ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง

งานนำเสนอเรื่อง: "ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง
โครงการพัฒนาคุณภาพงาน การเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง

2 สมาชิก OD 4 กลุ่มสายงานการเงิน

3 โครงสร้างหน่วยงาน และภารกิจหลัก
สำนักบริหารแผนและการคลัง ส่วนการงบประมาณ ส่วนการคลัง ส่วนการพัสดุ กิจกรรมธุรการ สายงานวิเคราะห์ โครงการ สายงานการเงิน สายงานจัดหาพัสดุ สายงานแผนงานและ สารสนเทศ สายงานการบัญชี สายงานทะเบียนและ ตรวจสอบพัสดุ สายงานติดตามและ ประเมินผล ภารกิจหลัก การรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน และการเก็บรักษาเงิน

4 รอนาน ? ต้องกรอกแบบฟอร์ม ?
การเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและ ค่าเล่าเรียนบุตร (ก่อนปรับปรุง) รอนาน ? ข้าราชการบำนาญ ข้าราชการ สนม. ลูกจ้างประจำ สนม. ต้องกรอกแบบฟอร์ม ? ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ ขั้นที่4 รับเงินสดและลงนามรับเงินในสมุดเขียว (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายต่อไป) ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่าย โดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน กรณี ไม่เกิน 20,000 บาท กรณี เกิน 20,000 บาท ใช้เวลาประมาณ 25-30 วัน Min 50 ต่อวัน Max 200 ต่อวัน รวมประมาณ 3,000 คน ใช้เวลาเฉลี่ย 15 นาที

5 การพัฒนาคุณภาพงาน โดย จนท. สายงานการเงิน 4 กลุ่ม
กลุ่มที่ 1 ลดเวลาขั้นที่ 1-4 กรณีจ่ายด้วยเงินสดเหลือ 10 นาที กลุ่มที่ 3 ลดเวลาขั้นที่ 4 กรณีจ่ายด้วยเช็ค/โอน จากเดิม 20 วัน เหลือ 15 วัน (ลดได้เหลือ 12 วัน) ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น กลุ่มที่ 2 ลดจำนวนครั้งที่ไม่สามารถเบิกเงินสวัสดิการได้ เนื่องจากไม่ทราบวันเวลาให้บริการ หรือเอกสารไม่ครบถ้วนถูกต้อง โดยประชาสัมพันธ์ (ลดได้จาก 6.15 % เหลือ 1.73 %) กลุ่มที่ 4 ลดเวลาและเพิ่มความสะดวก โดยเพิ่มทางเลือกโดยการจ่ายตรง ซึ่งไม่ต้องมีขั้นที่ 5 (ลดได้จาก 7 วัน เหลือ 5 วัน) ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ กรณี เกิน 20,000 บาท กรณี ไม่เกิน 20,000 บาท ขั้นที่4 ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่าย โดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่4 จ่ายเงินสดและบันทึกในสมุดเขียว (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายต่อไป) ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน

6 ร้อยเรียงการพัฒนาคุณภาพงาน 4 กลุ่ม โดยระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ
P D C A C-RISE Combine Rearrange Invention Simplify Eliminate กลุ่มที่ 4 ลดเวลาและเพิ่มความสะดวก โดยเพิ่มทางเลือกโดยการจ่ายตรง ซึ่งไม่ต้องมีขั้นที่ 5 (ลดได้จาก 7 วัน เหลือ 5 วัน) กลุ่มที่ 3 ลดเวลาขั้นที่ 4 กรณีจ่ายด้วยเช็ค/โอน จากเดิม 20 วัน เหลือ 15 วัน (ลดได้เหลือ 12 วัน) กลุ่มที่ 2 ลดจำนวนครั้งที่ไม่สามารถเบิกเงินสวัสดิการได้ เนื่องจากไม่ทราบวันเวลาให้บริการ หรือเอกสารไม่ครบถ้วนถูกต้อง โดยประชาสัมพันธ์ (ลดได้จาก 6.15 % เหลือ 1.73 %) กลุ่มที่ 1 ลดเวลาขั้นที่ 1-4 กรณีจ่ายด้วยเงินสด เหลือ 10 นาที

