การสร้างทีมงานใน การบริหารโครงการ บทที่ 7 ผศ.ญาลดา พรประเสริฐ

ความหมายของทีมงาน ทีมงาน (วานี varney) หมายถึง การพัฒนากระบวนการทำงานเพื่อให้กลุ่มบุคคลที่ทำงานด้วยกันได้เรียนรู้ว่าจะทำอย่างไรจึงจะสามารถให้บรรลุเป้าหมายของบุคคล กลุ่มและองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมงาน (Team) (ปกรณ์ ปรียากร) คือ บุคลากรที่ทำงานในโครงการเดียวกันโดยยึดเอาวัตถุประสงค์ ของโครงการเป็นเป้าหมายร่วมกันในขณะเดียวกันก็ต้องคำนึงถึงแนวทางในการทำงานเป็นทีม (Teamwork) ที่ดี คือ การร่วมมือร่วมใจอย่างแท้จริงระหว่างสมาชิกในทีมงานโครงการในการทำงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ความหมายของการสร้างทีมงาน การสร้างทีมงาน (มยุรี อนุมานราชธน ) หมายถึง กระบวนการรวบรวมคนซึ่งมีความต้องการภูมิหลัง และความชำนาญที่แตกต่างกัน และทำให้คนเหล่านั้นปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ในกระบวนการนี้เป้าหมายและศักยภาพของแต่ละคนจะถูกนำมาร่วมกันดำเนินงานเพื่อสนับสนุนวัตถุประสงค์ของทีม สรุป การสร้างทีมงาน หมายถึง กระบวนการในการรวบรวมบุคลากรผู้ที่มีภูมิหลัง มีความต้องการ และมีความชำนาญที่แตกต่างกัน โดยผู้บริหารจะต้องมุ่งเน้นถึงความพยายามในการทำให้บุคลากรเหล่านี้มาปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันให้ได้ ดังนั้น กระบวนการการสร้างทีมงานมีเป้าหมายและศักยภาพของแต่ละคนจะถูกนำมาผสมกลมกลืน และสนับสนุนตามวัตถุประสงค์ของทีมงาน

แนวคิดเกี่ยวกับทีมงาน มีข้อควรคำนึงถึงในการดำเนินโครงการตามความรับผิดชอบและความเชี่ยวชาญของทีมงาน ดังต่อไปนี้ 1. การทำงานที่เกี่ยวข้องกับคนมากกว่า 1 คนขึ้นไป 2. งานของคนบางคนจำเป็นต้องรอให้งานของคนที่ต้องทำก่อนเสร็จสิ้น จึงจะสามารถปฏิบัติงานต่อไปได้ 3. ทีมงานจะมีการใช้ประโยชน์ร่วมกัน ในเรื่องวิธีการทั่วไปและเครื่องมือในการทำงาน 4. ทีมงานจะมีการตกลงแก้ไขปัญหาร่วมกัน และยอมรับผลการตัดสินใจร่วมกัน 5. โครงการจะประสบความสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ ถ้ามีคนใดคนหนึ่งในทีมคดโกงหรือไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงทีมงานย่อมได้รับผลกระทบด้วย

การวิเคราะห์การปฏิบัติงานของทีมงาน ปัจจัย สภาพ แวดล้อม รูปแบบ ภาวะผู้นำ ของ ผู้บริหาร ปัจจัยเกื้อหนุนและ ปัจจัยขัดขวางที่มี ผลต่อลักษณะและ การปฏิบัติงาน ของทีมงาน ลักษณะ ของ ทีมงาน การปฏิบัติ งานของ ทีมงาน ทีมงาน

ลักษณะการปฏิบัติงานของทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูง ลักษณะที่มุ่งเน้นผลลัพธ์/ผลงาน (result : R) (เกณฑ์ทางตรงที่ใช้ในการวัดการปฏิบัติงาน) ลักษณะที่มุ่งเน้นคน (people : P) (เกณฑ์ทางอ้อมที่ใช้วัดการปฏิบัติงาน R1 : ความสำเร็จด้านเทคนิค P1 : ความสนใจในงานและความผูกพันกันสูง R2 : ผลงานแล้วเสร็จภายในกรอบเวลา P2 : ความสามารถในการแก้ไขความขัดแย้ง R3 : ผลงานแล้วเสร็จภายใต้กรอบงบประมาณ P3 : การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ R4 : ผลงานตามข้อผูกพัน/พันธกรณี P4 : ความต้องการใฝ่สัมฤทธิ์สูง R5 : ความคิดสร้างสรรค์และความคิดริเริ่ม P5 : น้ำใจที่ดีของทีม R6 : ความมุ่งมั่นในคุณภาพ P6 : ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน R7 : ความเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลง P7 : การพัฒนาตนเองของสมาชิก R8 : ความสามารถในการคาดคะเนแนวโน้มได้ P8 : จุดเชื่อมโยงองค์การที่มีประสิทธิภาพ

ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการปฏิบัติงานของทีมงาน ลักษณะการปฏิบัติงานของทีมงาน ลักษณะที่มุ่งเน้นผลลัพธ์/ผลงาน : R1 : ความสำเร็จด้านเทคนิค R2 : ผลงานแล้วเสร็จภายในกรอบเวลา R3 : ผลงานแล้วเสร็จภายใต้กรอบงบประมาณ R4 : ผลงานตามข้อผูกพัน/พันธกรณี R5 : ความคิดสร้างสรรค์และความคิดริเริ่ม R6 : ความมุ่งมั่นในคุณภาพ R7 : ความเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลง R8 : ความสามารถในการคาดคะเนแนวโน้มได้ ลักษณะที่มุ่งเน้นคน : P1 : ความสนใจในงานและความเกี่ยวพันกันสูง P2 : ความสามารถในการแก้ไขความขัดแย้ง P3 : การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ P4 : ความต้องการใฝ่สัมฤทธิ์สูง P5 : น้ำใจที่ดีของทีม P6 : ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน P7 : การพัฒนาตนเองของสมาชิก P8 : จุดเชื่อมโยงองค์การที่มีประสิทธิภาพ ปัจจัยเกื้อหนุน : D1 : ความสนใจในงาน D2 : การยอมรับในความสำเร็จ D3 : ประสบการณ์ในการบริหารงานบุคคล D4 : ภาวะผู้นำและแนวทางการบริหารที่เหมาะสม D5 : สมาชิกทีมงานของโครงการที่มีคุณภาพ D6 : ความก้าวหน้าในอาชีพ การ ปฏิบัติงาน ของ ทีมงาน + ทีมงาน + ทีมงาน + ทีมงาน ปัจจัยขัดขวาง : B1 : ความไม่ชัดเจนในวัตถุประสงค์และทิศทางของโครงการ B2 : ทรัพยากรที่ไม่เพียงพอ B3 : การแก่งแย่งและความขัดแย้งในอำนาจ B4 : ผู้บริหารระดับสูงไม่มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน B5 : ความปลอดภัยในงานต่ำ B6 : การเปลี่ยนแปลงเป้าหมายและลำดับความสำคัญ

การสร้างทีมงานโครงการ งานที่จะมอบหมายให้ผู้สมัครรับผิดชอบ ทักษะ ความรู้ และความชำนาญของผู้สมัครเข้าร่วมโครงการ ความสามารถและความสนใจของผู้สมัครในการทำงานร่วมกับทีมงาน การจูงใจสมาชิกทีมงาน เป็นการกล่าวถึงรางวัลในการเข้าร่วมกับทีมงาน การเจรจาต่อรองและความผูกพันของผู้สมัคร

กระบวนการสร้างทีมงาน 1. การรวมตัว (Forming) 2. การปลุกเร้า (Storming) 3. การสร้างบรรทัดฐานของทีม (Normand) 4. การแสดงออกร่วมกัน (Performing)

