การบริหารทรัพย์สิน บรรยายโดย นางสาวกรรณิการ์ ชูศรี นางสาวกรรณิการ์ ชูศรี ตำแหน่ง นักวิชาการตรวจสอบภายในปฏิบัติการ

การควบคุม การเก็บรักษาพัสดุ พัสดุโรงเรียนได้รับมาไม่ว่าโดยวิธีการจัดซื้อ จัดจ้าง การจัดทำเอง การได้รับจัดสรร การรับบริจาค เมื่อเจ้าหน้าที่พัสดุได้รับมอบพัสดุแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้ 1. วัสดุให้นำลงบัญชีวัสดุ 2. ครุภัณฑ์ ให้ลงทะเบียนคุมทรัพย์สิน 3. เก็บรักษาพัสดุให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ปลอดภัยครบถ้วน ตามบัญชีและทะเบียน

เอกสารและหลักฐานในการลงบัญชีวัสดุ 1. หลักฐานการรับพัสดุ (ใบตรวจรับพัสดุ และ ใบส่งของ) 2. หลักฐานการจ่ายพัสดุ (ใบเบิกพัสดุ) 3. บัญชีวัสดุ

ขั้นตอนและวิธีการลงบัญชีวัสดุ 1 จัดทำบัญชีวัสดุ ตามที่คณะกรรมการนโยบายกำหนด โดยแยกประเภทของวัสดุตามที่กำหนดในหนังสือการจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณของสำนักงบประมาณ 2 ให้จัดทำสารบัญหรือดัชนีของบัญชีวัสดุแต่ละประเภท โดยแยกชนิดให้ชัดเจน เพื่อสะดวกแก่การลงบัญชีและการตรวจสอบ 3 เมื่อได้รับวัสดุและหลักฐานการรับวัสดุแล้ว ให้เจ้าหน้าที่พัสดุให้เลขที่เอกสารด้านรับ เลขที่รับเอกสารให้เรียงลำดับตามวัน เวลาที่ได้รับ เป็นลำดับไป เช่น ร.1 ร.2 ร.3 ตามลำดับแยกเป็นปีงบประมาณ เพื่อเป็นเลขที่อ้างอิงในการบันทึกบัญชีวัสดุ หรืออาจอ้างอิงเลขที่ใบส่งของผู้ขายก็ได้

ขั้นตอนและวิธีการลงบัญชีวัสดุ (ต่อ) 4 บันทึกรับวัสดุในบัญชีวัสดุ ตามรายการในเอกสารประกอบการรับวัสดุ 5 เมื่อจ่ายพัสดุแล้ว ให้บันทึกจ่ายวัสดุในบัญชีวัสดุ ตามรายการใน ใบเบิกของ โดยฝ่ายจ่ายเริ่มตั้งแต่ลำดับ จ.1 , จ.2 , จ.3 6 ทุกสิ้นปีงบประมาณให้ทำการตรวจสอบพัสดุประจำปี และรายงานวัสดุคงเหลือ โดยสรุปรายการรับ - จ่ายวัสดุ จำนวนคงเหลือ และมูลค่าของวัสดุคงเหลือในแต่ละรายการ  เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีตรวจสอบ

โรงเรียน……………………………….. บัญชีวัสดุ โรงเรียน……………………………….. แผ่นที่................................. ประเภท.......................................................ชื่อหรือชนิดวัสดุ..................................................... รหัส............................................ ขนาดหรือลักษณะ............................................................... จำนวนอย่างสูง............................ หน่วยที่นับ.........................................ที่เก็บ........................................................... จำนวนอย่างต่ำ............................ วัน เดือน ปี รับจาก/จ่ายให้ เลขที่ ราคาต่อหน่วย จำนวน หมายเหตุ เอกสาร (บาท) รับ จ่าย คงเหลือ  

ข้อควรทราบเกี่ยวกับบัญชีวัสดุ 1. บัญชีวัสดุให้จัดทำแต่ละปีงบประมาณ เมื่อขึ้นปีงบประมาณใหม่ให้ขึ้นแผ่นใหม่ทุกครั้ง หากมีวัสดุคงเหลือให้ยกยอดคงเหลือจากปีก่อนเป็นยอดยกมาในปีปัจจุบัน 2. บัญชีวัสดุแต่ละบัญชี (แต่ละประเภท/ชนิด) ให้ควบคุมวัสดุ 1 รายการ/ประเภท/ชนิด 3. การลงบัญชีวัสดุ ให้ลงทุกครั้งที่มีการรับ หรือจ่าย และราคาต่อหน่วยจะต้องเป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว 4. การกำหนดหน่วยนับของวัสดุ ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับการเบิกจ่ายวัสดุของ

