การศึกษาความเป็นไปได้ (Problem Definition and Feasibility Study) บทที่ 3 การกำหนดปัญหาและ การศึกษาความเป็นไปได้ (Problem Definition and Feasibility Study)

ระยะที่ 1: การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) เป็นกระบวนการพื้นฐานบนความ เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า... ทำไม! ต้องสร้างระบบใหม่

ปัจจัย/แรงผลักดันที่ส่งผลต่อความ ต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ 1. ผู้ใช้งานร้องขอ 2. ผู้บริหารระดับสูงต้องการ 3. ปัญหา/ข้อผิดพลาดของระบบงานปัจจุบัน 4. แรงผลักดันจากภายนอก 5. ส่วนงานพัฒนาระบบแนะนำ

แบบฟอร์มคำร้องขอระบบ (System Request)

เมื่อมีความต้องการปรับปรุง ระบบงาน จึงถือเป็นจุดเริ่มต้นใน บทบาทของตัวนักวิเคราะห์ระบบ

การกำหนดปัญหา (Problem Definition) ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานทาง ธุรกิจถือว่าเป็นเรื่องราวปกติ ซึ่งมีทั้งปัญหา เล็กน้อย จนถึงปัญหาระดับใหญ่

การกำหนดปัญหา (ต่อ) ทั้งปัญหาเล็กน้อย กับปัญหาใหญ่ ล้วน ต้องได้รับการแก้ไข เพราะหากไม่ได้รับ การปรับปรุงแก้ไข ปัญหาดังกล่าวอาจ สะสมพอกพูนจนธุรกิจได้รับผลกระทบ หรือล่มสลายได้

การกำหนดปัญหา (ต่อ) องค์กรใดที่สามารถจัดการกับปัญหาและ แก้ไขปัญหาให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี ย่อม หมายถึงความสำเร็จในการแก้ไขปัญหา เพื่อให้ธุรกิจดำรงอยู่ และก้าวไปสู่ เป้าหมายได้

การกำหนดปัญหา (ต่อ) แต่ทั้งนี้ ปัญหาจะลุล่วงไปได้ ต้องได้รับ ความร่วมมือจากพนักงานภายในองค์กร

การกำหนดปัญหา (ต่อ) หลักการแก้ไขปัญหาที่ดี นักวิเคราะห์ ระบบควรมีการกำหนดหัวข้อของปัญหา และหาสาเหตุของปัญหาให้ได้ก่อน โดยสามารถใช้แผนภูมิก้างปลา หรือ Cause-and-Effect Diagram มาประยุกต์ใช้

แผนภูมิก้างปลาที่แสดงถึงปัญหาและสาเหตุของปัญหาในระบบศูนย์บริการรถเช่าแห่งหนึ่ง

Problem Statement: (ชื่อระบบงาน) ชื่อบริษัท Problem Statement: (ชื่อระบบงาน) รายละเอียดของปัญหา xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx วัตถุประสงค์ ขอบเขตของระบบ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ความสามารถของระบบ Problem Statement (ดูตัวอย่างหน้า 100)

การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของ ปัญหา โดยมี 3 ประเด็นหลัก ๆ คือ 1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค 2. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ 3. ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน

(Feasibility Study)

ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) ต้องตอบคำถามตัวเองให้ได้ว่า “Can we build it”

ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (ต่อ) จะถูกพิจารณาในอันดับแรก ควร วิเคราะห์ความสามารถของทีมงานว่ามี ความเชี่ยวชาญพอที่จะนำเทคนิค และ เทคโนโลยีที่มีอยู่มาใช้งานได้หรือไม่

ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (ต่อ) P. 101 1. ต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่หรือไม่ 2. อุปกรณ์ที่จัดหามา รองรับงานในอนาคตได้ ? 3. อุปกรณ์มีความเข้ากันได้หรือไม่ 4. อุปกรณ์ H/W และ S/W มีประสิทธิภาพดี ? 5. ระบบรองรับการขยายตัวในอนาคตหรือไม่

ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) เกี่ยวข้องกับการคำนวณต้นทุนและ ผลตอบแทนที่ได้จากโครงการ ด้วยการ กำหนดมูลค่า และวิเคราะห์กระแสเงินสด

ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (ต่อ) โดยสามารถประเมินจากผลกระทบทาง การเงิน 4 ประเภทด้วยกัน คือ 1. ต้นทุนการพัฒนาระบบ 2. ต้นทุนการปฏิบัติงาน 3. ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าได้ 4. ผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมินค่าได้

ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (ต่อ) ตัวอย่างการกำหนดมูลค่าต้นทุน และผลตอบแทน หน้า 103 ตัวอย่างการวิเคราะห์กระแสเงินสด หน้า 105 ตัวอย่างการวิเคราะห์ระยะเวลาคืนทุน หน้า 106

ความเป็นไปได้ทางปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) คือความเป็นไปได้ของระบบใหม่ที่สามารถนำเสนอสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ การยอมรับระบบงานใหม่จากผู้ใช้งาน ที่เปลี่ยนแปลงไปจากระบบงานเดิม

ความเป็นไปได้ทางปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) ระบบใหม่จะต้องสนับสนุนยุทธศาสตร์ องค์กร 3 ด้านด้วยกัน คือ 1. ด้านผลผลิต (Productivity) 2. ด้านความแตกต่าง (Differentiation) 3. ด้านการจัดการ (Management)

การจัดทำ Proposal หลังจากที่ SA ได้ศึกษาความเป็นไปได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การจัดทำ Proposal เพื่อยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการให้กับผู้บริหารระดับสูง

Proposal ไม่มีแบบฟอร์มชัดเจนตายตัว แต่ขอให้ประกอบด้วยสิ่งสำคัญต่าง ๆ ดังนี้ 1.หน้าปก 2. สารบัญ 3.บทสรุปถึงผู้บริหาร 4. สรุปปัญหา 5. แนวทางศึกษา 6. วิเคราะห์ 7. แนวทางแก้ปัญหา 8. ข้อเสนอแนะ 9. แผนงาน 10. ภาคผนวก

มีหลากหลายเหตุผลที่ผู้บริหารอาจ อนุมัติ/ไม่อนุมัติโครงการที่ยื่นเสนอไป โครงการดี แต่อาจไม่สามารถดำเนินการได้ เพราะมีข้อจำกัดในปัจจัยด้านอื่น ๆ แต่อนาคต อาจได้รับอนุมัติ บนพื้นฐานความเหมาะสม ในช่วงเวลาขณะนั้น

การวางแผนและควบคุมกิจกรรม การวางแผน (Planning) เป็นการวางแผนงานที่ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ที่ได้มอบหมายและแจกจ่ายงานให้กับทีมงาน การคาดคะเนเวลาที่ต้องใช้กับงานใดๆ เพื่อให้งานนั้นสำเร็จลุล่วงตามเวลาที่กำหนด

การวางแผนและควบคุมกิจกรรม (ต่อ) การควบคุม (Control) เป็นการตรวจสอบผลสะท้อนในโครงการที่ได้วางแผนไว้ กับการปฏิบัติงานจริงของทีมงาน โดยผู้จัดการโครงการจะต้องควบคุมให้ทีมงานทำงานตามแผน ที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งรวมถึงการสร้างแรงจูงใจ

Gantt Charts

PERT ตัวอย่าง P.113 - 121

1. กำหนดปัญหา (Problem Definition) สรุปกิจกรรมของระยะการวางแผนโครงการ 1. กำหนดปัญหา (Problem Definition) 2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) 3. กำหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) 4. จัดตั้งทีมงาน (Staff the Project) 5. ดำเนินการโครงการ (Launch the Project)

ระยะที่ 2 การวิเคราะห์ (Analysis Phase)