งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) Version 1.2

2 การควบคุมเอกสาร วันที่ผู้ปรับปรุง / แก้ไขเวอร์ชั่นอ้างอิง 15-Oct-2012Nuttawoot B.1.0Create Requirement Summary report 15-Oct-2012Nuttawoot B.1.1Update Document 26-Oct-2012Nuttawoot B.1.2Update Flow ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่งวันที่ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช. เจริญยิ่ง 28-Oct การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร :

3 ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความ ต้องการ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง ): ______________________ (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________

4 ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความ ต้องการ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ผู้ใช้งานระบบ (Key User): (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________ ______________________ (______________________) วันที่ _____/_____/_____ หน่วยงาน ________________

5 ● สรุปความต้องการระบบ TOR ● ขั้นตอนการทำงานของระบบ ● รายงาน ● ความต้องการเพิ่มเติม ● ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ● ข้อเสนอแนะหัวข้อหลัก

6 สรุปความต้องการระบบตาม TOR ข้อที่รายละเอียดความต้องการหน่วยงา น ผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-001แก้ไขปัญหาระบบไม่คืนค่าภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อ ยกเลิกการจ่ายเงิน CMU ปัญหาระบบ/Bug AP-I-002แก้ไขปัญหารายงานงบทดลองเจ้าหนี้การค้าไม่ถูกต้อง CMU ปรับปรุงรายงาน AP-I-003แก้ไขปัญหาใบแจ้งหนี้กรณีมีภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อ มีการทำงานตามขั้นตอนนี้ ตั้งหนี้ ทำจ่าย รายการเช็ค จัดทำบัญชี แล้วยกเลิกล้างรายการเช็ค จัดทำบัญชี รายการที่ยกเลิกล้างรายการ ล้างรายการใหม่ จัดทำบัญชี รายการทางบัญชีจะหายไปไม่ปรากฏรายการ การ แก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ทำโดยการ อัพเดทรายการ ทางบัญชี CMU ปัญหาระบบ/Bug

7 สัญลักษณ์ Direction of Flow Automation Process Manual Operation Document Electronic Data Predefined Process Decision Off-page Reference On-page Reference Responsible Section Officer Document Name Manual Description Process Description Decision Data Description A 1 Predefined Process

8 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ บันทีกรายการ Invoice Prepayment ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) 1.ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) Dr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Dr เจ้าหนี้บุคคลากรXXX Cr ธนาคาร (เงินหมุนเวียน)* XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ จ่ายเงินตามรายการ Prepayment

9 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( เจ้าหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ใบสำคัญ XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX 2.ตอนนำเงินมาเคลียร์ที่คณะ (BOOK คณะ) จำนวนเงินที่เคลียร์ เทียบกับจ่ายล่วงหน้า น้อยกว่า มากกว่า เท่ากัน AR แก้ไข Invoice บันทีกรายการ Invoice Standard ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม บันทึกรายการ Invoice เพิ่มเติม ทำการล้างรายการกับ การจ่ายล่วงหน้า (Apply Prepayment) บันทีกรับเงิน(AR) ที่คณะ สามารถจ่ายเงิน ส่วนเกินของ ใบสำคัญได้หรือ ? ส่งอนุมัติขอเบิก เป็นค่าใช้จ่าย บันทึกรายการ Invoice ลงค่าใช้จ่ายตาม แผนงาน ได้ ไม่ได้ ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม

10 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ค่าใช้จ่าย... XXX Cr เจ้าหนี้… XXX Dr.เจ้าหนี้….. XXX Cr เงินฝากธนาคารกองคลัง* XXX 3.ตอนตั้งหนี้เพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย (BOOK คณะ) กองคลัง ตั้งหนี้ไปค่าใช้จ่าย ตาม ใบสำคัญที่อออก *เงินฝากธนาคารกองคลัง คือ บัญชีธนาคารจริงของ กองคลัง ที่จะจ่ายให้คณะ กองคลังทำจ่ายให้ บันทีกรายการ Invoice Standard จ่ายเงินตามรายการ Invoice

