6 บทที่ การสร้างเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word (ตอนที่ 1) GEN4103 การศึกษาค้นคว้าและเทคโนโลยีสารนเทศเพื่อการปฏิบัติงาน Individual Studies and Information Technology for Work 6 บทที่ การสร้างเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word (ตอนที่ 1)

วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้เรียนรู้และเข้าใจหลักการในการจัดทำเอกสาร นำเสนองานที่มีประสิทธิภาพ และสามารถออกแบบเอกสารนำสเนอได้อย่างเหมาะสม

รายละเอียดของเนื้อหา 1 การเข้าสู่การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2 ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 3 การสร้างเอกสารใหม่ 4 การออกจากการใช้งาน โปรแกรม Microsoft Word 5 การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 การยกเลิกคำสั่งที่ทำไปแล้วและทำซ้ำ (Undo & Redo) 7 การดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์ 8 การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 9 การยกเลิกคำสั่งที่ทำไปแล้วและทำซ้ำ (Undo & Redo) 10 การดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์

รายละเอียดของเนื้อหา 11 การสั่งพิมพ์งาน 12 การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารที่จะทำงาน 13 การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 14 การเปลี่ยนหน่วยวัดใน Microsoft Word และการตั้งขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัด 15 การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 16 การจัดย่อหน้าและรูปแบบข้อความในเอกสาร 17 การกำหนด TAB 18 การใส่รูปภาพลงไปในเอกสาร 19 การสร้างตาราง 20 การวาดรูป (Drawing) 21 การจับภาพทางหน้าจอ (Capture) เพื่อนำมาประกอบการจัดทำเอกสาร 4

การใช้โปรแกรม Microsoft Word 1 การใช้โปรแกรม Microsoft Word โปรแกรม Microsoft Word หรือเรียกว่า word เป็นโปรแกรม สำหรับการสร้างและจัดการเอกสารทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรายงาน คู่มือ หนังสือ เป็นต้น โดยทั่วไปแล้ว word เป็นโปรแกรมที่อยู่ในชุดของ Microsoft Office เช่นเดียวกับโปรแกรม Microsoft PowerPoint ที่ได้เรียนรู้มาแล้ว และจะมีรูปแบบหน้าจอเมนูคำสั่ง เมนูบาร์ที่ทำงานเหมือนกัน แต่จะมีข้อแตกต่างกันไปในรายละเอียดปลีกย่อยของแต่ละโปรแกรม ซึ่งในเรื่องนี้จะได้มาเรียนรู้กันในส่วนของการใช้งานโปรแกรม Microsoft Word

การเข้าสู่การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 1 เปิดเมนู Start -> คลิก Programs -> คลิก Microsoft Word

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 เมื่อเข้าโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดแล้วจะปรากฏเป็นหน้าต่าง ดังรูป ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 Screen elements ความหมายและหน้าที่ Working area พื้นที่การทำงานของข้อความในเอกสาร Title bar แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเอกสารที่เปิดอยู่ โดยที่มุมขวาแสดงปุ่มการซ่อน ปิด และ ย่อ/ขยายหน้าต่าง Menu bar แสดงหัวข้อเมนูการใช้งานของ Microsoft Word Toolbars รูปภาพหรือปุ่มที่ทำให้สะดวกต่อการใช้งานในบางคำสั่ง Status bar แสดงข้อมูลของเอกสารที่กำลังทำงาน Scroll bars ใช้คลิกเพื่อไปยังส่วนต่างๆในเอกสาร Minimize button ใช้คลิกเพื่อซ่อนงานของ Microsoft Word ไว้บน Task bar Close button ใช้คลิกเพื่อปิดงาน Restore/Maximize button ใช้คลิกเพื่อย่อหรือขยายหน้าจอการทำงาน

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 หน้าที่ของแถบเมนูบาร์แต่ละคำสั่ง เมนู File เป็นคำสั่งของการทำงานที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับแฟ้มเอกสารเป็นส่วนใหญ่ เช่น การสร้างเอกสาร, การเปิด/ปิดเอกสาร, การบันทึกข้อมูลในเอกสารด้วยวิธีการต่างๆ ลงในแฟ้มเอกสาร เป็นต้น เมนู Edit เป็นคำสั่งของการทำงานที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับรายละเอียดของข้อมูลเป็นสำคัญ เช่น การแก้ไข, การตัดแปะ และการทำสำเนาข้อมูล เป็นต้น จะเห็นได้ว่ารายการคำสั่งย่อยบางคำสั่งจะเป็นตัวอักษรสีเทา ซึ่งเป็นคำสั่งที่ไมส่ามารถจะเรียกใช้งานได้ในขณะนั้น เช่นรายการคำสั่ง Cut จะใช้ไม่ได้ ถ้ายังไม่มีการพิมพ์ข้อมูลอะไรลงไปในเอกสาร

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 หน้าที่ของแถบเมนูบาร์แต่ละคำสั่ง (ต่อ) เมนู View เป็นคำสั่งของการทำงานที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับมุมมอง ของแฟ้มเอกสาร เช่น มุมมองแบบปกติ, มุมมองแบบเค้าโครงร่าง, การย่อ/ขยาย หน้าจอ, การแสดง/ซ่อนแถบเครื่องมือ เป็นต้น เมนู Insert เป็นคำสั่งของการทำงาน ที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับแฟ้มเอกสารในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการแทรกรายละเอียดลงในแฟ้มเอกสาร เช่น การแทรกคำอธิบาย, การแทรกวันที่และเวลา, การแทรกหมายเลขของหน้าเอกสาร, การแทรกสัญลักษณ์ และการแทรกรูปภาพกราฟฟิกต่างๆ เป็นต้น

