Exercise Design: How to check our preparedness. พ.อ. น.พ. คเชนทร์ ปิ่นสุวรรณ กองอุบัติเหตุและเวชกรรมฉุกเฉิน โรงพยาบาลพระมงกุฎเกล้า กรมแพทย์ทหารบก

เราพร้อมรับ สถานการณ์ฉุกเฉินแล้วหรือยัง? Emergency Operation Plan: EOP เราพร้อมรับ สถานการณ์ฉุกเฉินแล้วหรือยัง? มีแผนตอบโต้เหตุฉุกเฉิน มีระบบบัญชาการสถานการณ์ ครบทั้งสองอย่าง ตอบได้หรือไม่ว่าเราพร้อมรับเหตุฉุกเฉิน? ต้องรอเกิดเหตุจริงก่อนหรือไม่จึงจะทราบว่าแผนและระบบของเราพร้อมทำงานได้จริงๆ ถ้าไม่เกิดเหตุฉุกเฉินเราจะรู้ได้อย่างไรว่าแผนและระบบของเราใช้งานได้จริง หรือมีจุดอ่อนอยู่ที่ใดบ้าง? Incident Command System: ics

เราพร้อมรับภาวะฉุกเฉินจริงหรือไม่? แผนของเราสมบูรณ์ดีแล้ว หรือมีช่องโหว่ตรงจุดใด? บุคลากรของเราเข้าใจและปฏิบัติได้ตามแผนที่เขียนไว้หรือไม่? ระบบตอบโต้เหตุฉุกเฉินที่วางไว้สามารถทำงานได้จริงหรือไม่ถ้าเกิดเหตุขึ้น? ผู้รับผิดชอบในระบบเข้าใจวิธีการใช้ระบบในการตอบโต้เหตุหรือไม่? เรายังหลงลืมหรือคิดไม่ครอบคลุมในสถานการณ์ฉุกเฉินตรงจุดใดบ้าง? เราจะปรับปรุงพัฒนาแผนและระบบของเราให้ดีขึ้นได้อย่างไร?

ฝึก ซ้อม Exercise Drill training ความหมายของคำต่างๆ ที่เกี่ยวกับการฝึกซ้อม Exercise

What is Exercise? Exercise: is a focused practice activity that place participants in a simulated situation requiring them to function in the capacity that would be expected of them in a real event Purpose: to promote preparedness by testing policies and plans and training personnel การฝึกซ้อม คือกิจกรรมที่เน้นให้ผู้รับการฝึกในสถานการณ์จำลอง เพื่อดูการปฏิบัติหน้าที่ว่าตรงตามขีดความสามารถที่คาดหวังไว้ถ้าเกิดสถานการณ์จริง ความมุ่งหมายของการซ้อม เพื่อส่งเสริมการเตรียมพร้อมโดยการทดสอบนโยบาย, แผน, และฝึกคน

ฝึกอย่างที่รบ...รบอย่างที่ฝึก Why Exercise? Many of real events proof that exercise is the most useful key success factor. Research has shown that people generally respond to an emergency in the way that they have trained. ทำไมต้องฝึก? จากเหตุที่เกิดขึ้นจริง พบว่าปัจจัยสู่ความสำเร็จของการตอบโต้เหตุคือการฝึก งานวิจัยพบว่า คนจะตอบสนองเหตุฉุกเฉินตามอย่างที่เคยฝึกมา ฝึกอย่างที่รบ...รบอย่างที่ฝึก

Main benefits of an exercise program Individual training: exercise enables people to practice their roles and gain experience in those roles System improvement: Exercise improve the organization’s system for managing emergencies ประโยชน์หลักของการฝึกซ้อม ฝึกบุคคลากร การซ้อมจะช่วยให้บุคคลากรสามารถฝึกบทบาทหน้าที่ของตนและได้ประสบการณ์จากการปฏิบัติหน้าที่นั้น พัฒนาระบบ การซ้อมจะช่วยปรับปรุงระบบของหน่วยงานในการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉิน

