01 Introduction to File Management 4124101การประมวลผลข้อมูลและแฟ้มข้อมูล Data and File Processing

Content: ข้อมูลและสารสนเทศ การประมวลผลข้อมูล เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้ในการประมวลผล วงจรการประมวลผล วิธีการประมวลผล

ข้อมูลและสารสนเทศ การแข่งขันบนโลกมีมากขึ้นทุกขณะ ข้อมูลจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพราะช่วยให้การตัดสินใจทำได้ถูกต้อง การทำงาน จึงต้องเสาะแสวงหาข้อมูลให้เพียงพอ และทันกับความต้องการ

คอมพิวเตอร์จำคำสั่งข้อมูลได้อย่างไร? OFF สภาวะ 0

คอมพิวเตอร์จำคำสั่งข้อมูลได้อย่างไร? ON สภาวะ 1

คอมพิวเตอร์จำคำสั่งข้อมูลได้อย่างไร? สภาวะ แทนด้วย ON 1 OFF

สวิส 2 ตัว 2 บิต 00 01 10 ** สร้างรหัสเลขฐานสองได้ 4 รหัส 11 OFF OFF ON 01 ON OFF 10 ** สร้างรหัสเลขฐานสองได้ 4 รหัส ON ON 11

สวิส 3 ตัว 3 บิต OFF OFF OFF ON OFF OFF 000 100 ON OFF OFF ON OFF ON 001 101 OFF ON ON ON OFF OFF 010 110 ON ON ON ON ON OFF 111 011 ** สร้างรหัสเลขฐานสองได้ 8 รหัส

ประเภทของข้อมูล ข้อมูลตัวเลข ได้แก่ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนซึ่งจะนำไปใช้ในการคำนวณ ข้อมูลอักขระ ได้แก่ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลขที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ หรือสัญลักษณ์ต่างๆ เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง หรืออาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ผสมกัน ข้อมูลภาพ ได้แก่ข้อมูลที่เป็นภาพถ่ายหรือภาพลายเส้น เช่น ภาพถ่ายแบบก่อสร้าง ข้อมูลเสียง ได้แก่ เสียงที่บันทึกเอาไว้ด้วยแถบเสียง หรือบันทึกเป็นข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์และใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล

องค์ประกอบของข้อมูล มีองค์ประกอบของข้อมูลดังนี้ บิต (Bit) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด ซึ่งแทน ด้วยเลขฐานสอง คือ 0 และ 1 ไบต์ (Byte) คือ กลุ่มของบิตใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือ สัญลักษณ์พิเศษ เพียง 1 ตัว เช่น 01000001 คือ ตัว A โดยที่ 8 บิต เท่ากับ 1 ไบต์ ฟิลด์ (Field) คือ กลุ่มของไบต์ที่รวมกันแล้วมีความหมาย เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์

ตัวอย่างองค์ประกอบของข้อมูล = 1 Byte 1 1 1 1 4 Bits 4 Bits 1100 1101 1111 1101 = 1 Field (พอลล่า เทเลอร์)

ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลกับการตัดสินใจ

ความหมาย ศัพท์ต่างๆ ที่ควรรู้จัก ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูล(data) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง สารสนเทศ(information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี รูป แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ

ความหมายของการประมวลผลข้อมูล คือ การกระทำกับข้อมูลด้วยความรู้และความสามารถ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ต่อผู้ใช้มากยิ่งขึ้น สิ่งที่ได้จากการประมวลผล เราจะเรียกว่า สารสนเทศ (Information)

ชนิดของข้อมูล (Data Type) แบ่งตามลักษณะการใช้งานได้ 3 ชนิดคือ ข้อมูลที่ใช้สำหรับอ้างอิง (Reference Data) เช่น ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัว ข้อมูลที่ใช้ในการแบ่งกลุ่ม (Classification Data) เช่น เพศ ชั้นปี ข้อมูลที่ใช้ในการแสดงจำนวน (Quantization Data) เช่น คะแนน เกรด น้ำหนัก

ชนิดข้อมูล (Data Type) แบ่งตามลักษณะของข้อมูลได้ 2 ชนิด คือ ข้อมูลแสดงปริมาณ (Quantization Data) คือข้อมูลที่อยู่ในรูปตัวเลขหรือบรรยายความก็ได้ เช่น อายุ รายได้ ข้อมูลแสดงคุณภาพ (Quantitative Data) คือ ข้อมูลที่อยู่ในรูปข้อความหรือบรรยายความ เช่น อาชีพ วุฒิการศึกษา