11 ขั้นตอนการทำงานของระบบ ( ลูกหนี้เงิน หมุนเวียน ) เจ้าหน้าที่ คณะ 4.คณะรับเงิน(AR)จากที่กองคลังทำจ่าย Dr. ธนาคาร(เงินหมุนเวียน)* XXX Cr ใบสำคัญ XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคาร จริงของคณะต่างๆ รับเงินในระบบ AR

12 รายงาน Name รายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) Objective สรุปรายการที่ยังไม่ได้เคลียร์เงินกับกองคลัง Frequency N/A Receiver ทุกคณะ Parameter

13 รายงาน Name รายงาน ทะเบียนคุมเจ้าหนี้(เจ้าหนี้คงเหลือ) Objective แสดงรายการคงเหลือ เจ้าหนี้รายตัว เพื่อใช้ในการคุมหนี้ Frequency Monthly Receiver ทุกคณะ Parameter รหัสบัญชีเจ้าหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด ชื่อเจ้าหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด วันที่ในใบแจ้งหนี้ ณ วันที่

14 รายงาน Name รายงานการเขียนเช็คประจำวัน Objective สรุปรายการจ่ายเงินประจำวัน Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter สมุดบัญชีธนาคาร วันที่จ่ายเงิน เริ่มต้น-สิ้นสุด

15 รายงาน Name รายงานเช็คค้างจ่าย Objective รายงานจ่ายเงินในระบบแล้ว ผู้ขาย(Supplier)ยังไม่มารับเช็ค Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter สมุดบัญชีธนาคาร วันที่จ่ายเงิน เริ่มต้น-สิ้นสุด

16 ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่รายละเอียดความต้องการหน่วยงา น ผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-004 การตั้งหนี้ย้อนหลัง อยากให้เมื่อเลือกวันในใบแจ้ง หนี้ ให้กำหนดค่าตั้งตนวันที่ใน GL เหมือนกับ วันใน ใบแจ้งหนี้ (วันที่ใน GL ค่าตั้งตนจะเป็น วันที่ปัจจุบัน ในแต่ละงวดบัญชี คณะ วิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-005การตั้งหนี้ที่อ้างอิงใบสั่งซื้อในหน้าจอจับคู่ใบสั่งซื้อ อยากให้ระบบ เลือกได้ทั้งหมด(Select All)ไม่ใช่ที ละรายการ คณะ วิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-006 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ วันที่ลงนามในรายงานให้ กำหนดค่าตั้งต้นตามวันที่สั่งพิมพ์ และเพิ่มงบประมาณ คงเหลือ ท้ายรายงาน คณะ อุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-007 ในระบบเก่าขั้นตอนการจับคู่ PO ช้ามาก ในระบบใหม่ จะเร็วขึ้นหรือไม่ คณะ อุตสาหกรรม การเกษตร ระบบช้า AP-I-008รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ต้องการรายชื่อ คณบดี, ตำแหน่ง พิมพ์ออกจากระบบได้ แทนการปั้มตรายาง และ สามารถ เพิ่มและแก้ไขรายชื่อได้ คณะ อุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-009รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ต้องสามารถ พิมพ์ตามรหัสผู้ บันทึกข้อมูลได้ คณะ เกษตรศาสตร์ รายงาน

17 ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่รายละเอียดความต้องการหน่วยงา น ผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-010อยากให้ทำการ Check Budget ได้จากระบบ3มิติ เนื่องจากปัจจุบัน เลือกรหัสBudget จากระบบ 3 มิติ แล้วต้องไปใส่งบประมาณของกองแผน ในช่อง ความสำคัญเหมือนทำงาน ซ้ำซ้อน คณะ แพทยศาสตร์- เงินแผ่นดิน อื่นๆ AP-I-011อยากได้รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ เพื่อใช้ในการกระทบ ยอดกับ GL กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-012ต้องการรายงานการเขียน cheque ประจำวันซึงต้อง สามารถเลือกในแต่ละบัญชีธนาคารได้ คณะ อุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-013ต้องการรายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) ที่ ยังไม่ได้รับเงิน จาก กองคลัง คณะ ศึกษาศาสตร์ รายงาน AP-I-014ต้องการจะพิมพ์ cheque ออกจากระบบคณะ อุตสาหกรรม การเกษตร รายงาน AP-I-015ชื่อ Supplier ที่ต้องจ่ายเช็คกับ ในระบบไม่เหมือนกัน (กรณี พิมพ์ Cheque ออกจากระบบ) คณะ อุตสาหกรรม เกษตร การตั้งค่าในระบบ AP-I-016อยากให้ระบบ Check ทำการบันทึก Account Dr,Cr Segment กองทุน,แหล่งเงิน ถ้าไม่สัมพันธ์ ต้องไม่ให้สามารถ Validate ได้ คณะ วิทยาศาสตร์ อื่นๆ