Reason to exercise Test and evaluate plans, policies, and procedures Reveal planning weaknesses Reveal gaps in resources Improve organizational coordination and communication Clarify role and responsibilities เหตุผลที่ต้องซ้อม ทดสอบและประเมินแผน, นโยบาย, และกระบวนการ ช่วยให้พบจุดอ่อนของการวางแผน เปิดเผยช่องว่างของทรัพยากรที่ยังขาด หรือยังไม่ได้เตรียม ปรับปรุงการสื่อสารและประสานงานของหน่วยงาน ช่วยให้เห็นบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน

Train personnel in roles and responsibilities Reason to exercise Train personnel in roles and responsibilities Improve individual performance Gain program recognition and support of officials Satisfy regulatory requirements

Focus of an exercise Locating and eliminating problems before an actual emergency occurs Corrective actions are an important part of exercise design, evaluation, and follow up จุดเน้นของการซ้อมคือ ระบุและกำจัดปัญหาก่อนที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ฉุกเฉินจริง การซ้อมจะได้กิจกรรมที่นำไปสู่การแก้ไขปรับปรุง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ต้องพิจารณาตั้งแต่การออกแบบการฝึกซ้อม, การประเมิน และติดตามผล

การซ้อม..ภาคบังคับ หรือ สมัครใจ กฎหมายและระเบียบต่างๆ กำหนดให้มีการซ้อม เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ จึงต้องทำ เช่น HA, JCI, กฎหมายควบคุมอาคาร, ฯลฯ ถ้าเราทำสม่ำเสมอ มีการวางแผนและเตรียมการเผชิญเหตุฉุกเฉิน อย่างต่อเนื่อง การซ้อมจะช่วยให้เราประเมินตนเองได้ง่ายว่าเราพร้อมจริงหรือไม่? ไม่มีใครมาบังคับ เราก็อยากจะซ้อมเอง...

Functions In planning exercise, the emphasis is on functions rather than on type of emergency, because preparedness in those functions is common to all emergencies. Functions are actions or operations required in emergency response or recovery การวางแผนการซ้อม ควรเน้นที่ ฟังค์ชั่น มากกว่าชนิดของภาวะฉุกเฉิน เพราะทุกๆเหตุต้องใช้ฟังค์ชั่นร่วมกัน ฟังค์ชั่น หมายถึง กิจกรรม หรือการปฏิบัติที่ต้องการใช้ในการตอบโต้เหตุฉุกเฉิน

Functions in Emergency Management Exercise Reporting System Alert notification (Emergency Response) Warning (Public) Communications Coordination and control Emergency Public Information Damage Assessment Health and Medical ในการตอบโต้เหตุฉุกเฉิน มีฟังค์ชั่นจำเป็นต้องใช้งานอยู่ ๑๓ เรื่อง..ดังนี้

Functions in Emergency Management Exercise Reporting System Individual/Family Assistance Public safety Public work/Engineering Transportation Resource Management Continuity of government

Comprehensive Exercise Program 2 Comprehensive Exercise Program Made up of progressively complex exercise, each one building on the previous one, until the exercise are close to reality as possible การซ้อมที่ครอบคลุม ต้องทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ค่อยๆเพิ่มความยากหรือความซับซ้อนทีละน้อย ค่อยต่อยอดจากความสำเร็จของการซ้อมครั้งก่อน จนได้การซ้อมที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

Progressive exercise: Characteristics The exercise program involves the efforts and participation of various entities Carefully planned to achieve identified goals Made up of a series of increasingly complex exercises Each successive exercise builds upon the previous one until mastery is achieved การฝึกซ้อมแบบก้าวหน้ามีลักษณะดังนี้ - โปรแกรมการฝึกซ้อมควรเกี่ยวข้องและมีผู้ร่วมฝึกจากหลากหลายลักษณะงาน ต้องวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน จัดการฝึกซ้อมเป็นลำดับจากง่ายไปยากและซับซ้อนขึ้น การฝึกว้อมแต่ละครั้งใช้พื้นฐานการผลสำเร็จของการฝึกซ้อมครั้งก่อนหน้า จนกว่าจะบรรลุความชำนาญ

