การบริหารโครงการด้วย PERT & CPM

บทนำ ในการดำเนิน/บริหารโครงการให้มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะสิ่งที่จำเป็น คือ การดำเนินการจัดการโครงการที่ต้องดำเนินการก่อนให้เสร็จสิ้น แล้วจึงค่อยดำเนินการต่อ ซึ่งบางครั้งต้องทำตามลำดับก่อนหลัง แต่บางโครงการสามารถดำเนินพร้อมกันได้ ดังนั้น การวิเคราะห์ที่นำมาใช้นั้น คือการบริหารโครงการด้วย PERT & CPM

ความหมาย การบริหารโครงการจึงเป็นการวางแผนการปฎิบัติงานย่อยต่างๆ ว่าควรปฎิบัติงานใดก่อนหลังเพื่อทำให้ทั้งโครงการสามารถเสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด

เทคนิคที่ใช้ในการบริหารโครงการ เทคนิคที่นิยมใช้ได้แก่ *เทคนิค Gantt Chart (เหมาะสำหรับโครงการเล็ก) *PERT (Program Evaluation Research) *CPM (Critical Path) (เหมาะสำหรับโครงการ ใหญ่)

เทคนิค Gantt Chart เป็นเทคนิคที่วางแผนเกี่ยวกับเวลาในการปฏิบัติงานย่อยต่างๆ โดยมีระยะเวลาในการเริ่มต้น และสิ้นสุดโครงการ โดยมีการเขียนลำดับการทำงาน และมีการแสดงงานย่อย ๆ ในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน

งานที่ต้องทำเสร็จก่อน ตัวอย่าง 5.1 โครงการสร้างบ้านหลังหนึ่ง ประกอบด้วยงานย่อย 7 งาน รายละเอียด ดังนี้ งาน ระยะเวลา (เดือน) งานที่ต้องทำเสร็จก่อน A. ออกแบบบ้าน 1 - B. การวางผังบ้าน 2 A C. สั่ง/ได้วัตถุดิบ D. สร้างตัวบ้าน 5 B,C E. ทาสี D F. ตกแต่งภายใน E G. เก็บรายละเอียด F รวม 12

งานย่อย ระยะเวล (เดือน) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A B C D E F G รูป 5.1 Gantt Chart แสดงลำดับและระยะเวลาดำเนินการของงานย่อยในโครงการสร้างบ้าน

ข้อดีของ Gantt Chart 1. สามารถระบุระยะเวลาที่โครงการจะเสร็จได้อย่างชัดเจน 2. สามารถระบุได้ว่ามีงานใดบ้างที่สามารถดำเนินงานไป พร้อม ๆ กันได้ 3. สามารถบอกระยะเวลาที่สามารถเลื่อนการปฏิบัติงาน ได้ ทำให้สามารถระบุเวลาที่เหลือได้ โดยเลื่อนเวลาออกไป ในบางงาน ข้อเสียของ Gantt Chart สามารถใช้ได้ดีในกรณีที่เป็นโครงการขนาดเล็ก หรือมีขนาดใหญ่ไม่มาก แต่ถ้าเป็นโครงการที่เป็นขนาดใหญ่ ๆ มีงานย่อยจำนวนมาก จะทำให้ดูและวิเคราะห์ยุ่งยากมากกว่า ซึ่งอาจไม่เหมาะสม

วัตถุประสงค์การใช้ PERT & CPM 1 วัตถุประสงค์การใช้ PERT & CPM 1. เพื่อช่วยในการบริหารทรัพยากรในโครงการให้เกิดประโยชน์สูงสุด 2. ลดระยะเวลาในการดำเนินงาน สามารถลด/เพิ่ม/เร่งระยะในการดำเนินงานใน แต่ละขั้นตอนได้ ** โดยการคำนวณหา งานวิกฤติ/Critical activity) และเส้นทางวิกฤติ (Critical path) มาใช้ในการควบคุมโครงการ และการบริหารทรัพยากร

ขั้นตอนของเทคนิค PERT & CPM ขั้นที่ 1 ศึกษารายระเอียดของโครงการประกอบด้วยงานย่อยอะไรบ้าง เรียงลำดับงานย่อยต่างๆ ขั้นที่ 2 จากขั้นที่ 1 นำความสัมพันธ์ของงายย่อยต่างๆ ในโครงการทั้งหมดมาเขียนข่ายงาน (Network) เพื่อแสดงความสัมพันธ์ของงานย่อยต่างๆ ตั้งแต่เริ่มจนสิ้นสุดโครงการ ขั้นที่ 3 คำนวณหาเส้นทางวิกฤติ (Critical path) โดยพิจารณาจากเส้นทางในข่ายงาน ขึ้นที่ 4 ใช้ข่ายงานที่เขียนมาเพื่อช่วยในการวางแผน จัดตารางการทำงาน