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 หน้าที่ของแถบเมนูบาร์แต่ละคำสั่ง (ต่อ) เมนู Format เป็นคำสั่งของการทำงานที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับ การจัดรูปแบบของพารากราฟ, การจัดหน้ากระดาษ, การจัดการ กับตัวอักษร, การสร้างกรอบและการแรเงา เป็นต้น เมนู Tools เป็นคำสั่งของการทำงานที่ส่งให้ตรวจสอบความถูกต้อง ของข้อมูล และความสมบูรณ์แบบของไวยากรณ์ของเอกสาร ซึ่งจะทำให้เอกสารที่เราสร้างขึ้นมามีความน่าเชื่อถือมากที่สุด พร้อมกันนั้น เรายังสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ของคำสั่งเหล่านี้มาช่วยอำนวย ความสะดวกในการทำงานได้อย่างกว้างขวางเลยทีเดียว

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 หน้าที่ของแถบเมนูบาร์แต่ละคำสั่ง (ต่อ) เมนู Table เป็นคำสั่งของการทำงานที่จัดการเกี่ยวกับการจัดทำตารางข้อมูล โดยใช้เครื่องมืออันทันสมัยมาช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งาน ซึ่งเราจะพบว่าโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดได้ใช้คุณสมบัติพิเศษช่วยให้เราสร้างเอกสารที่มีความสวยงามและน่าสนใจ โดยมีการ สร้างตารางข้อมูลที่มีสีสันสวยงามแทรกเข้าไปในเอกสาร ทำให้เอกสารน่าสนใจมากขึ้น เมนู Window เป็นคำสั่งของการทำงานที่สั่งให้จัดการเกี่ยวกับหน้าต่าง ของเอกสาร เช่นการจัดเรียงหน้าต่างเอกสารอย่างที่ไม่ให้ซ้อนกันในกรณี ที่เราเปิดแฟ้มเอกสารออกมาใช้งานหลายหน้าพร้อมกัน

ส่วนประกอบต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม 2 หน้าที่ของแถบเมนูบาร์แต่ละคำสั่ง (ต่อ) เมนู Help เป็นคำสั่งของการทำงานเกี่ยวกับการให้ความช่วยเหลือต่างๆ ในกรณีที่ผู้ใช้งานเกิดความผิดพลาด, เกิดความสับสนไม่เข้าใจ และไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร หรือจะแก้ไขอย่างไร รวมถึงการใช้งานคำสั่งบางคำสั่งที่เราไม่เคยใช้มาก่อน ก็สามารถใช้คำสั่ง Help ช่วยได้

การสร้างเอกสารใหม่ 3 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก New 2. บนแผ่นงาน General คลิก Blank Document จะปรากฏเป็นหน้ากระดาษเปล่าพร้อมใส่ข้อมูล

การบันทึกและเปิดงานที่มีอยู่ 4 4.1 การบันทึกงานใหม่ 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Save หรือ คลิกที่ปุ่ม Save บน Standard toolbar หรือ กด Ctrl + S จะปรากฏกล่อง Save As Dialog บนหน้าจอ

การบันทึกและเปิดงานที่มีอยู่ 4 4.1 การบันทึกงานใหม่ 2. ในช่อง File Name พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการบันทึก ในการตั้งชื่อไม่ควรใช้ตัวอักษรพิเศษ \ / * < > และ | เป็นส่วนหนึ่งของชื่อไฟล์ 3. ถ้าต้องการเปลี่ยน folder หรือ drive ใหม่ ในช่อง Save in คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกตำแหน่งใหม่ที่ต้องการ 4. ถ้าต้องการสร้าง folder ใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม new folder -> ใส่ชื่อ folder -> ดับเบิ้ลคลิกที่ folder ใหม่

การบันทึกและเปิดงานที่มีอยู่ 4 4.1 การบันทึกงานใหม่ 5. ในช่อง Save as type คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกรูปแบบของเอกสารที่ต้องการให้บันทึก โดยในช่อง Save as type ใช้ในการกำหนดให้เอกสารที่ทำการบันทึกสามารถที่จะนำไปใช้งานกับโปรแกรม Microsoft word ในเวอร์ชันที่ต้องการได้โดยข้อมูลภายในเอกสารจะไม่เกิดปัญหาการเปลี่ยนของตัวหนังสือหรือ รูปแบบของเอกสาร จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงจากเดิม เช่น นำไปใช้กับ word เวอร์ชัน 97 หรือ word เวอร์ชัน 2000 เป็นต้น 6. คลิกที่ปุ่ม Save เพื่อทำการบันทึก (หรือ คลิกที่ปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกคำสั่ง)