Progressive Exercising Broad commitment Careful planning Increasing complexity Success breeds Success Who participates? การฝึกซ้อมแบบก้าวหน้า ควร... มีความผูกพันเชื่อมโยงอย่างกว้างขวางกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ในห้วงแรกอากมีไม่มากหน่วยงานนัก แต่เมื่อซ้อมแล้วจะเห็นความเกี่ยวเนื่องของหน่วยงานอื่นๆเพิ่มเติม แล้วชักชวนมาร่วมฝึกซ้อมมากขึ้นจนครบหน่วยงานที่จำเป็นในการตอบโต้เหตุฉุกเฉิน ควรมีการวางแผนอย่างรอบคอบระมัดระวัง กำหนดเป้าหมายอย่างชัดเจน Increasing Complexity   Exercises should be organized to increase in complexityfor example, from tabletop discussions to functional exercises to a full-scale exercise. Each type of exercise builds on previous exercises using more sophisticated simulation techniques and requiring more preparation time, personnel, and planning. Rushing into a full-scale exercise too quickly can open the door to potential failure because shortfalls have not been identified through less complicated and less expensive exercises. Success Breeds Success An important advantage of building incrementally to a full-scale exercise is that successful exercise experiences breed new successes: Officials and stakeholders are more willing to commit resources. Personnel are more motivated and look forward to the next exercise. Confidence increases. Operating skills improve. Who Participates? For a community-wide exercise program, the jurisdiction determines what agencies, organizations, and stakeholders participate in each exercise. Participants are further determined by the nature and size of the exercise. Larger exercises would include all of the participants who would have responsibilities in a real emergency. Smaller exercises, which focus on a limited aspect of the emergency plan, would limit the number of participants.

8 Step of Exercise design process Assess needs Define the scope Write a purpose statement Define objectives Compose of narrative Write major & detailed events List expected actions Prepare messages The eight-step process outlined in Unit 4 is used to design a tabletop exercise: Assess needs.   Define the scope. Write a purpose statement. Define objectives. Compose a narrative. Write major and detailed events. List expected actions. Prepare messages.

What activities are included? Orientation seminar Drill Tabletop exercise Functional exercise Full-scale exercise

Orientation seminar: Purpose the orientation seminar is an overview or introduction. Its purpose is to familiarize participants with roles, plans, procedures, or equipment. It can also be used to resolve questions of coordination and assignment of responsibilities.

Orientation seminar: Characteristics Format: lecture, group discussion, presentation, panel discussion, guest lecture Participants: cross-functional to discuss the problems Facilities: conference room Time: 1-2 hours Preparation: easy, 1-2 weeks

Orientation seminar: Application The orientation seminar can be used for a wide variety of purposes, including: Discussing a topic or problem in a group setting. Introducing something new (e.g., policies and plans). Explaining existing plans to new people The orientation seminar can be used for a wide variety of purposes, including:   Discussing a topic or problem in a group setting. Introducing something new (e.g., policies and plans). Explaining existing plans to new people (e.g., newly elected officials or executives need an explanation of the EOP and their role at the EOC; new employees need an orientation to operational plans as they relate to emergencies). Introducing a cycle of exercises or preparing participants for success in more complex exercises. Motivating people for participation in subsequent exercises.

Orientation seminar: Application Introducing a cycle of exercises or preparing participants for success in more complex exercises. Motivating people for participation in subsequent exercises.

Orientation Seminar Guidelines Be Creative Get Organized and Plan ahead Be Ready to Facilitate successful orientation seminar Orientation Seminar Guidelines   Be creative. You can use various discussion and presentation methods. Think of interesting classes that you have attended in other subjects, and borrow the techniques of good teachers and presenters. For example, you might call on people one by one to give ideas, plan a panel discussion, hold a brainstorming session, present case studies for problem solving, or give an illustrated lecture. Get organized and plan ahead. Even though orientation seminars are less complex than other activities, it is no time to “wing it.” Be ready to facilitate a successful orientation seminar. Discourage long tirades, keep exchanges crisp and to the point, focus on the subject at hand, and help everyone feel good about being there.

Tabletop Exercise A tabletop exercise is a facilitated analysis of an emergency situation in an informal, stress-free environment. The tabletop is largely a Discussion guided by a facilitator

Tabletop Exercise Purpose: to solve problems as a group. The success of a tabletop exercise is determined by feedback from participants and the impact this feedback has on the evaluation and revision of policies, plans, and procedures.

