ณ ห้องประชุมสุขุมอัศเวศน์ โครงการสัมมนาเชิงปฏิบัติการ เรื่อง“แนวทางปฏิบัติสำหรับการปฏิบัติงานพัสดุ” วันที่ 17 กรกฎาคม 2550 ณ ห้องประชุมสุขุมอัศเวศน์ ผลการวิจัย

วงจรการบริหารงานพัสดุ วางแผน กำหนดโครงการ จำหน่าย กำหนดความต้องการ ควบคุม ขอตั้งงบประมาณ แจกจ่าย วางแผนการจัดหา จัดหา

หลักการจัดหาที่ดี ประสิทธิผล กระบวนการดำเนินการ ประสิทธิภาพ พัสดุที่จัดหา คุณภาพดี มีปริมาณถูกต้อง ส่งของตรงเวลา ราคาที่เหมาะสม คุณสมบัติผู้ประกอบ กระบวนการดำเนินการ กระบวนการพิจารณา ประสิทธิผล ประสิทธิภาพ ประหยัด โปร่งใส เปิดเผย เป็นธรรม ตรวจสอบได้ จรรยาบรรณ

หลักการจัดหาที่ดี 1. พิจารณาความจำเป็น/ความต้องการในการใช้งาน 2. พิจารณากำหนดคุณลักษณะเฉพาะ/รูปแบบ/รายการละเอียด 3. พิจารณาวิธีการจัดหา 4. ดำเนินการจัดหา 5. คัดเลือกผู้ขาย/ผู้รับจ้าง 6. แจ้ง/ทำความตกลง หรือทำสัญญา 7. ควบคุมการปฏิบัติตามสัญญา 8. ตรวจรับ

หลักการจัดหาที่ดี (ต่อ) 9. ลงบัญชี/ทะเบียน และส่งมอบผู้ใช้งาน 10. ตรวจสอบความชำรุดบกพร่องในระหว่างรับประกัน

ขั้นตอนการซื้อและการจ้างทุกวิธี ทำรายงานขอซื้อ/จ้างพัสดุทั่วไป เจ้าหน้าที่พัสดุ ที่ดิน ให้ความเห็นชอบ หัวหน้าส่วนราชการ แต่งตั้งคณะกรรมการ ตกลงราคา ดำเนินการ ประกวดราคา สอบราคา ขออนุมัติซื้อ/จ้าง วิธีพิเศษ กรณีพิเศษ ทำสัญญา วิธีประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Auction) เปลี่ยนแปลงรายการ การซื้อการจ้างทั่วไป การจ้างก่อสร้าง ตรวจรับ งด/ลดค่าปรับ ขยายเวลา เบิกจ่าย บอกเลิก

ข้อสังเกตเกี่ยวกับข้อบกพร่องในการจัดซื้อจัดจ้าง 1. การกำหนด Specifications ไม่ถูกต้อง 2. ปัญหาการแบ่งซื้อแบ่งจ้าง 3. การกำหนดคุณสมบัติของผู้เสนอราคาในการจ้างก่อสร้าง 4. การเผยแพร่ประกาศสอบราคา 5. ระยะเวลาในการยื่นซองสอบราคา 6. การตรวจสอบผู้เสนอราคาที่มีผลประโยชน์ร่วมกัน ก่อนเปิดซองราคา ตามหนังสือด่วนมาก ที่ นร(กวพ) 130/ว7286 ลงวันที่ 20 สิงหาคม 2542

ข้อสังเกตเกี่ยวกับข้อบกพร่องในการจัดซื้อจัดจ้าง 7. ระยะเวลาในการประกาศประกวดราคา 8. วิธีการปิดประกาศประกวดราคา 9. วิธีการส่งประกาศประกวดราคาทางไปรษณีย์ 10. การซื้อ การจ้าง โดยวิธีพิเศษ

ขั้นตอนการจัดหาวัสดุ ภาควิชา/หน่วยงาน จัดทำคำขอพัสดุ (พร้อมกรรมการตรวจรับ+ใบเสนอราคา) การแต่งตั้งกรรมตรวจรับพัสดุ) พัสดุตรวจสอบ เอกสารเพื่อขออนุมัติ งบประมาณแผ่นดินไม่เกิน 10,000 บาท งบประมาณเงินรายได้ไม่เกิน 20,000 บาท ข้าราชการต่ำกว่าระดับ 3 ลูกจ้างประจำ พนักงานมหาวิทยาลัย จนท.ภาควิชา/หน่วยงาน นำใบส่งของ/ ใบตรวจรับให้กรรมเซ็นตรวจรับพัสดุ ส่งเอกสารคืนให้พัสดุ

ขั้นตอนการเบิกวัสดุจากส่วนกลาง ภาควิชา/หน่วยงาน ทำใบเบิก 4 สี พัสดุตรวจสอบความถูกต้อง แจ้งรับของ จ่ายของตามใบเบิก ภาควิชา/หน่วยงาน ทำบัญชีคุมวัสดุ พัสดุคืนใบเบิกสีเขียว, ชมพู

ขั้นตอนการจัดหาครุภัณฑ์ ตกลงราคาไม่เกิน 10,000 บาท แต่งตั้งกรรมการตรวจรับ ภาควิชากำหนด Spac พร้อมเสนอชื่อกรรมการฯ สอบราคาเกิน 100,000 บาท แต่งตั้งกรรมการเปิดซองสอบราคา -แต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ พัสดุดำเนินการตามขั้นตอน ตรวจสอบและขออนุมัติ นำใบเบิกให้กรรมการ เซ็นรับของ ส่งเอกสารให้พัสดุ

