หลักการและแนวคิดในการปรัโครงสร้างองค์การ ยันยงค์ คำบรรลือ ที่ปรึกษาสำนักงาน ก.พ.ร. 9 พฤศจิกายน 2549

ส่วนประกอบ ขององค์การ ภารกิจ (TASK) คน (PEOPLE) เทคโนโลยี การจัดการ โครงสร้าง (Structure)

การบริหารเชิงกลยุทธ์ การประเมินผลการปฏิบัติงาน วิสัยทัศน์ องค์ประกอบที่สำคัญ (กระบวนงาน, บุคลากร, เทคโนโลยี, โครงสร้างพื้นฐาน) ประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ กลยุทธ์ Vision and Mission – in public sector, these are decided with the government How corporate planning is carried out by CEOs of commercial firms Processes, resources, systems/technology, infrastructure (location, buildings) Today, we are focusing on how to translate the strategies into activities and work processes to improve work efficiency and quality of services. We will cover how to define core business processes to ensure clear accountability, by assessing current or ‘as is’ work processes. In the next workshop, “to be”, we will cover the process redesign for continuous improvement, identifying the areas for change to achieve the strategies and goals. How to ensure that appropriate metrics are in place to monitor the efficiency and effectiveness of core processes

การประเมินรอบด้าน(Balanced Scorecard) Financial การประเมินรอบด้าน(Balanced Scorecard) ด้าน ประสิทธิผล ตาม ยุทธศาสตร์ Objectives Measures Targets Initiatives Customer Internal Business Process ด้าน คุณภาพ การให้ บริการ Objectives Measures Targets Initiatives Vision and Strategy Objectives Measures ด้าน ประสิทธิภาพ การปฏิบัติ ราชการ Targets Initiatives Learning and Growth ด้าน การพัฒนา องค์การ Objectives Measures Targets Initiatives

กรอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการ มิติที่ 1 : มิติด้านประสิทธิผลตาม ยุทธศาสตร์ แสดงผลงานที่บรรลุเป้าประสงค์ เป้าหมายและเกิดประโยชน์สุข ต่อประชาชนด้วยการวัด ผลสัมฤทธิ์ตามแผนยุทธศาสตร์ มิติที่ 2 : มิติด้านคุณภาพการให้บริการ แสดงการให้ความสำคัญกับผู้รับบริการในการให้บริการที่มีคุณภาพด้วยการวัดความพึงพอใจของลูกค้าผู้รับบริการและความโปร่งใส มิติที่ 4 : มิติด้านการพัฒนาองค์กร แสดงความสามารถในการเตรียมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรด้วยการวัดผลของของการพัฒนาคน การจัดการองค์ความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศและการบริหารการเปลี่ยนแปลง มิติที่ 3 : มิติด้านประสิทธิภาพ ของการปฏิบัติราชการ แสดงประสิทธิภาพในการปฏิบัติ ราชการด้วยการวัดความรวดเร็ว หรือระยะเวลาการทำงาน ให้บริการ และการลดค่าใช้จ่าย

หลักการเกี่ยวกับการจัดองค์การ องค์การต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของตนไว้อย่างชัดเจนเพื่อเป็นจุดหมายปลายทางในการปฏิบัติงานของบุคคล การแบ่งงานและการจัดกลุ่มงาน เพื่อความสะดวกแก่การควบคุม การพัฒนาบุคคล การหมุนเวียนถ่ายเทกำลังคน และการปฏิบัติงานทดแทนกัน การประสานงาน เพื่อให้งานทั้งหลายบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยสะดวก

หลักการเกี่ยวกับการจัดองค์การ 4. ต้องกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน ครบถ้วน และไม่ซ้ำซ้อนกับหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานอื่น ต้องกำหนดอำนาจหน้าที่ให้สมดุล สอดคล้อง กับหน้าที่ความรับผิดชอบ 6. กำหนดสายการบังคับบัญชา เพื่อผูกพัน ยึดโยงทุกตำแหน่งในองค์การเข้าด้วยกัน

หลักการเกี่ยวกับการจัดองค์การ การจัดองค์การภายใน เพื่อให้เกิดสายการบังคับบัญชาที่ดี ต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ 1) เอกภาพในการบังคับบัญชา 2) สายบังคับบัญชาแบบช่วงสั้น 3) ช่วงของการควบคุม