การบันทึกและเปิดงานที่มีอยู่ 4 4.1 การบันทึกงานใหม่

การบันทึกและเปิดงานที่มีอยู่ 4 4.2 การบันทึกงานขณะกำลังทำงาน 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Save หรือ คลิกที่ปุ่ม Save บน Standard toolbar หรือ กด Ctrl + S 4.3 การบันทึกงานในชื่อใหม่ 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Save As จะปรากฏกล่อง Save As Dialog บนหน้าจอหมายเหตุ ขั้นตอนต่อมาดูการบันทึกงานใหม่ 4.4 การเปิดงานที่มีอยู่ 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Open หรือ คลิกที่ปุ่ม Open บน Standard toolbar หรือ กด Ctrl + O จะปรากฏกล่อง Open บนหน้าจอ

5 การออกจากการใช้งาน โปรแกรม Microsoft Word 1. คลิกที่เมนู File -> คลิก Exit หรือ กด Alt + F4 หรือ คลิกที่ปุ่ม Close บน Title bar

การย้ายตำแหน่ง cursor การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.1 การย้ายตำแหน่ง cursor การย้ายตำแหน่ง cursor วิธีการ ไปทางซ้าย (หรือขวา) 1 อักขระ กด ← (หรือ →) ไปทางซ้าย (หรือขวา) 1 คำ กด Ctrl + ← (หรือ Ctrl + →) ขึ้น (หรือลง) 1 บรรทัด กด ↑ (หรือ ↓) ขึ้น (หรือลง) 1 ย่อหน้า กด Ctrl +↑ (หรือ Ctrl +↓) ไปที่จุดเริ่มต้น (หรือท้าย) ของบรรทัด กด Home (หรือ End) ขึ้น (หรือลง) 1 หน้าจอ กด PgUp (หรือ PgDn) ไปที่จุดเริ่มต้น (หรือท้าย) ของหน้าจอ กด Ctrl + PgUp (หรือ Ctrl + PgDn) ไปที่จุดเริ่มต้น (หรือท้าย) ของเอกสาร กด Ctrl + Home (หรือ Ctrl + End)

การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.1 การย้ายตำแหน่ง cursor หมายเหตุ 1.│(Insertion point) กระพริบอยู่ หมายถึง ตำแหน่ง cursor ที่รอรับการพิมพ์ 2. ใช้ Backspace ในการลบตัวอักขระก่อนหน้า และช้ Del ในการลบตัวอักขระถัดไป Cursor (ตัวชี้ตำแหน่ง) ในระบบดอส หมายถึง สัญลักษณ์บนจอภาพที่มักจะมีแสงวาบ ๆ บางทีเรียกว่า "ตัวกระพริบ" เพื่อชี้ให้รู้ว่า ตำแหน่งของการพิมพ์อักขระตัวต่อไปจะอยู่ที่ใด ในระบบวินโดว์ตัวชี้ตำแหน่งจะมีลักษณะเป็นรูปลูกศร แต่ในโปรแกรมบางโปรแกรม อาจมีรูปลักษณ์เป็นอย่างอื่น เช่น กากบาท มือ ฯ

การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.2 การเลื่อนหน้าจอโดยใช้ mouse การเลื่อนหน้าจอ วิธีการ ขึ้น (หรือลง) 1 บรรทัด คลิก ▲ (หรือ ▼) บน vertical scroll bar ขึ้น (หรือลง) 1 หน้าจอ คลิกที่ช่องว่างระหว่าง ▲ (หรือ ▼) บน vertical scroll bar ขึ้น (หรือลง) ตามต้องการ ลาก vertical scroll bar ขึ้น (หรือ ลง) ขึ้น (หรือลง) 1 หน้าเอกสาร คลิกที่เครื่องหมาย Previous Page เพื่อเลื่อนขึ้นไปทีละ 1 หน้ากระดาษหรือ Next Page เพื่อเลื่อนลงมาทีละ 1 หน้ากระดาษ บน vertical scroll bar

การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.3 การเลือกข้อความ การเลือกข้อความ วิธีการ ตามจำนวนที่ต้องการ ใช้ mouse ชี้ไปที่ตำแหน่งเริ่มต้น, กดปุ่มซ้าย, ลากให้เกิดการเน้นบนข้อความที่เลือกแล้วปล่อยนิ้วออกจากปุ่ม 1 คำ ดับเบิ้ลคลิกบนคำที่ต้องการเลือก 1 ประโยค กด Ctrl ค้าง พร้อมทั้งคลิกที่ตำแหน่งใดก็ได้ในประโยค 1 บรรทัด ใช้ mouse ชี้ที่หน้าบรรทัด (cursor จะเปลี่ยนเป็น ⇗ ) แล้วคลิก หลายบรรทัด ใช้ mouse ชี้ที่หน้าบรรทัด (cursor จะเปลี่ยนเป็น ⇗ ) แล้วลากไปบนบรรทัดที่ต้องการเลือก 1 ย่อหน้า ใช้ mouse ชี้ที่หน้าย่อหน้าที่ต้องการเลือก (cursor จะเปลี่ยนเป็น ⇗ ) แล้วดับเบิ้ลคลิก ทั้งเอกสาร เลือกคำสั่ง Edit -> Select All หรือ กด <Ctrl + A>

การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.4 การลบ คัดลอก และแปะข้อความ 1. ก่อนที่จะทำการลบ คัดลอก และแปะข้อความให้นักศึกษาทำแถบสีให้กับข้อความที่ต้องการกระทำ แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้ สำหรับการคัดลอกข้อความ ให้คลิกเมนู Edit -> คลิก Copy หรือ คลิกที่ปุ่ม Copy บน Standard toolbar หรือ คลิกขวาในแถบสีที่เลือกข้อความ แล้วเลือก Copy หรือกด Ctrl + C (สำหรับการย้ายข้อความ ให้คลิกเมนู Edit -> คลิก Cut หรือ คลิกที่ปุ่ม Cut บน Standard toolbar หรือ คลิกขวาในแถบสีที่เลือกข้อความ แล้วเลือก Cut หรือ กด Ctrl + X) 2. ย้าย cursor ไปที่ตำแหน่งที่ต้องการวางข้อความที่คัดลอก (หรือย้าย) 3. คลิกเมนู Edit -> คลิก Paste หรือ คลิกที่ปุ่ม Paste บน Standard toolbar หรือ ย้าย cursor ไปที่ตำแหน่งที่ต้องการ แล้วเลือก Paste หรือ กด Ctrl + V

การพิมพ์และแก้ไขข้อความ 6 6.4 การลบ คัดลอก และแปะข้อความ

การยกเลิกคำสั่งที่ทำไปแล้วและทำซ้ำ (Undo & Redo) 7 การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำงาน การสั่งคำสั่งผิดพลาดนั้น เป็นเรื่องธรรมดาที่เกิดขึ้นเสมอ ด้วยเหตุนี้ทำให้มีผู้พัฒนาโปรแกรมได้ทำการเพิ่มคำสั่ง “ในการยกเลิกคำสั่ง” ที่ทำผิดพลาดไป ซึ่งก็คือ คำสั่ง Undo นอกจากนี้เพื่อให้ผู้ใช้ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขณะใช้งาน ก็จะมีคำสั่งที่ตรงกันข้ามกับคำสั่ง Undo นั่นคือ คำสั่ง Redo เพื่อเป็นการย้อนคำสั่งกลับไปยังคำสั่งเดิมก่อนยกเลิกด้วยคำสั่ง Undo 7.1 วิธียกเลิกคำสั่งด้วย Undo 1. คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Ctrl+Z 7.2 วิธียกเลิกคำสั่ง Undo ด้วยคำสั่ง Redo 1. คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Ctrl+Y

การค้นหาและแทนที่ข้อความ 8 8.1 การค้นหาข้อความ 1. คลิกเมนู Edit -> คลิก Find หรือ กด Ctrl + F จะปรากฏกล่อง Find and Replace dialog 2. ในช่อง Find What ใส่ข้อความที่ต้องการค้นหา 3. คลิกปุ่ม Find Next เพื่อทำการค้นหา โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดจะค้นหาและ หยุดเมื่อพบข้อความ โดยจะมีการเน้นคำเป็นแถบสี ในข้อความให้เห็น ถ้าไม่พบจะหยุดการค้นหา 4. คลิกปุ่ม Find Next เพื่อทำการค้นหาต่อไป หรือกด Esc เพื่อปิดกล่อง Find and Replace dialog

การค้นหาและแทนที่ข้อความ 8 8.1 การค้นหาข้อความ

การค้นหาและแทนที่ข้อความ 8 8.3 การค้นหาเพื่อแทนที่ข้อความที่ต้องการ 1. คลิกเมนู Edit -> คลิก Replace หรือ กด Ctrl + H จะปรากฏกล่อง Find and Replace dialog 2. ในช่อง Find What ใส่ข้อความที่ต้องการค้นหา 3. ในช่อง Replace With ใส่ข้อความที่ต้องการให้เปลี่ยน 4. คลิกปุ่ม Find Next เพื่อทำการค้นหา Word จะค้นหาและหยุดเมื่อพบข้อความ โดยจะมีการเน้นคำในข้อความเป็นแถบสี ถ้าไม่พบจะหยุดการค้นหา 5. คลิกที่ปุ่ม Replace เพื่อต้องการเปลี่ยนข้อความที่พบ, คลิกที่ปุ่ม Cancel เมื่อไม่ต้องการเปลี่ยนข้อความที่พบ หรือ คลิกที่ปุ่ม Replace All เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความทุกที่ที่พบในเอกสาร 6. คลิกปุ่ม Find Next เพื่อทำการค้นหาต่อไป หรือกด Esc เพื่อปิดกล่อง Find and Replace dialog

การดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์ 9 Print Preview เป็นการตรวจสอบข้อความในเอกสารก่อนพิมพ์ โดยจะแสดงหน้าจอ ผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการ เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และแก้ไขข้อผิดพลาดได้ก่อนการสั่งพิมพ์ของจริง ทำให้ไม่สิ้นเปลืองกระดาษ วิธีการดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกเมนู File -> Print Preview

การดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์ 9 2. จะมีตัวอย่างเอกสารแสดงขึ้นมา

การดูตัวอย่างก่อนการพิมพ์ 9 สำหรับความหมายของปุ่มต่างๆในแถบเครื่องมือ Print Preview มีดังนี้ พิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ในทันที ย่อขยายจอภาพให้เอกสารได้ง่าย แสดงเอกสารเพียงหน้าเดียว แสดงเอกสารหลายหน้าในครั้งเดียว กำหนดอัตราย่อขยายที่แสดงบนหน้าจอ แสดง/ไม่แสดง ไม้บรรทัด แสดงเอกสารพอดีจอภาพ แสดงเอกสารเต็มจอภาพ ปิดหน้าจอ Print Preview แล้วกลับไปทำงานตามปกติ

