การจัดการของการเปลี่ยน (Management of Change) เรียบเรียงจากหนังสือ Laudon, Kenneth C. Management Information System. Luftman, Jerry N. Managing the Information Technology Resource. Long, Larry. Management Information System. จิตติมา เทียมบุญประเสริฐ. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. ประสงค์ ปราณีตพลกรังและคณะ. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ. ศรีไพร ศักดิ์รุ่งพงศากุล. ระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีการจัดการความรู้. http://www.msit2005.mut.ac.th/msit_media/1_2549/ITEC2610/Lecture/

กระบวนการเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร (Organization Change Process) Build Sense of Urgency สร้างความรู้สึกว่าเร่งด่วน Reinforce the New Behavior Create a Clear Tomorrow Develop a Migration Plan เสริมสร้างพฤติกรรมใหม่ กำหนดทิศทางให้ชัดเจน พัฒนาแผนย้ายระบบ

องค์ประกอบของการเปลี่ยนแผน (Elements of Planning Change) คำแนะนำ โครงสร้าง และกระบวนการ (Guidance, Structure, and Process) มีวิสัยทัศน์ร่วมกัน (Shared Vision) ผู้หนุนหลัง และผู้สนับสนุน (Backers and Supporters) สัญลักษณ์ สัญญาณ และรางวัล (Symbols, Signals, and Rewards) มาตรฐาน การวัด และข้อเสนอแนะ (Standards, Measures, and Feedback) การมีส่วนร่วม และนวัตกรรมภายใน (Local Participation and Innovations) นโยบาย และทบทวนระบบ (Policy and Systems Review) การสื่อสาร การศึกษา และฝึกอบรม (Communication, Education, and Training)

องค์ประกอบของการเปลี่ยนแผน (Elements of Planning Change) ผู้หนุนหลัง และผู้สนับสนุน สัญลักษณ์ สัญญาณ และรางวัล มีวิสัยทัศน์ร่วมกัน คำแนะนำ โครงสร้าง และกระบวนการ มาตรฐาน การวัด และข้อเสนอแนะ การมีส่วนร่วม และนวัตกรรมภายใน การสื่อสาร การศึกษา และฝึกอบรม นโยบาย และทบทวนระบบ

ยังไม่มีสัญญาณเชิงบวก (Uninformed Optimism) ระยะของการตอบสนองเชิงบวกที่จะเปลี่ยนแปลง (Conner’s Stages of Positive Response to Change) ยังไม่มีสัญญาณเชิงบวก (Uninformed Optimism) สัญญาณเชิงลบ (Informed Pessimism) เริ่มมีความหวัง (Hopeful Realism) มีสัญญาณเชิงบวก (Informed Optimism) พึงพอใจ สมบูรณ์แบบ (Completion) http://www.thaiall.com/blogacla/admin/1490/

ระยะของการตอบสนองเชิงบวกที่จะเปลี่ยนแปลง (Conner’s Stages of Positive Response to Change) Source: Conner, Daryl, Managing at the Speed of Change, Random House (1992).

ระยะของการตอบสนองเชิงลบ เสนอโดยคอนเนอร์ (Conner’s Stages of Negative Responses) ช็อก (Immobilization) ปฏิเสธ (Denial) โกรธ (Anger) ต่อรอง (Bargaining) สิ้นหวัง (Depression) หันมาลองดู (Testing) ยอมรับ (Acceptance)

ระยะของการตอบสนองเชิงลบ เสนอโดยคอนเนอร์ (Conner’s Stages of Negative Responses) ไม่ขยับเขยื้อน ความท้อถอย

กฎ 80/20 กฎที่แสดงถึง ความไม่สมดุล หลักการพาเรโต ตั้งขึ้นในปี 1895 ผู้สร้างกฎคือ " วิลเฟรโด พาเรโต " นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลี่ยน อธิบายสิ่งสำคัญ/มีประโยชน์ กับที่ไม่มี กฎดังกล่าวอธิบายถึงสิ่งที่สำคัญหรือมีประโยชน์จะมีอยู่เป็นจำนวนที่น้อยกว่า โดยสิ่งมีประโยชน์มี 20 แต่สิ่งไม่มีประโยชน์มี 80 เรียกว่า กฎ 80/20 ใช้ความพยายาม 80 ก็เพื่อให้เกิดผลกับ 20 ก็ถือว่าบรรลุผลแล้ว

