Module 6 : จัดทำตารางวิเคราะห์องค์ความรู้

ความรู้ที่จำเป็นต้องมี / เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ชื่อหน่วยงาน หมายเลขเอกสาร วันที่บังคับใช้ คู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง แก้ไขครั้งที่ หน้าที่ จาก เอกสารอ้างอิง แบบฟอร์มที่ใช้ ความรู้ที่จำเป็นต้องมี / เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ (Procedure Manual) หรือคู่มือการปฏิบัติงาน (Work Manual) ในที่นี้ให้ถือว่าคำว่า “ระเบียบปฏิบัติ และ คู่มือการปฏิบัติงาน” เป็นเอกสารระดับเดียวกัน ก่อนที่จะจัดทำเอกสารระดับนี้จะต้องมีการประชุมระหว่างทีมงาน คณะกรรมการ หรือผู้จัดทำกันก่อน ว่าในองค์กรของตนนั้นมีกระบวนการภายในอะไรบ้างตั้งแต่ต้นจนจบ ภายใต้หน้าที่ความรับผิดชอบหรือลักษณะกิจกรรมขององค์กร โดยยังไม่ต้องคำนึงว่าเป็นงานของหน่วยงานใด ซึ่งเขียนหรือแสดงในรูปของ Process Flow โดยพิจารณากระบวนการหลัก ๆ (Key Process) ก่อน จากนั้นจึงมาศึกษาในรายละเอียดว่ากระบวนการหลัก ๆ ที่ระบุขึ้นมานั้นเป็นของหน่วยงานใดที่รับผิดชอบ ต่อมาแต่ละหน่วยงานค่อยมาประชุมแจกแจงกระบวนการย่อย ๆ ภายในหน่วยงานว่ามีกระบวนการย่อยอะไรบ้าง ซึ่งจะมีจำนวนเท่าใดนั้นขึ้นอยู่กับโครงสร้างและลักษณะงานขององค์กรนั้น ๆ ว่าซับซ้อนหรือมีขนาดใหญ่เพียงใด การจัดทำระเบียบปฏิบัติหรือคู่มือการปฏิบัติงานนี้เปรียบเสมือนแผนที่บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้น และสิ้นสุดของกระบวนการหนึ่ง ๆ รวมถึงวิธีควบคุมกระบวนการนั้น มักจัดทำขึ้นสำหรับลักษณะงานที่ซับซ้อน มีหลายขั้นตอนย่อย ๆ ในกระบวนการนั้นและเกี่ยวข้องกับคนหลายคน เช่น นาย ก. ของแผนก A นาย ข. ของแผนก B และนาย ค. ของแผนก B เอกสารระดับนี้สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ผู้ปฏิบัติงาน ผู้อนุมัติ แบบฟอร์มที่ใช้ หรือบันทึกที่จัดเก็บ

6.เอกสารอ้างอิง (Reference Document) ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กันหรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ์ ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทำงาน เป็นต้น ตัวอย่างเอกสารอ้างอิง ระเบียบกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน ว่าด้วยการฝึกเตรียมเข้าทำงาน ปี พ.ศ.2540 พ.บ.ร. ส่งเสริมการพัฒนาฝีมือแรงงาน พ.ศ.2545 6. เอกสารอ้างอิง (Reference Document) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กันหรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ์ เช่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ ระเบียบปฏิบัติหรือคู่มือการปฏิบัติงานอื่น ๆ (Procedure) หรือวิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction) เป็นต้น เหตุผลในการอ้างอิง อาจจะมีดังต่อไปนี้ 1. เป็นการอ้างอิงถึงกระบวนการหรือระเบียบปฏิบัติในขั้นตอนต่อไป เช่น จัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติเรื่อง “การแก้ไขและป้องกัน” ก็จะอ้างอิงระเบียบปฏิบัติเรื่อง “การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร” เพราะผลของการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน และต้องนำเข้าที่ประชุมของฝ่ายบริหาร 2. เป็นการอ้างอิงกระบวนการหรือระเบียบปฏิบัติก่อนหน้านั้น เช่น จัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติเรื่อง “การแก้ไขและป้องกัน” ก็จะอ้างอิงระเบียบปฏิบัติเรื่อง “ การตรวจติดตามภายใน” เพราะเป็นที่มาของการดำเนินการแก้ไขและป้องกันอย่างหนึ่ง 3. เป็นการอ้างอิงถึงกระบวนการย่อย ๆ ที่อธิบายรายละเอียดให้ชัดเจนมากขึ้น ซึ่งจัดทำหรือมีอยู่แล้ว จะได้ไม่ต้องนำมากล่าวหรือเขียนซ้ำ เช่น การอ้างอิงถึงวิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction) หรือเอกสารสนับสนุน (Support Document)

