แนวคิดเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ รองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล

ความสัมพันธ์ของเอกสารกับจดหมายเหตุ เอกสาร (records) จดหมายเหตุ

Archives ความหมายของคำ -หอ/หน่วยงานจดหมายเหตุ -เอกสารจดหมายเหตุ -สถานที่เก็บเอกสาร -หอ/หน่วยงานจดหมายเหตุ -เอกสารจดหมายเหตุ

จดหมายเหตุ ความหมายของคำ เอกสารที่แต่ละส่วนงานจัดทำ หรือรับไว้และใช้ในการบริหารงานของส่วนงาน และเมื่อใช้งานเสร็จหรือวัตถุประสงค์ของการจัดทำเอกสารสิ้นสุดแล้ว แต่เอกสารนั้นยังมีคุณค่าต่อเนื่องจึงต้องส่งมอบให้หน่วยงานจดหมายเหตุจัดเก็บและดูแลรักษาเพื่อให้สามารถนำเอกสารดังกล่าวมาใช้ได้ทันทีที่ต้องการและเพื่อให้มีการใช้เอกสารดังกล่าวอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น

จดหมายเหตุ (archives) เอกสารที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้และสะสมโดยบุคคลหรือหน่วยงานเพื่อการดำเนินงานตามหน้าที่และนำมาเก็บรักษาเนื่องจากยังมีคุณค่าต่อเนื่องต่อองค์กร

ความหมายของจดหมายเหตุ T R Schellenberg เอกสารของสถาบันของรัฐหรือเอกชนที่ได้พิจารณาแล้วว่ามีคุณค่าต่อการจัดเก็บรักษาเพื่อการอ้างอิงและการศึกษาวิจัยและได้มีการเก็บหรือได้รับการคัดเลือกให้เก็บรักษาไว้ในสถาบันจดหมายเหตุ

ความหมายของจดหมายเหตุ Sir Hilraly Jenkinson เอกสารที่ได้สะสมโดยกระบวนการตามธรรมชาติในการดำเนินงานของภาครัฐหรือเอกชนและหลังจากนั้นได้นำมา ดูแลรักษาเพื่อการอ้างอิงโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบ

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ ยุคอารยธรรมโบราณ -ก่อนที่มนุษย์ยังไม่รู้จักการขีดเขียนเป็นลายลักษณ์ -ในสมัยสุเมเรียน มนุษย์เริ่มรู้จักการขีดเขียนบนแผ่นดินเหนียว -ชาวอียิปต์ใช้กระดาษปาปิรัส

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคคลาสสิก ชาวโรมันและกรีกโบราณบันทึกข้อมูลบนแผ่นไม้ แผ่นหนัง และทองสัมฤทธิ์ มีการจัดทำดรรชนี/รายชื่อเอกสาร มีหน่วยรับผิดชอบและมีตำแหน่งผู้รับผิดชอบการจัดการเอกสารของรัฐ การจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุไม่แยกจากกันและมีการบริหารเป็นระบบรวมศูนย์

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคกลาง มีแบบเอกสาร (documentary form) การจัดทำเอกสารเป็นพยานหลักฐานในการตัดสินคดีของศาล เกิดระบบทะเบียนเอกสาร (Registry System) เริ่มมีการแยกเอกสารที่มีคุณค่าออกจากเอกสารที่ไม่มีคุณค่า มีการจัดเก็บเอกสารแบบเรียงตามลำดับเหตุการณ์/วันเดือนปี

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคใหม่ การจัดทำและเก็บรักษาเอกสารจำเป็นต่อการบริหารราชการและ องค์การต่างๆ เช่น โรงพยาบาล ธนาคาร มหาวิทยาลัย การจัดการเอกสารต้องมีระบบและอาศัยหลักวิชาการ มีการผลิตและเผยแพร่วรรณกรรมทางด้านการจัดจัดทำเอกสาร การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร การดูแลรักษาเอกสาร วิชาการศึกษาเกี่ยวกับเอกสาร (diplomatics) มีความสำคัญ

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคปฏิวัติฝรั่งเศส งานจดหมายเหตุแยกจากงานจัดการเอกสาร เริ่มยุคของงานจดหมายเหตุสมัยใหม่ เกิดแนวคิดการจัดตั้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติและแนวคิดนี้เผยแพร่และกระจายไปทุกภูมิภาคของโลก ตำแหน่งนักจดหมายเหตุเริ่มเป็นที่รู้จัก

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคการจัดการเอกสาร เกิดการคิดค้นหลักทฤษฏีวงจรชีวิตเอกสาร เกิดการตระหนักถึงความสำคัญของเอกสาร เริ่มใช้คำ “Records Management”

พัฒนาการการจัดการเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุ (ต่อ) ยุคเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีการวิจัยเพื่อหาหลักการและแนวคิดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม หลักการการจัดการเอกสารอย่างต่อเนื่อง (records continuum) โครงการวิจัยสำคัญ เช่น InterPARES Project

หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง UNESCO – RAMP Study ICA -SARBICA

ความหมายของจดหมายเหตุ เอกสารเก่า เอกสารประวัติศาสตร์ เอกสารที่มีคุณค่าเก็บถาวร เอกสารที่ที่มีคุณค่าต่อเนื่อง บันทึกเหตุการณ์สำคัญ

รูปแบบ/ชื่อของหน่วยงานจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุ หอประวัติ/หอเกียรติยศ พิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ ศูนย์ข้อมูล

ประเภทของหอจดหมายเหตุ In-House Archives Collecting Archives Mix Archives

ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ ปัจจัยนำเข้า นโยบาย เอกสาร วัสดุครุภัณฑ์ เงิน/งบประมาณ บุคลากร

ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ กระบวนการดำเนินงาน การจัดหา การจัดเรียงและทำคำอธิบาย การสงวนรักษา การให้ใช้ การบันทึกเหตุการณ์สำคัญ*

ระบบการบริหารงานจดหมายเหตุ ผลลัพธ์ จดหมายเหตุที่พร้อมบริการ

สวัสดีค่ะ