การออกแบบโครงสร้างข้อมูล การออกแบบโครงสร้างข้อมูล หมายถึง กรณีสร้างตารางใหม่ด้วย ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อต้องการกำหนด โครงสร้างด้วยตนเอง โดยมีขั้นตอนการ ออกแบบดังนี้ - เลือกเมนู สร้าง (Create) เลือก ออกแบบตาราง (Table) - จะเข้าสู่มุมมองออกแบบ (Design View) เพื่อออกแบบโครงสร้าง ข้อมูล โดยแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ได้ 4 ส่วน ได้แก่
1. ชื่อเขตข้อมูล (Field Name) สำหรับ ระบุข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล 2. ชนิดข้อมูล (Field Type) สำหรับระบุ ชนิดข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล ซึ่งแบ่งได้ 10 ชนิด ดังตารางแสดงชนิดข้อมูล
ตารางแสดงชนิดข้อมูล (Data Type )
3. Description ( คำอธิบาย ) สำหรับ อธิบายลักษณะ ของข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เช่น วิธีการป้อนข้อมูล ความหมายของ ข้อมูลแต่ละค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ภาพแสดงตารางการออกแบบโครงสร้าง Table
ตัวอย่าง ให้ออกแบบโครงสร้างข้อมูลบุคลากร ตามตัวอย่างในรูป ภาพแสดงตัวอย่างโครงสร้างตาราง (table) หลังการออกแบบ
หลังจากออกแบบจะต้องบันทึกโครงสร้างตาราง ตาม ขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกเมนู File ( แฟ้ม ) เลือก Save ( บันทึก ) 2. ระบุชื่อตารางที่ Table Name ( ชื่อตาราง ) แล้ว ตอบ OK ( ตกลง ) 3. จะปรากฏข้อความแจ้งในกรณี ไม่ได้กำหนด Primary Key ( คีย์หลัก ) - ถ้าตอบ Yes จะสร้างเขตข้อมูล ID เป็นชนิด AutoNumber กำหนดเป็นคีย์หลัก - ถ้าตอบ No หมายถึง ผู้ใช้ไม่ต้องการกำหนดคีย์ หลัก
ภาพแสดงการบันทึกโครงสร้าง Table หลังการออกแบบ
- หลังจากบันทึกถ้าต้องการเปิดการออกแบบโครงสร้าง ให้ กดปุ่มปิด - จะได้ตารางใหม่ปรากฏบนเมนูตาราง (Table) เมื่อคลิกปุ่ม Open หรือดับเบิลคลิกชื่อตารางดังกล่าว เพื่อเข้าสู่มุมมอง Datasheet ก็จะได้ตาราง ตามโครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบ พร้อมที่จะบันทึกข้อมูลลงบน ตาราง (table)
4. คุณสมบัติเขตข้อมูล (Field Properties) สำหรับกำหนด คุณสมบัติของ เขตข้อมูล แต่ละชนิด เพี่อกำหนดขนาด รูปแบบ ขอบเขต การบันทึก ฯลฯ
4.1 ขนาดเขตข้อมูล (Field Size) ขนาดเขตข้อมูล (Field Side) หมายถึง ขนาดของ ข้อมูลแต่ละประเภท ดังตารางแสดงขนาดของข้อมูล
ตัวอย่างแสดงขนาดของเขตข้อมูล
4.2 รูปแบบ (Format) รูปแบบ (Format) หมายถึง รูปแบบข้อมูลในการ แสดงผล สามารถ กำหนดได้ 2 ลักษณะ คือกำหนดจากรูปแบบเดิมที่มีอยู่แล้ว หรือกำหนดด้วย ตนเอง โดยระบุเป็นสัญลักษณ์ตามประเภทข้อมูล ประกอบด้วย ตัวเลข วันที่ / เวลา ตัวเลขทางการเงิน Yes/No
ตัวอย่าง แสดงการกำหนดรูปแบบข้อมูล
การกำหนดรูปแบบข้อมูลแบบกำหนดเอง รูปแบบข้อมูลประเภท ตัวเลข / ตัวเลขทางการเงิน (Number/Currency) โดยมีสัญลักษณ์ในการกำหนดดังตาราง
ตัวอย่างแสดงข้อมูลประเภท ตัวเลข / ตัวเลขทางการเงิน