โครงสร้างพื้นฐานขององค์การ หน่วยปฏิบัติงานหลัก (Line)

โครงสร้างด้านงานสนับสนุน ขององค์การ หน่วยปฏิบัติงานหลัก (Line)

โครงสร้างองค์การที่ประสบความสำเร็จ Organization Structure Cultures & Societies Values & Beliefs Management power people potential planet Civilization & Infrastructure Technology Science Environment

Organization Structure 1.Integration 2.Good Governance 3.Venture capital rising 4.Unity Management 1.Base decision on facts 2.Employee Participation 3.Continuous Improvement 4.Cluster & Networking 5.Orient in Climate change

Technology e-Government 2. ICT revolution Science Science = Business

Civilization & Infrastructure Environment Orient in Climate change Civilization & Infrastructure Business leads Systematic thinking 3. Vision

Values & Beliefs Cultures & Societies Work with processes 2. Debate better than Quarrel Cultures & Societies Performance base Business is Business Look Organization is family 4. Customer Focus

หลักของการจัดกลุ่มงาน 1. การจัดกลุ่มงานต้องเหมาะสมกับ ความมุ่งหมาย และหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงาน ปัญหาของหน่วยงาน สภาพแวดล้อม รวมถึงลักษณะของสังคม และลักษณะทางภูมิศาสตร์

หลักของการจัดกลุ่มงาน 2. หน้าที่ของหน่วยงานย่อยที่จัดแบ่งต้องคลุมถึงหน้าที่สำคัญของหน่วยงานนั้นทุกอย่าง 3. การจัดกลุ่มงานต้องสัมพันธ์และสอดคล้องกัน

หลักในการจัดกลุ่มงาน 5 รูปแบบ 1) การจัดกลุ่มงานตามความมุ่งหมาย ของงานย่อยหรือตามผลิตผล(purpose of product) เป็นการรวมกิจกรรมทั้งหมด ที่จำเป็นแก่การทำงานตามความมุ่งหมายอย่างหนึ่งอย่างใดไว้ในหน่วยงานเดียวกัน งานในหน่วยนั้นจะค่อนข้างมีลักษณะเบ็ดเสร็จในตัวเอง

ข้อดี ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานเข้าใจความมุ่งหมาย ของหน่วยงานเป็นอย่างดี การปฏิบัติงานมีทิศทางแน่นอนและสามารถก้าวไปสู่จุดมุ่งหมายได้โดยสะดวก ผู้ปฏิบัติงานทุกคนเข้าใจถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานของตนเองและของหน่วยงานอื่นเป็นอย่างดี 3. สะดวกต่อการแยกกลุ่มงานย่อยออกไปอีก เมื่อมีความจำเป็น

ข้อเสีย อาจเกิดปัญหาความสิ้นเปลือง เพราะแต่ละหน่วยงานจะมีการปฏิบัติงานแบบเบ็ดเสร็จด้วยตนเองหลายกลุ่มงาน การมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่แทนกัน การสับเปลี่ยนโยกย้ายและเลื่อนตำแหน่ง ไม่อาจกระทำได้อย่างคล่องตัว 3. ในกรณีที่จำเป็นต้องขยายงานก็จะต้องแบ่งกลุ่มงานเพิ่มมากขึ้นตามความมุ่งหมายใหม่ ๆ ทำให้ มีหน่วยงานมากเกินความจำเป็น

หลักในการจัดกลุ่มงาน 5 รูปแบบ 2) การจัดกลุ่มงานตามหน้าที่ ตามความรู้ความชำนาญเฉพาะด้าน หรือตามกระบวนการปฏิบัติ (Functional/Specialization/ Process) เป็นการรวมงานที่มีหน้าที่หรือมีลักษณะการปฏิบัติเหมือน ๆ กัน หรือเป็นงานในขั้นตอนเดียวกันที่มีวิธีปฏิบัติโดยอาศัยความรู้ความชำนาญอย่างเดียวกันมาไว้ในกลุ่มเดียวกัน

