แฟ้มข้อมูล Data Management

สารสนเทศ (Information) ข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเข้าไป ในระบบคอมพิวเตอร์ ป้อนขยะเข้าก็ย่อมได้ขยะออกมาด้วย (Garbage In – Garbage Out : GIGO)

ข้อมูล (data) ประกอบด้วยข้อเท็จจริงในเบื้องต้น (raw fact) ซึ่งยังไม่สามารถใช้ในการอ้างอิงได้ เช่น - ชื่อนักศึกษา - ที่อยู่ - รหัสวิชาที่ลงทะเบียน ผลการเรียน จะต้องมีการจัดการหรือสร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเหล่านี้ก่อน จึงจะสื่อความหมาย และสามารถนำไปใช้ในการอ้างอิงได้ ที่เราเรียกว่า สารสนเทศ (information)

สารสนเทศ (information) หมายถึง ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล(processing) เช่น - การคำนวณ - การเปรียบเทียบ - การเรียงลำดับ - การแยกประเภท - การจัดกลุ่ม - การสรุปผล

ตัวอย่างของสารสนเทศ ใบรายงานผลการเรียน โดยต้องนำข้อมูลผลการเรียนในแต่ละภาคเรียนมาคำนวณหน่วยกิตรวม คำนวณหาเกรดเฉลี่ย เรียงลำดับรายวิชาตามภาคเรียนที่ลงทะเบียน แล้วจึงพิมพ์ออกมาเป็นใบแสดงผลการเรียนตามแบบฟอร์มที่มหาวิทยาลัยกำหนด ใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้า ต้องนำจำนวนหน่วยที่ปรากฏที่มิเตอร์วัดกระแสไฟของเดือนปัจจุบัน ไปลบออกจากจำนวนหน่วยที่บันทึกไว้ครั้งล่าสุด เพื่อหาให้ได้ว่าเดือนปัจจุบันใช้ไป กี่หน่วย แล้วจึงคำนวณหาค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายสำหรับเดือนปัจจุบัน หลังจากนั้นจึงพิมพ์เป็นใบแจ้งหนี้ค่าไฟฟ้าตามแบบฟอร์มที่การไฟฟ้ากำหนด ใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์ ต้องนำข้อมูลการใช้โทรศัพท์ระหว่างเดือนมาคำนวณกับราคาต่อหน่วย คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม แล้วค่อยพิมพ์รายการใช้โทรศัพท์เรียงลำดับตามวัน-เวลาที่ใช้ ค่าใช้จ่ายสุทธิ ตามแบบฟอร์มที่หน่วยงานกำหนด

รูปที่ 4.1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ การประมวลผล (processing) สารสนเทศ (information) ข้อมูล (data) - รหัสนักศึกษา - การเรียงลำดับ -ใบรายงานผลการเรียน - ชื่อนักศึกษา - การจัดกลุ่ม - ใบรายชื่อนักศึกษาแยก - รหัสวิชา - การคำนวณ ตามวิชาและหมู่เรียน - ผลการเรียน - การเปรียบเทียบ - สรุปจำนวนนักศึกษา - หมู่เรียน ในแต่ละหมู่เรียน

ประเภทของข้อมูล ประเภทของข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ สามารถจำแนกได้ 3 ลักษณะ คือ 1. ประเภทของข้อมูลแบ่งตามตามลักษณะการรวบรวม 1.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) ข้อมูลที่ได้จากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยตรง 1.2ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) ข้อมูลที่มีการ รวบรวม หรือสรุปไว้แล้ว พร้อมที่จะนำไปใช้อ้างอิงได้ทันที

2. ประเภทของข้อมูลแบ่งตามลักษณะข้อมูล 2.1 ประเภทตัวเลข (Numeric Characters) หมายถึง ตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งสามารถนำไปคำนวณได้ - เลขจำนวนเต็ม (Integer) เช่น 100, 50, 0, -500 เป็นต้น - เลขทศนิยม (Floating Point) เช่น 10.25, 0.1254 เป็นต้น 2.2 ประเภทอักขระ (Alphabetic Characters) หมายถึงตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ ที่ไม่ใช้ในการคำนวณ - ตัวอักษร (Alphanumeric Characters) หมายถึงตัวอักษร หรืออักขระที่เป็นตัวเลข 0 ถึง 9 - อักขระพิเศษ (Special Character) ได้แก่สัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ เช่น @ , # , $ , % , ^ , & , * เป็นต้น