ลักษณะข้อมูลที่ดี ความถูกต้อง(Accuracy) เป็นข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด ความสมบูรณ์ (Completeness) เป็นข้อมูลที่ครบถ้วน สมบูรณ์ที่สุดตามที่ผู้บริหารต้องการ ความรวดเร็ว (Timeliness) ทันเวลาตามที่ต้องการ คือ ทันสมัย ไม่ล่าช้า (ถูกต้องแต่ล่าช้า ก็ไม่ดี) ความหมายเหมาะสมต่อการประมวล คือข้อมูลที่ได้ต้องมีความเหมาะสมที่ใช้สำหรับการประมวลผลแบบต่าง ๆ

ตัวอย่างข้อมูลและสารสนเทศ ระเบียนประวัตินักเรียน ชื่อ พลอย น้ำดี เพศ หญิง วันเดือนปีเกิด 22 มกราคม 2531 รูป ตัวอย่างแสดงระเบียนประวัตินักศึกษา

ตัวอย่างข้อมูลและสารสนเทศ ปีเกิด จำนวนนักเรียน 2530 110 คน 2531 32 คน 2532 67 คน . . ระเบียนประวัติ การแจกแจง ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ รูป แสดงการแจกแจงข้อมูลปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียน

วิวัฒนาการของการประมวลผลข้อมูล มนุษย์รู้จักวิธีการประมวลผลข้อมูลมาตั้งแต่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์ใช้งาน โดยมีการประดิษฐ์เครื่องมือขึ้นมาช่วยในการประมวลผลข้อมูลเพื่ออำนวยความสะดวก รวมทั้งลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ ทันเวลาที่จะใช้ ฉะนั้นการประมวลผลจึงอิงอยู่กับเครื่องมือที่มีใช้

เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลด้วยมือ (Manual Processing) การประมวลผลโดยเครื่อง unit record (Punched-card data processing) 3. การประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ (EDP : Electronic Data Processing)

การประมวลผลด้วยมือ เป็นการประมวลผลโดยใช้แรงงานคนเป็นส่วนใหญ่ อาจใช้เครื่องคิดเลข กระดาษเข้ามาช่วยได้ การประมวลผลวิธีนี้เริ่มใช้ตั้งแต่โบราณจนถึงปัจจุบัน โดยใช้ในธุรกิจขนาดเล็ก เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก เพราะไม่ต้องลงทุนมาก เหมาะกับค่าแรงงานที่มีราคาถูก ซึ่งดูแล้วล้าสมัย แต่ก็ยังใช้กันอย่างแพร่หลาย

การประมวลผลด้วยเครื่อง unit record เป็นการประมวลผลที่ใช้แรงคนช่วยบ้าง แต่ไม่มากเท่าวิธีแรก เครื่อง unit record เป็นเครื่องจักรกลปนไฟฟ้า (Electro mechanical) ซึ่งทำงานกับข้อมูล เช่น เครื่องทำสำเนา บัตร เครื่องเรียงบัตร เหมาะกับงานที่มีปริมาณมากกว่า ที่จะทำมือ ถึงแม้จะมีการลงทุนสูงในช่วงแรก แต่ช่วยในเรื่อง ความถูกต้องของข้อมูลและความรวดเร็ว แต่ยังมีข้อจำกัดใน ด้านปริมาณข้อมูลอยู่

การประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นการประมวลผลที่ใช้แรงคนน้อยที่สุด โดยใช้คอมพิวเตอร์ ให้ทำงานตามที่เราเตรียมคำสั่งไว้ก่อนแล้วอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นงาน ใช้คนในการควบคุมเครื่อง ทำให้ได้ ความถูกต้องสูง รวดเร็ว คำนวณได้ถูกต้องแม่นยำและซับซ้อนได้ ช่วงแรกจะลงทุนสูง เนื่องจากต้องเตรียมคนและอุปกรณ์ แต่ใน ระยะยาวแล้วคุ้มค่ากว่า

ปัจจัยที่ใช้ตัดสินในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ขนาด (Volume) จำนวนข้อมูลมีปริมาณมากน้อยเพียงใด เช่น การประมวลผลจากการสำมะโนประชากร 2. งานที่มีลักษณะที่ทำซ้ำอยู่ตลอดเวลา (Repetitive) งานที่เราสามารถเขียนคำสั่งเพียงครั้งเดียว แต่ใช้คำสั่งซ้ำเมื่อต้องการ เช่น งานทำบัญชีเงินเดือน งานทำบัญชีควบคุมสินค้า 3. งานที่ต้องการประมวลผลในเวลาอันรวดเร็ว (Speed) เช่น งานจองตั๋วเครื่องบิน เรียกว่า Online, Real time