7.แบบฟอร์มที่ใช้ (Form) ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ ตัวอย่างแบบฟอร์ม แบบยื่นคำขอรับรองหลักสูตร แบบรายงานผลการฝึกเตรียมเข้าทำงาน แบบรายงานผลการทดสอบมาตรฐานฝีมือแรงงาน 7. แบบฟอร์มที่ใช้ (Form) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ ปกติในระหว่างการอธิบายถึงขั้นตอนต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน ภายใต้หัวข้อที่ 5 (ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ) นั้น จะมีการกล่าวถึงแบบฟอร์มที่ต้องใช้ในแต่ละช่วงหรือแต่ละขั้นตอนนั้น ๆ อยู่แล้ว แต่การนำมาระบุไว้ในหัวข้อที่ 7 (แบบฟอร์มที่ใช้) อีกครั้ง มีเหตุผลดังนี้ 1. เพื่อสะดวกต่อการอ่าน เพราะหากต้องการทราบว่าระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ ใช้แบบฟอร์มใดบ้าง ก็สามารถดูได้จากหัวข้อนี้ได้ทันที 2. เพื่อใช้ในการสอบกลับว่ามีการอ้างอิงแบบฟอร์มดังกล่าวอย่างครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ ในการอ้างอิงแบบฟอร์มในเนื้อหาที่เขียนในหัวข้อที่ 5 นั้น มักจะเขียนชื่อของแบบฟอร์มก่อนและตามด้วยหมายเลขเอกสาร เช่นเดียวกับตอนที่อ้างอิงในหัวข้อที่ 7 แต่มักจะอ้างอิงหมายเลขเอกสารเพียงครั้งเดียว มิเช่นนั้นหากมีการกล่าวถึงแบบฟอร์มนั้นเป็นระยะ ๆ จะพบหมายเลขเอกสารเต็มหน้าไปหมด ซึ่งไม่สะดวกในการอ่าน

8.ความรู้ที่จำเป็นต้องมี เครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ความหมาย: เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึง ความรู้ที่ต้องมี สำหรับการทำงานในกระบวนการนี้ รายการเครื่องมือ วัสดุ อุปกรณ์ ที่ต้องใช้ ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ ตัวอย่าง 8.1 รายการเครื่องมือ (ครุภัณฑ์) 8.2 รายการวัสดุ อุปกรณ์ 8.3 ความรู้ที่จำเป็นต้องมี 8.4 ความรู้ที่เกี่ยวข้อง (จากหน่วยงานภายนอก / Best Practices) 7. แบบฟอร์มที่ใช้ (Form) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ ปกติในระหว่างการอธิบายถึงขั้นตอนต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน ภายใต้หัวข้อที่ 5 (ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ) นั้น จะมีการกล่าวถึงแบบฟอร์มที่ต้องใช้ในแต่ละช่วงหรือแต่ละขั้นตอนนั้น ๆ อยู่แล้ว แต่การนำมาระบุไว้ในหัวข้อที่ 7 (แบบฟอร์มที่ใช้) อีกครั้ง มีเหตุผลดังนี้ 1. เพื่อสะดวกต่อการอ่าน เพราะหากต้องการทราบว่าระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ ใช้แบบฟอร์มใดบ้าง ก็สามารถดูได้จากหัวข้อนี้ได้ทันที 2. เพื่อใช้ในการสอบกลับว่ามีการอ้างอิงแบบฟอร์มดังกล่าวอย่างครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ ในการอ้างอิงแบบฟอร์มในเนื้อหาที่เขียนในหัวข้อที่ 5 นั้น มักจะเขียนชื่อของแบบฟอร์มก่อนและตามด้วยหมายเลขเอกสาร เช่นเดียวกับตอนที่อ้างอิงในหัวข้อที่ 7 แต่มักจะอ้างอิงหมายเลขเอกสารเพียงครั้งเดียว มิเช่นนั้นหากมีการกล่าวถึงแบบฟอร์มนั้นเป็นระยะ ๆ จะพบหมายเลขเอกสารเต็มหน้าไปหมด ซึ่งไม่สะดวกในการอ่าน

Work Shop 6 : จัดทำตารางวิเคราะห์องค์ความรู้