Document Flow :: 3 Concepts

งานนำเสนอเรื่อง: "Document Flow :: 3 Concepts"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Document Flow :: 3 Concepts
Free Flow (person to person) Free Flow (grouping) Fixed Flow (path)

2 Free Flow (person to person)

3 Free Flow (person to person)
Advantages มีความยืดหยุ่นสูง จะส่งหาใครก็ได้ในมหาวิทยาลัย ไม่ต้องมีผู้แลระบบประจำหน่วยงาน คอยกำหนดเส้นทางเอกสาร หรือ คอยส่งต่อเอกสาร

4 Free Flow (person to person)
Disadvantages แต่ละคนต้องรู้หน้าที่ตัวเอง ว่าต้องทำอะไรกับเอกสาร (ส่งต่อ ตรวจสอบ ลงความเห็น อนุมัติ) ควบคุมยาก ทำให้มีการดำเนินการ (ส่งต่อ ตรวจสอบ ลงความเห็น อนุมัติ) กับเอกสารที่ผิดหน้าที่ ส่งได้แค่ 1 to 1 ถ้าคนคนนั้นไม่อยู่ เอกสารจะค้างอยู่นาน แต่ละคนจะต้องรู้ว่าเอกสารสิ้นสุดที่ตัวเองหรือไม่

5 Free Flow (grouping)

6 Free Flow (grouping) Advantages ไม่ต้องจัดทำฐานข้อมูลผู้บริหาร
หน่วยงานต่างๆ สามารถจัดการกลุ่มได้เอง สามารถส่งเอกสารถึงกลุ่มคนได้ ทำให้เอกสารไม่ค้างอยู่เป็นเวลานาน

7 Free Flow (grouping) Disadvantages
ต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยงานคอยกำหนดกลุ่ม ในตอนเริ่มใช้ระบบและต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของบุคคลในกลุ่มอยู่เสมอ แต่ละคนจะต้องรู้ว่าเอกสารสิ้นสุดที่ตัวเองหรือไม่

8 Fixed Flow (path)

9 Fixed Flow (path) Advantages
สามารถควบคุมขั้นตอนการดำเนินการเอกสารได้อย่างถูกต้อง ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าจะต้องดำเนินการอะไรและต้องส่งต่อไปให้ใคร เพราะทุกอย่างถูกกำหนดไว้หมดแล้ว

10 Fixed Flow (path) Disadvantages
ต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำหน่วยงานคอยกำหนดขั้นตอนการดำเนินการเอกสารของบุคลากรแต่ละคน และแต่ละประเภทเอกสาร ซึ่งทำได้ยากมาก ๆ

11 Recommended Flow Free Flow (person to person) Free Flow (grouping)

12 ตัวอย่าง :: การลาไปราชการของกองแผนงาน
หัวหน้างาน ผู้อำนวยการกอง ลงความเห็น เจ้าหน้าที่กองคลัง อนุมัติ เบิกจ่าย

13 ตัวอย่าง :: การลาไปราชการของหอสมุดฯ
เจ้าหน้าที่ธุรการ เจ้าหน้าที่การเงิน หัวหน้าฝ่ายหอสมุด ฯ หัวหน้างาน ลงความเห็น ลงความเห็น อนุมัติ ลงความเห็น ส่งต่อ อนุมัติ ส่งต่อ ส่งต่อ ถามความต้องการ อยากไป ส่งต่อ อนุมัติ รองอธิการ ฝ่ายวิชาการ

14 ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ
ใบยืม/คืนเงินทดรอง ใบสำคัญเงินทดรอง 2. ตรวจสอบ ผู้มีอำนาจ 4. อนุมัติ การเงิน ผู้ยืมเงิน 1. สร้าง 3. สร้าง บัญชี 5.บันทึกบัญชี เช็ค/เงินสด 6. สร้าง/รับ การเงิน ผู้คืนเงิน 1.คืนเงิน 2. รับ ใบสำคัญเงินทดรอง ใบยืม/คืนเงินทดรอง 4.บันทึกบัญชี 3.ลงลายมือชื่อ ผู้มีอำนาจ บัญชี รายงานลูกหนี้ รายงานการจ่ายเงิน ทะเบียนเช็ค สมุดเงินสด ทะเบียนคุมงปม. รายงานลูกหนี้ รายงานการจ่ายเงิน รายงานการรับเงิน สมุดเงินสด สมุดรายวัน คืนทดรอง ยืมเงินทดรอง

15 ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ
ทะเบียนลูกหนี้ ทะเบียนเช็ค ทะเบียนคุม งปม. ข้อมูลไปราชการพร้อมใบยืมเงิน งบการเงิน ฐานข้อมูลการเงิน งบต้นทุน สมุดเงินสด รายงานการยืมเงิน สมุดรายวัน input output

16 ตัวอย่าง :: การยืมเงินไปราชการของศูนย์คอมฯ
DSS (1) F1 ? scanned form + ?(2) ฐานข้อมูลการเงิน