การสั่งพิมพ์งาน 10 1. คลิกเมนู File -> คลิก Print หรือ กด Ctrl + P จะปรากฏกล่อง Print dialog

การสั่งพิมพ์งาน 10 2. ในช่อง Name คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์ 3. ในกรอบ Page range เลือกหน้าเอกสารที่ต้องการพิมพ์ โดยที่ - คลิก All ถ้าต้องการพิมพ์ทั้งเอกสาร - คลิก Current page ถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะหน้าเอกสารปัจจุบัน (ที่ตำแหน่ง cursor อยู่) - คลิก Selection ถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะข้อความที่เลือก (ที่มีการเน้นข้อความ ที่เป็นแถบสี) - คลิก Page ถ้าต้องกำหนดหน้าของการพิมพ์ เช่น 1, 3, 7-9 4. ในช่อง Number of copies คลิกที่ ▲ ( หรือ ▼) เพื่อกำหนดจำนวนสำเนาที่ต้องการพิมพ์ 5. ในช่อง Print คลิกที่ ▼ เพื่อกำหนดขอบเขตของเอกสาร เช่น ทั้งหมด เฉพาะหน้าคี่ เฉพาะหน้าคู่ 6. คลิก OK เพื่อพิมพ์เอกสาร หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการพิมพ์

การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารที่จะทำงาน 11 11.1 การกำหนดขอบกระดาษ (Margins) คลิกเมนู File -> คลิก Page Setup จะปรากฏกล่อง Page Setup dialog

การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารที่จะทำงาน 11 2. คลิกเลือกแผ่นงาน Margins 3. ในกล่องข้อความ Top, Bottom, Left และ Right ใส่ระยะห่างจากขอบที่ต้องการ 4. ในกล่องข้อความ Gutter พิมพ์ระยะที่ต้องการให้บวกเพิ่มเพื่อการเข้าเล่ม 5. ในส่วน Orientation คลิกเลือกแนวตั้ง (Portrait) หรือแนวนอน (Landscape) เพื่อเลือกรูปแบบการจัดวางกระดาษ 6. ในส่วน Apply To คลิกที่ ▼ เพื่อเลือก Whole Document ให้มีผลกับทั้งเอกสาร This Point Forward ให้มีผล ณ ตำแหน่งที่ cursor เป็นต้นไป This Section ให้มีผลกับเฉพาะส่วนของเอกสารนี้เท่านั้น 7. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารที่จะทำงาน 11 11.2 การกำหนดขนาดกระดาษ (Paper Size) 1. คลิกเมนู File -> คลิก Page Setup จะปรากฏกล่อง Page Setup dialog 2.คลิกเลือกแผ่นงาน Paper Size 3. ในส่วน Paper Size คลิกที่ ▼ เพื่อเลือกขนาดของกระดาษที่ต้องการ ถ้าเลือกแบบ Custom จะเป็นการกำหนดความกว้างและความยาวของกระดาษเอง โดยกำหนดในช่อง Width และ Height

การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเอกสารที่จะทำงาน 11 11.2 การกำหนดขนาดกระดาษ (Paper Size) การกำหนดขนาดกระดาษ 4. ในส่วน Apply To คลิกที่ ▼ เพื่อเลือก Whole Document ให้มีผลกับทั้งเอกสาร This Point Forward ให้มีผล ณ ตำแหน่งที่ cursor เป็นต้นไป This Section ให้มีผลกับ เฉพาะส่วนของเอกสารนี้เท่านั้น 5. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 12 12.1 การใส่เลขหน้าให้กับเอกสาร การกำหนดให้มีลำดับเลขหน้าเอกสาร เพื่อให้ปรากฏเลขหน้าไปตามจำนวนหน้าเอกสารอัตโนมัติ จะมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1. คลิกเลือกเมนู Insert -> Page Numbers… จะปรากฏ Page Number dialog

การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 12 12.1 การใส่เลขหน้าให้กับเอกสาร 2. ในส่วน Position คลิกเลือกตำแหน่งว่าต้องการใส่เลขหน้าที่หัวกระดาษ หรือที่ท้ายกระดาษ 3. ในส่วน Alignment กำหนดตำแหน่งว่าต้องการวางเลขหน้าไว้ที่ด้าน ขวา ซ้าย กึ่งกลาง ภายใน หรือภายนอก 4. กำหนดการแสดงเลขหน้าว่าต้องการแสดงเลขหน้าในหน้าแรกของเอกสารหรือไม่ ถ้าต้องการให้คลิก  ในช่อง  Show number on first page

การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 12 12.1 การใส่เลขหน้าให้กับเอกสาร 5. กำหนดรูปแบบเพิ่มเติมให้คลิกที่ ปุ่ม Format... จะปรากฏ Page Number Format dialog

การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 12 12.1 การใส่เลขหน้าให้กับเอกสาร 6. ในส่วน Number Format ให้คลิกเลือกรูปแบบเลขหน้า 7.ในส่วน Page Numbering ตรงที่ Start at จะเป็นการกำหนดตัวเลขเริ่มต้นที่ต้องการแสดง 8. คลิกปุ่ม OK 9. คลิกปุ่ม OK เพื่อแสดงผลลัพธ์

การกำหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ(Footer) 12 12.1 การใส่เลขหน้าให้กับเอกสาร 6. ในส่วน Number Format ให้คลิกเลือกรูปแบบเลขหน้า 7.ในส่วน Page Numbering ตรงที่ Start at จะเป็นการกำหนดตัวเลขเริ่มต้นที่ต้องการแสดง 8. คลิกปุ่ม OK 9. คลิกปุ่ม OK เพื่อแสดงผลลัพธ์

การเปลี่ยนหน่วยวัดใน Microsoft Word และการตั้งขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัด 13 นักศึกษาสามารถคลิกเลือกให้ไม้บรรทัดแสดงหรือไม่แสดงก็ได้ ด้วยการคลิก ที่เมนู View แล้วเลือกตัวเลือกคำสั่ง Ruler ถ้าเดิมมีไม้บรรทัดแสดงอยู่แล้ว ไม้บรรทัดก็จะหายไป แต่ถ้ายังไม่แสดง ไม้บรรทัดก็จะแสดงออกมาให้เห็น ที่หน้าจอ จะการใช้ไม้บรรทัดนี้นักศึกษาสามารถตั้งระยะขอบกระดาษ (Margins) ได้ง่ายขึ้น

การเปลี่ยนหน่วยวัดใน Microsoft Word และการตั้งขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัด 13 บนแนวไม้บรรทัด นักศึกษาจะเห็นตัวเลขอยู่ด้านในเรียงตามลำดับในหน่วยวัดของ เซนติเมตร หรือเป็นนิ้ว หรือเป็นหน่วยใดๆ ที่ระบบได้ถูกกำหนดให้ในโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง แต่นักศึกษาสามารถเปลี่ยนหน่วยวัดของโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดได้ ดังนี้ 1. คลิกเลือกเมนู Tools -> Options 2. เลือกตัวเลือกเมนู General แล้วพิจารณาที่หัวข้อ Measurement Units: คลิกที่ ▼ เพื่อเลือก หน่วยวัดที่ต้องการ ดังรูป

การเปลี่ยนหน่วยวัดใน Microsoft Word และการตั้งขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัด 13

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 14 14.1 การกำหนดรูปแบบตัวอักษร 1. คลิกเมนู Format -> คลิก Font จะปรากฏกล่อง Font dialog 2. ในช่อง Font คลิกเลือกรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ 3. ในช่อง Font Style คลิกเลือกแสดงอักขระปกติ หรือตัวเอียง หรือตัวหนา หรือตัวหนาพร้อมเอียง 4. ในช่อง Size คลิกเลือกขนาดตัวอักษร 5. ในช่อง Underline คลิกเพื่อเลือกการขีดเส้นใต้ 6. ในช่อง Color คลิกเลือกสีของตัวอักษร

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 14 14.1 การกำหนดรูปแบบตัวอักษร 7. ในส่วน Effect เลือกรูปแบบการแสดงพิเศษของตัวอักษร Effect ที่สำคัญและมีการใช้งานบ่อย เช่น Superscript เป็นการกำหนดให้ข้อความหรือคำที่เลือกเป็นตัวยก Subscript เป็นการกำหนดให้ข้อความหรือคำสั่งที่เลือกเป็นตัวห้อย Shadow เป็นการกำหนดให้ข้อความมีเงาของตัวอักขระด้วย 8. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 14 14.2 การกำหนดเส้นขอบ 1. คลิกย่อหน้าที่จะใส่เส้นขอบ 2. คลิกเมนู Format -> คลิก Border and Shading จะปรากฏกล่อง Border and Shading dialog 3. คลิกที่แผ่นงาน Borders 4. ในส่วน Setting คลิกเลือกรูปแบบเส้นขอบ 5. ในส่วน Style เลือกรูปแบบลักษณะของเส้นขอบ 6. ในช่อง Color คลิกเลือกสีของเส้นขอบ 7. ในช่อง Width คลิกเลือกขนาดของเส้นขอบ 8. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 14 14.3 การกำหนดแสงเงา 1. คลิกย่อหน้าที่จะใส่สี 2. คลิกเมนู Format -> คลิก Border and Shading จะปรากฏกล่อง Border and Shading dialog 3. คลิกที่แผ่นงาน Shading 4. ในส่วน Fill คลิกสีของพื้นเงาที่ต้องการ 5. ในส่วน Pattern: Style เลือกรูปแบบลักษณะของพื้นเงา 6. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา การกำหนดรูปแบบตัวอักษร ขอบ และเงา 14

การจัดย่อหน้าและรูปแบบข้อความในเอกสาร 15 คลิกเมนู Format -> คลิก Paragraph จะปรากฏกล่อง Paragraph dialog คลิกที่แผ่นงาน Indents and Spacing ในส่วน Alignment คลิกเลือกรูปแบบการจัดข้อความว่าเป็น ชิดด้านซ้าย ไว้กลางหน้าเอกสาร ชิดด้านขวา หรือ จัดขอบชิดซ้ายขวา ในส่วน Indentation ในช่อง left กำหนดระยะห่างจากขอบซ้าย ในช่อง right กำหนดระยะห่างจากขอบขวา ในส่วน Spacing ในช่อง Before กำหนดช่องไฟบรรทัดก่อนหน้า ในช่อง After กำหนดช่องไฟบรรทัดที่ตามมา คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก

คลิกเลือกรูปแบบ Tab การกำหนด TAB 16 1. คลิกเมนู Format -> คลิก Tabs จะปรากฏกล่อง Tabs dialog 2. ในช่อง Default tab stops เลือกระยะ tab อัตโนมัติ 3. ในส่วน Alignment เลือกรูปแบบของ tab 4. ในส่วน Leader กำหนดตัวอักขระนำหน้า tab 5. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก หมายเหตุ เราสามารถเลือกตำแหน่งของ tab โดยคลิกไม้บรรทัด ดังรูป คลิกเลือกรูปแบบ Tab

การกำหนด TAB 16 รูปแบบของ TAB

การกำหนดรูปแบบคอลัมภ์ 17 มีขั้นตอนการกำหนด ดังนี้ 1. เลื่อนเมาส์พอยเตอร์ไปคลิกที่เมนู Format -> Columns 2. เลือกคลิกที่รูปจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ หรือพิมพ์ระบุจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการได้ 3. กำหนดความกว้างและระยะห่าง ระหว่างคอลัมน์ ในกรอบของ Width and Spacing ถ้าต้องการ ให้ทุกคอลัมน์มีความกว้างเท่ากัน ดังรูป

การกำหนดรูปแบบคอลัมภ์ 17 4. เลือกปุ่มเช็คบ็อกซ์ Equal column width ถ้าต้องการให้ทุกคอลัมน์มีความกว้างเท่ากัน 5. เลือกปุ่มเช็คบ็อกซ์ Line between ถ้าต้องการให้มีเส้นกั้นระหว่างคอลัมน์ 6. กำหนดให้คอลัมน์นี้ไปแสดงที่เฉพาะหน้าเอกสาร หรือทั้งเอกสารโดยเลือก Apply to: 7. ให้สังเกตการเปลี่ยนแปลงจาก Preview แล้วคลิกปุ่ม OK เมื่อตกลงการเปลี่ยนแปลง หมายเหตุ การสร้างเอกสารแบบแบ่งเป็นคอลัมน์นี้ จะต้องอยู่ในมุมมอง Page Layout View ถ้าอยู่ในมุมมองของ Normal View จะมองทีละคอลัมน์เท่านั้น

การใส่รูปภาพลงไปในเอกสาร 18 การใช้ภาพประกอบเอกสารที่สร้าง นอกจากจะช่วยเสริมให้เอกสารดูโดดเด่นขึ้นแล้วยังมีส่วนช่วยในการอธิบายข้อมูลให้เข้าใจง่ายขึ้นด้วย ซึ่งใน Word เราสามารถนำภาพประกอบต่างๆ มาแทรกในเอกสาร 1. เลือกเมนู Insert -> Picture แล้วให้เลือกภาพที่ต้องการนำมาใส่ในเอกสาร โดยหากต้องการภาพจากClip Art ก็ให้เลือกเมนูคำสั่ง Clip Art หากต้องการภาพที่เตรียมมาเองให้เลือกเมนูคำสั่ง From File 2. ทำการเลือกรูปตามต้องการ แล้วให้ใช้เมาส์คลิกที่ปุ่ม Insert เพื่อแทรกรูปที่ต้องการลงในเอกสาร ทั้งนี้ตำแหน่งของรูปภาพที่จะแทรกลงไป จะพิจารณาจาก Cursor เป็นหลัก

การใส่รูปภาพลงไปในเอกสาร 18

การสร้างตาราง 19 19.1 การแทรกตาราง 1. คลิกเมนู Table -> คลิก Insert Table จะปรากฏกล่อง Insert Table dialog

การสร้างตาราง 19 19.1 การแทรกตาราง 2. ในกล่อง Number of rows ใส่จำนวนแถวในตาราง 3. ในกล่อง Number of columns ใส่จำนวนสดมภ์ในตาราง 4. คลิก OK เพื่อเลือกกระทำในสิ่งที่กำหนด หรือ คลิก Cancel เพื่อยกเลิกการเลือก หมายเหตุ ในการกำหนดจำนวนแถวหรือสดมภ์สามารถคลิกที่ลูกศร ▲ หรือ ▼

การสร้างตาราง 19 19.2 การเลือกแถวหรือสดมภ์ 1. คลิกที่แถวหรือสดมภ์ที่ต้องการเลือก 2. คลิกเมนู Table -> คลิก Select Row เพื่อเลือกแบบแถว (หรือคลิก Select Column เพื่อเลือกแบบสดมภ์) 19.3 การลบแถวหรือสดมภ์ 1. เลือกแถวหรือสดมภ์ที่ต้องการลบ 2. คลิกเมนู Table -> คลิก Delete Row เพื่อเลือกลบแถว (หรือคลิก Delete Column เพื่อเลือกลบสดมภ์) 19.4 การเพิ่มแถวหรือสดมภ์ 1. เลือกแถวหรือสดมภ์ที่ต้องการแทรกเพิ่มก่อนหน้า 2. คลิกเมนู Table -> คลิก Insert Row เพื่อเลือกแทรกแถว (หรือคลิก Insert Column เพื่อเลือกแทรกสดมภ์)

การวาดรูป 20 ในการวาดรูปจะต้องทำการเรียก Tool bar Drawing ขึ้นมา โดยเรียกได้จากเมนู View บนเมนูบาร์ แล้วเลือกคำสั่ง Tool bar ให้คลิกที่ Drawing เพื่อให้ Tool bar แสดงออกมาบนหน้าจอ ดังรูป