แสดงขั้นตอนการพัฒนาทีมงาน ประสิทธิภาพ การรวบรวมคนที่จะทำงานร่วมกัน การเริ่มต้นทำงานให้มีความมั่นคง การรวมพลัง การแก้ไข ข้อขัดแย้ง การชะลอตัว

แสดงช่วงประสิทธิภาพของงาน ขอบเขตของ ทีมงานที่มี ประสิทธิภาพ มีบูรณาการ  มีความสอดคล้องกัน มีความคิดเห็นไปในแนวทางเดียวกันนำไปสู่การตัดสินใจของกลุ่มผลงานที่ได้มีประสิทธิภาพ ไม่มีบูรณาการ  ไม่มีข้อตกลงร่วมกันต่างคนต่างทำของตนเอง

แสดงลักษณะของทีมงานโครงการที่มีประสิทธิภาพและไม่มีประสิทธิภาพ ลักษณะของทีมงานที่มีประสิทธิภาพ ลักษณะของทีมงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ - ประสิทธิผลของงานและผลการปฏิบัติงานสูง - ประสิทธิผลของงานและผลการปฏิบัติงานต่ำ - พฤติกรรมที่ริเริ่มสร้างสร้าง - มุ่งเน้นกิจกรรม - มุ่งเน้นผลงานหรือผลลัพธ์ - ระดับความกระตือรือร้นและความร่วมแรงร่วมใจต่ำ - ความผูกพันต่อวัตถุประสงค์ของโครงการสูง - วัตถุประสงค์ด้านอาชีพของทีมงานสอดคล้องกับ วัตถุประสงค์ของโครงการ - ความผูกพันต่อวัตถุประสงค์ของโครงการต่ำ โดยเฉพาะความผูกพันของสมาชิกทีมงานคนสำคัญ - วัตถุประสงค์ของโครงการไม่ชัดเจน - ความสำเร็จด้านเทคนิค - ความผิดพลาดในการกำหนดเวลาและงบประมาณ - การปฏิบัติงานภายใต้กรอบเวลาและงบประมาณ - ความวิตกกังวล ความไม่มั่นคงและความสับสน - สมาชิกทีมงานพึ่งพากันสูง - การเอาชนะสมาชิกทีมงานคนอื่นซึ่งก่อผลเสีย - การประสานงานมีประสิทธิภาพ - ความเชื่อถือ / ภาพพจน์ของทีมงานต่ำ - ความสามารถในการแก้ไขข้อขัดแย้ง - การติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ - การหลีกเลี่ยงความขัดแย้งโดยใช้อำนาจเงินและไม่ แสดงความรู้สึกอย่างเปิดเผย - ระดับความไว้วางใจสูง - ความต้องการใฝ่สัมฤทธิ์ผลสูง - พฤติกรรมทำลายสมาชิกทีมงานด้วยเล่ห์เหลี่ยม การทำให้รู้สึกกลัวหรือการแสดงความเฉยเมย - ความสนใจพัฒนาตัวเองของสมาชิกทีมงาน - สมาชิกทีมงานรู้สึกประหลาดใจบ่อย ๆ - ระดับความกระตือรือร้นและร่วมแรงร่วมใจสูง - ขวัญของสมาชิกทีมงานสูง - การแบ่งเป็นพรรคเป็นพวก สมาชิกปลีกตัวออกจากทีมงานหรือไม่สนใจสมาชิกคนอื่น - มุ่งเน้นการเปลี่ยนแปลง

ปัญหาอุปสรรคหลายประการที่ทำให้การทำงานของทีมงานไม่มีประสิทธิภาพ ดังนี้ เป้าหมายไม่ชัดเจน บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน การขาดโครงสร้างโครงการ ผู้บริหารโครงการต้องเป็นผู้ทำให้เกิดการมีส่วนร่วมในการพัฒนาแผนโครงการ การขาดพันธะผูกพัน การติดต่อสื่อสารไม่ดี การขาดภาวะผู้นำ การเปลี่ยนแปลงของสมาชิกในทีมงาน พฤติกรรมผิดปกติในการปฏิบัติหน้าที่