2.3 ประเภทภาพ (images) เป็นข้อมูลที่เป็นภาพ ซึ่งอาจเป็นภาพที่ถูกสร้างขึ้น เป็นภาพถ่าย 2.4 ประเภทเสียง (audio) เป็นข้อมูลที่เป็นเสียง ลักษณะของการจัดเก็บ ก็จะเหมือนกับการจัดเก็บข้อมูลแบบภาพ 2.5 ประเภทภาพและเสียง (video) เป็นข้อมูลที่เป็นเสียงและรูปภาพ ที่ถูกจัดเก็บไว้ด้วยกัน

หน่วยของข้อมูล สามารถแบ่งหน่วยข้อมูลได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ดังนี้ 1. หน่วยข้อมูลระดับกายภาพ (physical component) เป็นหน่วยที่ฮาร์ดแวร์ (hardware) สามารถรับรู้ได้โดยตรง ได้แก่ - บิต (bit) มาจากคำว่า binary digit คือเลขฐานสอง นั่นเอง บิตถือเป็นหน่วยข้อมูล ที่เล็กที่สุดในระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยเลข 0 กับ 1 ในระบบเลขฐานสอง - ไบต์ (byte) การรวมบิตจำนวน 7-8 บิตเข้าด้วยกัน สามารถใช้แทนตัวอักขระได้ 1 ตัว (byte)

2. หน่วยข้อมูลระดับตรรกะ (logical component) เป็นหน่วยของข้อมูลที่มนุษย์สามารถรับรู้และเข้าใจได้ง่าย ได้แก่ - อักขระ (character) หมายถึง ตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์พิเศษ - เขตข้อมูล (field) คือการรวมอักขระหลาย ๆ อักขระที่สัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันแล้วทำให้สื่อความหมายได้ - ระเบียน (record) คือการรวมเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกัน - แฟ้ม (file) คือการรวมระเบียนหลาย ๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันไว้ด้วยกัน - Database หรือ ฐานข้อมูล คือการรวมแฟ้มข้อมูลตั้งแต่ 2 แฟ้มเป็นต้นไปทีมีความสัมพันธ์กัน ทางตรรกะ

โครงสร้างของข้อมูล โครงสร้างของข้อมูลประกอบด้วย - Character (อักขระ) - Field (เขตข้อมูล) - Record (ระเบียนข้อมูล) - File (แฟ้มข้อมูล) - Database (ฐานข้อมูล)

รูปที่ 4.2 แสดงโครงสร้างข้อมูล (Data Structure)

รหัสแทนข้อมูล - ระบบคอมพิวเตอร์เป็นระบบที่ทำงานได้โดยต้องใช้สัญญาณทางไฟฟ้า ซึ่งมี 2 สถานะ คือ เปิด(ON) และปิด(OFF) - จึงทำให้เกิดแนวคิดการใช้เลขฐานสอง (Binary Number System) - ซึ่งประกอบด้วยเลข 1 และเลข 0 มาแทนความหมายของข้อมูลต่าง ๆ

ปัจจุบันมีการกำหนดรหัสแทนข้อมูลขึ้นมาและที่เป็นที่นิยม มี 4 ประเภทคือ 1.รหัส BCD (Binary Code Decimal) เป็นรหัสที่ใช้อยู่ ในช่วง ค.ศ. 1959-1965 ใช้การเข้ารหัสตัวอักษร และตัวเลขเป็นแบบ 6 บิตเป็น 1 ไบต์ หรือเป็น 1 character ซึ่งจะทำให้สามารถสร้างรหัสต่างๆ ได้ถึง 64 รหัส (26 = 64) โดยการเข้ารหัส จะแบ่งบิต ทั้ง 6 บิต ออกเป็น 2 ส่วน คือ - 2 บิต แรก (bit ที่ 1 และ 2) เรียกว่า Zone bit โดยเรียก bit ที่ 1 ว่า A และเรียกบิตที่ 2 ว่า B - 4 บิต ที่เหลือ (บิตที่ 3 ถึง บิตที่ 6) เรียกว่า Numeric bit โดย 4 บิต นี้ จะใส่ค่าลำดับของตัวอักษร ตามค่าในเลขฐานสองคือ 8 4 2 1

