กิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ งานบริหารและธุรการ คณะบริหารธุรกิจ

ปัญหาอุปสรรค (พบบ่อย) ของงานบริหารและธุรการ การเสนอ เรื่อง ขออนุมัติเข้าร่วม การอบรม/ประชุม/สัมมนา การลา, การแจ้งการลงเวลาปฏิบัติ ราชการ การจัดเก็บเอกสารราชการ

1. การเสนอ เรื่อง ขออนุมัติเข้าร่วมการอบรม/ประชุม/สัมมนา

เจ้าหน้าที่ พบอุปสรรคในการปฏิบัติงาน คือ 1) ระยะเวลาในการเสนอเรื่องของบุคลากร มีการยื่นเสนอ กระชั้นชิด 2) การแนบเอกสารของบุคลากร และเขียนข้อมูลรายละเอียด ไม่ครบถ้วน เช่น แนบรายละเอียดเฉพาะหน้าที่ประชาสัมพันธ์หลักสูตร (ไม่มีรายละเอียดของหลักสูตรที่ไปอบรม), กำหนดการอบรม, ค่าลงทะเบียนการอบรม ฯลฯ 3) การเสนอเรื่องผ่านผู้บังคับบัญชาตามผังการไหลของงาน ต้องผ่านหลายระดับ (จึงทำให้ใช้เวลาในการเสนอหนังสือ) จากการ ดำเนินงาน ใช้เวลาประมาณ 2 สัปดาห์ รวมวันหยุดราชการ (ระยะเวลา ที่เสนอนานที่สุด)

2. การลา, การแจ้งการลงเวลาปฏิบัติราชการ เจ้าหน้าที่ พบอุปสรรคในการปฏิบัติงาน พอ สังเขป ดังนี้ 1) ในการลา เจ้าหน้าที่บางงาน ไม่มี การพูดคุยกับหัวหน้างานก่อนการลา 2) ก่อนการลา เจ้าหน้าที่ได้แจ้งหน่วย บุคคลว่าได้แจ้งให้หัวหน้างานทราบแล้ว แต่ พอหน่วยบุคคลได้ทำการสอบถามหัวหน้างาน หัวหน้าแจ้งว่ายังไม่รับทราบการลาและการขอก ลับก่อนเวลางาน 3) ในการลา กรณีลาป่วย หรือลากิจ เร่งด่วน บางครั้งไม่ได้แจ้งกับหัวหน้างาน โดยตรง แต่โทรมาแจ้งฝ่ายบุคคลเท่านั้น

3. การจัดเก็บเอกสารราชการ สำรวจและคัดแยกเอกสาร แยกเอกสารตามหมวดหมู่ (ตามรหัสแฟ้มเอกสาร) ลงรหัสแฟ้มเอกสาร จัดเรียงเอกสารใส่แฟ้ม โดยเอกสารใหม่อยู่บนสุด หนังสือรับเข้าภายใน-ภายนอก, หนังสือออกภายใน-ภายนอก ,คำสั่ง ประกาศ ฯลฯ ทำการคัดแยก วัน เดือน ปี ของ เอกสาร เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บ เข้าแฟ้ม หมวดที่ 1 การเงิน งบประมาณ หมวดที่ 2 โต้ตอบทั่วไป หมวดที่ 3 บริหารทั่วไป หมวดที่ 4 บริหารงานบุคคล หมวดที่ 5 เบ็ดเตล็ด หมวดที่ 6 ประชุม หมวดที่ 7 พัสดุ อาคาร สถานที่ และยานพาหนะ หมวดที่ 8 การศึกษา หมวดที่ 9 วิชาการและวิจัย หมวดที่ 10 การจัดทำระบบ จัดเก็บลงแฟ้มเอกสารเป็นรายเดือน โดยเรียงเลขที่รับ และเลขที่ออก ฉบับปัจจุบันไว้ด้านบนเพื่อง่ายต่อการค้นหา

ความสำคัญ/สาเหตุ ที่หน่วยงานจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสาร ใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงาน (ของงาน ตนเอง หรือของกลุ่มงาน) ใช้วางแผน แก้ปัญหา หรือตัดสินใจ ใช้ทบทวนความจำ ใช้ปรับปรุงงาน ใช้พิจารณาความดี ความชอบ ใช้อ้างอิง เมื่อเกิดการฟ้องร้อง เป็นต้น

อายุการเก็บหนังสือ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 ข้อ 57 หนังสือราชการทั่วไป อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี (โดยปกติ) หนังสือราชการที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้วและมีสาเนาค้นได้ จากที่อื่น อายุการเก็บ 5 ปี หนังสือราชการที่เป็นเรื่องธรรมดา ไม่มีความสำคัญ และเกิดขึ้นเป็นประจำ อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 1 ปี เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐานหรือข้อมูลที่ต้องศึกษา ค้นคว้า แล้วส่งให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เก็บไว้ตลอดไป อายุการเก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี เอกสารการเงินที่เป็นเอกสารสิทธิและมีหนี้ผูกพันทาง การเงิน และต้องผ่านการตรวจสอบจากสานักงาน ตรวจเงินแผ่นดินเรียบร้อยแล้ว อายุการเก็บ 10 ปี หรือ ไม่น้อยกว่า 5 ปี

จบการนำเสนอ