โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ จัดซื้อจัดจ้าง (Purchasing) Version 2.0 Copyright © A-HOST, All Right Reserved

การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง 25-Oct-2012 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 15-Oct-2012 Phichamon S. 1.0 Create Requirement Summary report 24-Oct-2012 2.0 Add/Update Requirement from Key User

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Purchasing) ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____

ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Purchasing) ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____

หัวข้อหลัก สรุปความต้องการระบบตาม TOR ขั้นตอนการทำงานของระบบ รายงาน ความต้องการเพิ่มเติม ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะ

สรุปความต้องการระบบตาม TOR ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-001 หาแนวทางและวิธีการแก้ไขในกรณีที่เกิดสถานะ “อนุมัติล่วงหน้า” (Pre-Approve) ในขั้นตอนการอนุมัติ ใบขอซื้อ CMU การตั้งค่าระบบ PO-I-002 พัฒนาให้ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มข้อมูลเฉพาะส่วนข้อมูลสาขาของผู้ซื้อ/ผู้รับจ้าง ในระบบได้ PO-I-003 พัฒนารายงานตามความต้องการในระบบจัดซื้อ/จัดจ้างให้สามารถระบุเงื่อนไข ตามที่ต้องการได้เช่น รายงานใบขอซื้อ รายงานใบสั่งซื้อ รายงานซัพพลายเออร์ - รายละเอียดรายงาน Supplier เพื่อแสดงสรุปประจำเดือน ซื้ออะไร เมื่อไร รับอะไร ราคาเท่าไหร่ จากตรวจสอบ - ให้รายการจัดซื้อวัสดุ ทุกรายการ ทั้งเข้าคลัง และไม่เข้าคลัง สามารถในไปรายงานการตรวจสอบพัสดุประจำปี ของแต่ละหน่วยงาน ปรับปรุงรายงาน

ขั้นตอนการทำงานของระบบ Oracle Purchasing Demand Supplier Inspection Approval Approval RFQ Quote Order Receipts Requisition Source Inventory

สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document

รายงาน Name รายงานการตรวจสอบพัสดุประจำปี Objective Frequency Receiver แสดงรายละเอียดการรับ-เบิกวัสดุ ทั้งคงคลัง และไม่คงคลัง Frequency รายการรับเข้าคลัง และไม่เข้าคลัง จากการซื้อ สามารถนำไปตรวจสอบพัสดุประจำปี ของแต่ละหน่วยงาน Receiver ผู้ใช้งานระบบ Purchasing, Inventory Parameter N/A

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-004 ทำการเปิด ใบขอซื้อ ขั้นตอนถูกต้องทุกอย่าง แต่พบปัญหาตรวจสอบเงินทุนไม่ผ่าน ทั้งที่งบประมาณคงเหลือเพียงพอสำหรับการขอกันงบประมาณ คณะวิทยาศาสตร์ Key User ปัญหาระบบ/Bug PO-I-005 อนุมัติใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง แล้วพบ ภาษีมูลค่าเพิ่ม แสดงยอด Double เมื่อส่งข้อมูลไประบบ GL PO-I-006 กรณีดึงข้อมูล ใบขอซื้อ ไปตั้งเป็น ใบสั่งซื้อ จำนวนมากๆ จะพบปัญหา ใบสั่งซื้อติดสถานะ กำลังดำเนินการ เมื่อมีการส่งอนุมัติ PO ทำให้ต้องรอนาน ขั้นตอนการทำงาน PO-I-007 การตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่มจำนวนเงินรวมของแต่ละรายการแสดงยอดเต็มจำนวน แต่จำนวนเงินรวมทั้งหมดของ ใบขอซื้อ แสดงเป็น .99 ต้องทำการปรับยอดให้ตรงกัน และเมื่อมีการดึง ใบขอซื้อ ไปตั้งเป็น ใบสั่งซื้อ จำนวนเงินใน ใบขอซื้อ เป็น .00 แต่ ใบสั่งซื้อ แสดงยอด .01 หรือ .99 ต้องทำการปรับใหม่ที่ ใบตั้งหนี้ เพื่อให้ยอดตรงกัน การตั้งค่าระบบ

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-008 กรณีที่มีการลบ Record ใน ใบขอซื้อ และป้อนใหม่ ลำดับที่ของรายการจะเปลี่ยนไป ไม่คงลำดับเดิม เช่น ลบรายการที่ 1 ป้อนใหม่จะเป็นรายการที่ 2 และเมื่อสั่งพิมพ์รายงาน ใบขอซื้อ จะพบว่าในรายงานจะแสดงลำดับที่ตั้งแต่ 2 และจำนวนรายการทั้งหมดก็รวม Record ที่ถูกลบไปแล้ว ซึ่งไม่ถูกต้อง ที่ถูกจะต้องแสดงเฉพาะรายการที่จะขอซื้อ และแสดงเลขที่บันทัดตามจำนวนรายการในแสดงในรายงานตั้งแต่ 1 ถึง xxx คณะวิทยาศาสตร์ Key User ปรับปรุงรายงาน PO-I-009 ระบบยอมให้ทำการยกเลิก ใบสั่งซื้อ ได้โดยยังไม่ได้ทำการคืนของในระบบ INV ซึ่งมีผลทำให้รายงานงบการเงินแสดงข้อมูลไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงต้องการให้ระบบกันไม่ให้ทำการยกเลิก ใบขอซื้อ ถ้ายังไม่ได้ทำการคืนสินค้า เพิ่มเติม:เปิด PO -> Receipt -> Match Invoice แล้วมีการกลับไปแก้ไข PO ได้ทำให้ PO ติดสถานะ Pre-Approve และ Inventory ไม่สามารถ Return เพราะ PO ติดสถานะ Pre-Approve ปัญหาระบบ/Bug

