การจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม MS Access 2013

งานนำเสนอเรื่อง: "การจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม MS Access 2013"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม MS Access 2013
A.Suchada Hommanee Computer Department

2 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล
Chapter 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล

3 ข้อมูล (DATA) หมายถึง ตัวเลข (Number) หรือข้อความที่เป็นตัวอักษร (Alphabet) ซึ่งเกิดขึ้นจริง และเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราสนใจอยู่ เช่น รหัส ชื่อ และ ราคาขาย ของสินค้า หรือเราจะเรียกอีกแบบหนึ่งได้ว่าข้อมูลของสินค้า 1 รายการประกอบด้วย รหัส ชื่อ และราคาขาย โดยที่รหัสกับชื่อเป็นข้อมูลตัวอักษร ส่วนราคาขายเป็นข้อมูลตัวเลข 08/12/61 Microsoft Access

4 ข้อมูล (DATA) ข้อมูลพนักงานในบริษัท ข้อมูลนักศึกษา
ข้อมูลการปรับตำแหน่งและเงินเดือน ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการขายสินค้า ฯลฯ รหัสพนักงาน,ชื่อ-สกุล,ตำแหน่ง,เงินเดือน,... รหัส,ชื่อ-สกุล,เพศ,คณะ,สาขาวิชา,... เลขที่,วันที่,ชื่อ-สกุล,ตำแหน่งเดิม,ตำแหน่งใหม่,... รหัสสินค้า,ชื่อสินค้า,ประเภทสินค้า,ราคาทุน,... เลขที่ใบกำกับ,วันที่ขาย,สินค้า,ราคา,... 08/12/61 Microsoft Access

5 สารสนเทศ (Information)
หมายถึง สิ่งที่คุณเห็นทางหน้าจอ หรือ รายงาน ซึ่งผ่านการประมวลผลมาจากข้อมูลที่บันทึกหรือจดเก็บไว้ (บางครั้งจะเรียกว่าข้อมูลดิบ) การนำเสนอสารสนเทศมีได้หลายรูปแบบ เช่น รายงานในรูปแบบตารางหรือกราฟ ซึ่งแสดงได้ทั้งหน้าจอ และพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ (Hard copy) 08/12/61 Microsoft Access

6 สารสนเทศ (Information)
ข้อมูล (Data) ประมวลผล (Processing) สารสนเทศ (Information) รายการรักษาผู้ป่วย สรุปผู้ป่วยแต่ละเดือน จำแนกประเภทการรักษา ตาราง,กราฟ,... 08/12/61 Microsoft Access

7 ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง
แหล่งที่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน เช่น ฐานข้อมูลของบริษัท ประกอบด้วย ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการขาย ข้อมูลพนักงาน 08/12/61 Microsoft Access

8 ฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูล HN ชื่อ-สกุล ที่อยู่ โทร. HN การรักษา
ข้อมูลผู้ป่วย HN ชื่อ-สกุล ที่อยู่ โทร. ข้อมูลการรักษา HN การรักษา วันที่ แพทย์ ข้อมูลการนัดหมาย ฐานข้อมูล HN วันที่นัด นัดเพื่อ แพทย์นัด ข้อมูลแพทย์ รหัส ชื่อ-สกุล ที่อยู่ สาขา ข้อมูลค่ารักษา เลขที่ใบเสร็จ วันที่ HN ราคา 08/12/61 Microsoft Access

9 โครงสร้างฐานข้อมูล Field Record Table Database 08/12/61
Microsoft Access

10 โครงสร้างฐานข้อมูล การรักษาผู้ป่วย
Database Table Record Field HN ชื่อ-สกุล ที่อยู่ โทร. 52/0001 นายรัตนพงศ์ ยี่หวั่นจ่าย นนทบุรี X 52/0002 นายประพล โกยทา ยโสธร ... 1 3 2 ข้อมูลผู้ป่วย ข้อมูลการรักษา ข้อมูลการนัดหมาย ข้อมูลแพทย์ ข้อมูลค่ารักษา 08/12/61 Microsoft Access

11 ชนิดของฐานข้อมูล แบบศูนย์กลาง (Centralized Database)
ฐานข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Database) ฐานข้อมูลส่วนกลาง (Central Database) ฐานข้อมูลไคลเอนท์/เซิร์ฟเวอร์ (Client/Server) แบบกระจาย (Distributed Database) 08/12/61 Microsoft Access

12 Centralized Database หมายถึง
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ที่เดียวกัน การควบคุมดูแลจะทำได้ง่ายกว่าแบบกระจาย และเป็นที่นิยมใช้งานในปัจจุบัน พบเห็นทั่วไปจะมีอยู่ 3 ประเภท คือ 08/12/61 Microsoft Access