รูปที่ 4.3 แสดงโครงสร้างบิตของรหัส BCD Zone bit Numeric bit A B 8 4 2 1 รูปที่ 4.3 แสดงโครงสร้างบิตของรหัส BCD

2. รหัส EBCDIC หรือ Extended Binary Code Decimal Interchange Code ได้รับการพัฒนาขึ้นมาโดยบริษัท IBM ในช่วงยุคที่ 3 ของคอมพิวเตอร์ โดยแบ่งโครงสร้างของบิต ออกเป็น 2 ส่วน คือ - 4 บิตแรก (บิตที่ 1 ถึง บิตที่ 4) เรียกว่า Zone bit โดย Zone bit นี้ก็จะมีค่าประจำหลักเป็น 8 4 2 1 เช่นกัน - 4 บิตถัดไป (บิตที่ 5 ถึง บิตที่ 8) เรียกว่า Numeric bit โดย 4 บิตนี้ จะใส่ค่าลำดับของตัวอักษร ตามค่าในเลขฐานสองคือ 8 4 2 1

รูปที่ 4.4 แสดงโครงสร้างบิตของรหัส EBCDIC Zone bit Numeric bit 8 4 2 1 รูปที่ 4.4 แสดงโครงสร้างบิตของรหัส EBCDIC อักขระของรหัส EBCDIC นี้จะใช้ตัวเลขฐานสองทั้งหมด 8 ตัว หรือ อีกนัยหนึ่งคือสามารถจะเขียนด้วยเลขฐาน 16 แทนได้ (ใช้ 2 ตัว สำหรับ Zone bit 1 ตัว และ Numeric bit อีก 1 ตัว)

3.รหัส ASCII - ย่อมาจาก American Standard Code for Information Interchange ถูกสร้างขึ้นเมื่อประมาณ ปี ค.ศ. 1966 โดยสมาคมรักษามาตรฐานแห่งสหรัฐอเมริกา (American Standards Association) ซึ่งปัจจุบันได้เปลี่ยนชื่อเป็น สถาบันมาตรฐานแห่งชาติสหรัฐอเมริกา (American Nation Standards Institute : ANSI)

3.รหัส ASCII ASCII ย่อมาจาก The American Standard Code for Information Interchange) ASCII ขนาด 1 byte จะมี 8 bit ใช้พื้นที่แค่ 7 bit ก็สามารถ Encode ข้อมูลได้ครบแล้ว ส่วน bit ที่ 8 ก็เติม 0 ลงไป (เลขฐานสอง) โปรแกรมที่ใช้สำหรับเรียงลำดับข้อมูลโดยทั่วไปจะเรียงตามลำดับที่ปรากฏในตาราง ASCII

ตาราง ASCII COMPUTER DEPARTMENT

Control Character ตัวอักษร 32 ตัวแรกไม่ได้เป็นข้อมูลแต่จะทำหน้าที่เป็นคำสั่งบางอย่าง ควบคุมการทำงานของเครื่องพิมพ์ ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์อื่นๆ ควบคุมการสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์

Control Character ตัวอักษร 32 ตัวแรกไม่ได้เป็นข้อมูลแต่จะทำหน้าที่เป็นคำสั่งบางอย่าง ได้แก่ ควบคุมการทำงานของเครื่องพิมพ์ ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์อื่นๆ รวมทั้งควบคุมการสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ อักขระบางตัวมีปุ่มอยู่บนแป้นพิมพ์เลย เช่น Backspace = 8, Tab = 9, Carriage return = 13, Escape = 27 Line feed = (10) ขึ้นบรรทัดใหม่, Form feed = (12) ขึ้นหน้าใหม่, bell = (7) ส่งเสียงเตือนสั้นๆ 1-4 ใช้ร่วมกันในการส่งผ่านข้อมูลสื่อสาร 28-31 ใช้บอกขอบเขตของไฟล์ 6 กับ 21 ใช้บอกว่าการส่งข้อมูลเป็นผลสำเร็จหรือไม่