จุดสิ้นสุดจการปฎิบัติงานหรือทำงานเสร็จ สัญลักษณ์และความหมายของ การสร้างข่ายงาน ข่ายงาน (Network) จะแสดงถึงความสัมพันธ์ของงาน ลำดับของงาน ระยะเวลาที่ใช้ของ แต่ละงายย่อย งานย่อย/กิจกรรม (Task/Activity) หมายถึง ส่วนหนึ่งของโครงการที่จะต้องใช้ทรัพยากร โดยจะใช้สัญลักษณ์ แทน จุดเริ่มต้นจะแสดง การเริ่มต้นทำงาน จุดสิ้นสุดจการปฎิบัติงานหรือทำงานเสร็จ รูปที่ 5.2

เหตุการณ์ (Event) หมายถึง จุดเริ่มต้นสิ้นสุดของการปฏิบัติงาน โดยใช้สัญลักษณ์ ที่ประกอบด้วยตัวเลขที่จะช่วยในการแบ่งแยกจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของเหตุการณ ตัวอย่าง งานหรือกิจกรรมเทียม (Dummy activity) หมายถึง งานที่ไม่ได้มีการปฏิบัติจริงจึงไม่ต้องการเวลาหรือทรัพยากรใดๆ สำหรับการดำเนินการ ซึ่งจะใช้สัญลักษณ์ A (5 วัน) 1 2 รูปที่ 5.3

หลักเกณฑ์ของการสร้างข่ายงาน 1. ข่ายงานจะมีจุดเริ่มต้น/สิ้นสุดเพียงจุดเดียว 2.งานย่อยของแต่ละงานแทนด้วยลูกศรเพียงอันเดียวเท่านั้น C 2 5 A จุดเริ่มต้นโครงการ จุดสิ้นสุดโครงการ 1 6 B E 3 4 D รูปที่ 5.4

3. งานตั้งแต่ 2 งานขึ้นไปที่เริ่มต้นที่เวลาเดียวกัน จะสิ้นสุดที่จุดเวลาเดียวกันไม่ได้ A 2 A 1 2 1 2 B B 3 ตัวอย่างข่ายงานที่ผิด ตัวอย่างข่ายงานที่ถูก รูปที่ 5.5

รูปที่ 5.6 แสดงข่ายงานของโครงการสร้างบ้าน ซึ่งมีส่วนงานย่อย 7 งาน จากตัวอย่าง 5.2 เขียนข่ายงานได้ ดังนี้ 3 B(2) A(1) C(1) D(5) E(1) F(1) 1 2 4 5 6 7 รูปที่ 5.6 แสดงข่ายงานของโครงการสร้างบ้าน ซึ่งมีส่วนงานย่อย 7 งาน

หัวข้อการวิเคราะห์ข่ายงาน 1. โครงการมีกิจกรรมใดบ้าง 2. ลำดับความต่อเนื่องของกิจกรรม 3. กำหนดเวลาหรือคำนวณเวลาเฉลี่ยการทำงานของกิจกรรมต่าง ๆ 4. กิจกรรมใดเป็นกิจกรรมวิกฤต (Critical activity) 5. กิจกรรมใดไม่เป็นกิจกรรมวิกฤต 6. โครงการที่ใช้ CPM คือโครงการที่รู้เวลาการทำงานของกิจกรรม 7. โครงการที่ใช้ PERT คือโครงการที่ต้องคำนวณเวลาเฉลี่ยของกิจกรรม

งานที่ต้องทำเสร็จก่อน ตัวอย่าง 5.3 จงเขียนข่ายงานของโครงการต่อไปนี้ งาน งานที่ต้องทำเสร็จก่อน ระยะเวลา (สัปดาห์) A - 3 B 6 C 2 D B,C 5 M 4 N G 9 H N,G

รูปที่ 5-7 แสดงข่ายงานของโครงการซึ่งประกอบด้วยงานย่อย 8 งาน M(4) 4 2 5 A(3) C(2) D(5) 1 N(3) B(6) G(9) H(3) 3 6 7 รูปที่ 5-7 แสดงข่ายงานของโครงการซึ่งประกอบด้วยงานย่อย 8 งาน