ข้อดี ทำให้เกิดความชำนาญแก่ผู้ปฏิบัติ ทำให้การปฏิบัติงานรวดเร็วและประหยัดยิ่งขึ้น ทำให้การประสานงานภายในหน่วยงานดีขึ้น เป็นวิธีจัดกลุ่มงานที่ส่งเสริมความก้าวหน้าของเจ้าหน้าที่ตามสายงานตามความรู้ความชำนาญงานแต่ละด้าน 5. สะดวกแก่การสรรหา การพัฒนา และการหมุนเวียนถ่ายเทเจ้าหน้าที่

ข้อเสีย ทำให้เจ้าหน้าที่แต่ละคนหรือหน่วยงานแต่ละส่วนสนใจแต่งานของตน โดยไม่สนใจหรือไม่เข้าใจว่าการทำงานของตนนั้นทำไปเพื่อวัตถุประสงค์อะไร ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานมีความซับซ้อน จนบางครั้งเจ้าหน้าที่แต่ละคนไม่ทราบว่าตนเองมีบทบาทอะไรต่อความสำเร็จของหน่วยงาน 3. ไม่ช่วยพัฒนานักบริหาร เพราะหัวหน้าแต่ละกลุ่มงานจะมีลักษณะเป็นนักวิชาการ มากกว่าผู้บริหาร

หลักในการจัดกลุ่มงาน 5 รูปแบบ การจัดกลุ่มงานตามพื้นที่ปฏิบัติการ (Area) เป็นการจัดกลุ่มกิจกรรมโดยถือเอาเขตภูมิศาสตร์เป็นตัวกำหนดขอบเขตองค์การ ซึ่งการจัดกลุ่มงานโดยวิธีนี้ควรดำเนินการโดยพิจารณาถึงหลักเกณฑ์ดังนี้

ควรจัดวิธีให้มีการแนะนำตรวจสอบจากส่วนกลางอย่างเหมาะสม หลักเกณฑ์การพิจารณาจัดกลุ่มงานตามพื้นที่ปฏิบัติการ ควรมีการมอบอำนาจให้เหมาะสมกับอำนาจหน้าที่ของหน่วยงาน ในพื้นที่ ควรจัดสายงานการบังคับบัญชาให้ชัดเจนเพื่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา ควรจัดวิธีให้มีการแนะนำตรวจสอบจากส่วนกลางอย่างเหมาะสม (4) ควรศึกษาความต้องการและสภาพ แวดล้อมของพื้นที่นั้นก่อน เพื่อจัดกลุ่มงานและระบบงานให้เหมาะสมกับความต้องการของพื้นที่นั้น ๆ

หลักในการจัดกลุ่มงาน 5 รูปแบบ การจัดกลุ่มงานตามประเภทผู้รับบริการ หรือประเภทลูกค้า (Clientele) การจัดวิธีนี้จะกระทำเมื่อองค์การต้องการเน้นความสำคัญของผู้รับบริการกลุ่มต่าง ๆ

หลักในการจัดกลุ่มงาน 5 รูปแบบ การจัดกลุ่มงานโดยยึดปริมาณงานเป็นหลัก เป็นวิธีที่ใช้กับงานที่มีลักษณะเหมือนกัน สามารถใช้คนประเภทเดียวกันทำงานได้ทุกขั้นตอน และกระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบไม่ยุ่งยากซับซ้อน

การจัดโครงสร้างการบริหาร องค์การ ภารกิจ 1 ภารกิจ 2 ภารกิจ 3 กลุ่มงาน กลุ่มงาน กลุ่มงาน กลุ่มงาน กลุ่มงาน กิจกรรม … โครงการ กิจกรรม … โครงการ กิจกรรม … โครงการ

ข้อควรคำนึง Right sizing .ลดความซ้ำซ้อน .ลดต้นทุนในการบริการ Cluster รวมงานที่คล้ายคลึงไว้ด้วยกัน In focus สนองต่อประเทศชาติ ชุมชน ประชาชน คำนึงถึงองค์การแบบไขว้ขวาง กระจายอำนาจ .ส่วนงานบริหารและบริการ(บริหารทรัพยากรและยุทธศาสตร์ –บริการการศึกษา) .ส่วนงานวิชาการ (คณะ สถาบัน วิทยาลัย ฯลฯ)