การวาดรูป 20 Draw ให้จัดการกับรูปภาพในลักษณะต่างๆ เช่น การจัดกลุ่ม, การจัดลำดับ, การซ้อน เป็นต้น Select Object ใช้สำหรับการเลือกรูปภาพขึ้นมาแก้ไขหรือปรับปรุง Free Rotate ใช้สำหรับหมนุรูปภาพในทิศทางที่ต้องการอย่างอิสระ AutoShapes ให้นักศึกษาเลือกรูปแบบที่โปรแกรมสร้างไว้แล้ว Line ใช้สำหรับการวาดเล้นตรง Arrow ใช้สำหรับวาดลูกศร Rectangle ใช้สำหรับวาดรูปสี่เหลี่ยม Oval ใช้สำหรับวาดรูปวงกลม หรือวงรี Text box ใช้สำหรับวาดกล่องข้อความ สามารถใส่ข้อความ สัญลักษณ์ สูตร หรือรูปภาพได้ Insert WordArt เรียกใช้รูปอักษรข้อความศิลปะ Fill Color ใส่สีลงบนพื้นที่ภายในของรูปทรงปิด หรือ Auto Shape ทรงปิด Line Color ใช้เปลี่ยนสี หรือเพิ่มสีให้กับเส้นต่างๆ

การวาดรูป 20 Font Color ใช้เปลี่ยนสี หรือเพิ่มสีให้กับตัวอักษร Line Style ใช้กำหนดรูปแบบต่างๆ ของเส้น Dash Style ใช้กำหนดรูปแบบของเส้นประ Arrow Style ใช้กำหนดรูปแบบของลูกศร Shadow ใช้กำหนดเงาในแบบต่างๆ ให้กับรูปภาพ 3D ใช้กำหนดรูปที่วาดให้เป็นแบบ 3 มิติ

การจับภาพทางหน้าจอ (Capture) 21 การจับภาพทางหน้าจอ จะมีอยู่ด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่ 1. การจับภาพโดยจะจับภาพทั้งหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่นักศึกษามองเห็น ใช้สำหรับต้องการจะจับภาพที่เกิดขึ้นในหน้าจอที่ นักศึกษาต้องการให้ผู้อื่นเห็นเป็นภาพเดียวกันกับที่นักศึกษาเห็น หรือไม่สามารถที่จะหาแฟ้มรูปภาพที่ต้องการที่เห็นจากหน้าจอภาพที่ทำงานอยู่ตอนนี้ได้ เช่น ต้องการให้ผู้อื่นเห็นภาพที่ปรากฎขึ้นที่หน้าจอที่กำลังพิมพ์เอกสารอยู่ตอนนี้ ดังรูป

การจับภาพทางหน้าจอ (Capture) 21 วิธีการจับภาพทั้งหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่มองเห็น ดังนี้ 1.เลือกสิ่งที่ต้องการจะ capture ให้แสดงออกทางหน้าจอภาพที่กำลังทำงานอยู่ 2.กดปุ่ม Alt + Print Screen 1 ครั้ง 3.กำหนดตำแหน่ง cursor ที่ต้องการจะนำรูปภาพที่ capture ไปวาง 4.เลือกที่เมนู Edit -> paste จะเห็นภาพที่ได้ capture ปรากฏในเอกสาร

การจับภาพทางหน้าจอ (Capture) 21 2. การจับภาพเฉพาะ dialog หรือหน้าต่าง ที่ Active อยู่เท่านั้น ใช้สำหรับการจับภาพของ dialog หรือหน้าต่างที่ Active เพื่อใช้ประกอบการทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรม หรือการอธิบายการใช้งานเฉพาะของสิ่งที่ต้องการ เช่น ต้องการ capture หน้าต่างของ dialog Insert Table ดังรูป

การจับภาพทางหน้าจอ (Capture) 21 วิธีการจับภาพเฉพาะ dialog หรือหน้าต่างที่ Active อยู่ ดังนี้ 1. เลือกสิ่งที่ต้องการจะ capture ให้แสดงออกทางหน้าจอภาพ ที่กำลังทำงานอยู่ 2. กดปุ่ม Alt + Print Screen 1 ครั้ง 3. กำหนดตำแหน่ง cursor ที่ต้องการจะนำรูปภาพที่ capture ไปวาง 4. เลือกที่เมนู Edit -> paste จะเห็นภาพที่ได้ capture ปรากฏในเอกสาร ดังรูป

แบบฝึกหัด คำสั่ง 1. ให้นักศึกษา ใช้โปรแกรม MS WORD จัดทำเอกสารแนะนำตัว ประกอบด้วยข้อมูล ประวัติส่วนบุคคล ดังนี้ - ชื่อ นามสกุล, รหัสนักศึกษา, สาขาวิชา, ชื่อเล่น, วันเดือนปีเกิด - ที่อยู่ - ประวัติการศึกษา - รายวิชาที่ชอบเรียน - งานอดิเรก - ความใฝ่ฝัน/เป้าหมายในชีวิต - บุคคลต้นแบบ (อธิบายสั้นๆ) - คติประจำใจ - ใส่รูปภาพประจำตัวด้วย ***ประยุกต์ใช้ความรู้ในการเรียน MS ตกแต่งเอกสารให้สวยงาม ส่งวันจันทร์ที่ 24 ตุลาคม 2559 ก่อนเวลา 14.00 ที่ e mail : Chatkamon.a@gmail.com

71