ข้อควรทราบเกี่ยวกับบัญชีวัสดุ (ต่อ) 5. การลงบัญชีวัสดุ จะต้องกระทำด้วยความละเอียดรอบคอบ รวดเร็ว ทันเวลา เพื่อให้ยอดวัสดุคงเหลือถูกต้องตามจริง 6. กรณีที่ซื้อวัสดุ ชนิดเดียวกันในเวลาต่างกัน บางครั้งราคาวัสดุอาจไม่เท่ากัน เมื่อลงบัญชีจ่าย ให้ใช้ราคาวัสดุที่ซื้อมาก่อนตัดออกจากบัญชีก่อน ราคาวัสดุคงเหลือ ณ วันสิ้นปีงบประมาณจะเป็นราคา ที่มีการจัดซื้อครั้งหลังสุด 7. กรณีมีบุคลากรเพียงพอ ควรแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้บันทึกบัญชีวัสดุ และผู้ควบคุมคลัง พัสดุเป็นคนละคนกัน ตามหลักการควบคุมภายในที่ดี

ทะเบียนคุมทรัพย์สิน คือ เอกสารที่แสดงข้อมูลต่าง ๆ ของทรัพย์สินแต่ละหน่วย/ ชุด/ กลุ่ม ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้ ชื่อชนิด / ประเภทของทรัพย์สิน ราคาที่ได้มา / ค่าเสื่อมราคา-สะสม และมูลค่าสุทธิ ประวัติการซ่อมบำรุง/การจำหน่าย ได้มาเมื่อใด อย่างไร

ขั้นตอนและวิธีการลงทะเบียนคุมทรัพย์สิน 1. ให้จัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน ตามหนังสือกรมบัญชีกลาง โดยแยกเป็นชนิดและประเภทตามหนังสือการจำแนกประเภทรายจ่าย 2. เมื่อได้รับครุภัณฑ์และหลักฐานการรับแล้ว ให้เจ้าหน้าที่พัสดุให้เลขที่เอกสาร ร. 1 ร.2 ร.3 ฯลฯ ตามลำดับ พร้อมทั้งจัดทำรหัสครุภัณฑ์ที่ตัวครุภัณฑ์ 3. พิจารณาครุภัณฑ์แต่ละรายการว่าเป็นชนิดใด ประเภทใด แล้วนำไปบันทึกลงในช่องต่าง ๆ ของ ทะเบียนคุมทรัพย์สินให้ครบถ้วน

ขั้นตอนและวิธีการลงทะเบียนคุมทรัพย์สิน (ต่อ) 4. กำหนดอายุการใช้งาน 5. เมื่อสิ้นปีงบประมาณให้คิดค่าเสื่อมราคาทรัพย์สินที่เข้าหลักเกณฑ์และให้บันทึกในช่องค่าเสื่อม ราคาและค่าเสื่อมราคาสะสม เพื่อคำนวณหามูลค่าสุทธิของทรัพย์สินนั้น 6. เมื่อมีการซ่อมแซมบำรุงรักษาทรัพย์สิน ให้ลงรายการซ่อมแซมและบำรุงรักษานั้นลงในประวัติการ ซ่อมบำรุงรักษาทรัพย์สินด้านหลังทะเบียนคุมทรัพย์สินชนิดนั้น ๆ

ตารางกำหนดอายุการใช้งานและอัตราค่าเสื่อมราคาทรัพย์สินของ สพฐ ตารางกำหนดอายุการใช้งานและอัตราค่าเสื่อมราคาทรัพย์สินของ สพฐ. เริ่มใช้ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2547 เป็นต้นไป ลำดับ ประเภท ประเภททรัพย์สิน อายุการใช้งาน (ปี) อัตราค่าเสื่อม ราคาต่อปี(%) 1 อาคารถาวร 25 4 2 อาคารชั่วคราว / โรงเรือน 10 3 3.1 สิ่งก่อสร้างที่ใช้คอนกรีตเสริมเหล็ก หรือ โครงเหล็กเป็นส่วนประกอบหลัก 3.2 สิ่งก่อสร้างที่ใช้ไม้หรือวัสดุอื่น ๆ เป็นส่วนประกอบหลัก 15   5 6.65 20 ครุภัณฑ์สำนักงาน 8 12.50 ครุภัณฑ์ยานพาหนะและขนส่ง 6 ครุภัณฑ์ไฟฟ้าและวิทยุ (ยกเว้นเครื่องกำเนิดไฟฟ้ามีอายุการใช้งาน 20 ปี) 7 ครุภัณฑ์โฆษณาและเผยแพร่ 8.1 ครุภัณฑ์การเกษตร เครื่องมือและอุปกรณ์ 8.2 ครุภัณฑ์การเกษตร เครื่องจักรกล 33.33

