การจดรายงานการประชุม โดย พลตรี เอนก แสงสุก ผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการทหารสูงสุด

ความมุ่งหมาย เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน เพื่อแสดงกิจการที่ดำเนินมาแล้ว เพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติต่อไป

วิธีจดรายงานการประชุม จดอย่างละเอียดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุม จดย่อเรื่องที่พิจารณา และย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญ อันนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม จดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล ในการพิจารณาของที่ประชุม และมติของที่ประชุม

วาระการประชุม วาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ ๒ เรื่องรับรองรายงานการประชุม วาระที่ ๓ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ (เรื่องสืบเนื่อง หรือเรื่องค้างพิจารณา) วาระที่ ๔ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา วาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

การเขียนส่วนประกอบ รายงานการประชุม.... ให้ลงชื่อคณะกรรมการที่ประชุมหรือ ชื่อการประชุม ครั้งที่... ให้ลงครั้งที่ประชุมเป็นรายปี (เรียงตามปีปฏิทิน) ๑/๒๕๕๑ เมื่อ... ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม เมื่อวันที่ ๑ สิงหาคม ๒๕๕๑ ณ... ให้ลงชื่อสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม

ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ในกรณีที่มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วย - เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ - เรื่องการรับรองรายงานการประชุม - เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ - เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา - เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับ มอบหมายให้จดรายงานการประชุม ลงลายมือชื่อ พร้อมพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อ

เทคนิคการจดรายงานการประชุม การจดละเอียดทุกคำพูด : ต้องใช้วิธีจดชวเลข บันทึกเสียง การจดย่อเรื่องและย่อคำพูด และแบบจดสรุปสาระสำคัญความเห็น เหตุผลในการพิจารณาของที่ประชุม และมติของที่ประชุม : ต้องจับประเด็นให้เก่ง จับใจความสำคัญให้ได้ อาจใช้เครื่องบันทึกเสียงช่วย

การจดและการทำรายงานการประชุมให้รวดเร็ว จัดทำแนวทางการประชุมให้ประธาน และเลขานุการ ถามนโยบายหัวหน้าก่อน พิมพ์ไว้ล่วงหน้าได้บางส่วน ใช้การจดบันทึกเป็นหลัก จับประเด็นให้ได้ ฝึกจดให้เร็ว ฝึกสมาธิบ่อย ๆ ใช้เครื่องบันทึกเสียงช่วย จบการประชุม รีบทำทันที เพราะสมองยังจำได้ดี

การรับรองรายงานการประชุม รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่ประชุมรับรอง รับรองในการประชุมครั้งต่อไป รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรองภายในเวลาที่กำหนด