Extended ASCII Table ได้แก่ ตัวอักษรต่างชาติ, ตัวอักษรสำหรับวาดภาพ และตัวอักษรในหมวดวิทยาศาสตร์

Extended ASCII Table (Thai) ในประเทศที่ไม่ได้ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษในการเขียน ก็อยากจะมีรหัสในการเขียนตัวอักษรเป็นของตัวเองเหมือนกัน ดังนั้นแล้วในการแก้ปัญหา ก็คือ จะเอา bit ที่ 8 มาใช้ เช่น ตั้ง bit ที่ 8 เป็น 1 แล้วก็ Encode ข้างในด้วยรหัสของตัวเอง แต่ต้องเป็นรหัสที่ ASCII code ยังไม่ได้ใช้ เช่น 1000011 เป็น ‘ก’, 1000012 เป็น ‘ข’, 1000013 เป็น ‘ค’ เป็นต้น วิธีการเช่นนี้ทำให้เราสามารถเก็บได้ 2 ภาษา แต่ว่าการทำแบบนี้ไม่ international เพราะว่า ภาษาจีนหรือภาษาญี่ปุ่นก็ใช้แบบเดียวกัน ก็เอา bit ที่ 8 มาใช้ เพราะฉะนั้นแล้ว ตัว ‘ก’ ของภาษาไทยก็จะไปมีรหัสเหมือนกับตัวอะไรซักอย่างในภาษาจีน ดังนั้นก็เลยมีปัญหาว่าถ้าเราต้องการทำ international business จริงๆ ควรจะมีรหัสเดียวสำหรับอักษรตัวเดียว และในแต่ละภาษาก็ไม่ควรมีรหัสซ้ำกัน

4. รหัสยูนิโค้ด(UniCode) - Unicode ต่างจาก ASCII คือ ASCII เก็บ byte เดียว แต่ Unicode เก็บ 2 byte ใช้เลขฐานสองจำนวน 16 บิต แทนข้อมูล 1 ไบต์ ซึ่งสามารถแทนข้อมูลที่แตกต่างกันได้ถึง 216 หรือ 65,536 ไบต์ (65,536 ตัวอักษร) - เป็นรหัสชุดใหม่ที่ถูกพัฒนาเพื่อให้สามารถแทนตัวอักษรได้มากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากภาษาทางเอเซีย เช่น ภาษาจีนและญี่ปุ่นจะมีตัวอักษรจำนวนมากเกินกว่าที่จะแทนด้วยเลขฐานสอง 8 บิต  

- รหัสแอสกีก็ยังสามารถใช้ได้กับรหัส Unicode เนื่องจากอักขระ 256 ตัวแรกของ Unicode จะมีลักษณะเดียวกับรหัสแทนข้อมูลแบบแอสกี แต่จะเติม 0 ไว้ข้างหน้าจำนวน 8 บิต เช่น 0111 0100 ในรหัสแอสกีแทน t ถ้าเป็น Unicode จะเป็น 0000 0000 0111 0100    - ปัจจุบัน Unicode เป็นรหัสที่นำไปใช้กับระบบปฏิบัติการหลายประเภท เช่น Windows 2000 (NT 5) , Windwos XP, Windows Vista ,Windows7 และ OS/2 เป็นต้น

Unicode Table (English)

Unicode Table (Thai)

ความหมายของแฟ้ม หน่วยความจำสำรองของคอมพิวเตอร์ จัดเก็บข้อมูลอยู่ในรูปของเลขฐานสอง ซึ่งประกอบกันรวมอยู่ในแฟ้ม (file) ไม่ว่าจะใช้สื่อเก็บข้อมูลชนิดใด ทุกอย่างที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำสำรองต้องอยู่ในรูปของแฟ้มเสมอ - สามารถอ้างถึงได้ด้วยชื่อและสกุลของแฟ้มนั้น ๆ - ซึ่งเปรียบเสมือนลิ้นชักในตู้เอกสาร - ผู้ใช้คอมพิวเตอร์จะเป็นผู้กำหนดไดเร็กทอรี่ และจัดเก็บแฟ้มต่าง ๆ