13 Personal Database ฐานข้อมูลส่วนบุคคล เป็นฐานข้อมูลที่ใช้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC Standalone) มักใช้สำหรับการพัฒนาโปรแกรม การทำงานโครงการของนักศึกษา และงานส่วนบุคคลทั่วไป เช่น บัญชีรับจ่ายส่วนตัว ข้อมูลที่อยู่เพื่อน ๆ เป็นต้น 08/12/61 Microsoft Access

14 Personal Database 08/12/61 Microsoft Access

15 Central Database ฐานข้อมูลส่วนกลาง เป็นฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้หลายคน โดยที่ข้อมูลและโปรแกรม จะเก็บอยู่ที่เครื่องแม่ข่าย (Host Server) และมีเครื่องลูกข่าย (Work Terminal) ต่อเชื่อมผ่านระบบเครือข่าย การประมวลผลทั้งหมดจะทำที่เครื่องแม่ข่าย ดังนั้นเครื่องแม่ข่ายจำเป็นต้องมีขีดความสามารถสูงมาก เพื่อรองรับการประมวลผลพร้อม ๆ กัน 08/12/61 Microsoft Access

16 Central Database 08/12/61 Microsoft Access

17 Client/Server เป็นฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้หลายคน โดยที่ข้อมูลจะเก็บที่เซิร์ฟเวอร์ และโปรแกรมจะอยู่ที่ไคลเอนท์ การประมวลผลจะทำทั้งที่ไคลเอนท์และเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้นวิธีนี้จะสามารถลดงานของเซิร์ฟเวอร์ลง เช่น ให้เซิร์ฟเวอร์ทำการอ่านข้อมูล และส่งให้ไคลเอนท์ทำการคำนวณผลลัพธ์เพื่อออกรายงาน เป็นต้น 08/12/61 Microsoft Access

18 Client/Server 08/12/61 Microsoft Access

19 Distributed Database หมายถึง
ข้อมูลจะถูกเก็บแยกไว้คนละที่ เนื่องจากมีการใช้ข้อมูลจากระยะไกล (ยกตัวอย่าง กรุงเทพฯ-เชียงใหม่) การเข้าถึงและการส่งข้อมูลจะทำผ่านระบบเครือข่าย (ตามสายเคเบิล) ซึ่งจะเกิดความล่าช้า ทำให้การตอบสนองไม่ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้น จึงแยกข้อมูลกระจายเก็บตามสาขา ที่กรุงเทพฯ ก็จะเก็บข้อมูลลูกค้ากรุงเทพฯ ที่เชียงใหม่ก็เก็บข้อมูลลูกค้าเชียงใหม่ เป็นต้น 08/12/61 Microsoft Access

20 Distributed Database กรุงเทพฯ เชียงใหม่ 08/12/61 Microsoft Access

21 ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูล
ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Data Sharing) มีระบบควบคุมความปลอดภัย (Security Control) มีเครื่องมือและคำสั่งในการสร้างและปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล (Data Definition) มีเครื่องมือและคำสั่งในการสร้างและปรับปรุงข้อมูล (Data Manipulation) มีเครื่องมือที่ช่วยในการสร้างหน้าจอและรายงาน มีภาษาสำหรับการเขียนโปรแกรม เพื่อประมวลผล และเพิ่มศักยภาพให้กับระบบ 08/12/61 Microsoft Access

22 Relational Database ในปี ค.ศ.1970 มีนักคณิตศาสตร์ ชื่อ ดร.คอดด์ (Dr. E.F. Codd) ได้คิดค้นแบบจำลองฐานข้อมูล ซึ่งอยู่บนพื้นฐานในเรื่องของเซต (ยูเนียน/อินเตอร์เซคชั่น) 08/12/61 Microsoft Access

23 Relational Database ตารางสินค้า รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ...
ตารางขายสินค้า รหัสสินค้า เลขที่ใบกำกับ ... 08/12/61 Microsoft Access

24 Relational Database ตารางขายสินค้า เลขประจำตัว เลขที่ใบกำกับ ...
ตารางพนักงานขาย เลขประจำตัว ชื่อพนักงาน ... 08/12/61 Microsoft Access

25 คำศัพท์ที่ใช้ในฐานข้อมูล
Field คือสิ่งที่ใช้เรียกแทนชื่อของข้อมูล 1 ตัว เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า โดยแต่ละ Field จะบอกคุณสมบัติของข้อมูลแต่ละตัว เป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ขนาดที่ใช้เก็บ (กี่ตัวอักษร) เป็นต้น Record คือข้อมูลของทุกฟิลด์รวมกันใน 1 แถว เช่น ข้อมูลสินค้า 1 Record จะประกอบด้วย รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ราคาขาย เป็นต้น Value คือค่าของข้อมูลที่เก็บในแต่ละช่องของตาราง โดยที่มีคุณสมบัติตามฟิลด์ที่กำหนด Primary Key คือ กลุ่มฟิลด์ที่เป็นตัวแทนของแต่ละ Record ซึ่งจะต้องมีค่าไม่ซ้ำกัน (Unique) 08/12/61 Microsoft Access