การวิเคราะห์ข่ายงาน หลังจากที่เราสร้างข่ายงานแล้วจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ข่ายงาน เพื่อศึกษาว่าโครงการดังกล่าว จะใช้เวลารวมทั้งสิ้นเท่าใด โดยแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ 1. งานวิกฤติ (Critical activity) เป็นงานที่สำคัญของโครงการ ซึ่งถ้างานวิกฤติไม่เสร็จตามกำหนดจะส่งผลให้งานอื่นล่าช้าตามไปด้วย 2. งานไม่วิกฤติ (Non Critical activity) เป็นงานที่อาจเริ่ม หรือเสร็จช้ากว่ากำหนดได้ซึ่งไม่ส่งผลกระทบต่องานอื่น ๆ

การหางานวิกฤต สัญลักษณ์ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข่ายงาน การหางานวิกฤต สัญลักษณ์ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข่ายงาน *เวลาเริ่มต้นที่เร็วที่สุด (Earliest Start : ES) *ระยะเวลาเริ่มต้นที่ช้าที่สุด (Latest Start : LS) *ระยะเวลาเสร็จที่เร็วที่สุด (Earliest Finish : EF) *ระยะเวลาเสร็จที่ช้าที่สุด (Latest Finish : LF) CPM (Critical Path Method) เป็นเทคนิคที่ใช้ในการบริหารโครงการ โดยการนำกิจกรรมต่าง ๆ มาเขียนเครือข่างแสดงความสัมพันธ์และคำนวณหาเวลาเพื่อควรเริ่มต้นเพื่อทำกิจกรรม และเวลาสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม เพื่อทำให้โครงการสำเร็จโดยใช้เวลาสั้นที่สุด

เทคนิค CPM เทคนิค CPM เป็นเทคนิคที่ทราบระยะเวลาในการปฏิบัติงานย่อยแต่ละงานที่มีขั้นตอนการคำนวณ ดังนี้ *การคำนวณหาเวลาเริ่มที่เร็วที่สุด (ES) และเวลาที่เสร็จเร็วที่สุด (EF) *การคำนวณหาเวลาเริ่มต้นที่ช้าที่สุด (LS) และเวลาที่เสร็จช้าที่สุด (LF) *การคำนวณหาเวลาที่เหลือ (Slack time :S) *การคำนวณหางานวิกฤติ (Critical activity) *คำนวณหาเส้นทางวิกฤติ (Critical path)

การคำนวณหาเวลาเริ่มที่เร็วที่สุด (ES) และเวลาที่เสร็จเร็วที่สุด (EF) การหาค่า ES และ EF จะเริ่มจากจุดเริ่มต้นโครงการหรือหาค่า ES ของงานแรกที่ต้องทำและจะหาค่า ES ของงานต่อเนื่องจากซ้ายไปขาวจนครบทุกงาน หรือจนจบโครงการ โดยคำนวณค่า EF จากสูตร EF = ES + t โดยที่ t แทน ระยะเวลาปฏิบัติงานของงานนั้น EF ES 3 2 A t=3 1 รูปที่ 5.8

ตัวอย่างที่ 5.4 และการหาค่า ES และ EF ของโครงการในตัวอย่างที่ 5.3 จากรูปพบว่างาน A เริ่มต้นได้ทันที ดังนั้น เวลาเริ่มต้นจึงเริ่มที่ 0 และมีเวลาในการปฏิบัติเท่ากับ 3 (t=3) และสามารถนำมาใส่ตารางเริ่มต้นได้ ดังนี้ ES EF A 3 1 2 t=3 ES EF A 3 รูปที่ 5.9 LS LF

ตัวอย่างที่ 5.4 และการหาค่า ES และ EF ของโครงการในตัวอย่างที่ 5.3 B 6 1 3 t=6 จากรูป พบว่างาน B เริ่มต้นได้ทันที่ ดังนั้น เวลาเริ่มต้นจึงเริ่มที่ 0 และมีเวลาในการปฏิบัติเท่ากับ 6 (t=6) และสามารถนำมาใส่ตารางเริ่มต้นได้ ดังนี้ ES EF B 6 LS LF

การหาค่า ES และ EF กรณีที่มีงานก่อนหน้าเพียงงานเดียว จากรูป พบว่า N จะเริ่มต้นได้เมื่องาน M เสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น ดังนั้น ค่า ES ของงาน N จะต้องเริ่มต้นเมื่องาน M เสร็จสิ้นหรือ EF ของงาน M มีค่าเท่ากับ ES ของงาน N นั่นเอง และค่า EF ของงาน N ก็บวกระยะเวลาของงาน N กับระยะเริ่มต้น   ES EF ES EF 4 4 11 รูปที่ 5.10 1 2 3 M=(4) N=(7)

