การปรับปรุงและลดขั้นตอน การออกใบเสร็จรับเงิน ในงานบริการสารสนเทศ วรรณาภรณ์ เทียรท้าว เกดิษฐ เกิดโภคา สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยนเรศวร

การใช้ใบเสร็จรับเงิน ค่าปรับหนังสือเกินกำหนด ค่าสมัครสมาชิกห้องสมุด สมาชิก PULINET ค่าเติมเงินถ่ายเอกสาร พิมพ์งาน ค่าบริการยืมระหว่างห้องสมุด

ปัญหาที่พบในการปฏิบัติงาน ค่าใช้จ่ายในการซื้อ ใบเสร็จค่อนข้างสูง มีความล่าช้าใน การเขียน ข้อผิดพลาด ในการเขียนใบเสร็จ การปรับในระบบ ห้องสมุดอัตโนมัติ

สถิติการใช้ใบเสร็จ ใช้ใบเสร็จ 422 เล่ม ค่าใช้จ่าย 23,632 บาท ปีงบประมาณ 2556 ใช้ใบเสร็จไป 522 เล่ม 29,232 ค่าใช้จ่าย 29,232 บาท ปีงบประมาณ 2557

ทำไมต้องเปลี่ยน ลดขั้นตอน ลดการใช้ ใบเสร็จรับเงิน ลดค่าใช้จ่าย ลดความผิดพลาด

หารือกัน ภายในหน่วยงาน พัฒนาระบบ ทดลองใช้งาน ประชุมหารือกับหน่วยงานมหาวิทยาลัย ทำบันทึกข้อความ แจ้งเปลี่ยนแปลง ใช้ระบบปริ้นสลิป นำปัญหาที่พบ มาแก้ไข ขั้นตอนการดำเนินงาน : การพัฒนาระบบ

เครื่องพิมพ์สลิปใบเสร็จ ค่าปรับหนังสือ เกินกำหนด บริการเติมเงิน ถ่ายเอกสาร

ข้อจำกัดของระบบห้องสมุด INNOPAC ไม่สามารถ ระบุรูปแบบ การพิมพ์ ไม่สามารถ ตั้งค่า หน้ากระดาษ ไม่สามารถตั้ง ค่าการพิมพ์ ใดๆได้

ตั้งค่าการพิมพ์ผ่านอีเมล์ ที่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ รันสคริปต์ Microsoft Office การใช้งานร่วมกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

ระบุวัน เวลา ชื่อ-นามสกุล จำนวน ค่าปรับ รายเล่ม ยอดรวม สำหรับเจ้าหน้าที่ หมายเลข ใบเสร็จ ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินในบริการยืม-คืน ชื่อหนังสือ

ตั้งค่าการพิมพ์ บริการเติมเงินถ่ายเอกสารพิมพ์งาน สลิปใบเสร็จ

การใช้งานของเจ้าหน้าที่ให้บริการ ตั้งค่าการพิมพ์สลิป ก่อนเริ่มปฏิบัติงาน บันทึกการรับเงิน ในแต่ละช่วงเวลา รายงานและรวบรวม เงินส่งทุกวันทำการ อบรม การใช้งาน

การรายงานค่าปรับ 1. Export File 2.พิมพ์รายงาน 4.นำส่งเงินพร้อมเอกสาร ให้งานการเงิน 3.แนบใบเสร็จรับเงิน ของมหาวิทยาลัย

Export File

การพัฒนาระบบรายงานค่าปรับ

ตัวอย่าง

ผลจากการนำมาใช้ เริ่มใช้งาน ตุลาคม 2557

สถิติการใช้ใบเสร็จ 522 เล่ม 26 เล่ม 422 เล่ม 23,632 บาท ปีงบ2556 ปีงบ2557 ปีงบ2558

สถิติค่าใช้จ่าย *ค่าใบเสร็จ + ค่ากระดาษพิมพ์สลิป 29,232 บาท ประหยัด 24,936 บาท ,296 บาท* ,632 บาท2556 ปีงบประมาณ

ผลจากการพิมพ์สลิปมาใช้ เวลา ลดลงจากเวลา 1-2 นาทีเหลือ 10 วินาที เป็นไปตาม ระเบียบของมหาวิทยาลัย ตรวจสอบได้ ข้อร้องเรียน การไม่ชำระเงินในระบบลดลง สามารถเรียกดูการชำระเงินย้อนหลังได้ บริการทางเลือก ส่งใบเสร็จรับเงินไปทางอีเมล ปัญหา : ระบบเครือข่ายมีปัญหาสั่งพิมพ์ไม่ได้

ข้อเสนอแนะ ห้องสมุดที่ใช้ระบบห้องสมุด อัตโนมัติ Innopac สามารถ นำระบบพิมพ์สลิปไปใช้งานได้ End