การกำหนดชื่อให้กับแฟ้มนั้น ต้องกำหนดภายใต้เงื่อนไขของซอฟต์แวร์ที่ใช้ ซึ่งส่วนประกอบในการตั้งชื่อแฟ้มมีดังนี้ 1. ส่วนของชื่อ 2. ส่วนขยาย หรือสกุลของไฟล์

Microsoft Word Document EXE GIF GIF Graphic file ตาราง แสดงส่วนขยายของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ส่วนขยาย ชนิดของไฟล์ BAK Backup File BAT Batch File COM Program File DOC Microsoft Word Document EXE GIF GIF Graphic file

ตาราง แสดงส่วนขยายของไฟล์ชนิดต่าง ๆ (ต่อ) ชนิดของไฟล์ INI Configuration file JPG JPEG graphic file SYS Operating system configuration file WAV Microsoft Windows sound file WK4 Lotus 1-2-3 spreadsheet file XLS Microsoft Excel spreadsheet file

ประเภทของแฟ้ม สามารถแบ่งประเภทของแฟ้มได้ 2 ประเภท คือ แฟ้มโปรแกรม (Program File) เป็นแฟ้มที่เก็บชุดคำสั่งหรือโปรแกรมทุกชนิด ตั้งแต่โปรแกรมของระบบ (System Software) ตลอดจนถึงโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ (Application Software) ได้แก่แฟ้มที่มีส่วนขยายเป็น .COM .EXE .BAT .PRG

2. แฟ้มข้อมูล (Data File) เป็นไฟล์ที่เก็บข้อมูลทุกชนิด หรือสร้างขึ้นมาเพื่อเก็บข้อมูลที่โปรแกรมต้องการใช้ ซึ่งมีรูปแบบในการเก็บและเรียกใช้ข้อมูลที่แตกต่างกันไป ปัจจุบันมีวิธีการแปลงไฟล์ข้อมูลที่สร้างขึ้นจากโปรแกรมหนึ่ง ไปเป็นรูปแบบการเก็บข้อมูลของโปรแกรมอื่นได้ โดยโปรแกรมอรรถประโยชน์สำหรับแปลงข้อมูล (Conversion Utility) แฟ้มข้อมูลจะมีรูปแบบการจัดเก็บ หรือโครงสร้างแตกต่างกันไป สามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น 2 กลุ่ม คือ 2.1 กลุ่มที่ไม่มีโครงสร้าง (Unstructured) 2.2 กลุ่มที่มีโครงสร้าง (Structured)

2.1 กลุ่มที่ไม่มีโครงสร้าง (Unstructured) แฟ้มที่เก็บข้อมูลหลากหลายประเภท ทั้งข้อความ ตัวเลข สัญลักษณ์พิเศษ รูปภาพ ไว้ที่เดียวกันโดยไม่มีการกำหนดรูปแบบของโครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูล เช่น แฟ้มที่มีส่วนขยายเป็น .DOC เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้กับซอฟต์แวร์ Microsoft Word แฟ้มที่มีส่วนขยายเป็น .XLS เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้กับซอฟต์แวร์ Microsoft Excel และแฟ้มที่มีส่วนขยายเป็น .PPT เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้กับซอฟต์แวร์ Microsoft PowerPoint เป็นต้น

2. 2 กลุ่มที่มีโครงสร้าง (Structured) 1 2.2 กลุ่มที่มีโครงสร้าง (Structured) 1. ไฟล์คุณสมบัติ (Configuration File) ประมวลผล โดยผู้ใช้จะต้องระมัดระวังไม่ลบไฟล์เหล่านี้ทิ้งมิเช่นนั้นจะทำให้โปรแกรมที่เกี่ยวข้องทำงานไม่ได้ เนื่องจากต้องมีการอ่านไฟล์ที่เก็บคุณสมบัติเหล่านี้ก่อนเสมอเมื่อเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม เช่นไฟล์สกุล .SYS เป็นต้น 2. ไฟล์ข้อความ (Text File) เป็นไฟล์ที่เก็บข้อมูลซึ่งประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์พิเศษต่างๆ โดยปกติแล้วเกือบทุกโปรแกรมสามารถเก็บหรือแปลงข้อมูล ไปเป็นแบบไฟล์ข้อความได้ เช่นไฟล์สกุล .DOC ที่สร้างโดยซอฟต์แวร์ Microsoft Word ไฟล์สกุล .XLS ที่สร้างโดย Microsoft Excel หรือไฟล์สกุล .PPT ที่สร้างโดย Microsoft PowerPoint เป็นต้น