พฤติกรรมในการบริหารโครงการ   พฤติกรรมในการบริหารโครงการ คุณลักษณะสำคัญร่วมกันของทีมงานที่ประสบความสำเร็จ มีดังนี้ เป้าหมาย (Goal) การแสดงออก (Expression) ความเป็นผู้นำ (Leadership) การแสดงความคิดเห็นที่สอดคล้องและเป็นเอกฉันท์ (Consensus) ความไว้วางใจ (Trust) ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity)

บทบาทและคุณลักษณะของสมาชิกทีมงาน คำอธิบายคุณลักษณะและบทบาทในทีมงาน จุดอ่อน สร้างสรรค์ความคิด แก้ไขปัญหา (Plant) ความคิดสร้างสรรค์และจินตนาการ หัวสมัยใหม่ ชอบและท้าทายในการแก้ไขปัญหาที่ยาก ละเลยในรายละเอียด ห่วงเรื่องการสื่อสารที่ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด ผู้สำรวจตรวจสอบทรัพยากร (Resource Investigator) กล้าแสดงออก กระตือรือร้น ชอบคิด ติดต่อสื่อสาร แสวงหาโอกาส ทำสัญญา มองโลกในแง่ดีเกินไป ผู้ประสาน (Coordinator) มีวุฒิภาวะ มั่นใจ รับฟังความคิดเห็นเข้าใจเป้าหมายเป็นอย่างดี ถูกมองว่ามีความแตกแยกคอยแบ่งงานให้ผู้อื่น ผู้ผลักดันให้พ้นอุปสรรค (Shaper) ชอบความท้าทาย ไม่อยู่นิ่ง เผชิญหน้ากับความกดดันได้ดี มีแรงผลักดันในการบรรลุผลที่ต้องการ ทำร้ายความรู้สึกผู้อื่น การกำกับผู้ประเมิน (Monitor evaluator) ละเอียดรอบคอบ ตัดสินได้อย่างดีและเหมาะสม ขาดแรงกระตุ้น และแรงบันดาลใจในการโน้มน้าวผู้อื่น

บทบาทและคุณลักษณะของสมาชิกทีมงาน คำอธิบายคุณลักษณะและบทบาทในทีมงาน จุดอ่อน ผู้ผลักดันการทำงานเป็นทีม (Team worker) มีความร่วมมือสูง อ่อนโยน ยอมรับฟังความคิด มีความสุขุมรอบคอบและเยือกเย็น ไม่ค่อยกล้าตัดสินใจ ตกอยู่ภายใต้อิทธิพลได้ง่าย ผู้ผลักดันความคิดไปสู่การปฏิบัติ (Implement) เน้นกฎระเบียบแบบแผน ประเพณี เน้นประสิทธิผล นำความคิดไปปฏิบัติ ไม่มีความยืดหยุ่น ตอบสนองต่อโอกาสต่าง ๆ ช้า ผู้มานะบากบั่นในการทำงาน (Completer) ให้เสร็จสมบูรณ์ พยายามมองหาข้อผิดพลาดและพยายามแก้ไข ตระหนักรู้ในเรื่องต่าง ๆ ตรงต่อเวลา วิตกกังวลสูงเกินไป การใช้ความรู้ทักษะในด้านต่างๆ ที่ตนเองถนัด (Specialist) มีความชำนาญ เชี่ยวชาญ มั่นใจในความรู้ของตน ยึดมั่นในความคิดของตน สามารถถ่ายทอดความรู้และทักษะแก่ผู้อื่นได้ มองเพียงด้านเดียว รู้แต่ในด้านเทคนิคมากเกินไป

เทคนิคที่นิยมใช้การผสมผสานทีมงานที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดการโครงการ ดังนี้ การคุยกัน (The Chat) การสอนแบบลึกซึ้ง (In – depth Coaching) การฝึกอบรม (Training – session) การบรรยาย (Lecture) การอภิปรายโต๊ะกลม (Round – Table Discussion) การสัมมนา (Seminars) แผนงานเกี่ยวกับการสร้างทีมงานที่เป็นทางการ (Formal Team-Building Program)