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-010 กรณีที่ป้อน ใบขอซื้อ เพื่อซื้อวัสดุคงคลัง เป็นเงินสด ต้องการให้รายงาน ใบขอซื้อ แสดงข้อมูลบัญชีของ CMU ตามที่ระบุใน Flexfield ที่หัวเอกสารใบขอซื้อ คณะวิทยาศาสตร์ Key User ปรับปรุงรายงาน PO-I-011 กรณีที่มีการตั้งเบิก ด้วยจำนวนเงินที่น้อยกว่า ที่ระบุในใบสั่งซื้อ จะสามารถทำได้หรือไม่ โดยไม่ต้องถอย Step ไปแก้รายการใน ใบสั่งซื้อ การตั้งค่าระบบ PO-I-012 รายการ Parameter ที่จะต้องป้อนตอนสั่งพิมพ์ รายงานใบขอซื้อ หรือใบสั่งซื้อ เช่น แหล่งเงิน ระยะเวลาส่งมอบ ผู้ขอ ฯลฯ สามารถดึงข้อมูลมาจาก Flexfield หรือข้อมูลอื่นๆ ในใบขอซื้อ และใบสั่งซื้อ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำอีกครั้งในการพิมพ์ รายงานใบขอซื้อ หรือใบสั่งซื้อ PO-I-013 กรณีพิมพ์ PR เกิน 300000 บาท เช่นวิธีคัดเลือก วิธีประกวดราคา ไม่มีรายการ Report ให้เลือก เพื่อออกรายงานตามระเบียบของ ม.เชียงใหม่

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-014 การตรวจสอบเงินทุน หากตรวจสอบเงินทุนในภาพรวมใบ PR ทั้งฉบับ เงินทุนไม่ผ่าน แต่ถ้าตรวจสอบแต่ละรายการเงินทุนผ่าน การตรวจสอบเงินทุนผ่าน/ ไม่ผ่าน ควรตรวจสอบในภาพรวมมากกว่าตรวจสอบแต่ละรายการ คณะวิทยาศาสตร์ Key User ปัญหาระบบ/Bug PO-I-015 ขอเพิ่มช่องสำหรับป้อนคณะกรรมการตรวจรับใน Flexfield ของระดับ Line ของ ใบขอซื้อมาอยู่ที่เดียวที่ระดับ Header การตั้งค่าระบบ PO-I-016 ขอเพิ่มขนาด Font ตัวหนังสือ ใหญ่ขึ้นเมื่อตรวจสอบรายงานผ่าน Thai Report View อื่นๆ PO-I-017 ไม่สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้หลายๆ Copy เนื่องจาก Thai Report View ไม่สามารถกำหนดค่า Copy ตอนพิมพ์ได้ PO-I-018 ช่องสำหรับพิมพ์คำอธิบายของ ใบขอซื้อ และรายการสินค้าใน ใบขอซื้อมีขนาดไม่เพียงในการป้อนข้อมูล

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-019 เพิ่มชื่อผู้อนุมัติ ใบขอซื้อ ให้เพียงพอ ให้เพิ่มช่อง ผู้อนุมัติ หัวหน้างาน ชื่อของหัวหน้าส่วนงาน เหมือนวิธีคัดเลือก คณะอุตสาหกรรมเกษตร Key User ปรับปรุงรายงาน PO-I-020 ขอเพิ่ม ตราครุฑ ในเอกสารใบสั่งซื้อ คณะสัตวแพทย์ ปัญหาระบบ/Bug PO-I-021 ต้องการกำหนด Format เลขที่ใบขอซื้อ/สั่งซื้อ ตาม ปีงบประมาณ การตั้งค่าระบบ PO-I-022 ต้องการให้แสดงยอดงบประมาณคงเหลือในแต่ละหมวดเงิน ในเอกสาร ใบขอซื้อ อื่นๆ PO-I-023 ต้องการให้ระบบ 3 มิติ สามารถติดตั้งใช้งานได้กับ Windows (64 bits) System/ OS PO-I-024 รายการรับเข้าคลัง และไม่เข้าคลัง จากการซื้อ สามารถนำไปตรวจสอบพัสดุประจำปี ของแต่ละหน่วยงาน เพิ่มรายงานใหม่

ความต้องการเพิ่มเติม ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ PO-I-025 เพิ่มรายงานใบสั่งซื้อแบบฟอร์มภาษาอังกฤษ สำหรับใช้ในการจัดซื้อต่างประเทศ คณะวิศวกรรม ศาสตร์ คุณแมม เพิ่มรายงานใหม่

ข้อเสนอแนะ - N/A