โครงการพัฒนาคุณภาพระบบงาน (จุฬาฯ ก้าวใหม่) รุ่นที่ ๑๒

TRIPLE DATABASE ประธานกลุ่ม : นายสมปอง ไทยานนท์

การเพิ่มประสิทธิภาพของ การทำข้อมูลหนังสือใหม่ โครงการ การเพิ่มประสิทธิภาพของ การทำข้อมูลหนังสือใหม่

ประเภทโครงการ CROSS FUNCTION

แผนกวิเคราะห์และบริหารฐานข้อมูล แผนกพัฒนาระบบงานสารสนเทศ

กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM) โปรแกรมสร้างข้อมูลสินค้าใหม่ จากไฟล์ EXCEL

ที่มาของโครงการ การนำเอานวัตกรรมสมัยใหม่มาช่วยจัดการกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น เนื่องจากปัจจุบันปริมาณสินค้าที่เกิดขึ้นมีความหลากหลาย ทำให้ขั้นตอนการทำงานที่ปฏิบัติอยู่นั้น ล่าช้า ไม่ทันกับความต้องการของลูกค้า

เหตุจูงใจของโครงการ 1. ข้อมูลสินค้ามีความหลากหลาย 2. ปริมาณข้อมูลสินค้าใหม่มีมาก 3. ขั้นตอนการทำงานมีความซับซ้อนหลายขั้นตอนทำให้ผู้ใช้บริการได้ข้อมูลไม่ทันต่อเวลา

เป้าหมายและตัวชี้วัด ลดระยะเวลาในการบันทึกข้อมูลสินค้าใหม่ ๔๐๐ รายการ จาก ๑ สัปดาห์ เหลือเพียง ๑ ชั่วโมง

VSM ก่อนทำ LEAN

ได้ข้อมูลสินค้าใหม่ 1 รายการ แหล่งที่มาของข้อมูล กระบวนการจัดการ นำเอาข้อมูลต่างๆที่ได้มากรอกเข้าระบบซึ่งมีขั้นตอนการทำมากกว่า 25 ขั้นตอน ผลสำเร็จ ได้ข้อมูลสินค้าใหม่ 1 รายการ ใช้เวลา 7 นาที

สรุปผลวิเคราะห์สาเหตุ 2 1 การบันทึกข้อมูลสินค้าเข้าระบบใช้เวลานาน ปริมาณข้อมูล สินค้ามีมาก ข้อมูลหนังสือใหม่ในแต่ ละวันไม่สามารถนำเข้าระบบ ได้ทันเวลา 3 โปรแกรมที่มีอยู่ยังไม่ถูกพัฒนา

สรุปการแก้ไขปรับปรุง ที่ได้ดำเนินการ พัฒนาโปรแกรมโยนข้อมูลสินค้าใหม่จากไฟล์ EXCELให้ประสิทธิภาพมากขึ้น

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลการปรับปรุง เดิมการสร้างข้อมูลสินค้าใหม่ใน 1 สัปดาห์มีรายการสินค้าใหม่ที่ต้องสร้างประมาณ 400 รายการใช้เวลาสร้างประมาณ 40 ชั่วโมง ใช้พนักงานทำ 4 คน

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลการปรับปรุง หลังปรับปรุง 400 รายการ ใช้เวลาเพียงแค่ 40 นาที เฉลี่ยรายการละไม่เกิน 0.66 วินาที ใช้พนักงานเพียง 1 คน เท่านั้น

ผลลัพธ์ของการพัฒนา VSM (หลังทำ) จากขั้นตอนการสร้างข้อมูลสินค้าใหม่ที่มากกว่า 25 ขั้นตอน เมื่อโปรแกรมพัฒนาและผ่านการทดลองแล้ว เหลือ 8 ขั้นตอน

25 ขั้นตอน เราตัด เหลือ 8 ขั้นตอน

๑. ไฟล์ EXCEL ที่สำนักพิมพ์ส่งมาให้

๒.นำข้อมูลไฟล์ EXCEL ที่สำนักพิมพ์ส่งมาให้จัดเข้าฟอร์มที่จัดทำไว้แล้วเพื่อนำเข้าระบบโอน

๓. หน้าโปรแกรมโอนข้อมูลสินค้า โดยดึงไฟล์ EXCEL ที่ได้จัดทำไว้แล้วเข้าระบบและใส่รหัสผู้จัดจำหน่ายของสินค้าแล้วกดบันทึกรายการ

๔. เมื่อโปรแกรมโอนข้อมูลสินค้าเข้าระบบแล้วจะขึ้นแถบสีฟ้า เป็นอันเสร็จสิ้นการโอน

ผลลัพธ์ของการพัฒนา ตัวชี้วัด ผลลัพธ์ 400 รายการให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ตัวชี้วัดคือ 400 รายการให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง แต่เมื่อทำตามโปรแกรมนี้ รายการทั้งหมด 400 รายการ สามารถเสร็จภายใน 10 นาที เฉลี่ยรายการละไม่เกิน 0.66 วินาที ใช้เวลาน้อยกว่าตัวชี้วัด ตัวชี้วัด ผลลัพธ์ 400 รายการให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง 400 รายการ เสร็จภายใน 10 นาที

ความสำเร็จของโครงการ ได้ทำการเก็บสถิติ การโอนสินค้าเข้าระบบตั้งแต่ เดือน ต.ค.-ธ.ค. 2554 - มีการโอนข้อมูลสินค้าเข้าระบบทั้งหมด 5 ครั้ง - จำนวนรายการที่โอนทั้งหมด 1,152 รายการ

ผู้ที่ได้รับประโยชน์ 1. บริหารสินค้าต่างประเทศ : สามารถออกใบสั่งซื้อได้รวดเร็ว ทันความต้องการของลูกค้า 2. ฝ่ายขายทุกช่องทาง : สามารถนำข้อมูลสินค้าไปเสนอขายลูกค้า เพื่อยอดขาย 3. ผู้ใช้บริการ(ลูกค้า) : ได้สินค้าใหม่ที่เร็วขึ้นกว่าร้านอื่น

ขอบคุณครับ จบการนำเสนอ