อกำหนดเขตข้อมูลแต่ละชนิดหรือแต่ละเขต ข้อมูล (Field) ให้กับการบันทึกข้อมูลแต่ละ รายการ (Record)

การออกแบบโครงสร้างข้อมูล หมายถึง กรณีสร้างตารางใหม่ด้วย ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อต้องการ กำหนดโครงสร้างด้วยตนเอง โดยมีขั้นตอนการ ออกแบบดังนี้

TEXT หมายถึง ข้อมูลประเภทตัวอักขระ ใดๆ Memo หมายถึง ข้อมูลประเภท รายละเอียดหรือการบันทึกบทความ Number หมายถึง ข้อมูลเชิงตัวเลข จำนวนเต็ม 0- 9 หรือตัวเลขทศนิยมทั้งค่าบวก และค่าลบ Data/Time หมายถึง ข้อมูลประเภท วันที่ รูปแบบ mm/dd/yy หรือข้อมูลประเภท เวลาที่ระบุตามรูปแบบ h:m:ss

Currency หมายถึง ข้อมูลประเภท ตัวเลขหรือทศนิยมที่ต้องการสัญลักษณ์ทาง การเงิน Auto Number หมายถึง การสร้างตัว เลขที่ใช้ในการนับเลขแบบอัตโนมัติ Yes/No หมายถึง ข้อมูลเชิงตรรกะ หรือ ข้อมูล 2 ลักษณะ OLE-Object หมายถึง ข้อมูลประเภท รูปภาพ หรือภาพกราฟิก Hyperlink หมายถึง การเชื่อมโยงข้อมูล ไปยังแฟ้มอื่นๆ ภายนอก

ประกอบด้วย 1. ขนาด (Field Size) หมายถึง ขนาดของ ข้อมูลแต่ละประเภท 2. รูปแบบ (Format) หมายถึง รูปแบบข้อมูล ในการแสดงผล 3. รูปแบบการป้อนข้อมูล (Input Mask) หมายถึง การสร้างรูปแบบตัวคั่นข้อมูลแต่ละคำ 4. ป้ายคำอธิบาย (Caption) หมายถึง คำอธิบายชื่อเขตข้อมูล 5. ค่าเริมต้น (Default Value) หมายถึง การ ให้ค่าข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการบันทึกรายการใหม่

6. กฎการตรวจสอบ (Valldaton Rule) หมายถึง การสร้างกฎเพื่อตรวจสอบ ข้อมูล 7. ข้อความตรวจสอบ (Valldation Text) หมายถึง ข้อความที่กำหนดขึ้นเพื่อ แจ้ง บันทึกหรือแก้ไขที่ระบุข้อมูลที่ไม่เป็นไม่ตามกฎการ ตรวจสอบ 8. จำเป็น (Required) สำหรับกรณีต้องการ กำหนดให้บันทึกข้อมูลเสมอ 9. อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ (Allow Zero Length) 10. ใส่ดัชนี (indexed) สำหรับการกำหนดดัชนี ข้อมูลให้กับเซตข้อมูลที่เลือก

การป้อนข้อมูลบน Table หลังจากออกแบบ โครงสร้างตารางและทำการบันทึก โครงสร้าง เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การป้อนข้อมูลลง ในตารางซึ่งสามารถป้อนข้อมูลได้ 2 ทาง 1. ขั้นตอนการเข้าสู่มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet) 2. การป้อนข้อมูล การเลื่อนข้อมูลแต่ละเชลล์ ด้วยเมาส์หรือแป้นพิมพ์ 3. การใช้ Lookup Wizard ในการป้อนข้อมูล 4. การป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลประเภท OLE- Object