บทที่ 3 ระบบสารสนเทศกับการบริหารองค์กร องค์กร (organization) หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายร่วมกัน และดำเนินกิจการบางอย่างร่วมกัน ลักษณะขององค์กรจำแนกได้ 4 แบบ 1.องค์กรที่จัดเป็นกลุ่มบุคคล 2.องค์กรที่จัดเป็นโครงสร้างของความสัมพันธ์ 3.องค์กรที่จัดเป็นหน้าที่ส่วนหนึ่งของการจัดการ 4.องค์กรที่จัดเป็นกระบวนการ

ทฤษฎีองค์กร ในการจักการองค์กรนั้น มีทฤษฎีองค์กร 3 ทฤษฎี คือ 1.ทฤษฎีดั้งเดิม(Classical organization theory) - การจัดองค์กรแบบราชการ(Bureaucracy โดย Max Weber) - การจัดองค์กรแบบวิทยาศาสตร์(Scientific Management โดย Frederic W Taylor) 2.ทฤษฎีสมัยใหม่(Neo Classical organization theory) 3.ทฤษฎีสมัยปัจจุบัน(Modern organization theory) - องค์กรเสมือนจริง -องค์กรบริหารตอนเอง -องค์กรคุณภาพ

การจัดโครงสร้างขององค์กร 1.โครงสร้างองค์กรตามสายงานหลัก 2.โครงสร้างองค์กรแบบสายงานที่ปรึกษา 3.โครงสร้างองค์กรตามโครงงาน 4.โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ 5.โครงสร้างองค์กรแบบคณะกรรมการ

การจัดโครงสร้างองค์ของ IT department

องกรที่มีวุฒิภาวะสูง ดร.ครรชิต มาลัยวงศ์ ได้กล่าวถึงองค์กรที่มีวุฒิภาวะสูงไว้ว่า นักพัฒนาซอฟแวร์ระดับก้าวหน้าจะต้องรู้จัก SW-CMM ซึ่งสถาบันวิศวกรรมซอฟแวร์ได้ปรับปรุงแบบใหม่กลายเป็น CMMI เพื่อสร้างองค์กรให้ก้าวหน้าไปสู่ความเป็นองค์กรที่มีวุฒิภาวะสูง โดยองค์กรจะต้องมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานและดำเนินงานตามกระบวนการทุกกระบวนการรวมทั้งหลักการอีกสิบห้าประการ

โครงร่างและตัวแบบขององค์กร Business profile เป็นการศึกษาเพื่ออธิบายเรื่องราวทั้งหลายที่อยู่ในcompany ได้แก่ functions, process, customers เป็นต้น ซึ่งจะนำไปสู่การวิเคราะห์ระบบเพื่อปรับปรุงprofile ขององค์กร Business models เป็นรูปภาพหรือแผนภาพที่ใช้อธิบายกลุ่มของธุรกรรมต่างๆ หรือ business processesซึ่งจะทำให้ผู้บริหารและSA เข้าใจได้ง่ายเช่น กระบวนการจองตั๋ว กระบวนการการปล่อยสินเชื่อ กระบวนการเช่าวีดีโด เป็นต้น ในbusiness processes จะอธิบายถึงinput ที่สำคัญรวมทั้งevent, tasks และผลลัพธ์ต่างๆ

ระบบสารสนเทศธุรกิจ ในแต่ละองค์กรจะมีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับระบบสารสนเทศคล้ายกัน คือต้องการระบบข้อมูลที่ทันสมัยสามารถนำไปประมวลผล และผลิตสารสนเทศตลอดจนรายงานอื่นๆที่ต้องการได้ ปัจจุบันนักวิเคราะห์ระบบถูกคาดหวังสูงเกี่ยวกับระบบสารสนเทศว่า จะต้องใช้เพื่อเป็นแนวทางในการวางแผนตัดสินใจของการบริหารจัดการที่นำองค์กรก้าวไปสู่คุณภาพในระดับสากลทั้ง TQM BPR CPI และ ISO เป็นต้น