รูปแบบภาวะผู้นำของผู้บริหารโครงการ บทบาท รายการ ผู้บริหารโครงการ เป้าหมายของความสัมพันธ์ ลักษณะความสัมพันธ์ ผู้เร่งโครงการ ก่อให้เกิดเอกภาพในการติดต่อสื่อสาร เน้นความสัมพันธ์ส่วนตัวมากกว่าสายการบังคับบัญชา ผู้ประสานงานโครงการ ก่อให้เกิดเอกภาพในการควบคุม เน้นความสัมพันธ์ส่วนตัวและสายการบังคับบัญชา ผู้จัดการสัมพันธ์โครงการ ก่อให้เกิดเอกภาพในการสั่งการ เน้นความสัมพันธ์ตามสายการบังคับบัญชามากกว่าส่วนตัว ผู้จัดการทั่วไปของโครงการ ก่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา เน้นความสัมพันธ์ทั้งในแง่ส่วนตัว สายการบังคับบัญชา ความร่วมมือ รวมใจ การประสานงาน และอื่น ๆ

รูปแบบการตัดสินใจทางการบริหารที่สำคัญ แบ่งเป็น 3 รูปแบบ รูปแบบการตัดสินใจทางการบริหารที่สำคัญ แบ่งเป็น 3 รูปแบบ การบริหารแบบมีส่วนร่วม (Participative Management) การมอบหมายหน้าที่ให้ทำแทน (Delegation) ความกดดันของกกลุ่ม ขึ้นอยู่กับประเภทของความกดดัน

แรงจูงใจของผู้บริหาร 1. ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ดีต่ออำนาจ 2. ความต้องการแข่งขัน 3. ความต้องการที่จะมีบทบาททางการบริหารตามสิทธิและประเพณี 4. ความต้องการใช้อำนาจ 5. ความต้องการตำแหน่งที่สำคัญ 6. ความรู้สึกรับผิดชอบ

ลักษณะของงานที่สัมพันธ์กับระดับแรงจูงใจในการบริหาร ระดับแรงจูงใจในการบริหารสูง ระดับแรงจูงใจในการบริหารต่ำ - ขอบเขตการควบคุมกว้างโดยเปรียบเทียบ - ขอบเขตการควบคุมน้อยโดยเปรียบเทียบ - ผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมาก - ผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนน้อย - งานเกี่ยวข้องกับคนและงบประมาณมาก - งานเกี่ยวข้องกับวิศวกรรม / เทคนิคมาก งานเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง จำนวนมาก - งานเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางจำนวนน้อย - จำนวนกิจกรรมต่อวันหลากหลายมากมาย - จำนวนกิจกรรมต่อวันแน่นอน - ความถี่ของการขัดจังหวะในการทำงานมาก - ความถี่ของการขัดจังหวะในการทำงานน้อย - ใช้เวลาในการปฏิสัมพันธ์กับคน - ใช้เวลาในการอ่านและวิเคราะห์ - ทำตัวเป็นผู้บังคับบัญชาของผู้ปฏิบัติงาน - บริการด้านสิ่งอำนวยความสะดวกให้ผู้ปฏิบัติงาน - ความก้าวหน้าในอาชีพเนื่องมาจากทักษะ ด้านการบริหารจัดการ - ความก้าวหน้าในอาชีพเนื่องมาจากความรู้ ความชำนาญด้านเทคนิคที่เพิ่มขึ้น - ใช้อำนาจส่วนตัวในการบังคับบัญชามาก - ใช้อำนาจส่วนตัวน้อย - รู้สึกเหนื่อยล้าในการทำงานมาก - ไม่รู้สึกเหนื่อยล้าในการทำงาน อยู่ในบรรยากาศการทำงานที่มีความเครียด มาก - อยู่ในบรรยากาศการทำงานที่สบาย ๆ

ขอขอบคุณที่สนใจฟัง...