การทำความเข้าใจต่อแรงต้านการเปลี่ยนแปลง (Understanding Resistance to Change) รับฟังว่าอะไรเป็นประเด็นที่พูดคุยกัน และอะไรที่ไม่พูด สื่อสารชี้แจงให้เข้าใจความจำเป็น และประโยชน์ แล้วชักชวนให้ร่วมเปลี่ยน ระบุสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการต่อต้าน แล้วขจัดออกไป ใช้กฎ 80/20 ในการใส่ความพยายามลงไป ทุ่มเททรัพยากร 80% เพื่อให้กลุ่มอิทธิพล 20% ไปขยายต่อ ก็ถือว่าสำเร็จ RESISTANCE

เหตุผลที่ผู้คนต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Reasons People Resist Change) เสียหน้า (Loss of Face) ไม่มั่นใจ (Excess Uncertainty) ประหลาดใจ (Surprise) ฉันจะทำมันได้รึ (Can I Do it?) มีงานเพิ่มขึ้น (More Work) มีอุปสรรคที่แก้ไขยาก (Real Threats) ผลกระทบจากความแตกต่าง (Difference Effect) ผลกระทบเป็นระลอกคลื่น (Ripple Effect) แข่งขันกับสัญญา (Competing Commitments) ไม่พอใจในอดีต (Past Resentments) เสียการควบคุม (Loss of Control)

Source: Brynjolfsson, Erik, http://ebusiness.mit.edu/erik/ ความเข้าใจ กับความจริง ไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อาทิ เปลี่ยนระบบ MS Office เป็น Office TLE & Linux TLE ความเข้าใจ ในความจริง หลายหลาย และพึ่งเริ่มต้น Source: Brynjolfsson, Erik, http://ebusiness.mit.edu/erik/

วิธีเอาชนะสิ่งต่อต้านการเปลี่ยน (Overcoming Resistance to Change) ประเมินแรงต่อต้าน (Evaluation) ค้นหาการต่อต้าน (Scanning) ทำความเข้าใจมูลเหตุจูงใจให้เกิดการต่อต้าน (Reason) ใช้ระบบการให้รางวัล/ผลประโยชน์จูงใจ (Reward / Benefit) สร้างประโยชน์ให้ตกกับผู้ใช้ (User Advantage) ให้ความรู้ (Knowledge) ใช้เทคนิคแทรกเข้าไปในกลุ่ม (Group Participation) สอนให้รู้ ควบคู่กับทำให้ดู (Teaching & Demonstration)

ความผิดพลาดในการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Mistakes in Managing Change) ผู้บริหาร คาดว่า พนักงานรู้ และเข้าใจวิสัยทัศน์ขององค์กร ไม่ยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงต้องใช้เวลา จริงจัง และต่อเนื่อง มั่นใจว่าพนักงานจะให้ความร่วมมือและใส่ใจ รีบเร่งวางแผน และเป็นแผนที่ไม่รัดกุม เชื่อว่าใช้อำนาจบังคับก็จะประสบผลสำเร็จ เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงจะเพิ่มมูลค่าให้กับผู้ถือหุ้น

อาการที่เกิดหากไม่สามารถเปลี่ยนแปลง (Symptoms of Misalignment) ความได้เปรียบในการแข่งขันลดลง ผู้เชี่ยวชาญ/ผู้บริหารของเทคโนโลยีสารสนเทศ ถูกปลด มีการใช้ทรัพยากรอย่างไม่เหมาะสม เปลี่ยนโครงสร้างของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ขาดความใส่ใจในการทำงาน วิสัยทัศน์/กลยุทธ์ไม่ชัดเจน ไม่มีการสื่อสารระหว่างเทคโนโลยีสารสนเทศ กับผู้ใช้

อาการที่เกิดหากไม่สามารถเปลี่ยนแปลง (Symptoms of Misalignment) เกิดความขัดแย้งระหว่าง ธุรกิจ กับ เทคโนโลยีสารสนเทศ ผลผลิตลดลง ผลของโครงการไม่ถูกใช้งาน / ยกเลิก / ล่าช้า เกิดการทับซ้อนในการพัฒนาระบบต่าง ๆ ขาดสมรรถนะในการแข่งขันเชิงระบบ มีปัญหาในการบูรณาการระบบงานต่าง ๆ ผู้ใช้ไม่พึงพอใจ เกิดการร้องเรียน