โครงการให้บริการเชิงรุก “ซ่อมบำรุงเดลิเวอรรี่” สายงานซ่อมบำรุง ส่วนอาคารและสถานที่ สำนักบริหารระบบกายภาพ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

แนะนำสมาชิก กลุ่มช่างไฟฟ้า 1.นาย ชัยกร พระยาน้อย 2.นายวิสิทธิศักดิ์ พุ่มเฉลา 3. นายเจนศักดิ์ เจริญศิลป์ 4. นายจำลอง ฟักสุข 5. นายพิษณุ ประไพตระกูล 6. นายเชาวลิต คำสุข 7. นายสมชาย จันทร์งาม 8. นายกิตติ สอนศรี 9. นายจเด็จ เนียมสำราญ กลุ่มช่างโยธา 1.นาย นายนิคม ปล้องชู 2. นายเพียรถม อ่อนทอง 3. นายสมรัก พระฉาย 4. นายเฉลิม การศาสตร์ 5. นายวินัย จำนงค์ศิลป์ 6. นายมานัส ทองประเสริฐ 7. นายโสรส นิลวัฒน์ 8. นายสมคิด บุญเกิด 9. นายบรรดิษฐ์ เล็กลาด 10. นายกล้า นัดดาพรหม 11. นายวรวิทย์ ยวงเงิน

แนะนำสมาชิก กลุ่มช่างประปา 1.นายเกษม จันทร์สุเทพ 1.นายเกษม จันทร์สุเทพ 2.นายธรรมนูญ พรหมรัศมี 3. นายพายัพ จันตา 4. นายชูชาติ บุญเกิด 5. นายสมยศ อยู่เงิน 6. นายวิชกี้ บุตรละคร 7. นายถวิล อบรมชอบ 8. นายณัฐพล การศาสตร์ 9.นายสัมฤทธิ์ ตรีสาร 10.นายฐณะวัฒน์ ทรัพย์สิน กลุ่มช่างเครื่องกล 1.นายวิเชียร เจริญไชย 2.นายไพรินทร์ สอนศรี 3.นายชูศักดิ์ แสงไข่ 4.นายด่วน สุขชูศรี 5.นายเกษม ใจการณ์ 6.นายสมชาย เชื้อภักดี 7.นายณัฏฐพร จำปาจันทร์ 8.นายวีระศักดิ์ มโนภักดี 9. นางจินตนา แสงทอง 10.นางกาญจนา จงใจ

ที่ปรึกษาโครงการ : นายอนุรักษ์ แก้วมีแสง (หัวหน้าสายงานซ่อมบำรุง ) ที่ปรึกษาโครงการ : นายอนุรักษ์ แก้วมีแสง (หัวหน้าสายงานซ่อมบำรุง )

โครงสร้างองค์กรของหน่วยงาน

ภาระหน้าที่ของสายงานซ่อมบำรุง บริการ บำรุงรักษา ซ่อม สร้าง ประกอบ ดัดแปลง ติดตั้ง ควบคุมและแนะนำการใช้งานระบบต่างๆ ที่ติดตั้งอยู่ทั้งภายในและภายนอกอาคาร ให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานหรือมีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ขอบเขตความรับผิดชอบ ครอบคลุมงานซ่อมบำรุงในอาคารส่วนกลาง จำนวน 56 อาคาร (294,343 ม2) โดยมีกลุ่มลูกค้า คือ บุคลากรที่ทำงานในอาคาร (โดยในช่วงนำร่อง เริ่มที่อาคารจามจุรี 1- 5) (26,874ม2)

หัวข้อปัญหา : “การให้บริการงานซ่อมล่าช้า” เป้าหมาย: 1. เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานซ่อม 2. เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ 3. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การให้บริการ งานซ่อมล่าช้า โทรศัพท์ สภาพปัจจุบันของปัญหา บันทึกข้อความ จนท.ธุรการลงทะเบียนเอกสาร บันทึกข้อความ หน.สายงานซ่อมบำรุงอนุมัติ ช่างไปปฏิบัติงานให้บริการ ผู้รับบริการจัดทำบันทึกแจ้งซ่อม หน.หน่วยช่างแต่ละช่างมอบหมายงาน จุดปัญหา : 1. ข้อมูลไม่ชัดเจน 2. สูญเสียเอกสาร การให้บริการ งานซ่อมล่าช้า 3. สูญเสียเวลารอคอย (เดินเอกสาร/รออนุมัติ) 4. สูญเสียเวลารอช่าง(ไม่พร้อมปฏิบัติงาน ติดงานอื่นอยู่) 5. รอยานพาหนะไม่พร้อม 6. สูญเสียเวลาเบิก/จัดเครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ผู้รับบริการเซ็นปิดบันทึกแจ้งซ่อม

ระดมสมองหาแนวทางปรับปรุง แนวทางปรับปรุง : โครงการให้บริการเชิงรุก “ซ่อมบำรุงเดลิเวอรรี่” ก่อนปรับปรุง (Before) หลังปรับปรุง(After) โทรศัพท์ ธุรการ บันทึกข้อความ หน.สายงานซ่อมบำรุง ช่างผู้ปฎิบัติ ผู้รับบริการ หน.หน่วยช่าง ช่างผู้ปฏิบัติ ผู้รับบริการ