การหาค่า ES และ EF กรณีที่มีงานก่อนหน้ามีหลายงาน   ถ้ากำหนดค่า EF ของงาน B,C และ D ดังนี้ EFB = 6 EFC = 5 EFD = 7 ดังนั้น งาน G จะเริ่มได้ ก็ต่อเมื่องาน B C D เสร็จสิ้นแล้ว หมายความว่างานที่เสร็จสุดท้ายคือ งาน D ดังนั้น ESG = 7 นั่นเอง ทำให้ EFG = 11 3 B(1) C(3) G(4) 4 6 7 D(2) รูปที่ 5.11 5

ตัวอย่างที่ 5.5 จากตัวอย่างที่ 5.3 จงหาค่า ES และ EF ทของทุกงาน M 11 15 4 A 3 C 2 N 15 18 3 D 6 11 5 B 6 H 18 21 3 G 6 15 9 รูปที่ 5.12

การคำนวณหาเวลาเริ่มต้นที่ช้าที่สุด (Latest Start Time ; LST) และเวลาเสร็จที่ช้าที่สุด (Latest Finish Time ; LFT) การหาค่า LS LF นั้น จะเริ่มจากจุดสิ้นสุดโครงการย้อนไปทางซ้ายมือ หรือเป็นการคำนวณแบบย้อนกลับ จนถึงจุดเริ่มต้นโครงการ โดยที่เราจะต้องหาค่า LF ก่อน จึงจะหาค่า LS ได้ ยกตัวอย่าง สามารถคำนวณได้ ดังนี้ LSH = LFH - tH ES EF H 18 21 3 LS LF รูปที่ 5.13

การค่า LS และ LF กรณีที่มีงานก่อนหน้าเพียงงานเดียว การหาค่า LS และ LF ของงาน G ซึ่งมีงานตามหลัง G เพียงงานเดียว คือ งาน H G H 3 6 7 รูปที่ 5.14 G 6 15 9 18 LS LF รูปที่ 5.15

การหาค่า LS และ LF กรณีที่งานก่อนหน้ามากกว่า 1 งาน ถ้ามีงานตามหลัง B จำนวน 2 งาน คือ งาน C D โดยจะต้องทำงาน B ให้เสร็จก่อน ดังนั้น การหาค่า LF ของงาน B จะต้องพิจารณาจากค่า LS ของงาน C D ก่อนว่างานใดเริ่มก่อน หรือ LFB = min { LSC, LSD} 5 C B 3 4 D รูปที่ 5.16 6

ตัวอย่างที่ 5.6 จากตัวอย่างที่ 5.3 จงหาค่า LS และ LF ทของทุกงาน M 11 15 4 A 3 1 4 C 2 4 6 N 15 18 3 D 6 11 5 B 6 H 18 21 3 G 6 15 9 18 รูปที่ 5.17

การหาเวลาเหลือ (Slack time ; S) คือ เวลาที่เราสามารถขยาย หรือเลื่อนการปฏิบัติงานนั้นออกไป หรือสามารถยืดหยุ่นได้ สามารถคำนวณได้ ดังนี้ S = LS – ES หรือ S = LF - EF

งานวิกฤติ (Critical activity) เป็นงานที่มีเวลาเป็นศูนย์ หรืองานที่มีค่า LS = ES ทำให้ไม่สามารถยืดหยุ่นในการทำงานได้ นอกจากนี้งานวิกฤติยังอาจเกิดจาก LF = EF อีกด้วย จึงไม่สามารถเลื่อนเวลาได้ ดังนั้น งานวิกฤติไม่สามารถเลื่อนเวลาได้ ถ้าหากเลื่อนจะทำให้โครงการเสร็จล่าช้าได้

ตารางที่ 5.2 แสดงค่าเวลาเหลือ และงานวิกฤต ตัวอย่างที่ 5.7 จากงานในตัวอย่างที่ 5.6 นำมาเขียนสรุปค่าเวลาเหลือ และงานวิกฤติได้ดังนี้ ตารางที่ 5.2 แสดงค่าเวลาเหลือ และงานวิกฤต งานย่อย ES LS EF LF S งานวิกฤต A 1 3 4 B 6 C 5 D 11 M 15 N 18 G 9 H 21

