องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่ บทที่ 4

1. องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ พิจารณาตามองค์ประกอบของสำนักงาน สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายใน สิ่งแวดล้อมภายนอก

1.สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน ที่ตั้งโรงงาน การคมนาคม เศรษฐกิจ การเมือง สังคม

ที่ตั้งสำนักงาน มีสิ่งอำนวยความสะดวก ไฟฟ้า น้ำ การขนส่ง ทางผ่าน ย่านธุรกิจ

การคมนาคม ใกล้ที่พัก เส้นทาง การเดินทาง พาหนะ เดินทางไปทำงาน หรือ การขนส่งสินค้าของบริษัท

เศรษฐกิจ ค่าครองชีพ มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ ส่งผลกระทบต่อต้นทุน

การเมือง นโยบายของรัฐบาล ค่าครองชีพขั้นต่ำ ส่งผลให้ค่าต้นทุน แรงงาน ปรับขึ้นลง ตามนโยบาย

สังคม ค่านิยม เมืองท่องเที่ยว หรือเทศกาล ราคาสินค้าและบริการ ต่างเมือง ต่างสังคม ราคาแตกต่าง

2. สิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน สิ่งแวดล้อมในสำนักงานอัตโนมัติ ภายใน บุคลากร ผังสำนักงาน บทบาทหน้าที่ การจัดโต๊ะเก้าอี้ ค่าจ้างเงินเดือน การวางตำแหน่งระบบ ความรู้ความสามารถ การติดต่อประสานงาน

2.1 บุคลากรภายในสำนักงานอัตโนมัติ กำหนดนโยบาย ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการใหญ่ กำหนดแนวปฏิบัติ ผู้บริหารระดับกลาง ผู้จัดการฝ่าย อำนาจสั่งการ รับผิดชอบ หัวหน้างาน ควบคุม - แนะนำ ผู้บริหารระดับต้น ปฎิบัติงาน ผู้ปฏิบัติ พนักงาน

2.2 ผังสำนักงานอัตโนมัติ การวางตำแหน่งเครื่องมืออุปกรณ์ให้สามารถเชื่อมโยงเข้าหากันได้ ติดต่อผู้ปฏิบัติงาน เช่น การจัดโต๊ะเก้าอี้ ตู้เอกสาร โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร แสงสวาง

2. คุณสมบัติของบุคลากรในสำนักงานอัตโนมัติ พูดและเขียนภาษาไทยได้ดี ใช้ตัวสะกดการันต์ได้ถูกต้อง คิดเลขได้ถูกต้องรวดเร็ว ลายมือดี อ่านง่าย ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี

3. กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ 3.1 การรับเอกสารและข้อมูล มีการปรับเปลี่ยนจากเอกสารที่เป็นกระดาษ กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 3.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล บันทึกในระบบคอมพิวเตอร์ และควรระวังเรื่องความปลอดภัยของระบบคอมพิวเตอร์ 3.3 การสื่อสารและข้อมูล จากที่เคยเดินเอกสารส่งจดหมายปรับเป็น โทรศัพท์ หรือ อีเมลล์ ทำให้งานดำเนินไปได้รวดเร็วกว่า

3. กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงานอัตโนมัติ(ต่อ) 3.4 การเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ดำเนินการจัดการให้เป็นสารสนเทศ จากที่เคยจำทำและเก็บไว้ในแฟ้ม ตู้เอกสาร ก็เก็บในระบบคอมพิวเตอร์ สะดวกรวดเร็วต่อการค้นหาและเรียกใช้งาน 3.5 การกระจายข่าวสาร จากที่เคยส่งเอกสารเป็นกระดาษ ถ้าหากส่งหลายคนก็ต้องส่งหลายแผ่นสิ้นเปลือง เปลี่ยนเป็นส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ รวดเร็วและประหยัดกว่า

4. เทคโนโลยีเบื้องต้นในสำนักงานอัตโนมัติ 4.1 ระบบงานพิมพ์ ใช้คอมพิวเตอร์แทนเครื่องพิมพ์ดีด และปรินเตอร์ 4.2 ระบบโทรคมนาคม ใช้ระบบสื่อสาร โทรศัพท์ โทรศัพท์แผนก ฝ่าย 4.3 ระบบรับส่งและจัดเก็บเอกสาร เก็บเอกสารลงระบบคอมพิวเตอร์ ลดพื้นที่ในการจัดเก็บ 4.4 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ปัจจุบันงานทุกฝ่ายใช้คอมพิวเตอร์ ในการทำงานทั้งหมด

4. เทคโนโลยีเบื้องต้นในสำนักงานอัตโนมัติ(ต่อ) 4.4 ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ท ใช้เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน รวมถือเชื่อต่อกันได้ทั่วโลก

5. การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารแต่ละระดับจะมีความแตกต่างกันในเรื่องของอำนาจและการบริหาร ผู้บริหารระดับสูง กำหนดนโยบายวางแผนระยะยาวการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับกลาง ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ รับนโยบายมาปฏิบัติ ผู้บริหารระดับต้นหรือระดับปฏิบัติงาน รับผิดชอบโดยตรงต่องานที่ได้รับมอบหมาย

แนวทางในการบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หลักการบริหารตามกระบวนการบริหารงานแบบ POS-CORBD P = Planning การวางแผนล่วงหน้า O = Organizing กำหนดโครงสร้างของหน่วยงาน S = Staffing จัดคนให้ตรงงาน Put the right man in the right job

POS-CORBD D = Directing การตัดสินใจ การสั่งการ ควบคุม Co = Coordinating การประสานงาน การร่วมมือกันภายในองค์กร R = Reporting การรายงานผลการปฏิบัติงานความเคลื่อนไหว งานก้าวหน้าเพียงใด B = Budgeting งบประมาณ บัญชีรายรับรายจ่าย ควบคุมและตรวจสอบทางการเงิน