การควบคุมและการเก็บรักษาพัสดุ - จัดทำแนวปฏิบัติหรือคู่มือเกี่ยวกับการใช้พัสดุ สร้างจิตสำนึก การใช้ ดูแล พัสดุ สำรวจพัสดุ ให้ถูกต้องตามความเป็นจริง ทำรายงานสำรวจตามระยะเวลาที่ระเบียบกำหนด สถานที่เก็บพัสดุอยู่ในสภาพที่ดี ปลอดภัย มีการบันทึกการใช้รถยนต์ กำหนดเกณฑ์การใช้น้ำมันเชื้อเพลิง

การซ่อมแซมและการบำรุงรักษา - กำหนดแผนการซ่อมบำรุงของพัสดุ - กำหนดหรือมอบหมายให้ผู้ใช้เป็นผู้ดูแลรักษาพัสดุ - ทำทะเบียนประวัติการซ่อมทุกครั้ง - ประกันภัยทรัพย์สินที่มีมูลค่าสูง

งานซ่อมแซมครุภัณฑ์ ใช้ขั้นตอนการจัดหาวัสดุโดยอนุโลม หากซ่อมแซมที่ทำให้ Spec เปลี่ยนไป เนื่องจาก Upgraded ให้ภาควิชาฯ แจ้งหน่วยพัสดุเพื่อแก้ไขในทะเบียนให้ถูกต้อง เพื่อมิให้เกิดปัญหาในการตรวจสอบพัสดุประจำปี

ขั้นตอนการซ่อมครุภัณฑ์ ภาควิชา/หน่วยงาน ทำคำขอซ่อมครุภัณฑ์ สำนักงานเลขาฯ - ผ่านความเห็นชอบจากอาคารสถานที่ เฉพาะคอมพิวเตอร์ผ่านความเห็นชอบ จากหน่วยวิทยบริการ พัสดุตรวจสอบงบประมาณ เสนอคณบดีอนุมัติ พัสดุเสนอเลขาฯ เห็นชอบ / ส่งของ กรรมการเซ็นตรวจรับ เห็นชอบ/ดำเนินการจัดจ้าง ไม่เห็นชอบ/ แจ้งเหน่วยงาน ส่งเอกสารพัสดุ ส่งกรรมการเซ็นตรวจรับ ส่งเอกสารพัสดุ

ขั้นตอนการจัดจ้างสิ่งก่อสร้าง ภาควิชากำหนดความต้องการและรายละเอียด พัสดุส่งแบบรูปรายการให้กองสวัสดิการ ดำเนินการจัดจ้างตามระเบียบฯ โดยดูวงเงินที่จะจ้าง ตรวจรับงาน รวบรวมเอกสารส่งตั้งเบิก

งานรับครุภัณฑ์บริจาค ภาควิชาจะประสานงานกับหน่วยพัสดุเป็นกรณีๆ ไป โดย ยึดหลักที่ว่าภาควิชาฯ เป็นผู้ให้ข้อมูลและหน่วยพัสดุเป็นผู้ติดต่อและจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง

งานจัดซื้อวัสดุด้วยเงินสด (กรณีร้านค้าไม่มีระบบเงินเชื่อ) ทำเรื่องขอจัดซื้อ / แนบบิลใบเสร็จ ปั๊มตรายาง / เซ็น บิลเงินสด :- รับรองใบสำคัญถูกต้อง จ่ายเงินทดรองแล้ว กรรมการตรวจรับ สลักหลังบิลเงินสด พัสดุตรวจสอบความถูกต้อง เสนออนุมัติ / สั่งการ ส่งการเงินตั้งเบิก

การตรวจสอบพัสดุประจำปี รับ-จ่ายพัสดุประจำปี การตรวจสอบหาข้อเท็จจริง ครุภัณฑ์ชำรุด การจำหน่าย ครุภัณฑ์ชำรุด

การรับ-จ่ายพัสดุประจำปี การตรวจสอบพัสดุประจำปี ภายใน 30 วันทำการ ภาควิชา/หน่วยงาน เสนอชื่อกรรมการ พัสดุดำเนินการแต่งตั้งกรรมการ ตรวจสอบการรับ-จ่ายพัสดุ ผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการ ตรวจสอบการรับ-จ่ายพัสดุประจำปี ของภาควิชา/หน่วยงาน หน่วยพัสดุรายงานมหาวิทยาลัยฯ และสนง.ตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค รายงานผลการตรวจสอบ รับ-จ่ายพัสดุประจำปีต่อคณบดี

การตรวจสอบหาข้อเท็จจริงครุภัณฑ์ชำรุด แต่งตั้งคณะกรรมการ สอบหาข้อเท็จจริงครุภัณฑ์ชำรุด คณะกรรมการรายงานผลการสอบ ข้อเท็จจริง แจ้งสภาพของครุภัณฑ์ จำหน่าย / คงไว้ คณะกรรมการรายงาน หัวหน้าส่วนราชการทราบและสั่งการ เสนอมหาวิทยาลัยทราบ/สั่งการ

การจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด การจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด จำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด ภายใน 60 วัน แต่งตั้งคณะกรรมการ จำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด ประกาศขายทอดตลาด รายงานผลมหาวิทยาลัย