7 ร้อยเรียงการพัฒนาคุณภาพงาน 4 กลุ่ม
P พัฒนาระบบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ โดย จนท. สนง. ระบบการจัดการทรัพยากรมหาวิทยาลัย (OERP) ผู้รับบริการ บัตรประจำตัวประชาชน/ บัตรประจำตัวข้าราชการบำนาญ เอกสารประกอบการเบิกเงิน ขั้นที่ 1 กรอกข้อมูลผู้รับบริการในระบบ โดยใช้ข้อมูลบุคคลจาก CU-HR และสอบถามเพิ่มเติม ตรวจสอบข้อมูลตามระเบียบด้วยระบบ พิมพ์แบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ ขั้นที่ 2 จ่ายเงินให้กับผู้รับบริการ ขั้นที่ 3 จัดทำรายงานการจ่ายเงินสวัสดิการแยกตามประเภทบุคลากร พร้อมปิดบัญชียอดจ่ายเงินประจำวัน ขั้นที่ 4 จัดทำเอกสารเพื่อเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายประจำวัน บันทึกเอกสารตั้งเบิกเข้าระบบ CU-ERP โดยใช้ข้อมูลที่บันทึกในขั้นที่ 1 เบิกจ่ายภายใน10 นาที เป้าหมาย สร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ ลดระยะเวลาการเบิกเงินรองจ่ายสวัสดิการค่ารักษาพยาบาล และค่าเล่าเรียนบุตร (กรณีไม่เกิน 20,000 บาท จ่ายด้วยเงินสด) ให้เหลือ 10 นาที เงื่อนไข สำหรับการจ่ายด้วยเงินสด วงเงินไม่เกิน 20,000 บาท ผู้รับบริการมาติดต่อด้วยตนเอง

8 Before After C-RISE นำ IT มาช่วย ไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มฯ
ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์ม ขั้นที่ 1 กรอกข้อมูลผู้รับบริการในระบบ ตรวจสอบข้อมูลตามระเบียบด้วยระบบ พิมพ์แบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ C-RISE นำ IT มาช่วย ไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มฯ รวม 3 ขั้นตอนเติม เข้าเป็น 1 ขั้นตอน นำเข้าข้อมูลในระบบครั้งเดียว ยกเลิกสมุดเขียว ปรับเปลี่ยนทัศนะคติในการทำงาน จนท.มีทักษะที่หลากหลาย ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มฯและเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ ขั้นที่ 2 จ่ายเงินให้กับผู้รับบริการ เกิน 20,000 บาท ไม่เกิน 20,000 บาท ขั้นที่ 3 จัดทำรายงานการจ่ายเงินสวัสดิการแยกตามประเภทบุคลากร พร้อมปิดบัญชียอดจ่ายเงินประจำวัน ขั้นที่4 ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่าย โดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่4 รับเงินสด (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่าย) รายละเอียดปัญหาก่อนปรับปรุง และการปรับปรุง ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน ขั้นที่ 4 จัดทำเอกสารเพื่อเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายประจำวัน บันทึกเอกสารตั้งเบิกเข้าระบบ CU-ERP โดยใช้ข้อมูลที่บันทึกในขั้นที่ 1

9 นำระบบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ ขึ้นใช้งาน 2 สิงหาคม 2553
D เตรียมช่องบริการด้วยระบบ 2 ช่อง เตรียมช่องทางการให้บริการแบบ Manual ไว้ 2 ช่อง เพื่อลดปัญหาผู้รับบริการต้องรอนาน กรณีเอกสารประกอบการเบิก(ใบเสร็จ) มีจำนวนมาก หรือกรณีกรอกแบบฟอร์มมาก่อนแล้ว