Action 1 : จัดทำรถเข็นพร้อมอุปกรณ์จัดซ่อม ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง - สถานะ : - เสร็จสมบูรณ์ -

Action 2 : ตารางเวรในการเข้าให้บริการ ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง รอแจ้งซ่อม และจ่ายงานให้ช่าง - จัดตารางเวรเข้าให้บริการ

Action 3 : จัดทำใบเบิก-คืนวัสดุ (Checklist) เพื่อป้องกันการรั่วไหล ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง เขียนใบเบิกวัสดุตามอาการ ทุกรายการ (1 ใบ/1อาการ) =>ลดเอกสารใบเบิก / ลดเวลาสูญเสีย - ลดเอกสาร สถานะ : - เสร็จสมบูรณ์ -

Action 4 : จัดทำใบรายงานช่าง (สรุปการซ่อมประจำวัน) ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง แจ้งซ่อมแยกตามประเภทการซ่อม => แจ้งซ่อมผิดอาการ / เขียนเอกสารหลายใบ (1 ใบ/1อาการ) รวมทุกประเภทใน 1 ใบของแต่ละหน่วยงาน (ช่างเขียน) สถานะ : - เสร็จสมบูรณ์ -

ติดตามผลการปรับปรุง : รายการ ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง ระยะเวลาการซ่อม 1-3 วันทำการ < 1 วันทำการ จำนวนใบแจ้งซ่อมลดลง ผลรวม 4 ช่าง (พ.ค-ต.ค.53) ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง

สำรวจความพึงพอใจผู้ใช้บริการ (หลังปรับปรุง)

ผลที่ได้รับอื่นๆ ลดค่าใช้จ่าย /ขั้นตอนการทำงานเอกสารใบเบิกวัสดุ และใบแจ้งซ่อม ช่างผู้ปฏิบัติงานมีความภูมิใจในความคิดสร้างสรรค์ และการให้บริการที่ดีขึ้น ช่างมีทักษะความเชี่ยวชาญในงานมากกว่า 1 ประเภท (Multi Skill)

เพิ่มทักษะให้ช่างสามารถบริการซ่อมได้มากกว่า 1 ประเภท (Multi Skill) ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง ช่างให้บริการซ่อมเฉพาะด้าน (1-2 คน ต่อ 1 ประเภทงาน) - ช่างสามารถให้บริการได้มากกว่า 1 ประเภทงาน เช่น ช่างไฟฟ้าสามารถช่วยซ่อมงานปรับอากาศ/งานประปาได้

ปัญหา/อุปสรรคที่พบ - แนวทางแก้ไข ปัญหา /อุปสรรคที่พบ แนวทางแก้ไข 1. ช่างที่ปฏิบัติหน้าที่ในแต่ละตารางเวรอาจไม่มีความรู้ความสามารถในเชิงช่างที่ตัวเองไม่มีความถนัด 1. เรียนรู้จากการทำงานร่วมกันระหว่างช่างภายในกลุ่ม (On the Job Training => Multi Skill) วัสดุหรืออุปกรณ์ ที่มากับอาคารมีความหลากหลาย (วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้เฉพาะ) 2. แจ้งหัวหน้าหน่วย เพื่อประสานกับฝ่ายออกแบบ / บริษัทที่ขายโดยตรง

สรุปสิ่งที่ได้เรียนรู้ และการประยุกต์ใช้ การนำไปใช้ ช่างแต่ละช่าง ได้มีการพัฒนาเพิ่มขึ้น จากเดิม โดยการแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน และมีการอธิบายให้ผู้รับบริการได้มีความรู้ได้ด้วย ได้มีการติดต่อพบปะกับผู้รับบริการ ซึ่ง สามารถนำไปสู่การมีสัมพันธ์ที่ดีซึ่งกันและกัน การทำงานร่วมกันเป็นทีม (เกิดความร่วมมือกัน)ระหว่างช่างที่มีทักษะความชำนาญที่แตกต่างกัน สามารถนำไปใช้ในชีวิตประจำวันได้ เป็นการพัฒนาคุณภาพของบุคคล

Next Step : สิ่งที่จะปฏิบัติต่อไป หัวข้อ / กิจกรรม อนาคตจะมีการขยายการให้บริการเชิงรุก ไปยังอาคารจามจุรี 8 และ 9 ประมาณต้นปี2554 (เสนอแผนการขยายผล) เตรียมจัดทำตารางตรวจเช็คอายุการใช้งานของวัสดุ - อุปกรณ์ (Preventive Maintenance : PM) ของแต่ละอาคาร ประกอบควบคู่กับการออกปฏิบัติงานตามตารางเวร - พัฒนาบุคลากรให้มีการอบรมเชิงปฏิบัติ(ภายนอก -ภายในมหาวิทยาลัย) เช่น ส่งอบรมที่กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน/อื่นๆตามเหมาะสม

จบการนำเสนอ ขอบคุณครับ