26 คำศัพท์ที่ใช้ในฐานข้อมูล
Foreign Key คือกลุ่มฟิลด์ของตารางหนึ่ง ซึ่งอ้างถึงไพรมารีคีย์ของอีกตารางหนึ่ง ใช้สำหรับการเชื่อมความสัมพันธ์ของ 2 ตาราง Composite Key คือ ไพรมารีคีย์ที่เกิดจากกลุ่มของฟิลด์ที่มีจำนวนมากกว่า 1 ฟิลด์ Null Value คือค่าที่มีความหมายว่าไม่มีข้อมูล (แต่ไม่ใช่การเคาะช่องว่างด้วย Spacebar) 08/12/61 Microsoft Access

27 การสร้างฐานข้อมูลด้วย โปรแกรม MS Access 2013
Chapter 2 การสร้างฐานข้อมูลด้วย โปรแกรม MS Access 2013

28 MS Access 2013 เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management) ที่มีความสามารถทั้งจัดการฐานข้อมูลและสร้างโปรแกรมในตัวเดียวกัน จึงเหมาะสำหรับนักศึกษาที่จะเรียนรู้และพัฒนาโปรแกรมไว้ใช้งาน รวมถึงผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรมมากนัก เนื่องจากมีวิธีการใช้งานง่ายและสะดวกต่อผู้ใช้ 08/12/61 Microsoft Access

29 การใช้โปรแกรม Microsoft Access 2013 เบื้องต้น
เลือกเทมเพลต เทมเพลต Access มีตาราง <Table> คิวรี <Query> ฟอร์ม <Form>และรายงาน<Report> แบบที่พร้อมให้ใช้งานได้แบบในตัว ตัวเลือกของเทมเพลตคือเมื่อเริ่ม Access และสามารถค้นหาออนไลน์สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกด้วย 08/12/61 Microsoft Access

30 การเข้าโปรแกรม 1 หน้าตาเมื่อเปิดขึ้นมาทุกครั้ง (ถ้าไม่ได้เปิดผ่านตัวไฟล์ .accdb) ด้านซ้ายของรูปคือ ส่วนที่ใช้แสดงรายงานไฟล์ที่เราเคยทำไว้แล้วแต่ในรุปไม่มี และมีปุ่มสำหรับเลือกเปิดไฟล์ ที่มีในเครื่อง ส่วนทางด้านขวา มีปุ่มค้นหา แม่แบบที่เตรียมไว้แล้วทางออนไลน์ ล่างลงมาที่มี 4 แบบคือแม่แบบสำหรับงาน เลือก Blank desktop database 08/12/61

31 Template 1. Access คลิก ไฟล์ > ใหม่
2.เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและใส่ชื่อให้ฐานข้อมูลของคุณภายใต้ ชื่อไฟล์ (ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่จะใช้สำหรับคุณ ให้ใช้กล่อง ค้นหาเทมเพลตออนไลน์) 3. สามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง 4.คลิกสร้าง <Create> 08/12/61 Microsoft Access

32 2 หน้าต่างตั้งชื่อตามที่ต้องการ / click เลือก Folder ระบุ Path
08/12/61 Microsoft Access

33 3.ส่วนที่ต้องใช้ทำงาน 08/12/61 Microsoft Access

34 คีย์ลัด 4. ส่วนบนสุดจะเป็นพวกคีย์ลัด ซึ่งสามารถกำหนดได้เอง ถัดไป เป็นชื่อ สิ่งที่ทำงานอยู่ทุกครั้งที่สร้างไฟล์เปล่า blank database จะถูกบังคับให้สร้างตาราง เพราะอย่างน้อยฐานข้อมูลต้องมี 1 ตาราง อยู่แล้วถึงเรียกว่าฐานข้อมูล ถัดไปเป็นชื่อและ สถานที่เก็บไฟล์นั้นไว้ ต่อไปก็ ปุ่ม Help และปุ่มเปิดปิดโปรแกรม 08/12/61 Microsoft Access