18 ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่รายละเอียดความต้องการหน่วยงานผู้ให้ ข้อมูล ประเภทความ ต้องการ AP-I-017ทศนิยมจากการจัดซื้อเมื่อมาทำการตั้งหนี้ทศนิยมจะไม่ ตรงกันต้องทำการปันส่วนภาษี(Allocate)ระบบใหม่จะ เกิดเหตุการณ์อย่างแบบนี้หรือไม่ การตั้งค่าระบบ AP-I-018ต้องการรายงานจ่ายเงินแล้ว Supplier ยังไม่รับเงิน (R11 จ่ายเงินที่ยังไม่ได้ล้างรายการ) ศูนย์ศรีพัฒน์ รายงาน AP-I-019เวลาทำใบตั้งหนี้ และ Print ออกมาไม่สามารถ Print หลาย Copy ได้ คณะทันต แพทยศาสตร์ รายงาน AP-I-020อยากให้มี Report ประจำเดือน สามารถ List ได้ว่าใน แต่ละเดือนมีการตั้งหนี้จำนวนเท่าไร กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-021การยกเลิกใบตั้งหนี้ ถ้ายกเลิกตอนต้นเดือนและเป็น รายการของเดือนก่อน (ยกเลิกข้ามเดือน คู่ขาบัญชีจะ ข้ามเดือนหรือไม่) วิทยาลัยศิลปะ สื่อและ เทคโนโลยี อื่นๆ AP-I-022ตอนตั้งหนี้ อยากให้ระบบตรวจสอบงบประมาณ คงเหลือให้เลย เนื่องจากปัจจุบันงบประมาณไม่ เพียงพอ ระบบก็ตรวจสอบ (Validate) ผ่านได้ คณะ วิศวกรรมศาสตร์ การตั้งค่าระบบ

19 ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการทำงานปัจจุบันข้อเสนอแนะ การล้างรายการเช็ค ปัจจุบันทำการจ่ายเงินในระบบ เมื่อผู้ขาย (Supplier) มารับเช็ค ผู้ปฎิบัติงานจะทำการล้าง รายการ เช็ค(Manual Clearing) และระบบบันทึก บัญชีธนาคาร ในระบบใหม่จะไม่มีการการล้างรายการเช็ค(Manual Clearing) และจะมีเพิ่ม Flex filed ‘วันที่ผู้ขายมารับ เช็ค’ ในหน้าการจ่ายเงิน แทน ข้อดี สามารถนำข้อมูลการจ่ายเงินไปกระทบยอด (Reconcile) Statement ในระบบ CM ได้ บันทึกข้อมูลสะดวก,ง่าย กว่าการล้างรายการเช็ค ข้อจำกัด เมื่อล้างรายการเช็คแล้วจะไม่สามารถกระทบยอด (Reconcile) Statement ในระบบ CM ได้ ข้อจำกัด

20 ข้อเสนอแนะ Solutions 1Solutions 2 บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้น เงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะผูกบัญชีพัก แล้วจะ ทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชี ธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการ กระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงิน ในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะ จะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement ข้อดี เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที (ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชี ธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชี ธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด (Reconcile)ก่อน ข้อจำกัด ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชี ธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออก ตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย

21


ดาวน์โหลด ppt โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ Copyright © A-HOST, All Right Reserved รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google