งานสารบรรณ การจัดทำหนังสือราชการ โดย นายมูหามะอัสฮัร ตะโละดิง เจ้าหน้าที่ธุรการ คณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา
ชนิดของหนังสือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ข้อบังคับ ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
หนังสือราชการมี 6 ชนิด หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ตัวอย่างหนังสือภายนอก
ตัวอย่างหนังสือภายใน
ตัวอย่างหนังสือประทับตรา
ตัวอย่าง หนังสือคำสั่ง
หนังสือประชาสัมพันธ์ตัวอย่างหนังสือแถลงการณ์
หนังสือประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างประกาศ หนังสือประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างประกาศ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวอย่างหนังสือรับรอง
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวอย่าง รายงานการประชุม และ วาระการประชุม
หลักในการร่างหนังสือราชการ ขั้นตอนการดำเนินการ 1. ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ 2. เข้าใจโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด 3. จับประเด็นเรื่องที่จะร่าง 4. บอกความประสงค์ให้ชัดเจน 5. กรณีมีความต้องการหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ 6. กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมายหรือตัวอย่างให้ระบุให้ ชัดเจน 7. ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ
หลักในการร่างหนังสือราชการ (ต่อ) 8. ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ 9. การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู 10. หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย 11. การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรค ตอนให้ถูกต้อง 12. ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง 13. ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียง
หลักในการร่างหนังสือราชการ (ต่อ) 14. หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด 15. ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา 16. อ่านและตรวจทานความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง
โครงสร้างในการร่างหนังสือราชการ มี 3 ตอน ประกอบด้วย ตอนที่ 1 คำขึ้นต้น ตอนที่ 2 จุดประสงค์ ตอนที่ 3 คำลงท้าย ***********************************