การสมัครงานออนไลน์ (E-Application) 1. ชื่อโครงการ การสมัครงานออนไลน์ (E-Application) หัวหน้าทีม นางสาวนัยนา ชื่นวัฒนา ผู้ประสานงาน นางสาวดวงพรรณ รัตนสุวรรณ 02-4198864 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

2. ขอบเขตโครงการ Suppliers/ Providers Inputs Process Output Customers นักทรัพยากร- บุคคล นักวิชาการ – คอมพิวเตอร์ - พ.ธุรการ - ประกาศรับสมัคร  ตำแหน่งว่าง  คลังข้อมูลผู้สมัคร - แบบฟอร์มการสมัครงาน - หลักฐานการสมัครงาน บอร์ดประกาศรับสมัคร - จุดเริ่มต้น : ผู้สมัครยื่นข้อมูลการสมัครงาน จุดสิ้นสุด : เจ้าหน้าที่รับใบสมัครของผู้สมัครงาน เจ้าของ : นัยนา : ดวงพรรณ : สุรางค์ : วรเศรษฐ์ ผู้สนับสนุน : รองคณบดี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และ ฝ่ายสารสนเทศ - ผู้สมัครสามารถยื่นข้อมูลการสมัครงาน จากเดิม 6 ช.ม. (เวลาทำการ) เป็น 24 ช.ม. ความพึงพอใจของผู้สมัคร งานเพิ่มขึ้นจากเดิม 80% เป็น > 90% - ผู้สมัครงาน

3. แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า ก่อนการปรับการรับสมัครเป็น E-Application

รวมเวลารับสมัคร 6 ชัวโมง : วัน, 5 วัน : สัปดาห์, 230 วัน : ปี Before คุณสมบัติต่างจากประกาศ เริ่ม 08.30 น. คุณสมบัติตามประกาศ รวมเวลารับสมัคร 6 ชัวโมง : วัน, 5 วัน : สัปดาห์, 230 วัน : ปี ปิด 16.30 น.

4.Waste(DOWNTIME) หัวข้อ ความสูญเปล่า Defect rework ทำงานซ้ำเพื่อแก้ไขข้อบกพร่อง Overproduction การผลิตหรือให้บริการมากเกิน จำเป็น - ยื่นใบสมัครหลายชุด กรณีสมัครงานตามตำแหน่ง และฐานข้อมูลผู้สมัคร Waiting การรอคอย - ลดเวลาการรอตรวจสอบเอกสารการสมัครงาน Not using staff talent ภูมิรู้ที่สูญเปล่า Transportation การเดินทาง - ผู้สมัครเดินไปดูรายละเอียดในบอร์ดสมัครงาน Inventory วัสดุคงคลัง - ผู้สมัครยื่นสมัครได้วันละ 6 ชม.สัปดาห์ละ 30 ชม. Motion การเคลื่อนไหว - เจ้าหน้าที่(คนที่1)ส่งเอกสารการสมัครให้(คนที่2)ตรวจโดยละเอียด Excessive processing ขั้นตอนมากเกินจำเป็น - การตรวจเอกสารสมัครงานซ้ำซ้อน

5. แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าหลังจากปรับ : การรับสมัครเป็น E-Application After คุณสมบัติต่างจากประกาศ รับสมัคร 24 ชั่วโมง คุณสมบัติตามประกาศ รวมเวลารับสมัคร 24 ชัวโมง : วัน, 7 วัน : สัปดาห์, 365 วัน : ปี

6.Lean A3 Report

6. 1 เหตุผลการทำ (Reason for Action) : ด้าน

Before เช้า เวลา 8.30 – 12.00 น. บ่าย เวลา 13.00 – 16.30 น.