ตารางกำหนดอายุการใช้งานและอัตราค่าเสื่อมราคาทรัพย์สินของ สพฐ ตารางกำหนดอายุการใช้งานและอัตราค่าเสื่อมราคาทรัพย์สินของ สพฐ. เริ่มใช้ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2547 เป็นต้นไป (ต่อ) ลำดับ ประเภท ประเภททรัพย์สิน อายุการใช้งาน (ปี) อัตราค่าเสื่อม ราคาต่อปี(%) 9 9.1 ครุภัณฑ์โรงงาน เครื่องมือและอุปกรณ์ 9.2 ครุภัณฑ์โรงงาน เครื่องจักรกล 3 5 33.33 20 10 10.1 ครุภัณฑ์ก่อสร้าง เครื่องมือและอุปกรณ์ 10.2 ครุภัณฑ์ก่อสร้าง เครื่องจักรกล 11 ครุภัณฑ์สำรวจ 8 12.50 12 ครุภัณฑ์วิทยาศาสตร์และการแพทย์ 13 ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ 14 ครุภัณฑ์ดนตรี 15 ครุภัณฑ์การศึกษา 2 50 16 ครุภัณฑ์งานบ้านงานครัว 17 ครุภัณฑ์กีฬา 18 ครุภัณฑ์อาวุธ 19 ครุภัณฑ์สนาม

สูตรคำนวณค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาต่อปี(ประจำปี) = ราคาทุนของทรัพย์สิน(มูลค่ารวม) อายุการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ค่าเสื่อมราคาสะสม = ค่าเสื่อมราคาต่อปี x อายุการใช้งานที่ผ่านมา มูลค่าสุทธิของทรัพย์สิน = ราคาทุน(มูลค่ารวม) - ค่าเสื่อมราคาสะสม ค่าเสื่อมราคาคิดเป็นเดือน = ค่าเสื่อมราคาต่อปี(ประจำปี) x จำนวนเดือน 12

การนับเวลาทรัพย์สินที่ซื้อหรือได้มา ระหว่างวันที่ 1–15 ของเดือน การคำนวณค่าเสื่อมราคา ให้คิดเต็มเดือนของเดือนนั้น ระหว่างวันที่ 16 – 31 ของเดือน การคำนวณค่าเสื่อมราคา ให้คิดในเดือนถัดไป

เอกสารและหลักฐานในการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน 1. หลักฐานการรับพัสดุ (ใบตรวจรับพัสดุ) 2. หลักฐานการจ่ายพัสดุ (ใบเบิกพัสดุ) 3. ทะเบียนคุมทรัพย์สิน 1 ใบ ต่อทรัพย์สิน 1 หน่วย / ชุด / กลุ่ม

ราคาต่อหน่วย/ชุด/กลุ่ม ค่าเสื่อมราคาประจำปี ทะเบียนคุมทรัพย์สิน ส่วนราชการ...............(1).................... หน่วยงาน ..................(2).................... ประเภท ..................(3)..............รหัส.................(4)...................ลักษณะ/คุณสมบัติ.......................(5)...............รุ่น/แบบ...................(6).............................. สถานที่ตั้ง/หน่วยงานที่รับผิดชอบ.......................(7)..........................................ชื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง/ผู้บริจาค..............................(8).................................. ที่อยู่..................................................(9)..........................................................................โทรศัพท์........................................(10)................................. ประเภท  เงินงบประมาณ  เงินนอกงบประมาณ  เงินบริจาค/เงินช่วยเหลือ  อื่น ๆ วิธีการได้มา  ประกาศเชิญชวนทั่วไป  คัดเลือก  เฉพาะเจาะจง  รับบริจาค วัน เดือน ปี ที่เอกสาร รายการ จำนวนหน่วย ราคาต่อหน่วย/ชุด/กลุ่ม มูลค่ารวม อายุใช้งาน อัตราค่าเสื่อมราคา ค่าเสื่อมราคาประจำปี ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่าสุทธิ หมายเหตุ   (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)

ประวัติการซ่อมบำรุงรักษาทรัพย์สิน (ด้านหลัง) ประวัติการซ่อมบำรุงรักษาทรัพย์สิน   ครั้งที่ วัน เดือน ปี รายการ จำนวนเงิน หมายเหตุ (23) (24) (25) (26) (27)

ข้อควรทราบเกี่ยวกับทะเบียนคุมทรัพย์สิน 1. ครุภัณฑ์มูลค่าต่ำกว่าเกณฑ์ ให้บันทึกการควบคุมในทะเบียนคุมทรัพย์สิน แต่ไม่คิดค่าเสื่อมราคา 2. เมื่อได้รับครุภัณฑ์และกำหนดรหัสครุภัณฑ์แล้ว ให้เขียนรหัสครุภัณฑ์ ที่ตัวครุภัณฑ์ด้วย เพื่อสามารถ ควบคุมและตรวจสอบได้ 3. ทรัพย์สินที่ได้รับจากการบริจาคจะต้องดำเนินการตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการรับเงิน และทรัพย์สินที่มีผู้บริจาคให้ทางราชการ พ.ศ. 2526 ด้วย

