การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น วรวิทย์ พูลสวัสดิ์

สมุดงาน (Workbook) หรือ 1 แฟ้ม Excel Basic Excel Component เซลล์ อ้างอิงด้วย คอลัมน์(จาก A ถึง IV) และ แถว (เกินกว่า 5000 แถว) เช่น A2 , B17 , AB15 ซึ่งเซลต่างๆจะอยู่บนแผ่นงาน แผ่นงาน (Sheet) สมุดงาน (Workbook) หรือ 1 แฟ้ม Excel

ข้อมูล การคำนวณ ชนิดของค่าในเซลล์ Text : เป็นตัวอักษร ไม่สามารถทำการคำนวณได้ Number : ตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณได้ Date-time : วันที่+เวลา ข้อมูลที่แสดงในรูปแบบตัวเลข+ตัวอักษร แต่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณได้ การคำนวณ Function : สูตรสำเร็จที่ excel มีอยู่ Formula : รูปแบบการคำนวณที่สร้างโดยผู้ใช้งาน

การป้อนข้อมูล หากเป็น เซล หรือ ตัวเลข หรือ Function หรือ Formula ให้ใส่เครื่องหมายเท่ากับ หากเป็นตัวอักษรให้ใช้เครื่องหมายเขาเดี่ยว (single quote) หากเป็นวันที่ให้เป็นเป็นตัวเลข คั่นระหว่างวัน เดือน ปี ในแบบ คศ. ด้วย เครื่องหมาย / (slash) หรือ เครื่องหมาย – (dash) จัดแสดงผลในรูปแบบที่ต้องการ (ควรเป็น วัน / เดือนไทย / ปีพศ.)

Absolute & Relative Reference Absolute Reference : Formula หรือ function จะมีการใช้เครื่องหมาย ‘$’ ในการอ้างถึง column หรือ cell เช่น $A$1 , B$1 , $C1 เมื่อทำการ copy formula การอ้างถึงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง Relative Reference : ตรงข้ามกับ Absolute reference เมื่อทำการ Copy การอ้างถึงจะแปรผันอย่างมีความสัมพันธ์ (relative) กับตำแหน่งที่ Copy และ Paste

การใช้งานข้ามแผ่นงาน (Sheet) และ สมุดงาน (Workbook) การอ้างอิงจากเซล B1 ใน sheet1 ณ. Workbook เดียวกัน =Sheet1!B1 การอ้างอิงจาก เซล B1 ใน Sheet1 จาก แฟ้ม (workbook) book1.xls =[book1.xls]Sheet1!B1 คำแนะนำคือการตั้งชื่อ workbook และ sheet ไม่ควรใช้ภาษาไทย เพราะอาจมีข้อผิดพลาดที่ไม่อาจคาดเดาได้ จากการเรียกใช้งานข้ามสมุดงานหรือแผ่นงาน

Menu และ Icon คำสั่งการใช้งานบนแถบ menu จะเป็น pull down menu คำสั่งการใช้งานที่เกิดจากการ click ขวา เรียกว่า popup menu ชุดคำสั่งในรูปแบบของ icon สามารถเลือกได้จาก toolbars (office 2003 หรือเก่ากว่า) หรือ แถบ ribbon (office 2007 หรือ ใหม่กว่า) สามารถเพิ่มชุดคำสั่งใน toolbar ได้โดยใช้ menu มุมมอง (view) แถเครื่องมือ (tools) แล้วเลือกใช้ แถบเครื่องมือ(tools)ที่ต้องการ แถบ ribbon จะมีการจัดกลุ่มไว้แล้ว

การจัดรูปแบบของเซล ใช้งาน อย่างง่ายที่สุด สามารถทำการโดยการเลือก Cell ที่ต้องการ แล้ว click ขวา เปิด popup Menu โดยปกติมีการจัดการ 6 แบบคือ หลักๆคือ รูปแบบตัวเลข เส้นขอบ การจัดตำแหน่ง แบบอักษร การป้องกัน ลวดลาย

รูปแบบตัวเลข รูปแบบมีทศนิยมหรือไม่ จำนวนหลักของทศนิยม ตัวคั่นหลักพัน รูปแบบของค่าติดลบ

การจัดตำแหน่ง การจัดตำแหน่งข้อความ ตัวควบคุมข้อความ ตัดข้อความ ย่อให้พอดี ผสานเซล

เส้นขอบ เป็นการขีดเส้นขอบในตารางการนำเสนอข้อมูล มักต้องเลือกหลาย cell

การตั้งค่าหน้ากระดาษ(สำหรับการพิมพ์) หน้า (จัดการรูปแบบแนวตั้ง/แนวนอน) ระยะขอบ (การเว้นระยะขอบบน/ล่าง การจัดกึ่งกลางหน้ากระดาษ) หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ (การจัดคำอธิบายหัว/ท้ายกระดาษ หมายเลขหน้า) แผ่นงาน (เน้นลำดับการพิมพ์)

การตรึงพื้นที่คำอธิบายเพื่อช่วยการป้อนข้อมูล สามารถใช้สัญลักษณ์ ขอบ ที่ scroll bar ในการตรึงพื้นที่ ทั้งในแนวตั้งและแนวนอน

การเรียงลำดับข้อมูล ใช้ menu ข้อมูลเรียงลำดับ สามารถเลือกเรียงลำดับได้มากกว่า 1 คอลัมน์ การมีแถวนำ หมายถึงการที่มีการตั้งชื่อให้กับคอลัมน์

สูตรพื้นฐานของ Excel สูตรพื้นฐานอาจแบ่งแยกได้ 2 กลุ่ม ที่น่าสนใจคือ สูตรพื้นฐานอาจแบ่งแยกได้ 2 กลุ่ม ที่น่าสนใจคือ สูตรคำนวณเชิงคณิตศาสตร์และสถิติ สูตรคำนวณเชิงเงื่อนไขเชิงตรรก (Logic) หากเราเข้าใจธรรมชาติของสูตรและคำอธิบาย เราจะสามารถประยุกต์ใช้สูตรเพื่อรองรับการทำงาน และ เรียนรู้การใช้งานสูตรใหม่ๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สูตรคำนวณเชิงคณิตศาสตร์และสถิติ ผลรวม(SUM) ค่าเฉลี่ย(AVERAGE) ค่าน้อยสุด(MIN) ค่ามากสุด(MAX) นับจำนวนรายการ(Count)

สูตรคำนวณเชิงเงื่อนไขเชิงตรรก (Logic) IF : แสดงผลตามเงื่อนไข รูปแบบ IF(เงื่อนไข, ผล ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง , ผล ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ) SUMIF รวมค่าของข้อมูลในช่วงที่กำหนด รูปแบบ SUMIF(range,criteria,sum_range) COUNTIF นับจำนวนข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด รูปแบบCOUNTIF( range , criteria) LOOKUP เป็นการเปรียบเทียบ ค่าตัวเลข/ตัวอักษร ที่มีการจัดเรียงแล้ว เป็นช่วง รูปแบบ LOOKUP (lookup_value , lookup_vector , result_vector)

Question