6.2 สภาพการณ์ปัจจุบัน (Initial State): ชั่วโมงทำการสูญไป 75% ต่อวัน จำนวนชั่วโมงทำการที่เปิดรับสมัครงานต่อหน่วยเวลา

6.3 เป้าหมาย (Target state): รวดเร็ว ลดความซ้ำซ้อนและ เพิ่มเวลาการรับสมัคร - ลดการตรวจเอกสารซ้ำซ้อน - เพิ่มชั่วโมงทำการที่ใช้รับสมัครงาน - เพิ่มความพึงพอใจให้ผู้สมัครงาน > 90%

6.4 การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (Gap Analysis)

6.5 แนวทางในการแก้ไข (Solution Approach) สาเหตุ : Root cause addressed แนวทางแก้ไข : Proposed solution วัตถุประสงค์ : Supports Objection - ตรวจสอบเอกสารสมัครงาน ซ้ำซ้อน2 ครั้ง - เปิดรับสมัครงานวันละ 6 ชัวโมงทำ- การ - ขาดการสื่อสารข้อความสำคัญให้ ผู้สมัครทราบ: เช่นวันประกาศรายชื่อ ผู้มีสิทธิสอบ วันสอบ เป็นต้น - Get rid excessive process: เปลี่ยนวิธีการยื่น-รับสมัคร โดยใช้ โปรแกรม E-Application, ลด กระดาษในการสมัครงาน, ลด เจ้าหน้าที่ตรวจเอกสาร - ลด Motion: = 0 - เพิ่มเวลารับสมัครเป็น 24 ชม. - ให้โปรแกรม E-Application ส่ง ข้อความที่ผู้สมัครควรทราบ ทันทีหลังจบการบันทึกข้อมูล - ลดขั้นตอนการ ยื่น-รับ สมัครงาน - เพิ่มชม.รับสมัครจากเดิม 6 ชั่วโมงทำการ เป็น 24 ชั่วโมง

6.6 การดำเนินการแก้ปัญหา (Solution Experiments) Actual Date By Result Conclusion - Get rid excessive process -ใช้โปรแกรม E-Application ในการรับสมัคร - ลดกระดาษที่ใช้ใน การสมัครงาน - ลดเจ้าหน้าที่ตรวจ เอกสารสมัครงาน - ลด Motion: = 0 - ใช้ IT เพื่อให้ข้อมูล ผู้สมัคร 1 ก.พ. 54 - นัยนา - ดวงพรรณ - สุรางค์ - วรเศรษฐ์ - ผู้สมัคสามารถ ยื่นข้อมูลการสมัคร งาน จากเดิม 6 ชั่วโมงทำการ เป็น 24 ช.ม. - ความพึงพอใจ ของผู้สมัคร งาน เพิ่มขึ้นจากเดิม 80% เป็น > 90%

6.7 กิจกรรมสำคัญที่ทำ(Outstanding Actions) By Whom By Date - ขออนุมัติโครงการรับสมัครงานออนไลน์ (E-Application) ฝ่ายทรัพยากรบุคคล 21 ก.ย. 2552 - ฝ่ายสารสนเทศให้ความอนุเคราะห์ในการ เขียนโปรแกรม (E-Application) ฝ่ายสารสนเทศ 10 พ.ย. 2552 - ประชาสัมพันธ์การรับสมัครงานออนไลน์ (E-Application ผ่านทาง HR สื่อสารสัมพันธ์ 9 ก.พ. 2554 - จัดงานเปิดการใช้โปรแกรม E-Application อย่างเป็นทางการ 14 ก.พ. 2554

6.8 ผลลัพธ์ (Results) เวลาให้บริการเพิ่มขึ้นหลังจากใช้ E-Application ความพึงพอใจการยื่น-รับสมัครงาน ทาง E-Application เปอร์เซ็นต์(%) เปอร์เซ็นต์(%) (ด้าน) (หน่วยนับ)

After รับสมัครตลอด 24 ชม.

6.9 สรุปบทเรียน (Lessons Learnt) ปัจจัยความสำเร็จ ปัญหา/อุปสรรค - ผู้บริหารเห็นความสำคัญและให้การสนับสนุน - บรรยากาศในการทำงานที่สนับสนุนให้เกิด การทำงานเป็นทีม มีความสุขในการทำงาน - ทุกคนมีเป้าหมายร่วมกัน - ระยะเวลาดำเนินโครงการนานเนื่องจาก  มีโปรแกรมเมอร์ประจำ 1 คน  บุคลากรมีงานประจำ  มีการทดลองโปรแกรมและแก้ไขหลายรอบ - การพัฒนาแบบทีมข้ามสายงานมีปัญหาการหา เวลาว่างตรงกันเพื่อมาประชุม