10 การติดตามผล C เป้าหมาย 10 นาที 30 ส.ค.-8 ก.ย. 53 195 15.33 9.87
1. สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ 3. ความพึงพอใจด้านสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวก 2. เก็บข้อมูลรอบเวลาการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร ความถี่ AVG STDEV จันทร์ 30 ส.ค. 53 37 7.84 2.99 พุธ 1 ก.ย. 53 34 18.18 11.61 ศุกร์ 3 ก.ย. 53 42 17.07 8.64 จันทร์ 6 ก.ย. 53 23 9.48 5.37 พุธ 8 ก.ย. 53 59 19.42 10.32 30 ส.ค.-8 ก.ย. 53 195 15.33 9.87 เป้าหมาย 10 นาที

11 วิเคราะห์ปัญหารอบเวลาการเบิกจ่ายไม่ได้ตามเป้าหมาย และแนวทางแก้ไขต่อไป
A รวบรวมปัญหาและปรับปรุงระบบงาน ระบบงาน/ข้อมูล จนท. ขาดความชำนาญ ระบบไม่สมบูรณ์ ข้อมูลบุคลากร ไม่เป็นปัจจุบัน รู้ระเบียบฯ ไม่เท่ากัน ยังไม่เอื้อให้เกิด ความคล่องตัว ช่องบริการ computer น้อยเกินไป สถานที่และอุปกรณ์ กระบวนการ/วิธีการ เพิ่มช่องบริการ computer อีก 2 ช่อง รวมเป็น 4 ช่อง เพิ่มแบบฟอร์มกรอกข้อมูลเบื้องต้น (เบอร์โทร อาการป่วยที่ขอเบิกค่ารักษาพยาบาล) เพื่อลดรอบ

12 ปรับปรุงการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ ครั้งที่ 2 ตั้งแต่ 13 ตุลาคม 2553
D

13 ติดตามผลการปรับปรุงครั้งที่ 2
C 1. สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ 3. ความพึงพอใจด้านสถานที่และสิ่ง..

14 ติดตามผลการปรับปรุงครั้งที่ 2
C 2. เก็บข้อมูลรอบเวลาการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร  ครั้งที่1 ความถี่ AVG STDEV จันทร์ 30 ส.ค. 53 37 7.84 2.99 พุธ 1 ก.ย. 53 34 18.18 11.61 ศุกร์ 3 ก.ย. 53 42 17.07 8.64 จันทร์ 6 ก.ย. 53 23 9.48 5.37 พุธ 8 ก.ย. 53 59 19.42 10.32 30 ส.ค.-8 ก.ย. 53 195 15.33 9.87 ครั้งที่2 ความถี่ AVG STDEV ศุกร์ 26 พ.ย. 53 46 11.57 5.49 จันทร์ 29 พ.ย. 53 32 11.41 8.93 พุธ 1 ธ.ค. 53 57 10.84 5.00 ศุกร์ 3 ธ.ค. 53 12.54 5.60 26 พ.ย.-3 ธ.ค. 53 192 11.61 6.08 เป้าหมาย 10 นาที

15 สิ่งที่ได้เรียนรู้ การวิเคราะห์งานและปรับปรุงงานอย่างมีระบบเป็นขั้นตอน พร้อมเทคนิคและทัศนคติใหม่ๆ การพัฒนาตนเอง การเรียนรู้ร่วมกัน และการยอมรับความคิดเห็นของสมาชิกในกลุ่ม การปรับปรุงงานที่มุ่งเน้นผู้รับบริการเป็นหลัก โดยไม่ได้มองแค่งานในขั้นตอนที่ตนเองรับผิดชอบ การนำ PDCA ไปใช้ในการปรับปรุงงาน บริหารงาน และจัดการงานอย่างครบวงจร และเห็นควรทำอย่างต่อเนื่อง จนท.ผู้ปฏิบัติงานเป็นเจ้าของการพัฒนางาน โดยมีหัวหน้างานแต่ละระดับชั้นเป็นผู้สนับสนุนจะเอื้อให้สำเร็จมากขึ้น