การตรวจสอบพัสดุประจำปี ก่อนสิ้นเดือนกันยายนทุกปี หัวหน้าสถานศึกษาแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ในสถานศึกษาที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุคนหนึ่ง หรือหลายคนตามความจำเป็น ทำการตรวจสอบพัสดุ

หลักการแต่งตั้ง 1. ต้องแต่งตั้งก่อนสิ้นเดือนกันยายนของทุกปี 2. แต่งตั้งจากเจ้าหน้าที่ในสถานศึกษา ที่ไม่ใช่ เจ้าหน้าที่พัสดุ (ไม่ใช่ผู้มีหน้าที่ควบคุมและแจกจ่ายพัสดุ) 3. จำนวนเท่าใดก็ได้ ขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่จะต้องตรวจให้ทันเวลา ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้ง เริ่มดำเนินการตรวจสอบพัสดุในวันทำการแรก ของเดือนตุลาคมเป็นต้นไป เมื่อตรวจสอบเสร็จ ให้รายงานผลการตรวจสอบ ต่อหัวหน้าสถานศึกษาภายใน 30 วันทำการนับแต่วันเริ่มทำการตรวจสอบ

ขอบเขตการตรวจสอบ 1. การตรวจสอบการรับ-จ่ายพัสดุ ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคมปีก่อน ถึงวัน­วันที่ 30 กันยายน ปีปัจจุบัน 2. ตรวจนับพัสดุที่คงเหลืออยู่วันสิ้นงวดนั้น 3. ตรวจการรับ-จ่ายพัสดุถูกต้องหรือไม่ พัสดุคงเหลือมีตัวอยู่ ตรงตามบัญชีหรือทะเบียนควบคุมทรัพย์สินหรือไม่ มีพัสดุชำรุด เสื่อมคุณภาพ หรือสูญไปเพราะเหตุใด หรือพัสดุใดหมดความจำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป 4. ตรวจสอบวัสดุคงเหลือ อยู่ในคลังพัสดุ 5. ตรวจสอบ/นับครุภัณฑ์คงเหลือ

เมื่อหัวหน้าสถานศึกษาได้รับรายงานผลการตรวจสอบแล้วให้ดำเนินการดังนี้ 1. ส่งสำเนารายงานการตรวจสอบ จำนวน 1 ชุด ไปยัง สตง.ประจำจังหวัด 2. หัวหน้าสถานศึกษาแต่งตั้งคณะกรรมการการสอบหาข้อเท็จจริง ในกรณีมีพัสดุชำรุด เสื่อมคุณภาพหรือสูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป 3.คณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริงดำเนินการตรวจสอบหาข้อเท็จจริงแล้วให้รายงานผลการตรวจสอบหาข้อเท็จจริงต่อ หัวหน้าสถานศึกษา

การรายงานผลการตรวจสอบ อ้างคำสั่งแต่งตั้ง ขอบเขตการตรวจสอบ วิธีการตรวจสอบ สรุปผลการตรวจสอบ ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงแก้ไข ฯลฯ

หัวหน้าสถานศึกษาพิจารณาดำเนินการดังนี้ 1. กรณีต้องหาตัวผู้รับผิดให้เสนอแต่งตั้ง คณะกรรมการสอบสวนหาตัวผู้รับผิดในทางเพ่ง 2. กรณีไม่มีผู้ต้องรับผิดและเห็นว่าพัสดุหมดความจำเป็นหรือหากใช้ต่อไปจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากให้สั่งการให้เจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบสภาพพัสดุเพื่อเสนอความคิดเห็นวิธีในการจำหน่ายตามระเบียบพัสดุ

การตรวจสอบพัสดุประจำปี (ต่อ) หัวหน้าสถานศึกษาพิจารณาดำเนินการดังนี้ กรณีต้องหาตัวผู้รับผิดให้เสนอแต่งตั้ง คณะกรรมการสอบสวนหาตัว ผู้รับผิดในทางเพ่ง กรณีไม่มีผู้ต้องรับผิดและเห็นว่าพัสดุหมดความจำเป็นหรือหากใช้ต่อไปจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากให้สั่งการให้เจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบสภาพพัสดุเพื่อเสนอความคิดเห็นวิธีในการจำหน่ายตามระเบียบพัสดุ

การจำหน่ายพัสดุ การจำหน่ายพัสดุ ขาย แลกเปลี่ยน โอน แปรสภาพหรือทำลาย

จบการนำเสนอ ขอบคุณค่ะ