การวางแผนพัฒนาระบบสำนักงาน บทที่ 9

1. ความหมายของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ ศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงาน เพื่อประกอบการวิเคราะห์ ตัดสินใจ สำหรับหาแนวทางที่เหมาะสม ในการดำเนินงานของสำนักงานอัตโนมัติ

2. ความสำคัญของการวางแผนฯ 2.1 กำหนดทิศทาง ให้มีจุดมุ่งหมายชัดเจน 2.2 การดำเนินงาน ทำงานได้อย่างราบรื่น 2.3 การปรับตัว มองอนาคตและปรับตัวได้ 2.4 การตัดสินใจ มีข้อมูลประกอบ เชื่อมั่น 2.5 การวิเคราะห์ มีข้อมูลประกอบการคิด 2.6 การประสานงาน รู้บทบาทหน้าที่ของตน

2. ความสำคัญของการวางแผน(ต่อ) 2.7 การควบคุม มีการวางแผนติดตามประเมินผล 2.8 การใช้ทรัพยากร มีการจัดสรรทรัพยากรที่ดี 2.9 การระดมความคิด แผนเป็นเครื่องมือและพัฒนาความคิดของบุคลากร (ช่วยกันวางแผน)

3. คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี 3.1 การครอบคลุมงาน ควรวางแผนที่ครอบคลุมทุกด้านของระบบในสำนักงาน 3.2 การประมาณ มีการประมาณการการใช้ทรัพยากรต่างๆในสำนักงานล่วงหน้า 3.3 การยอมรับ ต้องเป็นแผนที่ทุกคนยอมรับได้ และง่ายต่อการเข้าใจ

3. คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี(ต่อ) 3.4 การนำไปใช้ ควรเป็นแผนที่สามารถนำไปใช้ได้จริง ไม่ใช่แผนที่ทำไม่ได้ 3.5 การเปลี่ยนแปลง ควรเป็นแผนที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ (ยืดหยุ่นได้)

4. การพัฒนาระบบสำนักงาน เป็นการกำหนดการดำเนินกิจกรรมของสำนักงาน ต้องมีความทันต่อเหตุการณ์ของสังคม ทันต่อคู่แข่ง และสามารถดำเนินกิจกรรมอยู่ได้ และมีการพัฒนาไปในทิศทางที่ดีต่อไป

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.1 ทีมงานพัฒนาฯ คณะกรรมการบริหาร กลุ่มที่ปรึกษา กลุ่มสนับสนุน กลุ่มทำงาน 5.2 แผนงานพัฒนาระบบสำนักงานฯ แผนที่วางไว้ 5.2.1 แผนกลยุทธ์ 3-5 ปีล่วงหน้า 5.2.2 แผนดำเนินการ ใช้ใน 1 ปี

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.3 ข้อมูลรายละเอียดประกอบการพัฒนาระบบฯ ข้อมูลที่จำเป็นต่างๆของสำนักงานเช่น ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลการตลาด ฯลฯ 5.4 เครื่องมือหรือเทคนิคในการพัฒนาระบบ เช่น โปรแกรมช่วย ค่าใช้จ่าย คนงาน เป็นต้น

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.4.1 การเขียนโฟลว์ชาร์ต หรือ ภาพแสดงขั้นตอนการทำงานภายในระบบ 5.4.2 การประมาณการ (เงิน สิ่งของ แรงงาน) 1) การมองภาพรวม มองคร่าวๆ 2) การต่อรอง ให้เหมาะสมกับงาน 3) การใช้ประสบการณ์ ประมาณการ 4) การระดมความคิด ช่วยกันออกความเห็น

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.4.3 การสร้างระบบต้นแบบ สร้างระบบจำลองขึ้นมาทดลองใช้ 5.4.4 การทำระบบเพื่อนำร่อง สร้างขึ้นมาบางระบบและค่อยพัฒนาต่อ ไม่สร้างทั้งหมดครั้งเดียว 5.4.5 การเขียนแบบแปลน เขียนแผนภาพแสดงตำแหน่งในสำนักงาน โต๊ะเก้าอี้ คอมฯ ต่างๆ

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.5 วิธีการบริหารหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบฯ ดำเนินตามแผนที่มีอย่างเคร่งครัดและรอบคอบ(อย่างออกนอกแผน)

5. องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานฯ 5.6 ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น ทรัพยากรที่นอกเหนือจากกำลังคน เช่น ค่าใช้จ่ายเงินทุน เวลา ฯลฯ

6. วิธีการพัฒนาระบบสำนักงาน วัฎจักรการพัฒนาระบบ ศึกษาและวิเคราะห์ระบบ ออกแบบระบบ พัฒนาระบบจัดเตรียมบุคลากร ทดสอบระบบ ติดตั้งเพื่อใช้งาน ปรับเปลี่ยน (ปรับปรุง) ประเมินผล บำรุงรักษา

7. ประโยชน์ของการพัฒนาระบบฯ คุณภาพมาตรฐาน อำนวยความสะดวก ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด ความยืดหยุ่น

7. ประโยชน์ของการพัฒนาระบบฯ(ต่อ) ความคุมและบำรุงรักษาอุปกรณ์ ภาพพจน์ที่ดี

8. ปัจจัยที่ควรคำนึงในการวางแผน ข้อจำกัดอื่นๆ เช่น สภาวะแวดล้อม สังคม ฯลฯ ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน บทบาทขององค์กร ทำอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ

จบแล้ว ท้ายบทรออยู่ ตอน 2