ปัจจัยที่ใช้ตัดสินในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ 4. งานคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน (Complex) ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ สถิตขั้นสูงหรือเกี่ยวกับตัวแปรจำนวนมาก 5. ค่าใช้จ่าย (Cost) พิจารณาในเรื่องการลงทุนช่วยแรกแต่วางแผนระยะยาวในการลงทุนแล้วคุ้มค่า 6. ความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy) เช่นงานที่ต้องใช้ความแม่นยำมาก เช่น การคำนวณทิศทางของยานอวกาศ

ประเภทของการประมวลผลข้อมูล 1. งานสถิติ เป็นการประมวลผลทางสถิติจากการสำรวจ คิดคำนวณ อย่างง่าย ๆ เช่นการนับและบวก คิดเทียบหาค่าร้อยละมีข้อมูลเข้าเพียง ด้านเดียวและข้อมูลออกเป็นแบบเดียว คือการสร้างตารางแบบสถิติ เท่านั้น 2. งานทะเบียน เป็นงานที่เรามีข้อมูลอยู่แล้ว เป็นลักษณะงานที่ปรับปรุง แก้ไขให้เป็นปัจจุบัน ค้นหาได้ดี โดยบันทึกไว้ในสื่อ 3. งานคำนวณ เป็นการคำนวณทางคณิตศาสตร์หรือทางวิศวกรรม ไม่ต้อง เก็บข้อมูลซ้ำซ้อนมาก แต่ต้องใช้ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์สูง

วงจรการประมวลผล Data processing Cycle โดยพื้นฐานไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ช่วยคำนวณ หรือไม่ก็ตาม จะประกอบไปด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอนการนำข้อมูลเข้า 1. การเก็บรวมรวมข้อมูล (Data Collection) 2. แปลงข้อมูล (Data Conversion) เป็นขั้นตอนในการเปลี่ยนสภาพข้อมูลในอยู่ในรูปที่กะทัดรัด เหมาะสม พร้อมที่จะนำไปประมวลผล แบ่งได้ - การลงรหัสข้อมูล (Coding) แปลงข้อมูล - การตรวจสอบแก้ไข (Editing) ปรับข้อมูลให้เหมาะสม - การแยกประเภท (Classifying) แยกข้อมูลให้เหมาะกับการ ประมวล

ลักษณะการประมวลผล การจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูล (Classifying) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การสรุป (Summarizing) การทำสำเนาข้อมูล (Reproducing) การคำนวณ (Calculating) การเก็บรักษาข้อมูล (Storing) การดึงข้อมูลที่ต้องการออกมา (Retrieving) การสื่อสาร (Communicating)

วงจรการประมวลผล + ส่วนขยาย เมื่อนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผล จะได้ส่วนประกอบเพิ่มอีก 1 ส่วนคือ ส่วนเก็บข้อมูล

วิธีการประมวลผล (Processing Technique) 1. การประมวลผลแบบชุด (Batch processing) 2. การประมวลแบบโต้ตอบ (Interactive) 3. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online processing)

การประมวลผลแบบชุด (Batch processing) เป็นการรวบรวมข้อมูลจากรายงานที่เปลี่ยนแปลงไว้ระยะเวลาหนึ่ง เรียกว่า กลุ่มหรือแฟ้มรายการ แล้ว จึงดำเนินการประมวลผลในครั้ง เดียวพร้อมกันหมด เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ต้องใช้กับข้อมูลที่ไม่ ต้องการความรีบด่วน เช่น การพิมพ์รายงาน รายงานผลสรุป ยอดขาย ประจำเดือน รายงานข้อมูลการใช้โทรศัพท์ของลูกค้า เป็นต้น

การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive) การทำงานที่มีลักษณะการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่อง คอมพิวเตอร์ได้โดยตรง ซึ่งผู้ใช้สามารถที่จะตรวจสอบ ข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น การใช้บัตรเครดิต การสอบถาม ประวัติลูกค้า เป็นต้น

การประมวลผลแบบเชื่อมตรง/ออนไลน์ การประมวลผลร่วมกันระหว่างคอมพิวเตอร์ที่ต่อพ่วงกับ ระบบสื่อสาร เช่น modem ผ่านระบบเครือข่าย ทั้งขนาดใหญ่และเล็ก (Lan, Man, Wan) หรือ Internet สำหรับพื้นที่ห่างไกล เป็นต้น

จบบทที่ 1: File Management Introduction คำถาม ....