งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

1 การจัดเอกสารใน สำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์. 2 เอกสารในสำนักงาน  เอกสารธุรการ Business Files  บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "1 การจัดเอกสารใน สำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์. 2 เอกสารในสำนักงาน  เอกสารธุรการ Business Files  บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 1 การจัดเอกสารใน สำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์

2 2 เอกสารในสำนักงาน  เอกสารธุรการ Business Files  บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม ประชาสัมพันธ์  เอกสาร Equipment, supplies, services เช่น คู่มือ pricelist เครื่องเขียน พัสดุ  การเงิน Finance เช่น บัญชี รายรับรายจ่าย บัตรเครดิต ค่าเดินทาง เงินเดือน/ค่าจ้าง  อาคารและที่ดิน Premises เช่น ค่าเช่า ค่าซ่อม ค่าดูแล อุปกรณ์ต่างๆ

3 3 เอกสารในสำนักงาน  เอกสารตามภาระกิจ Operational Files แตกต่างกันไปตาม ภาระกิจ เช่น Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies  จดหมายเหตุ Permanent Files เช่น สัญญา เอกสารสรุป การเงิน รายงานการประชุม ภาพถ่าย เอกสารโครงการ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงาน  เอกสารอ้างอิง Reference Files เช่น รายชื่อหนังสือใหม่ รายชื่อคู่แข่ง เอกสารประกอบการสัมมนา ข่าวธุรกิจ (ข่าว ในวงการที่เราอยู่) แผนที่

4 4 เอกสารในสำนักงาน อื่นๆ  นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่เรียกว่า Finger Tips Files  ปฏิทิน  นามบัตร  ใบเสร็จ  To-do list  Reference เช่น คู่มือ directory โบรชัวร์ ฯลฯ

5 5 เป้าหมายของการจัดการ เอกสาร  เพื่อให้สามารถติดตามเอกสารได้ เรียกใช้ได้ทุกครั้ง ที่ต้องการ  เอกสารที่เกิด ต้องมีการจัดเก็บเพื่อให้ค้นคืนได้ ดังนั้น มีภาระค่าใช้จ่าย ต้องควบคุมการเกิดของ เอกสาร และปริมาณ เพื่อให้หยิบง่ายใช้สะดวก  ลดพื้นที่จัดเก็บ

6 6 เอกสารเกิดขึ้นได้ อย่างไร

7 7 Law Government Customer Potential Customer Supplier

8 8 R&D Sales Admin CEO Customer Relation Announcement Procedure Memo Call for Meeting Project files Admin files Newsletter

9 9 Supplier Law Government Customer Potential Customer Copy

10 10 วงจรชีวิตของเอกสาร Current / Active Semi-current Semi-active Non-current Non-active

11 11 ปริมาณเอกสารในสำนักงาน

12 12 แล้วจะจัดการ เอกสารอย่างไร

13 13 ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์ Document System Management of active records Management of inactive records Management of Records creation And capture Vital Records Protection Policy Training Life Cycle Management Vital Records & Business Continuity Privacy & Security Corporate & Workgroup Requirement Document Control Version, copy, draft control

14 14 ขั้นตอน  สำรวจเอกสาร เพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารอะไรในองค์กรบ้าง  กำหนด Retention Schedule ของเอกสารแต่ละประเภท  สร้าง File Classification System ขององค์กร ซึ่งควรมี ลักษณะ Retention Conscious แยกเอกสารบริหารซึ่งมัก เก็บถาวรออกจากหมวดเอกสารปฏิบัติงาน  จัดหมวดหมู่เอกสารในองค์กร บันทึกลงระบบ ( โดยมากเป็น คอมพิวเตอร์ )  ประเมินค่าเอกสารทุกปีเพื่อ Transfer หรือทำลาย ชุด เอกสารนี้ ต้องบันทึกในระบบด้วย เพื่อติดตามเอกสารที่เคย อยู่ในสำนักงาน  อบรมวิธีการจัดการเอกสารแก่พนักงาน รวมถึงการเข้าถึง คู่มือเอกสารที่ update ล่าสุด

15 15 ตัวอย่างหมวดหมู่และ Retention  คู่มือเอกสาร  หมวดหมู่เอกสาร และรหัสแฟ้ม  ตารางกำหนดอายุ เอกสาร (Retention Schedule) Recor ds series no Records description Suggest ed in office Sugges ted total FGA.9Important Accounting files F+1F+7 FGA.1 0 Insurance recordsCF+7VP FGA Insurance policy register T(policy) +7 P FGA Insurance policy documents (public liability, worker compensation) CF+7P FGA Insurance claim register CF+7P FGA Insurance claim records CP+7P

16 16 ไม่ควรสร้างหมวดหมู่เอกสารตาม โครงสร้างองค์กร President Administration General Admin Personnel Accounting Marketing Sales Operation Production R&D Customer Service Call Center Service Assistant

17 17

18 18 เอกสารเข้ามาจากภายนอก เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้ มีอัตราเพิ่มขึ้นมากกว่าอัตราทำลายเอกสาร

19 19

20 20 Contact Us

21 21 MAPMAP We are HERE!!! POLICE HEAD QUARTER POLICE FLATS Go to Min BuriGo to Lak Si Ramindra 21 Ramindra 23Ramindra 19  

22 22 Thank you for your attention


ดาวน์โหลด ppt 1 การจัดเอกสารใน สำนักงาน เนณุภา สุภเวชย์. 2 เอกสารในสำนักงาน  เอกสารธุรการ Business Files  บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google