ชื่อกลุ่ม : ธุรการทั่วไป ประธานกลุ่ม : นางนิสา ศรีสว่าง

งานนำเสนอเรื่อง: "ชื่อกลุ่ม : ธุรการทั่วไป ประธานกลุ่ม : นางนิสา ศรีสว่าง"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ชื่อกลุ่ม : ธุรการทั่วไป ประธานกลุ่ม : นางนิสา ศรีสว่าง
ชื่อโครงการ : เพิ่มประสิทธิภาพงานสารบรรณ หน่วยงาน : แผนกธุรการ ชื่อกลุ่ม : ธุรการทั่วไป ประธานกลุ่ม : นางนิสา ศรีสว่าง

2 ที่มา/เหตุจูงใจของโครงการ
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารบรรณ มีระบบงานที่เป็น มาตรฐาน วิเคราะห์เรื่องถูกต้องแม่นยำในการลงรับเข้าสารบรรณ ลด ข้อบกพร่อง ของงานสารบรรณ คีย์ข้อมูลให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร จัดเก็บเอกสารให้มีระบบ รวดเร็วในการสอบถามข้อมูล การค้นหา เอกสาร

3 เป้าหมายและตัวชี้วัด
วิเคราะห์จำแนกเรื่องได้อย่างถูกต้องถูกคนถูกงาน รวดเร็ว เอกสาร ถึงมือผู้รับวันต่อวัน พนักงานสารบรรณคีย์ข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน จัดทำคู่มือสารบรรณในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การค้นหาเอกสารได้รับคำตอบในการค้น ภายใน 5 นาที คิด เป็น 85 % ของผู้ใช้บริการ

4 สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
วิเคราะห์จำแนกเรื่องผิดพลาด ผิดคน ผิดงาน คีย์ข้อมูลไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ผู้รับเรื่องได้เอกสารล่าช้า การค้นหาเอกสารล่าช้า

5 . สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ
. สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ จัดทำคู่มือการคีย์สารบรรณให้เป็นมาตรฐาน ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการสร้างมาตรฐานดียวกัน จัดทำตารางการสอบถามสารบรรณ

6 จัดทำคู่มือการคีย์สารบรรณให้เป็นมาตรฐาน
สารบัญ สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ จัดทำคู่มือการคีย์สารบรรณให้เป็นมาตรฐาน วิธีและขั้นตอนการทำงานของสารบรรณ เริ่มแรกรับจดหมายจากไปรษณีย์ ทำการคัดแยกจดหมายและตัดจดหมาย ปั๊มรับเข้าเอกสารจากตรายางรับสาร บรรณ เขียนเลขตามเอกสารของจดหมาย เช่น ที่ ศธ /0001 จำนวนกี่แผ่น ลงวันที่ในจดหมาย แยกจดหมายตามความสำคัญเร่งด่วน ของงาน ลงเรื่องต่างๆ ให้แผนกที่เกี่ยวข้อง นำจดหมายเข้ารวมทั้งแฟ็กซ์ คีย์ลง ระบบสารบรรณในเครื่องคอมพิวเตอร์ พิมพ์รายงานใบรับ-ส่งเอกสาร ที่ลงสาร บรรณแล้วให้แผนกต่างๆ เซ็นต์รับ

7 ทำให้วิเคราะห์จำแนกเรื่องได้ถูกต้องถูกคนถูกงาน งานเร็วขึ้น เอกสาร ถึงมือผู้รับวันต่อวัน
การคีย์ข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อง่ายต่อการค้นหา สามารถตอบคำถามผู้ใช้บริการได้เร็วขึ้นในกรณีที่สอบถามหาเอกสาร จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ ทำบันทึกการรับเรื่องทุกเรื่องอย่างเป็นระบบ

8 ตัวชี้วัด: อัตราการค้นหาเอกสาร
ก่อนดำเนินการ - วิเคราะห์จำแนกเรื่องผิดพลาด ทำให้คนที่รับผิดชอบได้รับ เรื่องช้า ค้นหาข้อมูลใช้เวลานาน เนื่องจากต่างคนต่างคีย์ทำ ให้ข้อมูลไม่พบ ยากต่อการค้นหาเพราะคีย์ไม่เหมือนกันหา ยากต้องใช้เวลา

9 ตัวชี้วัด: อัตราการค้นหาเอกสาร
หลังดำเนินการ – มีคู่มือการลงสารบรรณ คีย์ข้อมูลเป็น มาตรฐานเดียวกัน ค้นหาเอกสารได้รับคำตอบภายใน 5 นาที