35 การสร้างและกำหนดโครงสร้าง Table
บทที่ 3 การสร้างและกำหนดโครงสร้าง Table

36 รู้จักกับ Table ใน Access
ใน Access การเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบของ Table (ตาราง) ดังนั้น เมื่อคุณต้องการบันทึกหรือเก็บข้อมูล ก็จะต้องทำการสร้าง Table ขึ้นมาก่อน แล้วจึงใช้งาน การสร้างก็คือการตั้งชื่อและกำหนดโครงสร้างของ Table (กำหนดฟิลด์และคุณสมบัติของฟิลด์) รวมถึงกำหนดไพรมารีคีย์ (Primary Key) และความสัมพันธ์ (Relationship) 08/12/61 Microsoft Access

37 โครงสร้างฐานข้อมูล ข้อมูลผู้ป่วย HN ชื่อ สกุล ที่อยู่ 45001 วันชัย
Field HN ชื่อ สกุล ที่อยู่ 45001 วันชัย แซ่ตั้ง 45002 ยุวดี ปรีดา 45003 โดม การเรียน Table Record 08/12/61 Microsoft Access

38 สร้าง Table โดยใช้ Design View
ชื่อฟิลด์ (Field Name) เป็นชื่อของข้อมูล ควรตั้งให้สื่อความหมายและไม่ยาวจนเกินไป และห้ามใช้สัญลักษณ์พิเศษ เช่น ? , # , … ประเภทข้อมูล (Data Type) คือชนิดของค่าที่จะเก็บในฟิลด์นั้น ๆ เช่น รหัสสินค้า มีค่าเป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน ส่วนราคาต่อหน่วย มีค่าได้เป็นตัวเลขได้อย่างเดียว และสิ่งที่ต้องคำนึงอีกอย่างคือ ข้อมูลใด ๆ ที่ต้องนำไปคำนวณ จะต้องเป็นตัวเลขหรือวันที่เท่านั้น 08/12/61 Microsoft Access

39 Data Type Text ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวอักษร, ตัวเลข (ที่ไม่ได้คำนวณ) , สัญลักษณ์, เครื่องหมาย เป็นต้น Number ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน โดยมีให้เลือกดังนี้ Byte ใช้สำหรับช่วงของตัวเลขตั้งแต่ 0 ถึง 255 และเป็นจำนวนเต็ม Integer ใช้กับตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ ถึง 32767 Long Integer ใช้กับตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 Single ใช้กับตัวเลขที่มีจุดทศนิยมตั้งแต่ E38 ถึง E-45 สำหรับค่าติดลบ และช่วงข้อมูลตั้งแต่ E-45 ถึง E38 สำหรับค่าบวก 08/12/61 Microsoft Access

40 Data Type Double ใช้กับตัวเลขที่มีจุดทศนิยม
Date/Time ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นวันที่ ซึ่งมีรูปแบบ (Format) ทั้งเป็นวันที่แบบ ค.ศ. หรือ พ.ศ. รวมทั้งแบบเต็มคือทั้งวันที่และเวลา แต่โดยปกติก็จะใช้ Medium (DD-MMM-YY) 08/12/61 Microsoft Access

41 Data Type Yes/No ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตรรกะ ซึ่งจะมีอยู่ 2 ค่าเท่านั้น คือ True (จริง) กับ False (เท็จ) OLE Object ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็น Object Linking Embedded (OLE) เช่น รูปภาพ (Image) เป็นต้น 08/12/61 Microsoft Access

42 Field Properties Field Size ใช้กำหนดขนาดของข้อมูลที่จะเก็บ
Format ใช้กำหนดรูปแบบการแสดงผลของข้อมูล Input Mask ใช้กำหนดวิธีการป้อนข้อมูล ซึ่งจะมีตัว Wizard ให้เลือก Caption ใช้กำหนดคำอธิบายฟิลด์หรือข้อมูล Default Value ใช้กำหนดค่าเริ่มต้น Validation Rule ใช้กำหนดเงื่อนไขของค่า เช่น ต้องเป็นค่าบวกเสมอ ก็จะกำหนดเป็น >=0 Validation Text ใช้กำหนดข้อความที่จะแสดงหากใส่ข้อมูลไม่ตรงตามเงื่อนไข เช่น “ข้อมูลผิด! กรุณาใส่ค่าที่เป็นบวกเท่านั้น” Required ใช้กำหนดว่าข้อมูลจะมีค่าว่าง (Null) ได้หรือไม่ ถ้าได้ ให้กำหนดเป็น No ถ้าไม่ได้ให้กำหนดเป็น Yes 08/12/61 Microsoft Access

43 การกำหนด ไพรมารีคีย์ (Primary key)
ให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการกำหนด จากนั้นให้คลิกเมาส์ขวา เพื่อเลือก Primary key หรือจะคลิกที่ Tools bar รูปกุญแจที่อยู่ด้านบนก็ได้ ประโยชน์ของการกำหนด Primary key ก็เพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำ และการนำไปเชื่อมความสัมพันธ์กับ Table อื่นๆ 08/12/61 Microsoft Access