2.2 กลุ่มที่มีโครงสร้าง (Structured) 3. ไฟล์กราฟิก (Graphics File) เป็นไฟล์ที่เก็บรูปภาพทั้งภาพสีและภาพขาวดำ ข้อมูลที่เก็บอยู่ในไฟล์ประเภทนี้จะอยู่ในรูปแบบเฉพาะ ซึ่งประเภทที่ได้รับความนิยม ในปัจจุบัน มีอยู่หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบ Joint Photographic Expert Group (JPEG) และ Graphic Interchange Format (GIF) เป็นต้น 4. ไฟล์เสียง (Sound File) เป็นไฟล์ที่เก็บรหัสแทนเสียงซึ่งอยู่ในรูปแบบของดิจิตอล สำหรับคอมพิวเตอร์ที่มีระบบมัลติมีเดีย ก็จะสามารถอ่านฐานข้อมูลในไฟล์เสียงและเล่นเสียงที่เก็บอยู่ออกมาทางลำโพงได้ ได้แก่ไฟล์สกุล .WAV ไฟล์สกุล .MIDI ไฟล์สกุล .MP3 เป็นต้น

2.2 กลุ่มที่มีโครงสร้าง (Structured) ได้แก่ แฟ้มที่มีการแบ่งโครงสร้างการจัดเก็บข้อมูล เป็นระเบียน (Record) จากระเบียนแยกเป็น เขตข้อมูล (Field) แต่ละเขตข้อมูลจะประกอบด้วยอักขระหลายๆ อักขระที่สัมพันธ์กัน ได้แก่แฟ้มข้อมูลที่ใช้กับโปรแกรมภาษาซี ( C ) ภาษาปาสคาล (Pascal) , Visual Basic , dBase FoxPro , Oracle และ SQL เป็นต้น 1 แฟ้มหลัก (Master File) เก็บข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับโปรแกรมต่าง ๆ เก็บข้อมูลที่ค่อนข้างคงที่ มักไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง การปรับปรุงไฟล์สามารทำได้โดยตรง หรือใช้ข้อมูลจากแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงก็ได้ 2. แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) เป็นแฟ้มที่เก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาใด ระยะเวลาหนึ่ง เช่นรายการลงทะเบียนเรียน รายการฝาก-ถอนเงิน

3. แฟ้มรายงาน (Report File) 3. แฟ้มรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มสำหรับเก็บรายงานไว้ในแฟ้มบนหน่วยความจำสำรอง ข้อดีคือ จัดเก็บได้สะดวกและคงทนกว่าเก็บเป็นกระดาษ และพิมพ์เมื่อใดก็ได้ 4.  แฟ้มสำรอง (Backup File) ใช้เก็บสำรองข้อมูลที่มีความสำคัญสูง การสำรองข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการใช้งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากอาจเกิดปัญหาขึ้นกับสื่อที่ใช้เก็บข้อมูลเมื่อใดก็ได้โดยที่ผู้ใช้อาจคาดไม่ถึง 5. แฟ้มตาราง (Table File) เป็นตารางข้อมูลขนาดเล็กใช้อ้างอิงช่วงการประมวลผลข้อมูล มักเป็น Read only file เช่น อัตราภาษี

1.6 แฟ้มข้อมูลเก่า (Historical File หรือ Archival File) เป็นข้อมูลเก่าที่จะใช้ในการอ้างอิง เปรียบเทียบ หรือพยากรณ์ 1.7 แฟ้มสรุปผล (Summary File) สร้างมาจากการรวบรวมหรือคำนวณจากข้อมูลในแฟ้มอื่นๆ เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่มีความหมายมากขึ้น และไม่ต้องเสียเวลาคำนวณทุกครั้งที่เรียกใช้งาน 1.8 แฟ้มงาน (Work File) เป็นแฟ้มที่สร้างมาใช้ชั่วคราว เพื่อช่วยในการปฏิบัติงานบางอย่างให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น Sort file