ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

งานนำเสนอเรื่อง: "ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น

2 ประวัติความเป็นมา ธันวาคม 2548 ระบบจัดเก็บเอกสาร กองการเจ้าหน้าที่
กันยายน 2550 ปรับปรุงและพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสาร ให้ สอดคล้องกับการดำเนินงานและรองรับการปรับโครงสร้าง ธันวาคม 2550 แต่งตั้งคณะกรรมการพัฒนาระบบสารบรรณและ เอกสาร กองการเจ้าหน้าที่ มกราคม 2551 เริ่มใช้งานกองการเจ้าหน้าที่ ระยะที่ 1 มีนาคม 2551 เริ่มใช้งานกองการเจ้าหน้าที่ ระยะที่ 2 มิถุนายน 2551 ใช้งานสำนักงานอธิการบดี ระยะที่ 1

3 แผนการดำเนินงานระบบ ปี 2551
แผนการดำเนินงานระบบ ปี 2551 การดำเนินงาน ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. 1. กองการเจ้าหน้าที่ใช้ระบบ ทะเบียนหนังสือ 2. กองการเจ้าหน้าที่ใช้ระบบ ทะเบียนหนังสือ (ภายในงาน) 3. อบรมการใช้งานระบบ กลุ่ม 1 : กลุ่ม 2 อบรมวันที่ 16 มิ.ย. 51 4. อบรมการใช้งานระบบ กลุ่ม 3 : กลุ่ม 4 อบรมวันที่ 17 มิ.ย. 51 5. อบรมการใช้งานระบบ กลุ่ม 5 : กลุ่ม 6 อบรมวันที่ 18 มิ.ย. 51 6. กองในสำนักงานอธิการบดีใช้งานระบบทะเบียนหนังสือ (ระหว่างกอง) 7. กองในสำนักงานอธิการบดีใช้งานระบบทะเบียนหนังสือ (ภายในงาน)

4 สรุปรายละเอียดระบบงาน
เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้เรียนรู้และฝึกปฏิบัติการใช้ระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อฝึกปฏิบัติการรับข้อมูลและสืบค้นข้อมูลผ่านระบบ เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ลดระยะเวลาและลดค่าใช้จ่าย

5 วัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้เรียนรู้และฝึกปฏิบัติการใช้ระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อฝึกปฏิบัติการรับข้อมูลและสืบค้นข้อมูลผ่านระบบ เพื่อจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ลดระยะเวลาและลดค่าใช้จ่าย

6 กระบวนการที่ให้การดำเนินการประสบผลสำเร็จ
กำหนดทางเดินหนังสือที่ชัดเจน ระบุผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน รับ-ส่งหนังสือโดยใช้หลักปฏิบัติเดียวกัน ผู้บริหารหน่วยงานให้ความเห็นชอบและสนับสนุนการปฏิบัติงาน อบรมระบบงานแก่ผู้ใช้งาน มีอุปกรณ์ที่พร้อมต่อการปฏิวัติงาน เช่น ระบบเครือข่าย เครื่อง คอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์

7 แผนผังกระบวนการปฏิบัติงานการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
3. หัวหน้างาน หรือ ผู้รับผิดชอบ 2. หน่วยงานภายใน เสนอ หนังสือเข้า มอบหมาย ระบบสารบรรณ กระดาษ ลงทะเบียนรับผ่านระบบ พิมพ์เอกสารจากระบบ (กรณีเร่งด่วน) ดำเนินการ มอบหมายงาน 1. หน่วยสารบรรณ หรือ งานธุรการ ระบบสารบรรณ กระดาษ บันทึกข้อความส่งออก 4. หน่วยงานที่รับผิดชอบเสนอแฟ้มผู้บริหาร บันทึกรายละเอียดผ่านระบบ สแกนเอกสารลงระบบ (กรณีเร่งด่วน) บันทึกข้อความส่งออก 5. เลขาผู้บริหาร เสนอ 6. ผู้บริหาร อนุมัติ ลงนาม สั่งการ หนังสือออก

8 การลงรับเอกสารผ่านระบบ
หนังสือรับ งานธุรการ

9 บันทึกรายละเอียดการลงรับเอกสารผ่านระบบ

10 การส่งออกเอกสารผ่านระบบ
หนังสือส่ง งานธุรการ

11 บันทึกรายละเอียดการส่งออกเอกสารผ่านระบบ
เลขที่หนังสือของงาน (อัตโนมัติ)

12 การจองเลขที่เอกสาร ออกเลขงานของตนเอง หรือ เลือกออกงานธุรการ

13 การเวียนเอกสารผ่านระบบ (1)
เวียนบุคคลในงาน เวียนตำแหน่ง เวียนหน่วยงานอื่นๆ

14 การเวียนเอกสารผ่านระบบ (2)

15 การติดตามเอกสารผ่านระบบ
ติดตามเส้นทางเอกสาร

16 การค้นหาเอกสาร เงื่อนไข การค้นหา

17 รายงาน

18 ตัวอย่างรายงานหนังสือส่ง ระบุวันที่

19 กลุ่ม 1 : ธุรการกอง ส่งหากองอื่นๆ / คณะหน่วยงาน
ธุรการกอง ส่งหางานอื่นๆภายในกอง ธุรการกอง ออกเลขมข. ธุรการกอง รับหนังสือเข้า ธุรการกอง รับหนังสือเข้าและส่งต่อ ธุรการกอง ออกรายงานหนังสือส่ง ธุรการกอง ออกรายงานหนังสือรับ

20 กลุ่ม 2 : ธุรการงาน ส่งหาธุรการกอง / คณะหน่วยงาน (กรณีมาสิทธิ์ส่งออก)
ธุรการงาน ส่งหางานอื่นๆภายในกอง ธุรการงาน รับหนังสือเข้า ธุรการงาน ออกรายงานหนังสือส่ง ธุรการงาน ออกรายงานหนังสือรับ