การสร้างและการใช้งานฟอร์ม

คำถามชวนคิด….. 1. หากต้องการรับค่าข้อมูลที่ต้องการจะค้นหาจากผู้ใช้ ควรใช้คิวรีประเภทใด ตอบ พารามิเตอร์คิวรี 2. คิวรีประเภทใดที่มีไว้เพื่อใช้สรุปผล ตอบ ครอสแท็บคิวรี

จุดประสงค์การเรียนรู้ 1. บอกประโยชน์ของการสร้างฟอร์มใน MS Access ได้2. บอกหน้าที่ของ Control ต่าง ๆ ในกล่องเครื่องมือได้3. อธิบายส่วนประกอบของ Form ได้ 4. สร้างฟอร์มต่าง ๆ จาก Form Wizard ได้

ฟอร์มคืออะไร? ฟอร์ม (Form) เป็นอ๊อบเจคที่ใช้ติดต่อกับผู้ใช้ทางจอภาพ ซึ่งกำหนดหน้าที่ได้ทั้งการป้อนและการแสดงผลข้อมูล ในการป้อนข้อมูลด้วยฟอร์ม มีเครื่องมือสนับสนุน และควบคุมการป้อนข้อมูล เช่น Combo Box ค่าคุณสมบัติต่างๆ ซึ่งฟอร์มใช้แหล่งของข้อมูลจาก Table หรือคิวรี

ประโยชน์ของฟอร์ม สามารถกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ของฟอร์มให้เหมาะสมกับจุดประสงค์การใช้งาน 2. จัดระเบียบในการแสดงผลฟิลด์ต่าง ๆ ได้ตามความต้องการ 3. เพิ่มความน่าสนใจให้แก่การแสดงสื่อข้อมูลบางอย่าง เช่น รูปภาพ 4. ควบคุมการทำงานกับข้อมูลในฟอร์มด้วยมาโครหรือคำสั่ง VBA (Visual Basic for Applications)

ประเภทของ Form ฟอร์มที่สร้างจาก Access มี 2 ประเภท ดังนี้ 1. Form Design = ผู้ใช้ออกแบบเองตามความ ต้องการ โดยใช้เครื่องมือที่ เรียกว่า คอนโทรล (Control) 2. Form Wizard = โปรแกรมจะช่วยในการออกแบบ

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ มี 5 รูปแบบ ดังนี้ 1 Columnar 2 Tabular 3 Datasheet 4 Pivot Table 5 Pivot Chart

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ Columnar : มีรูปแบบเรียงลำดับระเบียนจากบนลงล่าง และแสดง 1 ระเบียน ต่อ 1 หน้า

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ Tabular : มีรูปแบบเรียงลำดับระเบียนจากบนลงล่าง และแสดงหลายระเบียน ต่อ 1 หน้า

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ Datasheet : มีรูปแบบเช่นเดียวกับมุมมอง Datasheet ของ Table

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ Pivot Table : แสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน 2 ชุด ในรูปแบบของตารางวิเคราะห์ และแจกแจงรายละเอียดต่าง ๆ

รูปแบบสำหรับสร้างฟอร์มอัตโนมัติ Pivot Chart : แสดงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน 2 ชุด โดยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูล แล้วนำมาแสดงในรูปแบบของแผนภูมิ

ขั้นตอนการสร้าง Form Design 1. ขณะที่อยู่ที่ Database Window ให้คลิกที่ Form 2. เลือก New 3. เลือก Design View 4. เลือกตาราง 5. กดปุ่ม OK

ขั้นตอนการสร้าง Form Wizard 1. ขณะที่อยู่ที่ Database Window ให้คลิกที่ Form 2. เลือก New 3. เลือก Form Wizard 4. เลือกตาราง 5. กดปุ่ม OK

องค์ประกอบต่าง ๆ ของ Form Form Design Area Tool Box Properties Windows Field List

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของ Form Design Area Form Header & Form Footer ใช้สำหรับแสดงข้อมูลที่หัวและท้ายของ Form ซึ่งทั้งสองส่วนนี้จะแสดงอยู่บนหน้าจอตลอดเวลา แต่ถ้าในกรณีที่มีการสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์จะเห็น Header เฉพาะหน้าแรกและ Footer ที่หน้าสุดท้ายเท่านั้น Page Header & Footer ทั้งสองส่วนนี้จะไม่นิยมแสดงใน Form แต่จะแสดงใน Report เป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากว่าจะแสดงทุกๆ หน้าของเอกสารที่พิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์นั่นเอง ซึ่งจะได้ศึกษาในรายละเอียดต่อไปในเรื่องการใช้งาน Report

Toolbox สำหรับ Form

Toolbox สำหรับ Form

การสร้างปุ่ม รายการ Categories Action เพิ่มระเบียน Record Operations Add Record ลบระเบียน Delete Record แก้ไขระเบียน Duplicate Record บันทึกระเบียน Save Record ออกจากโปรแกรม Application Quit Application เลื่อนไประเบียนแรก Record Navigation Go To First Record เลื่อนไประเบียน ก่อนหน้านี้ Go To Previous Record

การสร้างปุ่ม รายการ Categories Action เลื่อนไประเบียนถัดไป Record Navigation Go To Next Record เลื่อนไประเบียนสุดท้าย Go To Last Record เปิดฟอร์ม Form Operations Open Form ปิดฟอร์ม Close Form ดูรายงาน Repost Operations Preview Report พิมพ์รายงาน Print Report