ระบบสารสนเทศธุรกิจ (ต่อ) ระบบธุรกิจ คือ ระบบที่ทำงานเพื่อจุดประสงค์ด้านธุรกิจ ซึ่งระบบธุรกิจอาจจะแบ่งย่อยๆลงไปได้อีก เช่น ในโรงงานเราจัดแบ่งเป็นฝ่ายต่างๆ หรืออาจจะรวมฝ่ายขายเข้ามาอยู่ด้วยก็ได้ ระบบสารสนเทศ จะช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจได้อย่างมากเช่น เพิ่มกำไร ลดค่าใช้จ่าย ลดความผิดพลาด เพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาด และมีความปลอดภัยยิ่งขึ้น เป็นต้น โดยระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศกับการกำหนดกลยุทธ์ นิยามกลยุทธ์ทางธุรกิจ กลยุทธ์ คือ การหาแนวทางให้องค์กรสามารถเอาชนะคู่แข่งขันอย่างมีประสิทธิภาพภายใต้เงื่อนไขของทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดในปัจจุบันมีการจำแนกกลยุทธ์ตามระดับและขอบเขตการดำเนินงานขององค์กรออกเป็น3 ประเภท 1. กลยุทธ์ระดับบริษัทหรือองค์กร (Corporate Strategy) 2. กลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Strategy) 3. กลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Functional Strategy)

ระบบสารสนเทศกับการกำหนดกลยุทธ์(ต่อ) กระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ กระบวนการจัดการเชิงกลยุทธ์ประกอบด้วยขั้นตอน5ขั้นตอน ดังนี้ กำหนดเป้าหมาย(Goal Formulation) การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม(Environmental Analysis) 2.1 ปัจจัยภายในองค์กร(Internal Factors) 2.2 ปัจจัยภายนอกขององค์กร(External Environment) 3. การกำหนดและการวางแผนกลยุทธ์(Strategy Formulation and Planning) 4. การนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ(Strategy Implementation) 5. การควบคุมกลยุทธ์(Strategy Control)

ระบบสารสนเทศกับเครื่องมือกำหนดกลยุทธ์ SWOT analysis เป็นเครื่องมือในการประเมินสถานการณ์สำหรับองค์กร ซึ่งช่วยผู้บริหารกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอก ตลอดจนผลกระทบที่มีศักยภาพจากปัจจัยเหล่านี้ต่อการทำงานขององค์กร PEST analysis จะช่วยให้ทราบสถานภาพ และศักยภาพทางการตลาด ซึ่งจะช่วยให้วิเคราะห์หาโอกาส และอุปสรรคได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น

ระบบสารสนเทศกับเครื่องมือกำหนดกลยุทธ์(ต่อ) Porter’s value chain model ใช้อธิบายกระบวนการ โดยอธิบายอธิบายการ transforms ในแต่ละขั้นเริ่มจากการรับ row input จนกระทั่งได้ product พร้อมที่จะส่งมอบให้กับลูกค้าซึ่งเป็นผู้รับปลายทาง รวมถึง after sales services การอธิบายโดยใช้Chain metaphor ทำให้เราเห็น primary activities ที่จำเป็นขององค์กร Porter’s five forces analysis มีปัจจัยทั้งหมด5 ปัจจัยซึ่งส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมองค์กร การให้บริการลูกค้าจะสร้างผลกำไรให้กับบริษัท ซึ่งขึ้นกับความสามารถของการแข่งขันในตลาดโดยตรง

ระบบสารสนเทศกับเครื่องมือกำหนดกลยุทธ์(ต่อ) Balanced score card จำเป็นต้องกำหนดตัวชี้วัดประกอบในการจัดทำด้วย ตัวชี้วัดดังกล่าวจะเป็นเครื่องมือที่ทำให้ทราบว่ามุมมองแต่ละด้านนั้นมีปัจจัยใดบ้างเพื่อนำไปใช้ในการวางแผนเก็บรวบรวมข้อมูล และสร้างสาสนเทศเพื่อวิเคราะห์ติดตามผลการดำเนินงานให้กับแต่ละมุมมองBSC โดยมุมมองทั้ง4ด้าน 1. มุมมองด้านการเงิน(Financial Perspectives) 2. มุมมองด้านลูกค้า (Customer Perspectives) 3. ด้านมุมมองด้านกระบวนการภายใน(Internal Process Perspectives) 4. มุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโตขององค์กร(Leaning and Growth Perspectives)

กลยุทธ์กับระบบสารสนเทศ ในการบริหารองค์กรที่เป็นระบบ อาจจะแยกการคิดกลยุทธ์ออกเป็น 3 layer โดยทั้ง3 จะมีความสัมพันธ์กัน ระหว่างกลยุทธ์ทางธุรกิจ กลยุทธ์ทางระบบสารสนเทศ และกลยุทธ์ทางเทคโนโลยีสารสนเทศ