Advantage Requires only a modest commitment in terms of time, cost, and resources. Is an effective method for reviewing plans, procedures, and policies. Is a good way to acquaint key personnel with emergency responsibilities, procedures, and one another. -ข้อดี ใช้เวลา, ค่าใช้จ่าย, ทรัพยากรพอประมาณ เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประเมิน ทบทวน แผน, กระบวนการ, และนโยบาย เกิดความคุ้นเคยสำหรับผู้ที่ทำงานในการตอบโต้เหตุฉุกเฉิน

Disadvantage Lacks realism and thus does not provide a true test of an emergency management system’s capabilities. Provides only a superficial exercise of plans, procedures, and staff capabilities. Does not provide a practical way to demonstrate system overload. ข้อเสีย ขาดความสมจริง ไม่ได้ทดสอบระบบตามจริง ได้แค่ทดสอบแบบผิวเผินในกระบวนการงาน, แผน, ขีดความสามารถ ไม่สามารถแสดงให้เห็นการล้นเกินขีดความสามารถ

How a Tabletop works a tabletop exercise is like a problem-solving or brainstorming session. Unlike a functional exercise, problems are tackled one at a time and talked through without stress.

How a Tabletop works Problem Statements and Messages: การนำเสนอปัญหา, สถานการณ์สมมุติ Facilities and Materials: การจัดสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์สนับสนุน Problem Statements and Messages   A tabletop is not tightly structured, so problem statements can be handled in various ways: The facilitator can verbally present general problems, which are then discussed one at a time by the group. Problems can be verbally addressed to individuals first and then opened to the group. Written detailed events (problems) and related discussion questions can be given to individuals to answer from the perspective of their own organization and role, then discussed in the group. Another approach is to deliver prescripted messages to players. The facilitator presents them, one at a time, to individual participants. The group then discusses the issues raised by the message, using the EOP or other operating plan for guidance. The group determines what, if any, additional information is needed and requests that information. They may take some action if appropriate. Occasionally, players receiving messages handle them individually, making a decision for the organization they represent. Players then work together, seeking out information and coordinating decisions with each other. Some facilitators like to combine approaches, beginning the exercise with general problems directed to key individuals and then passing out messages one at a time to the other players. Handling Problems: It is usually wise to take the time to resolve problems, rather than hurry from one problem or message to the next, even though players sometimes will want to bypass the tough problems. Facilities and Materials It is recommended that the EOC or other operations center be used for the tabletop exercise, for two reasons: It provides the most realistic setting. Needed plans, displays, and maps are available on the premises. Any conference facility that will comfortably accommodate the expected number of participants in a face-to-face setting will be adequate, however. The number of participants and the scenario will determine the number and arrangement of tables for the exercise. Some facilitators like to arrange small groups around separate tables. Others prefer a U-shaped layout. Provided reference materials should include emergency plans, maps, and other reference materials that would normally be available in the EOC.

Facilitating a Tabletop Exercise Facilitator’s responsibilities Setting the stage Involving everyone Facilitating a Tabletop Exercise A tabletop exercise provides a relaxed environment of team problem solving. While functional and full-scale exercises are interactive, a tabletop is managed by a facilitator. The facilitator has a number of responsibilities, including:   Setting the stage (e.g., introducing the narrative). Involving everyone—stimulating discussion and drawing answers and solutions from the group (rather than supplying them). Facilitating in-depth problem solving. Controlling the pace and flow of the exercise and distributing messages.

Facilitating a Tabletop Exercise Facilitating in-dept problem solving Controlling the pace and flow of the exercise & distributing messages

Facilitator’s Characters Good personality & Health Good Listener: focused point Best Communication Conflict management Group Dynamics Conductor Friendly , Open mind

Roles of Participants in Tabletop Exercise Get the problem statement, analyze it Open discussion, Group dynamics Think to all options, it is possible?, don’t hurry Depend on your emergency plan, policies, and procedures If you find any new problem or weakness of the plan. Try to solve its. Give any suggestions

Goal and Objective of the Exercise Know & familiar with EOP Role & responsibility in EOP Individual training specific skill Cooperation & Coordination Test Emergency response system

Any Questions ?

Controller Facilitator Evaluator Facilitator