เส้นทางวิกฤติ (Critical path) คือ งานวิกฤติที่ต่อเนื่องกันตั้งแต่จุดเริ่มต้นโครงการจนสิ้นสุดโครงการ ตัวอย่างที่ 5.8 จากตัวอย่าง 5.7 จงหาเส้นทางวิกฤต วิธีทำ เส้นทางวิกฤต คือ B-D-M-N-H ใช้ระยะเวลาทั้งสิ้น 21 สัปดาห์ วิธีการคำนวณหาเส้นทางวิกฤติ 1. หาค่าเวลาเหลือแล้วเลือกงานที่มีเวลาเหลือเป็นศูนย์ดังได้แสดงในตารางที่ 5.2 2. หาเส้นทางที่ยาว/ระยะเวลาสูง ที่สุดในการดำเนินโครงการ เนื่องจากเส้นทางวิกฤตเป็นเส้นทางที่ยาวที่สุดหรือใช้ระยะเวลาสูงสุด โดยจะแสดงในตัวอย่างที่ 5.9  

ระยะเวลาที่ใช้ (สัปดาห์) ตัวอย่างที่ 5.9 จากตัวอย่างที่ 5.3 และ 5.12 สามารถหาเส้นทางที่ยาวที่สุด ดังนี้ เส้นทาง ระยะเวลาที่ใช้ (สัปดาห์) 1. A-C-D-M-N-H 3+2+3+5+4+3+3 = 20 2. A-C-G-H 3+2+9+3 = 17 3. B-D-M-N-H 6+5+4+3+3 = 21 4. B-G-H 6+9+3 = 18 * เส้นทางวิกฤต

เทคนิค PERT (Program Evaluation Research Task) เป็นเทคนิคที่ใช้ในกรณีที่ไม่สามารถทราบระยะเวลาแน่นอนในการปฏิบัติงานย่อยแต่ละงาน โดยผู้บริหารโครงการต้องประมาณระยะเวลาของงานย่อยมา 3 คำ คือ a = ระยะเวลาที่คาดว่าจะทำงานเสร็จได้เร็วที่สุด (Optimistic time) ในกรณีที่ไม่มีอุปสรรคในการปฏิบัติงาน (มองโลกในแง่บวก) b = ระยะเวลาที่คาดว่าจะทำงานเสร็จได้ช้าที่สุด (Pessimistic time) ในกรณีที่มีอุปสรรคมากที่สุด(มองโลกในเง่ลบ) M = ระยะเวลาที่สามารถทำงานเสร็จได้โดยส่วนมาก (Most likely time) ในกรณีทุกอย่างดำเนินไปอย่างปกติ

งานที่ต้องทำเสร็จก่อน ตัวอย่าง 5.10 โครงการศึกษาเปรียบเทียบลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ ก โครงการใช้เวลากี่วัน ข จงหาเส้นทางวิกฤติ ค มีงานใดบ้างที่เลื่อนเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด โดยไม่ทำให้โครงการเสร็จช้ากว่ากำหนด ง จงหาความน่าจะเป็นที่โครงการนี้เสร็จภายใน 28 วัน   ตารางที่ 5.3 งาน งานที่ต้องทำเสร็จก่อน ระยะเวลา (วัน) a m b A - 5 8 17 B 7 10 13 C 3 D 1 G B,C 4 6 K M D,G

รูปที่ 5.18 แสดงข่ายงานของโครงการศึกษาเพื่อลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ ขั้นที่ 1 เขียนข่ายงาน 2 D A C 4 1 M G B 3 5 K รูปที่ 5.18 แสดงข่ายงานของโครงการศึกษาเพื่อลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์

  งาน t (วัน) A 9 4 B 10 1 C 5 4/9 D 3 G 6 K M 1/9

ขั้นที่ 3 หาค่าเวลา (ES,LS) และ (LS,LF) ของแต่ละงานย่อยใส่ในข่ายงาน A 9 2 D 9 12 3 17 20 D A C M 20 24 4 C 9 14 5 4 1 M G G 14 20 6 B B 10 4 14 3 5 K K 14 17 3 24 รูปที่ 5.19 แสดงค่า (ES,LS) และ (LS,LF) ของโครงการศึกษาเพื่อลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์

ตารางที่ 5.5 แสดงค่า ES,EF ,LS,LF และ Slack ของงานย่อย ขั้นที่ 4 หางานวิกฤตและเส้นทางวิกฤต ตารางที่ 5.5 แสดงค่า ES,EF ,LS,LF และ Slack ของงานย่อย งานย่อย ES LS EF LF S งานวิกฤต A 9 B 4 10 14 C D 17 12 20 8 G K 21 24 7 M

  24 28 T 1.79 Z